デジタル技術の発展により、企業で利用するハードウェアやソフトウェアの種類が急激に増えています。同時に、それらのなかに含まれるドキュメントやデータも多岐にわたります。このような環境下では、IT資産の管理業務が煩雑化しやすいのが難点です。
端末管理とは、IT資産を一元管理し、管理業務の工数を最小限に抑えるための手法です。また、柔軟な働き方を実現するためのセキュリティ面にも深くかかわるため、これからの時代には欠かせない考え方だといえます。
本記事では、端末管理の仕組みや重要性、導入メリットを詳しく解説します。適切な端末管理を実施するためのポイントも紹介していますので、導入時の参考にしてください。
企業における端末管理とは業務上のIT資産全般を管理する手法
企業における端末管理とは、社内外で使用されるIT資産を統合的に管理する手法です。パソコンやスマートフォンといったハードウェアだけでなく、その内部にあるソフトウェアやドキュメント、端末の利用データなども含まれています。
近年ではデジタル化の推進によって、ビジネスシーンでモバイル端末の積極的な活用が進んでいます。また、働き方改革の普及に伴い、テレワーク中などに個人用端末を使用する、「BYOD（Bring Your Own Device）」を取り入れるケースもあるでしょう。
このような環境下では、端末の紛失や盗難、従業員による私的利用や不正利用などで、組織全体のセキュリティリスクが高まります。さらに、企業内で利用できる業務システムの種類が増えるとともに、データ管理やネットワーク管理などを司るハードウェアも煩雑化しがちです。
適切な形で端末管理を実施すれば、セキュリティリスクの低減や管理工数の削減といった効果が期待できます。
端末管理で扱われる主な構成要素
端末管理では、ハードウェア・ソフトウェア・ドキュメントなど、IT資産の全般的な情報を一元管理する点から、管理すべき項目が多岐にわたります。主な管理項目は次の通りです。
- パソコンやモバイル端末の情報：機種、型番、ユーザー名、管理番号など
- その他のハードウェアの情報：サーバー、ルーター、プリンターなど
- 端末の利用状況：持ち出しの有無・期間、利用中の場所など
- ソフトウェアの情報：導入済み端末、バージョン、ライセンス情報など
- ネットワークの利用状況：アクセス履歴、操作履歴など
このような情報を1ヶ所に整理することで、必要な情報をいつでも参照できます。結果、端末の紛失や盗難、セキュリティトラブルなどが起きた際でも、スムーズな対応が可能です。
端末管理が実施されていない場合の4つのリスク
端末管理が実施されていない組織では、次のようなリスクが生まれかねません。
- 購入した端末の形骸化やコストの増大
- 情報漏洩リスクの発生
- マルウェア感染リスクの発生
- 私的利用によるコンプライアンス違反
それぞれの危険性について詳しく解説します。
購入した端末の形骸化やコストの増大
社内の端末に関する情報や利用状況がわからなければ、IT資産の正確な数や種類が把握できず、将来的に必要なハードウェアやソフトウェアを正確に予測するのが困難です。
すると、購入したは良いものの、一部の端末が誰にも使用されずに放置され、購入費が無駄になる可能性があります。このような状態を把握せずに再び類似製品を購入すると、余分なコストが発生します。
情報漏洩リスクの発生
社内にある端末を正確に把握できていなければ、当然、社外に持ち出した端末も正確に把握できません。万一、持ち出し中の端末を紛失したり、盗難されたりすると、迅速かつ適切な対処ができず、機密情報が流出する可能性も考えられます。
特に顧客の個人情報が漏洩すると、社会的な責任が問われ、信頼低下に陥る恐れがあります。
マルウェア感染リスクの発生
適切な端末管理が実施されていない組織では、それぞれの端末の管理方法が各ユーザーに依存します。
例えば、テレワーク用のモバイル端末を配布する場合、OSのアップデートやセキュリティ対策をユーザー個々で設定しなければなりません。従業員によっては端末管理を怠り、古いバージョンや旧式のセキュリティ対策のまま端末を利用する可能性があります。
すると、セキュリティ機能が上手く機能しないため、マルウェア感染のリスクが増大します。
私的利用によるコンプライアンス違反
従業員が利用する端末は、管理者側で定期的に利用状況をモニタリングすることが重要です。しかし、このモニタリングを実施しないと、業務と関係ない形で端末が利用され、無法地帯と化す恐れがあります。
例えば、モバイル端末を私的利用する際は、次のようなケースが想定されます。
- フィッシングの恐れがあるWebサイトへのアクセス
- 海外通販サイトでの買い物
- プライベート用の動画やソフトウェアのダウンロード
私的利用が進んだ結果、さまざまなトラブルに巻き込まれる可能性があるため、注意が必要です。具体的には、通信データの盗聴やマルウェア感染、通信費の増加などのリスクが高まります。
端末管理システムを導入する3つのメリット
端末管理向けの機能が統合されたツールを、「端末管理システム」といいます。端末管理システムを導入すると、次のようなメリットが生まれます。
- 管理工数やコストの削減につながる
- 端末利用時のセキュリティ対策を強化できる
- 従業員の私的利用や不正利用を防げる
管理工数やコストの削減につながる
端末管理システムでは、組織内のあらゆるIT資産を一元管理できます。端末の利用場所や利用状況、ソフトウェアの更新状態などが一目で把握できるほか、一つのシステムで複数の端末の設定状況を変更できるのが特徴です。このような機能を活用すると、端末管理の工数削減につながります。
また、組織内のIT資産を正確に洗い出したうえで、今後の導入計画を立てられるのもポイントです。類似製品を追加購入する危険性が少なく、コストの増大を抑えられます。
:端末利用時のセキュリティ対策を強化できる
端末管理システムには、社内だけでなく外出先でモバイル端末を利用するケースも想定し、さまざまなセキュリティ機能が備わっています。具体的な機能は次の通りです。
- 送信データの暗号化
- アクセスログや操作ログの監視
- 端末の異常やソフトウェアの未アップデートに対する通知
- モバイル端末向けの画面ロックやワイプ（データ消去）
- モバイル端末の位置情報確認
例えば、テレワーク中にモバイル端末を紛失した場合でも、遠隔操作で画面ロックやワイプを設定することで、内部に保存されている機密情報を保護できます。特に、社外での端末利用は企業側でコントロールしにくいため、情報漏洩を防ぐ重要な機能だといえるでしょう。
従業員の私的利用や不正利用を防げる
端末管理システムには、従業員による端末の私的利用を防げる機能も搭載されています。
代表的な機能は、利用するWebサイトを制限するURLフィルタリングです。
従業員によっては、社内で使用しているパソコンや、テレワーク用に貸し出しているモバイル端末などを業務外の用途で利用するケースがあります。これでは業務効率が低下するばかりか、海外の不審なWebサイトにアクセスし、マルウェア感染といったセキュリティトラブルが発生する恐れがあります。URLフィルタリングでは、アクセスできるURLを指定できるのが特徴です。
また、端末管理システムのなかには、ソフトウェアの利用制限を設定できる製品もあります。
この機能を活用すれば、業務とは関係ないソフトウェアの取得を防げます。また、大容量のストリーミング動画の視聴やダウンロードなどを制限できるのも利点です。結果、データ容量の増加によってコストが増えるリスクを抑えられます。
適切な端末管理を実施するためのポイント3選
端末管理を実施する際は、運用時のポイントを理解することが重要です。ここでは、3つのポイントに分けて解説します。
管理する対象や適用範囲を定める
組織のIT資産全般を管理する端末管理ですが、その管理対象にはハードウェア・ソフトウェア・ドキュメントなどの幅広い要素が含まれています。いきなり組織全体のIT資産を管理しようとしても、かえって収集が付かず、社内が混乱する恐れがあります。
そのため、戦略策定段階で管理する対象や適用範囲を定めましょう。大規模な組織で、さまざまな部門や部署に分かれている場合は、スモールスタートを意識して特定の範囲から始めるのがおすすめです。
例えば、端末管理を担う情報システム部門から始めてみたり、セキュリティリスクが高まりやすいテレワークのモバイル端末のみを対象にしたりといったイメージです。一定の成果が上がれば、段階的に適用範囲を広げると良いでしょう。
業務効率を念頭に適切な制限範囲を決める
端末管理システムを活用すると、URLフィルタリングやソフトウェアの利用制限といった形で、IT資産の制限範囲を柔軟に調整できます。しかし、あまりにも厳格な制限を設けると、端末・ソフトウェアの利便性や業務効率が低下する可能性も考えられます。
組織内のIT資産は、業務効率化を果たすためのツールなので、目的を見失わないように適切な制限範囲を設定しましょう。情報システム部門や管理者側だけで意思決定を行うのではなく、実際に端末やソフトウェアを操作する現場担当者の意見もヒアリングすることが重要です。
端末管理向けの機能を搭載したツールを導入する
一概に端末管理システムといっても、活用できるツールの種類はさまざまです。あらかじめ端末管理の目的や適用範囲を決めておくと、適切な機能を備えたツールを判別しやすくなります。
ツールの比較・検討段階で要件定義を行い、管理機能やセキュリティ機能を取捨選択しましょう。その際、テスト環境を構築してシステムの試験運用を行うことが大切です。テスト環境で運用時の問題点を特定・改善すれば、本番環境でよりスムーズな運用が可能です。
端末管理に役立つシステム3選
端末管理に利用できるシステムは、MDMツールやEMMツールなどの種類があります。それぞれの特徴を押さえると、自社に合う最適なシステムが見つかります。
MDMツール
MDM（Mobile Device Management）ツールは、従業員が業務で用いるスマートフォンやタブレットを一元管理するためのシステムです。
端末管理のなかでも、モバイル端末管理の領域に限定されています。その分、IT資産管理ツールのような総合的なシステムよりも、必要最低限の機能のみが搭載されているため、スモールスタートとして導入しやすいでしょう。
MDMツールは、リモート制御や監視、利用状況レポートなど、モバイル端末向けの機能が中心です。総合的なシステムよりも費用を抑えられるため、小規模な組織でも対応しやすいのが利点です。また、テレワーク制度の導入や拡充を考えている企業にも向いています。
EMMツール
EMM（Enterprise Mobility Management）ツールは、MDMツールの機能が拡充された、モバイル端末向けの総合管理システムです。モバイル端末管理に加え、モバイルソフトウェアやモバイルコンテンツの一元管理が可能です。
例えば、モバイル端末を営業時のデモンストレーションや、顧客応対時の契約手続きに利用する場合、ソフトウェアやコンテンツを管理する機会が増えます。このようにモバイル端末の活用範囲が広い企業は、EMMツールが向いているでしょう。
IT資産管理ツール
IT資産管理ツールとは、組織内のハードウェアからソフトウェアまで、統合的に管理するためのシステムです。今回紹介した端末管理の考え方に最も近いツールだといえます。
機能が豊富で取り扱いが難しいため、まずはMDMツールやEMMツールから試し、段階を追ってIT資産管理ツールへの切り替えを検討すると良いでしょう。代表的な機能は次の通りです。
- ハードウェア契約管理
- ソフトウェアのライセンス管理
- ソフトウェア配布
- 端末のリモートコントロール
- ソフトウェアの利用制限
- セキュリティパッチ配布
- アクセスログや操作ログの監視
このように充実した機能を活用し、あらゆるIT資産を管理できるのが利点です。製品によって対応可能な機種やOSが異なるため、事前に仕様をしっかりと比較しましょう。
端末管理機能を搭載したGoogle Workspaceを導入しよう
普段からGoogleサービスを業務でよく利用する場合、Google Workspaceの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
Google Workspaceには、端末管理機能が標準搭載されています。モバイル端末向けの機能なのでMDMツールのような活用が可能です。IT資産管理ツールのような豊富な機能を利用できるわけではありませんが、活用範囲が限定的で、気軽な気持ちで導入できるのがメリットです。
そのほか、Google Workspaceには20種類のプロダクトが用意されています。GmailやGoogleドライブ、Google Meetなどの有料版を、単一の料金システムで利用できるのがポイントです。
社内コミュニケーションを円滑にする機能が豊富なので、同ツールを活用して組織の業務効率を高めつつ、端末管理機能を試してみると良いでしょう。
目的や適用範囲を明確にして自社に合った端末管理を実施しよう
パソコンやスマートフォン、サーバー、ソフトウェアなど、社内のIT資産が煩雑化しがちな現代では、IT資産を統合的にマネジメントする端末管理の仕組みが不可欠です。ただし、いきなり組織全体に適用すると、社内が混乱する可能性があるため、目的や適用範囲を明確にし、適切な運用体制を構築しましょう。
スモールスタートで端末管理システムを導入するなら、Google Workspaceに搭載された端末管理機能を活用するのがおすすめです。電算システムでは、Google Workspaceの導入支援サービスを提供していますので、ツールの導入や運用に不安がある方はぜひご相談ください。
Google Workspaceの特徴については以下の資料でも紹介しています。資料は無料でダウンロードが可能です。
