働き方改革や新型コロナウイルス感染拡大の影響で、リモートワークが急速に普及してきました。リモートワークを行うにあたり、自宅でも集中して仕事に取り組めるように、そして身体や心に負担がかからないように、適切な環境を整えることが必要になります。
今回は、リモートワークに必要な社員の自宅環境を整えるポイントを解説。導入・運用にかかる IT 管理者の負荷や全体的なコストを低く抑えることができるオススメの製品も併せてご紹介します。
リモートワークをすでに導入している、または、これから導入する企業の経営者様やIT管理者様に参考としていただければ幸いです。
仕事をするための物理的な環境
まずは物理的な業務環境を整えなければ、リモートワークは始められません。
業務に使用する端末やその周辺機器、そして仕事のしやすい環境・空間を整えましょう。
リモートワーク用 PC
BYOD を実施している場合もあるかと思いますが、やはり自宅で作業をするにあたり、業務用の PC を用意する方が望ましいです。リモートワークとなると、管理者や上司の目の届かない場所で会社の情報を取り扱うことになりますので、ある程度会社で管理ができ、セキュリティも担保された端末を用意することをオススメします。
電算システムでは、それらの条件を満たしつつ、導入作業負荷が低い Google が開発したノート PC 、Chromebook をご提案しています。
Chromebook は、従来の Windows 端末と比較しても導入にかかる手間も少なく、短時間での導入が可能です。Google の調査によると、Windows端末は導入するのに1台平均約25分かかるのに対し、Chromebookは約6分と、76％の導入時間の削減が可能※と公表しています。
※出展：Google Cloud blog（Google Cloud Japan Teamによる2020年10月29日の投稿）：Chrome OS への移行を加速する新しいソリューション
また、Chromebook は、Google 独自の設計により、あらゆる脅威から端末のデータを保護してくれます。Chrome OS は定期的に自動更新されるので、管理者が OS の更新を気にかける必要もありません。ソフトウェアのインストールや実行もできないつくりになっているので、マルウェアが侵入する心配もありません。
さらに、Chrome Enterprise Upgrade（ Chrome 端末管理機能 ）を利用すれば、端末がどこにあっても、インターネット上からの一元管理が可能です。端末にデータを残させない、業務に利用しないアプリやウェブサイトへのアクセスの制限など、管理者の意図しない用途での利用をさせないように設定することができます。
遠隔で端末のリモートロックも可能なので、端末の紛失・盗難時の情報漏洩のリスクも排除できます。
このように、簡単・迅速に導入でき、セキュリティも担保されていて、会社で管理できる端末のため、Chromebook を在宅勤務用端末として導入する企業が増えています。
作業環境
PC の用意ができたら、今度は作業場の環境を整える必要があります。
在宅勤務の場合には、仕事とプライベートのメリハリをつける、自宅でも集中して仕事ができるよう、自分にあったデスクや椅子を用意しましょう。そうすることで、リモートワークの状況下でも生産性を落とすことなく業務をこなすことができます。合っていないデスクや椅子を使ったり、長時間地べたに座っての作業を続けると、腰痛や姿勢の悪化など、健康被害の要因にもなりますので、自分の身体に合った環境を用意することが重要です。
また、身体に負荷がかからない体勢が取れるよう、必要に応じてノートPC用スタンドや外付けのキーボード等の周辺機器を利用するのもおすすめです。
特に外部ディスプレイは、リモートワーク環境でも準備することをおすすめします。ノート PC の場合、画面が小さく、一度に表示・視認可能な情報量が少ないですが、外部ディスプレイを利用すれば、画面が拡張されて見やすくもなり、2 画面での作業ができるので利便性の向上にも繋がります。
電算システムでも、各種周辺機器の取り扱いがございます。企業によっては、福利厚生の一環として、従業員の在宅勤務環境構築にかかる費用を負担している場合もあります。従業員様の在宅勤務環境の構築をご検討の際には、Chromebook と併せてご希望の周辺グッズについてもお問い合わせください。
なお、端末のキッティングや従業員様の個人宅への直接配送も可能です。
※キッティングや送料は別途お見積りとなります。
株式会社ヤッホーブルーイング 導入事例
1997年にクラフトビールの製造で創業した株式会社ヤッホーブルーイング。同社では、2014年に Google Workspace 、2015年より Chromebook を導入しており、業務改善に役立てています。
ネットワーク環境
リモートワークを円滑に行うためには、物理環境の構築の他に、ネットワーク環境の整備が必要になります。
快適に作業をするために適したネットワーク回線の利用、また、社員が外部から社内ネットワークにアクセスできるよう、社内のネットワーク環境の整備も重要です。
回線
それぞれの作業内容に適した Wi-Fi 環境を用意する必要があります。簡単なメールやチャットくらいのやりとりであれば、それほど気にする必要もないかもしれませんが、大容量のファイルのやりとりや、Web 会議を行う場合には、ネットワーク環境の影響を大きく受けます。
通信速度が不十分でファイルのやりとりが思うようにできなかったり、Web 会議で画像や音声が遅延したり途切れたりすると、利用者にとってもストレスがかかり、取引先など相手にも迷惑がかかってしまうかも知れません。
自宅で固定回線を契約していてすでに環境が整っている社員は問題ないかも知れませんが、場合によっては、会社からモバイル Wi-Fi を支給したり、回線の契約費用を一部会社が負担するなど、快適なリモートワークを実現するために会社側での対応が必要になることも考えられます。
社内ネットワーク
リモートワーク実施中でも多くの場合、社内システムへのアクセスのため、社外から社内ネットワークへの接続が不可欠だと思います。せっかくリモートワークという制度を導入したにもかかわらず、社外から社内システムへのアクセスができず、結局は出社しないと業務が回らないなどということがあってはもったいないですよね。場所を問わず作業ができ、業務が滞らないよう、必要なシステムにいつでもアクセスできる環境を整えることが必要です。
セキュリティを保ちつつ外部からアクセスをさせるために、VPN などを利用し、セキュアなリモートワークを実現しましょう。
ただし、VPN は安全な接続を約束するものでありながら、帯域幅を大量消費することで通信を不安定にしたり、ソーシャルエンジニアリングやマルウェアによる攻撃で、社内 LAN への悪意あるアクセスをより深部に、より長時間の滞在を許してしまうなどのリスクもあります。最新のゼロトラストセキュリティやアクセス制限ソリューションなど、セキュリティ関連のサービスも検討しながら、適切なネットワーク環境を構築することが重要です。
また、リモートワークを実現するためには、各種クラウドサービスの利用や、社内システムや各種業務ツールをクラウド化するのがおすすめです。
まとめ
いかがでしたでしょうか。すでに導入している企業も多く、かなり普及が進んでいるリモートワークですが、業務環境次第では更に生産性高く仕事に取り組むことができるかもしれません。
これを機に、従業員が適切な作業環境で業務ができているか、使っている PC はセキュリティに問題がないか、ネットワークが問題で業務に支障が出ていないかなど、従業員のリモートワーク環境の現状把握や整備をしてみるのもよいのではないでしょうか。
リモートワークでも生産性を落とさず働くためには、個人の努力も必要ですが、会社からのサポートも欠かせません。
別の記事では、リモートワークにオススメのツールも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
電算システムでは各ソリューションの提供や導入支援も行っていますので、リモートワークに課題があるという企業の経営者様、IT 管理者様はぜひお気軽にご相談ください。
