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【簡単解説】
社内コミュニケーションツールの種類と選ぶポイント4つ

 2023.01.31  2023.02.14

昨今、多様な働き方が浸透し、社内コミュニケーションの形も変化しています。本記事ではコミュニケーションツールに焦点を当て、主な機能や導入メリットを解説します。ツール選びの注意点や注目ポイントと併せて、Google Workspace が提供するおすすめのコミュニケーションツールもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

コミュニケーションツールとはスムーズに意思疎通するためのツール

テレワークの普及など働き方が多様化する昨今、企業におけるコミュニケーションの在り方も変化しています。遠隔で仕事をすることが増えると、スムーズに互いの意思を確認したり意見を交わしたりするために、コミュニケーションツールはより不可欠となります。もちろん、社内のみならず取引先など、社外の関係者ともツールを使って商談することもあります。ツールを使えば、離れた場所にいても、ほぼリアルタイムに意思疎通できるのがポイントです。

さらに近年では、電話やメールといった従来のツール以外に、新しいツールが次々と誕生しています。主なツールの種類やそれぞれの機能、メリットについては後述します。

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4種類のコミュニケーションツールのメリット

コミュニケーションツールにはさまざまな種類があり、そのとき最適なものを選んで使うことが多いでしょう。ここでは、代表的な4種類のコミュニケーションツールについて、特徴やおすすめのポイントを解説します。

ビジネスチャットツール

もともと「チャット」とは、インターネットを通じて短いテキストベースの会話を、リアルタイムでやりとりできるツールのことです。ビジネスの世界でもチャットツールを導入することで、社員同士がリアルに会話しているかのように、スムーズな情報共有が可能になります。

電話の場合は、1対1の意思疎通が基本かつ、時間の都合を気にしなければなりません。しかし、チャットなら仕事の生産性を維持しながら、非同期型コミュニケーションの活性化を図れるのが魅力です。

また、複数の関係者で同時にやりとりできることから、より活発でスムーズな情報共有や進捗管理を実現できます。過去にやりとりした内容を履歴として残しておけるため、ナレッジを蓄積でき便利です。

Web会議ツール

新型コロナウイルス感染症の流行によってテレワークが浸透したことで、会議形態も従来の対面式に代わり、Web会議ツールを用いたオンラインでの開催がよく見られるようになりました。Web会議ツールとは、インターネットを介し、音声と映像の両者を使って、よりリアルにコミュニケーションをとるためのツールです。

Wi-Fiなどインターネットにつながる環境と、パソコンやモバイルデバイス(スマートフォン、タブレットなど)さえあれば、どこにいても簡単に利用できます。会議のためだけに出社する必要がなくなることから、テレワークの制度をうまく使えば、限られた時間を効率的に活用可能です。交通費の節約にもなり、コスト削減にも役立ちます。

社内SNS

SNSは、リアルタイムの情報を入手したり、瞬時に拡散したりできるのが魅力です。株式会社ICT総研が2022年5月に公表した「2022年度SNS利用動向に関する調査」によると、日本のSNS利用者は8,270万人(普及率82%)で、2024年末には8,388万人へ拡大すると見られています。
(参照元:https://ictr.co.jp/report/20220517-2.html/

こうしたSNSならではの特徴を活かすため、企業では限られた組織内でSNSを利用し、コミュニケーションを図ろうとする動きも出てきています。通常のSNSとは異なり、閲覧や投稿範囲を社内に限定できるため、情報セキュリティを確保できるのがポイントです。

また、テレワーク勤務や、出社とテレワークとを組み合わせた「ハイブリッドワーク」にはメリットが多いものの、気軽な会話がしにくくなるといった課題が指摘されています。しかし、社内SNSはその性質上、社内の誰もが気軽に発信でき、つながりを強化できるのが利点です。縦割りになりがちな部門や部署、職位などの壁を越えて、社員同士の心理的な距離感を縮め、生産性を上げる切り札として期待されています。

グループウェア

グループウェアとは、企業の組織内で情報共有を円滑に行えるツールや業務効率化ツールなどが含まれた、統合型のデジタルツールです。Webメールや社内SNS、勤怠管理、ワークフロー、ファイル共有などの文書管理、施設の利用予約など多岐にわたるツールがあり、社内ポータルの構築も可能です。

グループウェアを活用すると、密な情報共有や意見交換だけではなく、煩雑になりがちなさまざまな業務をスピードアップさせ、効率化できるようになります。これまでの手間を省けるようになることで、コア業務に専念でき、組織の生産性が向上するでしょう。

コミュニケーションツールの5つの役割

コミュニケーションツールにはさまざまな機能が搭載されています。これらをうまく活用することで、ツールの効果をさらに高められるため、理解を深めておくのがおすすめです。ここでは、前述した4種の社内コミュニケーションツールでよく搭載されている下記5つの機能について、それぞれ解説します。

  • チャット機能
  • Web会議機能
  • バーチャルオフィス機能
  • タスク管理機能
  • ファイル共有機能

チャット機能

前述したようにチャット機能は、短いテキストで気軽にやりとりできるのが魅力です。対面や電話の場合、相手の都合を気にしなければなりませんが、チャットはその必要がありません。互いに空いた時間に、まるで会話しているかのようにスピード感のあるコミュニケーションをとれるため、ストレスがありません。作業効率もよく、スムーズに意思決定を進められるでしょう。

また、ユーザーは過去のチャット内容を検索することで、ノウハウやナレッジを得やすくなります。

Web会議機能

従来、会議といえばオフィス内の会議室に集まって対面で行われる、オフライン形式が主流でした。しかし、コロナ禍になってからは非対面化が進み、社内外の会議でもインターネットを介してオンラインで行うスタイルが急速に浸透しています。遠隔地からでも互いの顔や表情を見ながら、必要に応じてパソコンの画面を共有し、ディスカッションが可能です。

ツールによっては、さまざまなリアクションのアイコンを使って気持ちを伝えられるため、よりフレンドリーな会話を楽しめます。今やWeb会議機能は、コミュニケーションツールとして必需品といっても過言ではないでしょう。

バーチャルオフィス機能

バーチャルオフィスとは、その名のとおり、インターネット上に仮想のオフィス空間をセッティングし、実際はテレワーク中の社員をまるでオフィスにいるかのように映し出せる機能です。

テレワークにはメリットが多いものの、気軽に話せず、孤独感を覚えやすいといった課題がよく指摘されます。しかし、仮想空間のオフィスに各社員を映し出せば、本人達はオンラインで気軽に擬似的なコミュニケーションをとれます。

片や管理者も、Webカメラでモニターを映し出すことで、社員がどのようにテレワークを行っているのか、実際の様子を把握できるメリットがあります。ひいては勤怠管理や評価もしやすくなるでしょう。

タスク管理機能

日々の業務では、さまざまなタスクをこなしていく必要があります。個人が担当するタスクや、チーム全体で処理するタスクなどがあり、締め切り期日もまちまちです。コミュニケーションツールには、こうした煩雑なタスク管理を一元化し、効率的に行えるようサポートする機能を備えたものもあります。

個人で持つタスクをツール上で一元管理すれば、誰が何をしているのか、進捗はどの程度かといったことも一目瞭然です。もし稼働が偏っていれば、仕事の配分を調整したり、新しい仕事を割り振ったりもできます。面倒なスケジュール管理から解放され、任意の期日設定や完了報告などもツール上で完結すれば、業務効率性が大きく向上するでしょう。

ファイル共有機能

社内コミュニケーションツールでは、ファイル共有機能が搭載されていることもよくあります。操作はドラッグ&ドロップなど直感的なもので、誰でも簡単に社内ファイルを共有可能です。ツール上でファイルのやりとりが完結するため、外部に漏れる心配がなく、セキュリティ対策にもなります。複数の社員に共有したい資料があった場合も、迅速かつ同時に確認してもらえるため、意思決定のスピードを速められるでしょう。

Google Workspace 事例
Google Workspace

社内コミュニケーションツールを選ぶ4つのポイント

現在、社内コミュニケーションツールは各ベンダーからさまざまな種類が提供されているため、どれが自社に適しているのか迷ってしまうかもしれません。ここでは、ツールを選ぶ際に注目したい4つのポイントをご紹介します。

必要な機能を備えているか

社内にコミュニケーションツールを導入する際には、まず、今の業務で何が問題になっているのかを明確化することが大切です。そして、大前提として、課題解決のために必要な機能がそろっているかどうかを確認します。既存システムとの連携ができなければ、導入してもうまく運用できないことがあるためです。

もしパッケージで必要な機能がすべてそろっていない場合、カスタマイズも検討する必要があります。どの機能に、どれだけのコストがかかるのかをあらかじめ確認しておくと、慌てずに済むでしょう。

費用対効果が見込めるか

自社の課題解決のために社内コミュニケーションツールを導入する場合、イニシャルコストやランニングコストの価格によっては、再検討が必要です。たとえば、妥当と思われる価格で課題を解決できるのかをあらためて考えるなど、費用対効果(コストパフォーマンス)も考慮しなければなりません。

ただ、社内コミュニケーションにまつわる課題は、短期間での解決が難しいケースもよくあります。そのため、すぐに結果を追い求めず長い目で見ることが大切です。一定期間運用した場合に費用対効果が高まっているかどうかを確認することも、視野に入れておくとよいでしょう。

簡単に導入・利用できるか

導入・運用が容易なツールかどうかもチェックすべきポイントです。導入までに手間や時間がかかってしまうと、メリットが半減してしまいます。また、既存システムとの連携がうまくいかなければ、導入してもかえって非効率になるリスクすらあります。

既存システムとは連携可能か、現場の担当者が持つスキルで導入は可能か、どの社員でも問題なく運用できるかなどを確認し、できるだけ使いやすいツールを選ぶことが大切です。

スマホでも使えるか

インターネットやデジタル技術の発展により、スマートフォンやタブレットなどのデバイスも広く普及してきました。社内の部署によっては、外回りや取引先への商談などがメインで、移動中にも必要な情報を見たい、といったニーズがあるかもしれません。

社内コミュニケーションツールには、パソコンへシステムをインストールするだけではなく、アプリ版が提供されているものもあります。アプリなら、スマートフォンやタブレットなどモバイル端末で運用できるので便利です。テレワークなど遠隔で仕事をしているときや、取引先への移動中など出先でも、欲しい情報をタイムリーに確認したり、相手へ連絡事項を伝えたりできます。働き方が多様化する中で、限られた時間を有効に使えれば、仕事の生産性向上につながっていくでしょう。

コミュニケーションツールを導入する3つのメリット

社内にコミュニケーションツールを導入すると、さまざまなメリットが生まれます。ここでは、代表的な3つのメリットをご紹介します。ぜひ、これらのメリットを課題解決の糸口にしてみてください。

迅速で確実なやり取りができる

コミュニケーションツールのひとつとして古くから使われてきた電話の場合、リアルタイムで双方向のやりとりは可能なものの、相手の都合に合わせなければなりません。すべての情報を口頭で伝える必要がある一方、発言履歴が残らないことも難点です。複数のメンバーでやりとりしにくいと、チームでまとまって仕事をしにくいと感じられるかもしれません。

メールの場合は、挨拶文を含めて文章が長くなりがちで、よく読まないと要点をつかみにくいことがあります。タイムラグが発生し、レスポンス待ちといった空白の時間が発生することも否めません。誤送信や添付ファイル開封時のウイルス感染も、よくありがちなリスクです。

一方、多くのコミュニケーションツールでは、簡潔なメッセージでスピーディかつ確実に意思疎通を図れるのがポイントです。また、電話やメールは1対1でやりとりするときに便利ですが、ツールは情報やノウハウを複数人と共有するシーンで大きな利便性が発揮されます。一度発言した内容の修正や取り消し、過去のやりとりの検索も可能で、ナレッジを蓄積しやすい点もメリットと考えられるでしょう。

社内コミュニケーションを活性化できる

新型コロナウイルス感染症の流行で、テレワークなど非対面での働き方が浸透すると、何気ない会話をしにくくなります。仕事で少し質問したいことがあったとしても、相手が今何をしているのかが見えず、電話をかけるタイミングで躊躇してしまうこともあるでしょう。

社内でのコミュニケーションが停滞すると、各自のモチベーション低下につながり、生産性が落ちることで、ひいては企業全体の業績が落ちてしまう結果にもなりえます。こうした事態を回避するためには、コミュニケーションツールが便利です。

たとえば、複数の拠点を持っている企業であれば、わざわざ出張で一カ所に集まらなくても、日常的に情報を共有できるようになります。テレワークなど遠隔で仕事をしているメンバーとも、チャット機能でリアルタイムに進捗を確認し合ったり、Web会議を設定して対面さながらに複数人でディスカッションしたりすることも可能です。

このように、コミュニケーションを図る際、場所や時間などの制約から解放される点がコミュニケーションツールの利点です。

業務効率化を図れる

チームメンバーと情報共有や進捗確認をするのに毎回会議を開いていると、社員にとっては本来の仕事をする時間が削られてしまいます。タスクを処理するために残業時間が増え、長時間労働につながると心身の調子を崩すリスクも否めません。

その点、コミュニケーションツールを使えば、情報共有のスピード化が図れます。会議の回数を減らせれば、コア業務に集中したり、新しいビジネスアイデアを生み出す時間に充てたりも可能でしょう。また、ビジネスチャットはCRM (顧客管理システム)や SFA (営業支援システム)などの各種システムと連携させられるため、業務効率化をさらに進められるのもポイントです。

業務効率化が図れることは、社員のESやモチベーションアップにもつながります。少子高齢化社会が進む昨今、企業にとって人材確保は喫緊の課題であり、会社へのエンゲージメントを向上させ、人材の流出を防ぐのは大切なことです。

コミュニケーションツール導入時の注意点3選

コミュニケーションツールは導入するとさまざまなメリットがある一方で、注意しておかなければツールの効果が薄れてしまうこともあります。ここでは、とくに重要な3つの注意点について解説します。

目的を共有する

どのようなシステムでも、新しく導入する際には賛否両論があるものです。社内コミュニケーションツールにおいても同様で、導入に不安を感じる社員は少なからずいるでしょう。そのため、あらかじめ社員へヒアリングなどを実施したうえで、「なぜ導入するのか」といった目的について繰り返し説明し、理解を得ることが大切です。

最終的に全社員で認識を共有できれば、新しいシステム導入に対する心理的なハードルは払拭できます。さまざまな意見はありつつも、導入したコミュニケーションツールをより多くの社員に使ってもらえる可能性が高まります。

仕組みを整備する

ビジネスチャットを使う際、気軽にメッセージを送れるからといって、時間に構わず仕事の問い合わせをするのは好ましくありません。相手が勤務時間外の場合、気が気でなくなり、ゆっくり休めないかもしれないからです。また、社内ツールでプライベートな話をされるのは不快だと感じる人もいるでしょう。

そのため、コミュニケーションツールを導入する際には、社員全員に正しく運用されるよう一定のルールを設けるなど、仕組みの整備が不可欠です。あらかじめチャット送信可能な時間帯を決めたり、送信内容は業務内容に限るといったルールを作ったりするのも一案です。

仕組みやルールを考える際には、社員全員がコミュニケーションツールを快適に使えるかどうかを基準にするとよいでしょう。導入後も、ストレスを感じている点がないかどうかアンケートで把握して、改善を重ねていきます。

また、中にはツールを使えない社員がいる可能性もあります。ツールありきではなく、ツールと同様に気軽に質問したり指導したりできるサポート体制を考えておくと安心です。

ツールのみに頼らない

テレワークがスタンダードな働き方になり、魅力あるツールを用意したとしても、オンラインだけのコミュニケーションには問題が起きがちです。仕事で壁に当たったときなど、相談のタイミングを見失いモチベーションが下がってしまったり、会社への帰属意識を失ったりして心身の調子を崩しかねません。

つまり、ツール任せにせず、オンラインとオフラインの両輪でコミュニケーションを活性化するよう取り組んでいくことが大切です。可能な範囲で、ときにはオフラインミーティングも行うことで、チームワークをより強化できることもあります。

Google Workspace のコミュニケーションツールを紹介

ここでは、代表的なコミュニケーションツールの例として、「Google Workspace」が提供するツールについてご紹介します。ほかのツールにはない、おすすめのポイントも解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

Google Workspace とは

Google Workspace は、オンラインで業務を進める際に必要なツールをパッケージ化した、Google 社提供のグループウェアです。もともと Google 社内でのコミュニケーション活性化のために開発され、2020年10月に「G Suite」からブランド変更されました。

Gmail や Google カレンダー、Google ドライブなどのアプリを集めるだけではなく、それぞれを連携させることで、シームレスなコラボレーション(共同作業)を実現することが基本のコンセプトとなっています。コミュニケーション活性化につながるさまざまなクラウドツールが一元化されているものと考えればよいでしょう。

Google Workspace の特長

Google Workspace には、さまざまな魅力があります。

まず、拡張性の高さです。Google Workspace アカウントがあれば、Gmail や Google カレンダー、Google ドキュメントなどコアとなるアプリケーションのほか、60を超える Google のサービスを利用できます。Google ドライブや Google スプレッドシートなどを用いれば、社内外のメンバーとのリアルタイムな情報共有や共同編集が可能なため、業務効率化が進むでしょう。

さらに、WindowsやMacといったパソコンだけでなく、アプリをインストールすればスマートフォンやタブレットなど、さまざまなデバイスでも同じように使えることも大きなメリットです。

また、Google Workspace は完全にWebベースのサービスです。ハードウェアやソフトウェアを追加購入する必要がなく、導入のための時間や手間を省けるうえ、管理コストも抑えられます。不定期に無料の大規模アップデートも提供されるため、運用面での負担を軽減できるはずです。

加えて、データはすべて Google のサーバーに安全に保存されます。メールもローカルパソコンにダウンロードすることなく使えるため、ウイルス感染といったセキュリティリスクを抑えられ、安心でしょう。

では最後に、Google Workspace の各機能のメリットについてご紹介します。

Google Meet

Google Meet は、ビジネスでも安全に使えるオンライン会議ツールです。アカウントの有無に関係なく、設定した会議を社内外の関係者へ共有するだけで、ビデオ会議を簡単に始められます。Google Workspace でほかのツールとも連携していることから、Google カレンダーや Gmail からもスムーズに会議へ参加できるのが便利です。パソコンであればブラウザから参加が可能です。パソコンだけでなく、携帯やタブレットからも参加ができるので隙間時間をうまく使ってワンクリックで会議への参加もできます。

無料プランでも60分間、オンライン会議を開催できるため、試しに使ってみるとよいでしょう。

Google Chat

Google Chat は、ビジネスチャットツールの名称です。遠隔にいるメンバーとも、その場で会話しているかのようにリアルタイムにチーム作業を進められます。たとえば、Google ドキュメントやスプレッドシートなどのファイルを一カ所に集め、共同編集しながら話し合えるため、効率的に業務できます。

グループ単位や各個人単位で使い分けたり、話題ごとにトピックを立ててナレッジを共有したりできるのもメリットです。スタンドアロンで使うほか、Gmail 内でも使えるなど、Google サービス間での移動や連携もストレスなくシームレスに実現できます。

Google カレンダー

Google カレンダーは、チームでの利用を想定したオンライン型カレンダーです。Gmail や Google ドライブ、Google Meet などとシームレスに連携させることで、チームメンバーと最新のスケジュールを共有できるようになります。

直感的な操作で誰でも使いやすいのがポイントで、各メンバーの予定は分かりやすく色分けし、同時に表示可能です。一目で空き時間が見えるため、会議の予定を入れるのに、わざわざ聞きに回る必要もありません。Google Meet の会議情報をカレンダーに投入しておくことも可能なため、必要な情報を一カ所に集約できます。これにより、煩雑になりがちな会議のセッティングを効率的に行えるでしょう。

Google Drive

Google Drive は、業務に必要なファイルを一カ所に集めて保管・共有でき、いつ・どこからでもパソコンやモバイル端末からアクセスできるツールです。チームメンバーがどこにいたとしても、アクセスするだけで共同編集でき、作業をサクサク進められるため、チームワークの強化や生産性向上に役立ちます。もちろん、誰もがアクセスできるわけではなく、閲覧や編集などの権限を細かく設定できます。

一般的に、必要なファイルを探すのには手間がかかりがちです。その点、Google Drive ならAI(人工知能)機能により、おすすめのファイルとして提示してもらえるため便利です。

ファイルをすべて保管するためのストレージサイズは柔軟に選択できますが、15GBまでは無料で使えるため、ひとまず試してみてから検討するとよいでしょう。

コミュニケーションツール選定のポイントまとめ

コミュニケーションツールには、ビジネスチャットツールやWeb会議ツール、社内SNS、グループウェアといったさまざまな種類があります。導入するツールを選ぶ際には、搭載されている機能で自社の課題解決ができるかどうか、費用対効果、使いやすさなどで判断すればよいでしょう。

本記事でご紹介した「Google Workspace」であれば、便利なコミュニケーションツールがパッケージ化されており、業務効率化をめざせるのでおすすめです。コミュニケーションツールについて、より詳しく比較検討したい場合は、ぜひ資料請求をお申し込みください。

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