最近のアップデートにより、Google ドキュメントに変更があった場合に通知ができるようなりました。この機能を使えば、メンバーと共同作業をしているドキュメントに何かしらの変更があったときにすばやく対応できるようになり、コラボレーションの質が向上します。今回はこの機能についてご紹介します。
ドキュメントでの通知設定とは
ドキュメントでの通知設定と聞いて、最初に思い浮かべることはどういったことがあるでしょうか。
多くの人は複数人でドキュメントを共同編集しているときに、コメント機能によってメンションされて Gmail による通知が届いた経験があると思います。
そうです。これこそ通知設定になります。
このコメント機能も、どういった種類のコメントであれば通知を行うかをレベルによって選べるようになっています。例えば、「すべてのコメント」で通知を行ったり、「自分に関連するコメント」のみで連絡をするようにしたり、「オフ」にすることもできます。
とあたかも知っているように書きましたが、実は筆者は、今回の通知設定を調べていく段階ではじめて知ったのです。
でも、通知が届くと、何か自分に割り当てられたことがあるから対処をしようと思ったり、作業にあたる優先順位を上げたりと、共同作業をしているうえでの効率はアップすると思います。
こうした通知を行える範囲が、コメント機能以外にも広がったというのが、今回のアップデートになります。
変更や削除でも通知が届くメリットとは
複数人で共同編集をしていると、ドキュメント上で変更されたくない箇所が書き換えられていたりしたことはないでしょうか。直してほしかったのは、そこじゃなかったのに〜という具合に。
筆者も魂を込めて書き上げたブログ原稿の一節が、「こんな表現じゃなかったのに！！」「あれ？いつの間にか消えてる！？」となったら、それはそれは大騒ぎでちゃぶ台ひっくり返すぐらいの勢いです。（この表現で通じる読者の方がどれほどいるのかわかりませんが…笑）
文書作成のシーンで、そういったことが起こるとせっかくの共同作業なのに、かえって面倒なことになりかねません。
通知設定を行うと、通知を知らせる Gmail には、編集内容・編集時刻・編集者が記載されますので、すぐに対応すべきかどうかなど、通知された内容を元に判断することができます。
学校から外部に宛てて発信する文書や、教育委員会や自治体への調査書、大学や研究機関への報告書といった校内でも重要度が高めの文書作成の際には、変更や削除による通知をオンにすることで、通知に対するアクションを迅速に行うことで、コラボレーションの質を高めた共同作業を推し進めることができます。
なお、通知設定は各ファイルごとに行うことができるので、すべてのファイルに対して行うというよりも、上記に示したような重要度によってオン・オフを切り替えるのが使いやすいでしょう。
実際の操作手順
まずは、ドキュメントを開きます。削除や変更といった履歴がわかりやすいように、今回は書きかけのドキュメントを選びます。
通知設定の変更は、メニューバーの「ツール」⇒「通知設定」から行うことができるので、選択します。
■「ツール」から「通知設定」を選択する
すると、「通知設定」のメニューが開きますので、下部にある「編集」のところのチェックボックスの「コンテンツの編集または削除」をクリックします。
なお、さきほど紹介したコメント機能の通知レベルの切り替えもこの画面で行うことができ、上部のチェックボックスから一つを選ぶことで変更ができます。
■通知設定からオン・オフを切り替える
では、設定を変更した後のドキュメントに変更をしてみましょう。画面のように「一文を削除して、そうはいいながらも、転んでもただでは起きないのがDSK SELECTIONのいいところ笑」を書き加えました。
■変更を加えたドキュメント
すると、すぐにドキュメントに変更があったことを知らせる通知が Gmail で届いています。さすがはクラウド、さすがは Google ですね。これは悪いことできません。
編集内容、編集時刻、編集者などは下記のように示されているので、一目でわかりやすいです。
■変更を知らせる Gmail による通知
この通知設定は、「変更履歴」や「編集者を表示」といった機能と合わせて使うことで、より効果を高めることができます。これら2つの機能まで細かく紹介すると、ブログ3回分の文量になってしまいますので、そこはまたの機会に譲りたいと思います。
まとめ
今回は、Google ドキュメントに編集や削除があった際の通知設定についてご紹介しました。
通知設定を利用することで、通知に対するアクションを迅速に行い、コラボレーションの質を高めてドキュメントの作成を進めることができます。ぜひ、上手に利用していただければと存じます。
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