Google カレンダーを利用すると、予定の管理はスムーズになり、他者との日程調整は捗り、働き方を改善する強力な味方になります。そこで、数回にわたってカレンダーの使い方を基礎から紹介していきます。今回は他のユーザーのカレンダーを登録する方法です。
他のユーザーのカレンダーを登録する
大事なことなので何度も繰り返しますが、カレンダーの最大の魅力は、他のメンバーと簡単に予定を共有できることにあります。
とはいえ、毎回上司や同僚の予定を探して確認するというのは、簡単にできることとはいえちょっぴり手間を感じるところです。
こうしたときに便利なのが、他のユーザーのカレンダーを登録するという方法です。
登録自体は簡単に行うことができ、追加したカレンダーはリストとして登録されるほか、自分のカレンダーと重ねて表示することができます。他のユーザーの予定を一目で確認できるのがとても便利です。
では、実際の手順をみていきましょう。
［手順］
- ページ左側の [他のカレンダー] の横にある「＋」をクリックします。
- 表示されたメニューのなかから [カレンダーに登録] をクリックします。
- [カレンダーを追加] ボックスに目的のユーザーのメールアドレスを入力するか、リスト上のメールアドレスをひとつ選択します。
- Enter キーを押します。
■カレンダーの登録画面
■カレンダーの追加から目的のユーザーを指定する
他のユーザーのカレンダーの共有設定によって対応を変える
［手順］の4まで行ったあとは、追加したいユーザーのカレンダーの共有設定によって対応が変わります。
①相手があなたとカレンダーを共有していない場合：アクセス権をリクエストするように促すメッセージが表示されます。
②相手がすでにあなたとカレンダーを共有している場合：そのカレンダーがページ左側の [他のカレンダー] セクションに追加されます。
①の場合には、追加したい相手のユーザーから承認を取る必要があります。アクセス権をリクエストするメールが相手に送信されます。相手が届いたメールを確認し、メール本文に記載されているリンクをクリックし、表示された「設定」ページで目的のユーザーが選択されていることを確認したうえで、権限の設定を選択し、「送信」をクリックします。
■カレンダー共有のリクエストメール
登録した他のユーザーのカレンダーの表示を切り替える
登録が完了すると、ページ左側の［他のカレンダー］セクションに追加されます。DSK46子さんと電算システムG太郎さんが追加されていることがわかります。
そして、自分の予定に加えて同僚の予定も重ねて表示されるようになり、各メンバーの予定を確認しやすくなります。隙間時間を見つけて打ち合わせしたり、まとまった相談の時間を取ったりするときには、とても便利です。
■他のユーザーの登録が完了したカレンダー画面
ただ、ずっとこの表示のままだと、自分の予定が確認しずらかったりすることもあるので、必要に応じて切り替えるとよいでしょう。それにはページ左側の［他のカレンダー］セクションから該当するカレンダーのチェックボックスをオン・オフを変更します。
■登録したユーザーを非表示にした画面
他のユーザーを登録するのは簡単にできますが、入れすぎてしまうと混乱の原因になるので、その点は留意しましょう。例えば、筆者であればチームメンバーのカレンダーは登録していますが、もう少し大きな組織の単位では登録は行っていません。
これを学校に当てはめれば、学年の担任団や分掌が一緒の担当者、部活動あたりは登録しておいたとしても、管理職は外しておくぐらいが健全かもしれません。（あ、いや、管理職批判ではありませんよ）
まとめ
今回は、働き方の改善に役立つ 他のユーザーのカレンダーを登録する方法についてご紹介しました。
他のユーザーのカレンダーを登録することで、わざわざ探す手間が省け、予定の調整や相談などがぐんと捗ります。必要に応じて、表示・非表示を切り替えることで、カレンダーの視認性を保ちながら利用することができますので、お試しいただければと思います。
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