仕事の予定をスケジュール共有アプリを使って管理したいという方も多いのではないでしょうか。また、スケジュール管理ツールをどのように選べばよいのかよくわからないという方もいらっしゃるかと思います。スケジュール共有アプリは多数ありますが、その中でも「“仕事”のスケジュール管理に役立つ機能が搭載されているか」を基準として選ぶことをおすすめします。
本記事では、仕事のスケジュール共有アプリの選び方の5つのポイントや、スケジュール共有アプリ「Googleカレンダー」について紹介します。冒頭では、そもそもなぜアプリを使ってスケジュール管理をした方がよいのかを説明しており、スケジュール共有アプリ導入の必要性やメリットなどがわかる内容です。仕事のスケジュール管理を便利にしたいという方はぜひご覧ください。
仕事の予定をスケジュール共有アプリで管理する3つの理由
仕事においてスケジュール管理は、重要な業務の一つです。以下で、仕事の予定をスケジュール共有アプリで管理する3つの理由を解説します。
スケジュール調整にかかる手間を省ける
スケジュール共有アプリを使って予定を管理すれば、スケジュール調整にかかる手間が省けます。スケジュール共有アプリでは、スケジュール調整が必要なときに、場所や時間を問わずにメンバーの予定を確認できます。メンバーの空き時間をすぐに把握できるので、メンバーにスケジュールを確認する必要がありません。
スケジュールの変更があった際もアプリ上ですぐに共有でき、メンバーに連絡する手間が省けます。担当者が不在でスケジュール調整が進められないという事態が避けられ、便利です。スケジュール調整にかかる手間を省けると、業務の大幅な効率化につながります。
チームメンバーをフォローできる
スケジュール共有アプリは、チームメンバーのフォロー体制作りにも役立ちます。チーム全員がメンバーのスケジュールを把握できると、タスクの抜け漏れがないようお互いに声掛けすることが可能です。また、納期遅れなどの問題が発生する前に、タスクが重なっているメンバーの業務を巻き取るなどチームとして最適な対応を判断できます。スケジュール共有アプリを使ってチームメンバーをフォローできる体制を整えれば、チームワーク向上につながります。
柔軟にスケジュールを編集・確認できる
スケジュール共有アプリでは、柔軟にスケジュールを編集・確認することが可能です。スマートフォンやタブレットでいつでもどこからでも使用でき、メンバーはリアルタイムで最新のスケジュールを確認できます。
スケジュールを変更する際もすぐに編集できるので、情報共有を素早く行えます。外出中にスケジュールの変更があった際に、社内に戻ってからスケジュールを編集したり、メンバーのスケジュールを確認したりする必要もありません。そのため、迅速な情報共有体制が築けるでしょう。
仕事のスケジュール共有アプリを選ぶ5つの基準
仕事のスケジュール共有アプリを選ぶ5つの基準を解説します。スケジュール共有アプリを有効活用するためにも、仕事に役立つ選び方を確認していきましょう。
スケジュール共有機能が充実しているか
仕事のスケジュール管理にアプリを導入する際は、スケジュール共有機能が充実しているかが大切なポイントです。他のユーザーとスケジュールを共有する際に、個別に閲覧・編集などの権限が設定できるか、共有したスケジュールから会議資料やWeb会議URLを共有できるか、組織外のユーザーとスケジュールを共有できるかといった共有機能をチェックしましょう。
せっかくアプリを導入しても共有機能の利便性に欠ける場合、業務効率化にはつながりにくいです。
シンプルなデザイン・操作性で使いやすいか
スケジュール共有アプリを選ぶ際は、シンプルなデザイン・操作性で使いやすいかなどを重視しましょう。スケジュール共有アプリのようにチームで使うものや使用頻度が高いものは、使いやすいものを選ぶのが望ましいです。
複雑な操作を必要とするアプリは、ITツールの操作に慣れていない社員は使いこなせず、社内に浸透するまでに時間がかかります。シンプルで使いやすいUI、直感的でわかりやすい操作性など、社員が簡単に使えるアプリを選びましょう。
利用頻度の高い他のサービスと連携できるか
スケジュール共有アプリを導入する際は、よく利用する他のサービスと連携できるかを確認するとよいでしょう。仕事でよく利用するサービスとスムーズに連携できれば、業務をより効率的に進められます。例えば、仕事でGoogleマップをよく利用したり、仕事のメールソフトにGmailを使っていたりする場合は、Googleサービスと連携できるアプリがおすすめです。
高いセキュリティ機能を備えているか
仕事で利用するITツールを選ぶ際は、セキュリティ性の高さは重要なポイントです。デバイスの紛失や操作ミスなどさまざまな原因で、スケジュールから機密情報が流出する可能性があります。会議名や添付ファイルなどに、流出させてはならない多くの情報が含まれているでしょう。
どんなに気を付けていてもスマートフォンやパソコンの紛失、共有設定のミスなど思いもしないトラブルの発生を完全に防ぐのは難しいといえます。万が一に備えて、ロック機能が備わっているなどセキュリティ性の高いアプリを選ぶと安心です。
バックアップ機能があるか
スケジュール管理にアプリを活用する際は、バックアップ機能があるかもチェックしましょう。機密情報が含まれるスケジュールは、バックアップを取ることをおすすめします。仕事のスケジュールを管理する上で、アプリやパソコンに不具合が生じスケジュールが消えてしまった場合のリスクヘッジは重要です。
バックアップ機能があれば、スケジュールが消えてしまった場合でも復元できます。また、アカウントの引継ぎに失敗してしまった場合も、バックアップからデータを新しいデバイスに移行できます。
「Googleカレンダー」で予定を一括管理できる
Googleカレンダーは、予定の一括管理が可能なクラウド型スケジュール管理ツールです。Googleカレンダーには、アカウントの作成で使える無料版、企業向けグループウェア「Google Workspace」の有料版の2種類があります。
無料版でも必要十分な機能が備わっており、iOS・Androidのスマートフォンやタブレットで使えるマルチデバイス対応、パソコンからのバックアップ機能などが充実しています。さらに、他のGoogleサービスと連携できるため、Googleサービスをよく使う人は利便性が高いでしょう。Gmailに届いた予定を自動でGoogleカレンダーに登録することも可能です。
ほかにも、予定を事前に通知するリマインダーや、タスク管理に活用できるToDoリストなどが備わっています。また、優れた共有機能を備えており、公開範囲の制限やユーザーの権限付与など細かく設定でき便利です。
企業向けグループウェア「Google Workspace」について詳しくは以下をご覧ください。
スケジュール共有に便利な「Google Workspace」
Googleカレンダーの共有設定について知りたい方は、以下の記事をご覧ください。具体的な設定方法を手順に沿ってわかりやすく解説していますので、ぜひご活用ください。
Googleカレンダーの共有方法について詳しくはこちら
有料版のGoogleカレンダーの3つの機能
Google Workspaceの有料版Googleカレンダーは、有用な機能で仕事のスケジュール管理を円滑にします。有料版のGoogleカレンダーだけが使える3つの機能を詳しく解説します。
予約スケジュール機能
有料版のGoogleカレンダーには、予約スケジュール機能があります。予約スケジュール機能とは、予約ページを作成し、リンクを共有することで日程調整ができる機能です。予約枠は細かな設定が可能で、予約枠の長さや予約の受付期間、1日の予約件数の上限といった予約スケジュールの詳細を設定できます。
また、予約ページのリンクをシェアすることで、予約するユーザーに簡単にアクセスしてもらえます。この予約スケジュール機能は、社内だけでなく社外のユーザーともスケジュールを共有できるので、取引先や業務委託者とのスケジュール調整にも活用することが可能です。
予約スケジュール機能は、Business Standardプランから利用できます。
リソースのカレンダー共有
有料版のGoogleカレンダーは、会議室やプロジェクター、社用車などのリソースをカレンダーで共有できます。リソースを共有すると、スケジュール作成時にカレンダー上でリソースの空き状況を確認することが可能です。リソースが空いている日程からメンバーの空き時間を探し、カレンダーからリソースを予約するまでの一連の流れがスムーズに進められます。
リソースのカレンダー共有機能を使うことで、メンバーのスケジュールを押さえてカレンダーに登録したのにリソースが空いておらず日程を変更するという事態を避けられます。
不在の設定
有料版のGoogleカレンダーには、不在にする期間を外出中として設定する機能があります。この機能は、不在中に招待された予定を自動的に辞退し、休暇中や外出する日程に新たな予定が入ってしまうのを防げます。
指定した不在期間中に予定へ招待されると、自動で辞退し、招待したユーザーに辞退のメッセージを送信します。メッセージの内容を編集することも可能です。不在の理由を書いておくとよいでしょう。
スケジュール共有に便利な「Google Workspace」
Google Workspaceとは、企業向けグループウェアです。グループウェアとは、組織内の業務やコミュニケーションを円滑にするソフトウェアのことを指します。Google Workspaceには、社内の連携作業や情報共有をスムーズにする機能が多数搭載されています。
クラウド型グループウェアの Google Workspaceは、オンライン環境さえあればいつでもどこからでも閲覧・利用できる点が便利です。さらに、GoogleカレンダーやGmail、GoogleドライブなどのGoogleのサービスと連携できる点も特徴といえるでしょう。
以下にGoogle Workspaceの資料をご用意しております。どのような機能があるのかをわかりやすく説明していますのでぜひご覧ください。
「Google Workspace」の資料ダウンロードはこちら
「Google Workspace」の主な特徴
Google Workspaceの主な特徴として、Gmailのメールアドレスに独自ドメインを取得できることが挙げられます。「ユーザー名@任意の文字.com」のように企業名などの文字列を設定できます。
また、高度な管理機能がある点も特徴の一つです。Google Workspaceの管理者は、管理コンソールですべてのサービスを管理できます。管理者に付与された権限に応じて、ユーザーの追加や削除、グループ設定、管理者ロールの割り当てなどが行えます。
さらに、安心のサポート体制が整っている点も注目すべきポイントです。365日24時間体制で電話、メール、チャットで対応しています。ほかにも、ストレージ容量が大きく、ユーザー1人あたり30GBから5TBまでの各プランに応じた容量を利用できます。
Google Workspaceについて詳しくは以下の記事をぜひご覧ください。
「Google Workspace」の特徴やメリットについて詳しくはこちら
仕事のスケジュール共有には「Google Workspace」
仕事の予定をスケジュール共有アプリを使って管理すると、チームのスケジュール共有が円滑になったり、チームワークが向上したりといったさまざまなメリットをもたらします。仕事のスケジュール共有には、多機能なGoogleカレンダーがおすすめです。特に有料版のGoogle Workspaceでは、仕事に必要な多くの機能が集約されています。
スケジュール共有アプリの導入を検討されている企業のご担当者様は、ぜひGoogle Workspaceの導入を検討してみてください。
