利用1つ1つのタスクを細かく管理することは、一見面倒のように感じます。しかし、大きなプロジェクトを計画通りに完了させるには、どんなに小さなタスクもつぶさに管理し、正確な進捗状況を可視化することがとても重要です。「急がば回れ」ではありませんが、思わぬところでプロジェクトの進行に影響が出る場合がありますので、慎重に物事を進めていくのが大切です。
そのため、各タスクを支援するための製品がプロジェクト管理やタスク管理と言われるツールです。クラウド型やインストール型を含めると、今では無数の製品が提供されていますが、自社にとって最適な製品を選択することは、プロジェクトを成功へと導く第一歩だと言えます。
本稿では、チームプロジェクト成功の条件とも言える、タスク管理ツールを正しく選ぶためのポイントをご紹介します。
まずは予算感を把握する
タスク管理ツールを選ぶにあたり、いきなり各製品の特徴を比較していく方法もありますが、ある程度利用者数や規模などの目安を立てることが有効です。
ある程度リサーチするだけで、料金体系や総額感など相場が把握できると思います。並行して「タスク管理ツールにいくらまでなら投資できるか？」という視点から予算の目安を立てるのがよいでしょう。
予算が固まれば、利用環境を考慮しながら予算内に収まる製品と、許容範囲内で予算を超える製品をピックアップして検討することで、まずは検討する製品の候補選定が可能になります。
また、この段階でどこまでツールの利用範囲を対象とするかを決めておく必要があります。全社基盤として使用するツールの場合と、グループや個人レベルで使用する場合とでは、要件として盛り込むべき内容も異なってきますし、まず持って選定基準をどのように設けるかを先に決めておく必要があります。
「予算」と「適用範囲」、この２点を踏まえた上で、製品の検討に入ると最初の整理が行いやすくなります。
タスク管理ツールの分類を理解する
一口にタスク管理ツールといっても、実にさまざまな製品が提供されています。個人での管理を想定したもの、チームでの管理を想定したもの、無料のもの、有料のもの、クラウド型、インストール型などです。
これらの分類を理解することで、より職場環境に沿ったタスク管理ツールを選ぶことができます。
クラウド型
パソコンやサーバーへのインストールは不要で、Webブラウザを通じて利用するタイプの製品です。モバイル用にアプリが提供されている場合もあります。
導入にあたり特別な作業は不要であり、Webサイトにアクセスしてアカウントを登録（契約）するだけですぐにでも利用できるものが大半です。
ソフトウェアメンテナンスが不要なので、情報システム部門に運営を委託する必要もなく、運用負担を軽減しつつ外出先からも利用できるなど、手軽さがメリットとも言えます。
インストール型
パソコンまたはサーバーにインストールして利用するタイプの製品です。カスタマイズ可能なものが多く、特殊な業務要件に対応している場合や、独自のタスク管理を実施したい場合に利用されています。
建築資材管理に特化したプロジェクト管理や、システム開発の稼働や予算管理ができる物など、クラウド型に比べて高機能であることが多く、一部のものでは環境構築やシステムの運用が必要になるケースなどもあり、専門性が高いのが特徴とも言えます。
OSS型
ソースが公開され、無償で利用できるタイプの製品です。システム開発などのエンジニアがソース管理や共有などに便利で普及しているケースや、好きな機能を自由にアドオンとして追加してさらに公開するなど、カスタマイズ性が高いことが特徴と言えます。
逆に一般ユーザ向けでなく、ある程度システム開発などで用いる知識が必要な場合もあり、扱いが難しい傾向があります。また、高いセキュリティなどの非機能用件はオウンリスクで利用することが多く、比較的技術力が高い企業向けエンジニアが対象になるケースが多いです。
製品特長を理解し、機能要件を固めていく
「自社が導入するタスク管理ツールに必要な機能は何か？」という要件を固めていくことで、導入の指針を作ります。その際に、さまざまなタスク管理ツールについてリサーチしてみて、一般的な製品の特長について抑えると整理が進みます。
標準機能とオプションや、連携できるシステムやサービスの種類、権限設定の範囲など、製品の特長を知ることで、タスク管理ツールの相場と各製品の料金妥当性を測ることにも繋がり、優先したい機能について洗い出すことができます。
最終的な機能要件を作成する段階までくると、導入プロジェクトを任された特定のメンバーだけで進めることが多くなります。ここで注意すべき点は、数人の限定された部門だけで作成した機能要件を中心に整理すると、他部門含め自社全体で理想する際にマッチしない製品を選んでしまう可能性が高くなる点です。
そのためには、一度作成した機能要件をブラッシュアップする際に、利用対象となる業務担当者やユーザー部門にもヒアリングや機能評価に参加してもらい、要不要を分類していき最終的な指針になる要件を作成することが大切です。
要件ごとに優先度を決めて製品を評価する
製品ごとに提供されているデモ操作やトライアルがあれば、積極的に利用することで机上の機能評価と異なった実際の使用感を理解することができます。
タスク管理はユーザインターフェースや操作性が非常に重要で、直感的にわかるメニューや操作性は細かいタスクを登録し管理する上で不可欠な機能とも言えます。そのため、実際に操作してみることで、違和感がないか判断することが大切です。
また、一般ユーザが使用しない管理系の機能などは、管理者数名が操作してみることで判断できると思いますが、全社利用など、多くの部門で利用することを想定している場合は、利用者のリテラシーにばらつきがある点も考慮し選定に参加してもらうことが重要です。
高機能であるものの難しい操作が必要な製品を導入してしまうと、全体としては利用率や定着率が低下してしまい、当初の目的であるタスク管理がまっとうできないことも発生してしまいます。
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タスク管理ツール「Asana」について
タスク管理ツールは日常業務で使用する頻度も高く、うまく全社で利用することができると、生産性も飛躍的に向上させることができます。
そのため、価格面や手軽に使えることだけに注目して安易に選定してしまうのではなく、社内で利用する範囲やその利用者のスキル、どう言った業務で使用するかなど、選定する前段階できちんと考慮しておくことが大切で、利用対象も多くなるため、利用者全員が一定のレベルで使いこなせることがとても重要になります。
最後に、タスク管理ツールの「Asana」についてご紹介します。Asana はクラウドサービスで提供されるプロジェクト管理・タスク管理のツールです。
基本機能がしっかり揃っていて、ワークフローなどでタスクを自動で割り当てるなど、便利な機能が満載です。そのような Asana ですが特筆すべきポイントは、ユーザーインターフェース（画面デザイン）に非常にこだわった製品であり、視覚的に見やすい画面と高い操作性によって、ITツールの操作に不慣れなユーザーにも親しみやすくなっています。この点は導入後のツールの定着化やサポートに特に大きな効果があります。
例えば、タスク表示の際に、カンバン形式で自由に状態を操作できる機能に加え、リスト形式で一括でステータスを変更するなど、用途によって簡単に画面を切り替えることが可能で、効率よくタスクを整理・管理することができます。
また、Google Chrome と連携しタイムトラッキングツールの「Toggle」を使用でき、タスク消化にどれくらいの時間を費やしているか？を把握できるので、タスク進行をさまざまな角度から分析できる点も便利な機能です。
もちろん、普段使用している Google Workspace（旧 G Suite）やGoogle ドライブ など業務アプリケーションとの連携や、GitやGitHub、JIRAなどシステム開発を行うエンジニアが使用するツールとも簡単に連携することができ、各部門やユーザごとに独自にカスタマイズしながら Asana を利用することができます。
そのため部門ごとに管理するタスクの種類が異なるため、求められる機能も多様化してしまうのですが、多くのアプリケーションと連携できる Asana はどの点でも共通して使用するタスク管理ツールとして非常に便利です。
また、これからタスク管理を導入する企業向けに、15名以下なら無料で利用できるBasicプランなども用意されていて、試験的に特定チームで使用することで、具体的な評価や検討を進めることができます。
是非タスク管理ツールを検討されている方はお試しください。
