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企業の情報共有システムにおける課題とは?
対処法についても紹介

 2021.10.18  株式会社電算システム


「部下が報連相をしてくれない」「業務に関する知識やノウハウが属人化している」など、情報共有の仕組みに課題を感じている企業は多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、企業の情報共有システムにおける課題やその対処法、情報共有のメリットなどについて解説します。

企業の情報共有システムにおける課題とは?

情報共有とは?

そもそも情報共有とは、個々の従業員がもつ情報を「社の資産」として蓄積・共有・活用することを意味します。ここでいう情報とは、業務の進捗状況や達成した仕事の成果はもちろん、業務運営において必要なノウハウや人脈なども含みます。報告・連絡・相談を指す「報連相」は、情報共有の最も基本的なテンプレートといえるでしょう。

誰がいつどのような仕事をしていて、そのために必要な手順がどういったものであるかを部署単位、あるいは会社単位でしっかり情報共有しておくことで、従業員間の連携や引き継ぎが容易になります。また、これによって、業務の属人化を防いだり、トラブルの予防や早期対応が可能になったりするという効果も期待できるでしょう。

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情報共有のシステムがうまくいかない原因と対処法

組織として機能する企業にとって、情報共有は最も基本的なことであるともいえますが、ここに課題を抱える企業は数多く存在します。以下では、情報共有のシステムがうまくいかない原因と対処法について解説します。

情報共有に対する意識が低い

情報共有のシステムがうまくできない原因のひとつとして、そもそも情報共有の重要性や必要性について管理職も含む従業員がしっかり理解していない、という状況が挙げられます。これは案外、仕事を数多く抱えている有能な社員にもしばしば見受けられる特徴です。「あの案件についてはAさんしか知らない・担当できない」といった言葉は半ば称賛混じりのものとして耳に入ってきますが、それは業務の属人化や情報共有の不足が生じている兆候です。思い当たる節のある企業の方は、全社的にあらためて情報共有の必要性を周知徹底しましょう。

ルールが定まっていない

情報共有の機能不全が起こる第二の原因は、情報共有に関するルールが定まっていないことが挙げられます。何かあったらその都度相談・報告するという仕方は、無駄や取りこぼしが多いものです。たとえば遠慮がちな新入社員などは、何か質問があっても上司や先輩社員が忙しそうだから聞けないといった状況にしばしば悩まされます。そのため、いつ、誰に、どのようなタイミングで情報共有すべきなのか明文化し、システマタイズすることは非常に重要です。

また、どのような情報を共有しなくてはいけないのかという基準が明らかにされていないと、会社にとっては重要な情報でも従業員側はそうと認識せずに報告しないということも起こりえるでしょう。このため、どのような情報を共有すべきなのか、その内容面についても一定のルールを設けておくことも情報の粒度をそろえる意味で大切です。ルールをしっかり整備し、従業員に遵守させることで、少なくとも最低限の情報共有は可能になります。

環境が整備されていない

たとえ、従業員の情報リテラシーが高くても、情報共有のための場やツールなど環境面が整備されていないと情報共有はうまくいきません。これはとりわけ、コロナ禍におけるテレワークにおいて非常に重要です。テレワークにおいてはビジネスチャットやデータ共有のためのツールが整備されていないと、情報共有が非効率的ないしは限定的になりがちで、最悪の場合、個々の従業員が物理的・精神的・情報的に孤立している状態をも招いてしまいます。情報共有ツールの整備を進めたり、チーム間でのミーティングを定期的に設けたりすることで、こうした事態に対処しましょう。

情報共有のシステムがうまくいかない原因と対処法

情報共有のためのシステムを整えることで企業はどのような利益を得られるのでしょうか。以下では、情報共有のメリットについて解説します。

ナレッジ(知識)の共有

情報共有のメリットの第一は、ナレッジ(知識)の共有が可能になることです。情報共有を徹底することで、業務の属人化を防ぎ、個々の従業員がそれぞれ蓄積してきた有用な知識やノウハウを社内全体で活用することが可能になります。個人の知識がマニュアル化され、組織的に活用されていくなかで、それがより優れたものへ集約され、業務効率化が進むことも期待できるでしょう。

コミュニケーションの活性化

情報共有が不足している企業においては、従業員間が互いにどういった作業をしているのか分かりづらいため、協力もしづらく、互いに没交渉になりがちです。逆に言えば、たとえ業務上の情報共有がメインだとしても、互いにどのような業務を遂行し、そこでいかなる課題に直面しているのかを共有することで、サポートし合ったり、人間関係を深めたりすることにもつながります。コミュニケーションが活発な職場は雰囲気も明るくなりやすく、離職率の低下なども見込めるでしょう。さらに、従業員間のコミュニケーションのなかから新たなイノベーションが生まれるといったことも期待できます。

迅速な意思決定やトラブル対処が可能

「三人寄れば文殊の知恵」ということわざに示される通り、個人では解くのが難しい問題も、誰かと相談したり、共有したりすることによって迅速に解決することは珍しくありません。情報共有やコミュニケーションが活性化することで、組織の問題解決能力は底上げされ、迅速な意思決定が可能になります。また、一人では見逃しがちなミスやトラブルも、複数人で点検すれば早期発見しやすく、問題が深刻化する前に素早く対処できるでしょう。

Google Workspace 事例
Google Workspace

情報共有のシステムがうまくいかない原因と対処法

情報共有を活性化するためには、それに適した各種ITツールを活用するのがおすすめです。以下では、組織の情報共有を促進するのに役立つ各種ツールをご紹介します。

チャットツール

「Chatwork」や「Slack」などで知られるチャットツールは、メールなどと比べてリアルタイムで気軽にコミュニケーションしやすいのが特徴です。文書や画像などのファイルを添付できるほか、タスク管理なども行える場合があります。少人数での利用なら無料で使えることも多いので、気軽に試すことが可能です。

データ共有ツール

クラウドストレージを利用したデータ共有ツールは、チームでファイルを共有・活用するために有用です。データ共有ツールには「Microsoft OneDrive」や「Googleドライブ」のようなグループウェア型のサービスと、「Box」や「Dropbox」のようなストレージ単体のサービスに分けられます。

SFA(営業支援)ツール

SFAとは“Sales Force Automation”の略称で、営業支援システムなどと訳されます。SFAにおいては、主に営業活動における業務の自動化や一元的な情報管理を通して、見込み顧客を育て、新しい新規顧客の獲得をするために活用されます。SFAを活用すると、営業部門全体のマネジメントがしやすくなるほか、煩雑な業務をツールによって自動化することで、社員が営業活動に専念しやすくなるでしょう。

CRM(顧客管理)ツール

CRMとは“Customer Relationship Management”の略で、「顧客関係管理システム」と訳されます。CRMにおいては顧客がもつ種々の属性や自社との取引実績や営業の訪問スケジュールなど、顧客に関するあらゆる情報を管理可能です。SFAの機能を搭載したCRMも存在し、その場合は見込み顧客から顧客化するまでの一連のプロセスも一元的に管理できます。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、仕事の担当状況や進捗状況、スケジュールなどを管理するためのツールです。タスク管理ツールをチーム間で共有・活用することによって、メンバーはそれぞれの仕事状況を確認して連携し合ったり、管理者が全体のマネジメントをしやすくなったりする効果があります。

まとめ

組織の情報共有を促進するためには、各従業員の意識改革やルールの整備、ITツールの導入などが効果的です。情報共有をしっかりすることで、各従業員の「個人的な知識」は「企業の知識」へと昇華され、組織全体の業務効率化などに寄与します。また、情報共有を通して従業員間のコミュニケーションが活性化することで、問題発生時の早期解決なども可能になります。自社の情報共有のあり方に課題を感じている企業の方は、ぜひ本記事を問題の改善に役立ててみてください。

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