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テレワークの落とし穴!クラウドツール活用の課題とは

 2021.01.18  ラクまるブログ編集部

今もなお猛威を振るう新型コロナウイルス。「新しい生活様式」という言葉が生まれ、私達の暮らしは大きく変わってしまいました。
ビジネスにおいても、テレワークの推奨とともにグループウェアWeb会議システムの導入を決断した企業は多いはずです。今の時代、クラウドで仕事ができるツールは無くてはならないものになっています。

しかし一方で、テレワークを実施したが故に起こっている問題もあるのではないでしょうか?もし次のような問題に当てはまっていれば、仕事のやり方を変えてみた方がいいのかもしれません。

テレワークの問題:個人として

過剰なチャットでのやり取り

メールより手軽に素早くコミュニケーションが取れるものとして、ビジネスの場でもチャットは主流なものとなりました。グループチャットがあれば、全体共有も簡単にできますよね。
ただ、手軽であるが話が脱線したり、違う話題が飛び込んできたりしやすかったりします。自分が話したかった内容が追いやられてしまえば、もう一度それを見てもらうために遡ったり発言し直すのも手間になってしまいます。

増え続けるWeb会議

相手がどこにいても対面で会話ができるWeb会議。こちらも今ではテレワークに必須のシステムです。訪問と比べて、移動にかかる時間やコストを削減できるのもメリットです。
しかし、こちらも簡単に人を招待できるが故に、社内でのちょっとした相談事や報告で多用されがちです。仕事をする上で確認したいことなどがあれば、背景や経緯をしっかり説明したいですからね。
チームや部署での会議も、本来それ自体は仕事の成果にはならず、そこで生まれた意見や決まりを業務に落とし込んではじめて仕事の成果につながります。
そのため、会議自体は少なければ少ないほど良い訳です。しかし昨今は、人によっては「気づいたらWeb会議だけで一日終わってしまった!」という日もあるかもしれません。

いまいちチームや会社に貢献できているかわからない

コミュニケーションツールがあるとはいえ、やはり離れ離れで仕事をしているとチームの一体感は崩れていきます。
メールやチャットで何か仕事を頼まれても、「この仕事は一体何につながるのか?」という部分が見えてこないと、どうしても”やらされてる感”が出てしまいますよね。淡々と仕事をこなすだけでは、やりがいは生まれません。
自分が評価されるような仕事をしているかどうかも、今まで以上にわかりづらくなっているのではないでしょうか。

テレワークの問題:組織として

社員それぞれの状況が把握できない

今までは同じオフィスに集まることで、誰がどんな様子で仕事をしているか常にわかり、助けが必要な人がいればすぐにフォローできるような環境で仕事ができていました。
しかし、社員がそれぞれ別の場所で仕事をすることも多くなった今では、誰が今どんな仕事をいつまでにこなさなければいけないのかは全く見えません。
ただ「ノルマを達成しているか」「進捗状況はどうか」だけでなく、「社員全員が同じ目標に向かって仕事に取り組んでいるか」。それがわからなければ、それぞれの仕事はただ闇雲になり、「会社に貢献しているかわからない仕事をし続ける」という空虚な時間が生まれてしまいます。

「勤務時間」だけでの評価が難しくなっている

ほとんどの企業では、何らかの方法で勤務時間を打刻し、その時間を給与に反映させているかと思います。勤怠システムもクラウドのものなどたくさん出ているため、テレワークで時間の管理に困るということも今はそうないと思います。
それでも、その日その人は何を成したのか?ということについては実際に仕事ぶりを見なければわかりません。一日の最後に日報、という手もありますが、人によってはやや負担に感じる可能性もあります。
それに、一日のタスク量だけでなく、一つのタスクにかかる時間も業務によって違うはずです。15分で終わる作業をたくさんこなす人と、長期間一つの作業に集中する人。一日単位で見た時の成果は前者の方が優れているように感じますが、後者はより大きな成果となる重大な仕事をしているのかもしれません。
「その日どんな仕事をしたのか」だけでなく、「その仕事は何につながっているか」が明確になることで、より評価に正当性が生まれます。社員にとっても、自分の仕事がしっかりと評価されることによって今まで以上にやりがいを感じてくれることでしょう。

組織が一丸となって同じ目標に進んでいるかわからない

組織というものは理念や目標を掲げており、社員はそれを達成するために日々動いているはずです。しかし、それを意識して仕事をしている人はどれだけいるでしょうか?これはテレワークでなくても課題になり得ますが、全員がバラバラな状況であれば尚更難しくなります。
前述した通り、「その仕事は何につながっているか」を明確にすることが大切です。「自分たちの仕事には意味と価値が必ずある」ということを示していけば、自ずと社員のエンゲージメントも高まるはずです。
とはいえ、いくら朝礼や全体会議で組織の目標を何度も話したところで、それを覚えさせることはできても、社員それぞれの仕事とつなげて考えさせるところにまで至るかと言われればそうでもありません。それらを意識付けさせるには、やはり目標管理の取り組みも必要になってくるでしょう。

「クラウド化」「見える化」はゴールではない

ここまでに挙げた問題は、ごく一部のものに過ぎません。
これまで多くの企業がテレワークや働き方改革に向けて動いていたかと思いますが、「クラウド化を果たした」「テレワークができた」「見える化ができた」をゴールにしていいのでしょうか?
上記のようなものは、所謂「働き方改革」においてはあくまでも手段であり、目的ではありません。これらを実現してはじめて、働き方改革を始められるのです。
それでは、働き方改革の真の目的とは何でしょうか。残業時間の削減、従業員エンゲージメントの向上、イノベーションの促進など、挙げればたくさんあるはずです。しかし、前述したように目的と手段が入れ替わってしまうと、それらへは到達しないまま、「ただ少し利便性がよくなった」というだけの結果で終わってしまうのです。

今こそ必要なのがワークマネジメント

それらの真の目的を果たすためには、本ブログで挙げたような問題を解決していく必要があります。そこでキーになるのがワークマネジメントです。
仕事に関する報連相を最適化し、それぞれの仕事が全体においてどのような位置にあるか、そしてそれらはどのように会社の目標につながっていくかを明確にできる。そんなワークマネジメントプラットフォームとして、弊社ではAsanaをおすすめしております。

今こそ必要なのがワークマネジメント

Asanaでは一つの業務をタスクに落とし込み、期日や担当者を明確にした上で、そのタスク上でファイルや会話のやり取りができます。
「期日や担当者を明らかにする」ということに抵抗を持つ方もいるかもしれませんが、それらがはっきりとしているだけで仕事は確実に前に進むようになります。また、担当者については「その人が責任を取る」というネガティブな意味合いではなく「この範囲はその人がおオーナーとして進める権限を持つ」という意味合いで運用していただくことによって、より活き活きと働ける環境になるでしょう。
もちろん、それぞれが動かしているタスクや、その集まりであるプロジェクトを、マネジメント層が俯瞰的にモニタリングすることも可能です。どれだけタスクが完了したか、どれだけの時間をかけたかが可視化されれば、新たな評価指標にもなることではないでしょうか。

今こそ必要なのがワークマネジメント

また、AsanaにはOKRに特化した目標管理機能があります。
組織全体の目標から部署の目標、チームの目標、個人の目標とドリルダウンで確認できる他、その目標に関連するプロジェクトなどを紐付けることで、”プロジェクトの完了⇨目標達成への貢献”をより実感できる仕組みになっています。組織内の目標と、それに紐づく仕事が見えることで、社員が離れ離れになりがちなこの状況でも一体感をもって仕事に取り組めるのです。

皆さんの会社では、ここで挙げた問題は起こっているでしょうか?もしくは、今後起こりそうでしょうか?
もし皆さんの会社で真の働き方改革をしたいということであれば、ワークマネジメントで「仕事の最適化」を始めてみましょう。


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