Google Workspace の導入を検討されている企業の皆様も数多くいらっしゃると思いますが、「今使っているグループウェアと同じようなインターフェースで移行したいのだけど？」、「機能的に使えない機能が出てくるのは困るな！」といった形で移行に躊躇されている企業の皆様の声をお聞きすることがよくあります。今回電算システムでは、そんな企業様に向けて既存のグループウェアから Google Workspace） へ移行するにあたって移行をサポートするアドオンソリューションについてご紹介したいと思います。
今回ご紹介するのは、Google Workspaceのアドオンサービス提供において多くの実績を持つサイオステクノロジー株式会社が提供する「 Gluegent シリーズ」です。どのようにして既存グループウェアから Google Workspace への移行を実現しているのでしょうか？ サイオステクノロジー株式会社の内藤様に詳しいお話をお伺いしてきましたので、ご紹介いたします！
そもそもそも既存のグループウェアを利用中のお客様は、Google Workspaceへ移行する時にどんな課題があるのでしょうか？
吉岡：皆さん長年サイボウズ、デスクネッツなどのグループウェアをお使いですよね。そうすると「Google Workspaceは利用したいけど今使っている機能と同じじゃないと厳しいな」とか「今のグループウェアの画面とイメージが変わるからメールだけ利用する」というお客様が多いです。
吉川：確かにそうですね、私たちのお客様でも同じような反応で Google Workspaceへの移行を躊躇していたり、Gmail だけしか利用しないお客様もいたりしますね。
吉岡：そこでサイオステクノロジー株式会社では、そのようなお客様のご要望にお応えするアドオンを提供しております。会社全体の連絡先を共有する「Gluegent Apps 共有アドレス帳」、会議室や他の人の予定を一括でみられるようにする「Gluegent Apps グループスケジューラ」、Google Workspace のアカウント情報を利用し、業務を効率化できるワークフロー「Gluegent Flow」、Googleサイト 上で利用できる掲示板などのガジェット機能「Gluegent Gadgets」を提供し、グループウェアの移行を円滑に行うお手伝いをしております。
吉川：それぞれの機能を詳細に教えていただけますか？
全社的なメールアドレスの共有に最適「Gluegent Apps 共有アドレス帳」
会社組織にあわせた階層管理が可能
組織階層から宛先を選択できるので、メールの誤送信リスクを減らすことができます。ユーザー側でアドレス帳をメンテナンスする必要はありません。
個人用途にはマイグループ機能でより便利に
検索機能やプロフィールなど、アドレスを探す際に必要となるサポート機能を完備。よく使う宛先は「マイグループ」に設定しておけば、チームやプロジェクト単位での管理も簡単に行えます。
シンプルな操作で使い勝手バツグン
基本操作は「開いて選ぶ」だけ。シンプルな画面にすることで使い勝手に配慮いたしました。Gmailの画面からもシームレスに操作できます。
既存グループウェアの持つスケジューラをクラウドへ 「Gluegent Apps グループスケジューラ」
既存スケジューラを負担なくクラウド化へ
Gluegent Apps グループスケジューラを使えば、既存のスケジューラ機能を抵抗なくクラウドへ移行することができます。これまで使っていたツールと操作感や見た目で差がありません。
自分に関係するスケジュールだけを閲覧
「マイグループ」機能を活用すれば、スムーズに切り替えながら自分が関係するチームやグループのスケジュールだけを閲覧可能です。
多彩な表示形式を実現
「日ビュー」「週ビュー」「週帯ビュー」など、多彩な表示形式をご用意。Google Apps アカウントに紐づくデフォルトカレンダーに加えて、Google カレンダー で新しく作成されたスケジュールも表示できます。
Google Workspaceと強力連携するワークフローシステム「Gluegent Flow」
ワークフローのクラウド化を実現
Gluegent Flow は、申請から承認、決裁に至るまでのワークフローを、クラウド上で実現するために開発されました。日本の組織に特有の多段階の承認ステップや合議・条件分岐だけでなく、任意の承認者を申請者が独自に選択できる設定にすることも可能です。Gluegent Workspaceのアカウント情報や組織階層を活用するため、ワークフロー側で組織情報のメンテナンスが省力化できるのも特徴です。
利用者に使いやすい画面
テキスト、ラジオボタン、プルダウン、添付ファイルといった基本フォームはもちろん、ExcelやWordなどのドキュメントを読み込み、既存の申請書と見た目を変えずに作成することも可能。Googleスプレッドシートで作成したマスターデータを設定すれば各項目の自動入力設定もできて、ユーザーの視点に沿った豊富かつ強力な機能をご用意しております。
管理者の運用負担を軽減
Gluegent Flowは、承認経路やフォームをノーコードで作成可能。システム管理者と別に管理者権限を付与できるため、情報システム部門でなくても編集・運用が可能なため、情報システム部門の運用負担を軽減します。
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既存のポータル機能をガジェットで利用可能に
「Gluegent Gadgets」
これまでの機能が利用可能に
「流れる文字」「カレンダー」「伝言メモ」など、人気の高い機能をもれなく完備。クラウドに移行してからも、スムーズに業務を行える環境をご提供いたします。
掲示板機能でコミュニケーションの円滑化
便利な未読管理を備えた「掲示板機能」を搭載。周知されていない情報を個別にメールで送信することも可能です。重要項目の伝達もれを防ぎます。
クラウドへの移行を促進
Gluegent Gadgets があれば、機能や使い勝手の面からクラウドへの移行をためらう必要はありません。備え付けられていた付随機能をそのままご利用いただけます。
内藤：これらの機能を使うことで既存グループウェアをご利用のお客様は Google Workspaceへの移行を機能を下げることなく実現できるようになるのです！
吉川：これだけの機能が一社で提供できるのであれば、既存のグループウェアからの移行も現実味が高まりますね。
内藤：はい、そうですね。こちらの機能については小規模のお客様から大規模なお客様までご利用いただくことが可能です。現在は４つの機能を４つのサービスとして提供しており、１つずつご導入頂けます。特に Gluegent Flow は本格的なワークフロー機能を持っており、スマホでも申請や承認ができますので、中小企業から大企業まで多くの企業でご利用いただいています。
