既存グループウェアから G Suite(旧 Google Apps)への移行方法とは

 2015.12.21  電算システムブログ編集部

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こんにちは、電算システム 吉川です。
Google Apps for Work™ を検討をされている企業の皆様も数多くいらっしゃると思いますが、「今使っているグループウェアと同じようなインターフェースで移行したいのだけど?」、「機能的に使えない機能が出てくるのは困るな!」といった形で移行に躊躇されている企業の皆様の声をお聞きすることがよくあります。今回電算システムでは、そんな企業様に向けて既存のグループウェアから Google Apps for Work へ移行するにあたって移行をサポートするアドオンソリューションについてご紹介したいと思います。

今回ご紹介するのは、Google Apps のアドオンサービス提供において多くの実績を持つ株式会社グルージェントが提供する「 Gluegent シリーズ」です。どのようにして既存グループウェアから Google Apps への移行を実現しているのでしょうか? 株式会社グルージェントの吉岡様に詳しいお話をお伺いしてきましたので、ご紹介いたします!

そもそも既存のグループウェアを利用中のお客様は、Google Apps for Work へ移行する時にどんな課題があるのでしょうか?

吉岡:皆さん長年サイボウズ、デスクネッツなどのグループウェアをお使いですよね。そうすると「Google Apps は利用したいけど今使っている機能と同じじゃないと厳しいな」とか「今のグループウェアの画面とイメージが変わるからメールだけ利用する」というお客様が多いです。

吉川:確かにそうですね、私たちのお客様でも同じような反応で Google Apps への移行を躊躇していたり、Gmail だけしか利用しないお客様もいたりしますね。

吉岡:そこでグルージェントでは、そのようなお客様のご要望にお応えするアドオンを提供しております。会社全体の連絡先を共有する「Gluegent Apps 共有アドレス帳」、会議室や他の人の予定を一括でみられるようにする「Gluegent Apps グループスケジューラ」、Google Apps のアカウント情報を利用できるワークフロー「Gluegent Flow」、Google Sites 上で利用できる掲示板などの10個以上のガジェット機能「Gluegent Gadgets」を提供し、グループウェアの移行を円滑に行うお手伝いをしております。

吉川:それぞれの機能を詳細に教えていただけますか?

全社的なメールアドレスの共有に最適「Gluegent Apps 共有アドレス帳」

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会社組織にあわせた階層管理が可能

組織階層から宛先を選択できるので、メールの誤送信を未然に防ぐことができます。ユーザー側でアドレス帳をメンテナンスする必要はありません。

個人用途にはマイグループ機能でより便利に

検索機能やプロフィールなど、アドレスを探す際に必要となるサポート機能を完備。よく使う宛先は「マイグループ」に設定しておけば、チームやプロジェクト単位での管理も簡単に行えます。

シンプルな操作で使い勝手バツグン

基本操作は「開いて選ぶ」だけ。シンプルな画面にすることで使い勝手に配慮いたしました。Gmailの画面からもシームレスに操作できます。

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既存グループウェアの持つスケジューラをクラウドへ 「Gluegent Apps グループスケジューラ」

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既存スケジューラを負担なくクラウド化へ

Gluegent Apps グループスケジューラを使えば、既存のスケジューラ機能を抵抗なくクラウドへ移行することができます。これまで使っていたツールと操作感や見た目で差がありません。

自分に関係するスケジュールだけを閲覧

「マイグループ」機能を活用すれば、スムーズに切り替えながら自分が関係するチームやグループのスケジュールだけを閲覧可能です。

多彩な表示形式を実現

「日ビュー」「週ビュー」「週帯ビュー」など、多彩な表示形式をご用意。Google Apps アカウントに紐づくデフォルトカレンダーに加えて、Google カレンダー で新しく作成されたスケジュールも表示できます。

ワークフローのクラウド化を簡単に実現「Gluegent Flow」

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ワークフローのクラウド化を実現

Gluegent Flow は、申請から承認、決済に至るまでのワークフローを、クラウド上で実現するために開発されました。承認者や決済者を割り当てられるだけでなく、申請者が独自に選択することも可能です。

多彩な入力項目

テキスト、ラジオボタン、プルダウン、添付ファイルといった基本フォームはもちろん、関数やプルダウンに対応した親子機能など、ユーザーの視点に沿った豊富かつ強力な機能をご用意しております。

「Gluegent Flow ガジェット」でタスク管理

「Gluegent Flow ガジェット」を活用すれば、タスク状況が一目で把握できます。経過時間に応じて色が変わるなど、緊急性なども瞬時に判別することが可能。申請処理の停滞を防ぎます。

既存のポータル機能をガジェットで利用可能に
「Gluegent Gadgets」

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これまでの機能が利用可能に

「流れる文字」「カレンダー」「伝言メモ」など、人気の高い機能をもれなく完備。クラウドに移行してからも、スムーズに業務を行える環境をご提供いたします。

掲示板機能でコミュニケーションの円滑化

便利な未読管理を備えた「掲示板機能」を搭載。周知されていない情報を個別にメールで送信することも可能です。重要項目の伝達もれを防ぎます。

クラウドへの移行を促進

Gluegent Gadgets があれば、機能や使い勝手の面からクラウドへの移行をためらう必要はありません。備え付けられていた付随機能をそのままご利用いただけます。

吉岡:これらの機能を使うことで既存グループウェアをご利用のお客様は Google Apps への移行を機能を下げることなく実現できるようになるのです!

吉川:これだけの機能が一社で提供できるのであれば、既存のグループウェアからの移行も現実味が高まりますね。

吉岡:はい、そうですね。こちらの機能については小規模のお客様から大規模なお客様までご利用いただくことが可能です。特にワークフロー機能をもった Gluegent Flow は本格的なワークフロー機能を持っていますので、大企業での利用実績も数多くあります。

弊社では「Google Apps のりかえキャンペーン」を記念して、「国産グループウエアから Google Apps へのリプレイスセミナー」を開催いたします。導入で失敗しないコツや同等の機能を実現するための拡張ソリューションをデモを交えてご紹介いたしますので、ご興味ある方はこの機会にぜひご参加ください。

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