G Suite 管理コンソールでできること!

 2019.02.27  電算システムブログ編集部

コラボレーションツールを組織全体で安全に使用するために、欠かせない機能が「管理コンソール」です。G Suiteでは管理コンソールの機能を充実させることで、シンプルながらもサービス全体を一元管理し、安全性と快適性を維持したコラボレーションツールを実現できます。

本稿ではそんな管理コンソールの機能を一覧でご紹介するので、G Suite のサービス管理にぜひご参考ください!

データ移行

他のコラボレーションツールやメールシステム等からG Suiteへ刷新した際は、データ移行サービスを使用してメール・連絡先・カレンダーのデータを G Suite に素早く移行できます。特にユーザー数が多い場合はデータ移行サービスを使用することで大幅な工数削減になり、ほとんどのメールサーバー接続の設定を自動的に行うことができます。たとえば次のようなケースでデータ移行サービスの使用をおすすめします。

  • 既存環境※がサポート対象である
  • 高度な IT スキルや複雑なプログラミングを必要としない移行ツールを使いたい
  • 移行ツールをインストールせず、クラウドで動作するツールを使いたい
  • 1 台のサーバーからのみの移行なので、簡単にしたい
  • メール、カレンダー、連絡先をそれぞれ別に移行する場合
  • 詳細なログは必要ないので、トラブルシューティングを簡単に行いたい

※Exchange Webサービス(EWS)をサポートするMicrosoft® Exchangeサーバー、特に Office 365、Exchange 2013、Exchange 2010、Exchange 2007(メール、連絡先、カレンダーの移行)

Gmail、Exchange 2003とそれ以前のバージョン、Yahoo!などのウェブメールプロバイダのIMAPサーバー(メールの移行)

セキュリティ

G Suiteが多数のユーザーから人気を得ている理由の1つが「堅牢なセキュリティ」です。Google が G Suite を安全に運用しているということはもちろん、サービスに備わっている強力なセキュリティ機能によって安心安全な使用を可能にしています。

シングルサインオン

シングルサインオンは1回のログインで複数サービスをアクティブにするという機能であり、ユーザーの利便性を向上するだけでなくパスワード管理問題を解消し、セキュリティを向上できる機能です。現代ビジネスでは1人のユーザーが複数のサービスを使用するのが足り前ですが、ログインパスワードをいくつも覚えたり管理するのが面倒なために、同一パスワードを使用するケースが多々あります。ただしこれは第三者による不正アクセスの危険性が高く、パスワードはサービスごとに変更することが推奨されています。

そこでシングルサインオンを使用すると、複数のサービスに複雑なパスワードを設定しても、たった1回のログインですべてのサービスがアクティブになるのでセキュリティが向上します。

2段階認証プロセス

最近では流出したアカウントID・パスワード情報から不正ログインが発生したり、紛失した端末から不正ログインが発生するといった事例が増えています。そこでこの問題を解消するために2段階認証プロセスが活躍します。

この機能はユーザー本人のスマートフォン(携帯電話)でのみ取得できるセキュリティコードがは発行され、サービスへのログイン時にそのコード入力が求められます。そのためたとえばアカウントID・パスワード情報が流出したり、端末を紛失してとしてもセキュリティコードが入力できないため、不正ログインが発生しないというものです。

特別な危機を必要とせずスマートフォンがあれば2段階認証が可能になります。

セキュリティダッシュボード

外部とのファイル共有に関するインサイト、組織内のユーザーを標的とする迷惑メールや不正なソフトウェアに関する視覚的情報、現在のセキュリティ対策の有効性を示す指標を1つの統合型ダッシュボードに表示するため、G Suite管理者はサービスのセキュリティ状況をいつでも確認できます。さらに、迷惑メール、フィッシング、不審なメール、不正なプログラムを含むとみなされたメールを分析し排除します。

このようにG Suiteには強力なセキュリティ機能が備わっており、ユーザー独自に安心安全なサービス利用環境を整えることもできます。

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モバイル端末の管理

スマートフォンの紛失やタブレットの盗難といった事態に備え、モバイル端末管理(MDM)でデータのセキュリティを確保できます。画面ロックや安全なパスワードの設定を必須にしたり、Android と iOS の端末のワイプや指定アカウントのワイプを使って機密データを消去したりすることも可能です。

近年ではビジネスシーンでスマートフォンを使用するケースが非常に多く、シャドーITを防ぐために私用スマートフォンの使用を容認している企業もあります。それと同時に問題になっているのがスマートフォンの紛失や盗難によって内部データが漏えいしてしまうことです。

さらにセキュリティを向上するだけでなく、必要な業務をアプリを従業員が見つけられるように管理コンソールからGoogle PlayまたはApp Store経由でビジネス向けアプリケーションを配布できます。さらに、内部限定のAndroidアプリをGoogle Play プライベートチャネルでホストすることも可能です。

ユーザーの私用端末を業務に私用するBYODも G Suite の管理コンソールから実現できるので、新しいワークスタイルの提案にも最適です。

監査ログ

コンプライアンスを維持したり組織のガバナンスを徹底するためにはユーザーの使用状況を常にチェックできる監査ログ機能が欠かせません。もちろん G Suite の管理コンソールには監査ログ機能が備わっています。そこではユーザーログイン、ドライブ、管理コンソール、OAuthトークン、カレンダー、グループといった数種類の監査ログが取得でき、レポートから使用状況やセキュリティを確認することも可能です。

監査ログデータはサービス上に自然と蓄積されていくので、万が一コンプライアンス違反にあたる使用が発覚しても、すぐに原因を突き止めることができます。

管理コンソールを有効活用しよう!

G Suite を安心安全に使用するためにはやはり管理コンソールの機能を十分に理解した上で、適切な運用のために管理コンソールの多数の機能を使いこなすことにあります。そのためには常日頃から管理コンソールに触れて、何ができて何ができないのかを実感することが大切です。

当社電算システムでは管理コンソールの使用方法を含め、皆様が安心安全に G Suite を使用するためのお手伝いをしております。これから G Suite を使いたいというユーザーの皆様は、ぜひ電算システムまでご連絡ください。

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