スケジュール共有と聞いて実際使ったことある方、まだ使ったことがない方いると思いますが、組織のスケジュール共有には、Google Workspaceがおすすめです。Google Workspaceのカレンダーは利便性やセキュリティの高さから、企業や教育機関といったさまざまな組織で利用されています。
本記事では、Googleカレンダーの機能、スケジュール共有アプリを使うメリットや、選ぶポイント、よく質問されるQ&A集を解説しています。スケジュール共有アプリで、ビジネスの予定を管理したいという方は、ぜひご参考になさってください。
スケジュール共有アプリを使う3つのメリット
予定管理を便利にするためにスケジュール共有アプリの活用がおすすめです。スケジュール共有アプリを使う3つのメリットを解説します。どのように便利になるのか具体的に見ていきましょう。
複数人での日程調整がしやすい
スケジュール共有アプリにスケジュールを登録しておくと、メンバーがお互いの予定を把握できます。開始・終了時刻や参加メンバー、場所といった予定の詳細が瞬時にわかるため、予定を立てる際に日程調整がしやすいです。また、メンバーのスケジュールが見えるようになっているため、複数人が参加する予定を入れるときに共通の空き時間を見つけやすいです。
時間や場所を問わずに予定を確認できる
スケジュール共有アプリは、スマートフォンやタブレットから時間や場所を問わずに予定を確認できます。紙のカレンダーやホワイトボード、社内のパソコンだけでしか使えないツールなどでは、外出先でスケジュールの確認や編集ができません。スケジュール共有アプリなら、いつでもどこでもメンバーのスケジュールを確認できるほか、自分の予定が変更した場合もすぐにメンバーに共有できます。
指定した時間に予定を通知する機能がある
スケジュール共有アプリのリマインダー機能は、指定した時間に通知が届くように設定できます。あらかじめ指定した時間にメールや通知バッジ、アラームなどで通知してくれるため、うっかり予定を忘れるのを防げます。また、予定開始30分前、1時間前などに通知が届くように設定すれば、予定の時間までに行うべきタスクに抜け漏れがないか確認することが可能です。
スケジュール共有アプリを選ぶときの5つのポイント
スケジュール共有アプリは、必要な機能を備えたツールを選ぶことが大切です。以下で、スケジュール共有アプリを選ぶときの5つのポイントを解説します。ぜひどのような機能が必要か考えながらご覧ください。
共有機能が使いやすいか
スケジュール共有アプリは使用頻度が高いため、メインとなる共有機能の利便性を重視して選ぶのがおすすめです。スケジュール共有の操作方法は簡単か、スケジュールごとに共有するユーザーを指定できるかなどをチェックしましょう。
共有機能の使いやすさは、業務効率化に直結するといえます。操作が複雑で使いにくいものは、操作スピードが落ち業務効率の低下につながります。
同期機能があるか
同期機能があれば、パソコンや他の端末からでもスケジュールの確認や編集が可能です。会社のパソコンや個人のスマートフォンなどから、好きなタイミングで利用できます。さらに、仕事とプライベートのスケジュールを両方登録すると、同時にスケジュールを確認でき便利です。
例えば、会社のパソコンや仕事用のスマートフォンからプライベートのスケジュールを確認したり、個人のスマートフォンから仕事のスケジュールを確認したりできます。
ToDoリストやタスクの管理ができるか
スケジュール共有アプリにToDoリストやタスクを作成する機能があれば、スケジュールの優先順位を整理しやすいです。やるべきことをすぐに確認できれば、タスクの抜け漏れを防止できます。ToDoリストやタスク管理の活用は、スケジュールが詰まっている人やタスク管理が苦手な人におすすめです。やるべきことを見える化することで、新たに予定を立てる際の日程調整や、日々のタスク整理に役立ちます。
バックアップが取れるか
データの破損や消失に備えて、スケジュールのバックアップ機能の有無もチェックしましょう。重要な情報が含まれる仕事のスケジュールは、バックアップを取った方がよいでしょう。バックアップ機能があれば、万が一アプリに不具合が生じてスケジュールが消えてしまっても復元が可能です。機種変更の際にアカウントの引継ぎに失敗した場合も、バックアップを新しい端末に移行できます。
アプリによってバックアップ機能で復元される内容や使い方が異なるため、よく確認しましょう。
好みのデザインかどうか
スケジュール共有アプリは、デザインも大切なポイントといえます。頻繁に見るものだからこそ、好きなデザインを選びましょう。シンプルですっきりとしたデザインがよい、自分の好きな画像を設定したいなど好みは人それぞれです。自分の好みのデザインでスケジュールを表示したい場合は、着せ替え機能があるものを選ぶとよいでしょう。豊富なデザインから選べたり、自由に画像を設定できたりするアプリもあります。
スケジュール共有サービス、Googleカレンダーとは？
スケジュール共有に便利なサービス、Googleカレンダーをご存知でしょうか。Googleカレンダーとはどのようなサービスなのか、Googleカレンダーはどのような人におすすめなのかを解説します。
Googleカレンダーとはマルチデバイス対応のスケジュール管理サービス
Googleカレンダーとは、クラウド型のスケジュール管理サービスです。マルチデバイスに対応しており、iPhoneやiPad、Android、パソコンから利用できます。Googleのアカウントを持っていれば、誰でも無料で利用可能です。Googleカレンダーは、スケジュールを管理するだけでなく、スケジュールを他のユーザーと共有するのに便利な機能が備わっています。用途に応じて複数のカレンダーを使い分けて、スケジュールを一括管理することも可能です。
スケジュール共有にGoogleカレンダーを使うべき人
Googleカレンダーは、以下の項目に当てはまる人におすすめです。
- Googleのサービスをよく使う人
- メインのメールアドレスにGmail を使っている人
- シンプルな機能のツールを探している人
Googleカレンダーは他のGoogleのサービスと連携できるため、Googleのサービスをよく使う人や、メインのメールアドレスにGmail を使っている人におすすめです。また、簡単な操作性は、必要な機能に絞ったシンプルなツールを探している人にぴったりでしょう。
スケジュール共有にGoogleカレンダーを使うメリット3選
スケジュール共有にGoogleカレンダーを使うメリット3選を解説します。Googleカレンダーが優れている点を具体的に見ていきましょう。
Googleの他のサービスと連携できる
Googleカレンダーは、さまざまなGoogleのサービスと連携が可能です。Gmail（メール）やGoogle Meet（オンライン会議）、Googleチャット、Google Map（地図）、Googleドキュメント（文章作成）、Google Keep（メモ）などさまざまなサービスと連携し、チームの連携作業をスムーズにします。
例えば、スケジュール登録からGoogle MeetのURLを発行したり、Gmailに届いたメールからスケジュールをGoogleカレンダーに自動で登録したりできます。
シンプルで使いやすい
スケジュール共有アプリは、高い頻度で使うものなので使いやすさは非常に重要です。Googleカレンダーは、シンプルな操作性で使いやすいという特徴があります。必要十分な機能が備わっていながら、操作方法や初期設定が簡単です。複雑な操作なしで、ツールの操作に慣れていない人にも親しみやすいでしょう。
また、シンプルな画面表示で、画面レイアウトが見にくいといった心配もありません。
ビジネスシーンの日程調整に優れている
Googleカレンダーは、企業・組織向けグループウェア、Google Workspaceのサービスの一つです。Google Workspaceは、チームのスケジュール調整に優れた機能が備わっています。例えば、スケジュール作成時に設備や備品の空き時間を確認できます。会議室やプロジェクターなどを使用できる日時から、メンバーの共通の空き時間を探せばスムーズに日程を決めることが可能です。
また、予約ページの作成及び共有ができる予約スケジュール機能は、とても便利です。予約ページを作成すると空いている予約枠が表示され、社内外を問わずスケジュールの空き状況を共有でき、簡単に日程調整できます。
予約枠のカスタマイズが可能で、予約の受付期間や1日の予約件数の上限といった詳細を設定できます。予約済みの予定枠は自動で消えるため、予約が重複する心配もありません。予約の開始時間が近づくと、リマインダーメールが自動で送信され、予定をうっかり忘れてしまうのを防ぐことが可能です。なお、予約スケジュール機能は、Business Starterでは利用できません。Business Standardからの機能となります。
Googleカレンダーに関する気になる質問5選【Q&A】
Googleカレンダーの気になるQ&Aをまとめました。ぜひご参考になさってください。
Googleカレンダーは無料で利用できる？Googleカレンダーは、無料で使えます。アプリ内課金もありません。無料ながらも必要十分な機能が備わっています。一方で、Googleが提供するビジネス向けのグループウェア、GoogleWorkspaceは有料です。
Googleカレンダーはバックアップを取れる？
Googleカレンダーは、バックアップが取れます。ただし、バックアップが取れるのはパソコンからのみです。スマートフォンやタブレットのアプリからバックアップを取ることはできません。バックアップを取る方法は、すべてのカレンダーのバックアップを取る方法と、カレンダー単位でバックアップを取る方法の二通りあります。
Googleカレンダーのデメリットはある？
Googleカレンダーを利用するには、Googleのアカウントを作る必要がある点をデメリットだと感じる人もいるでしょう。自分がGoogleのアカウントを持っていても、スケジュールを共有したい相手がGoogleのアカウントを持っていないと共有できません。また、シンプルな画面デザインに物足りなさを感じる場合もあるでしょう。
Googleカレンダーを共有する方法は？
以下の手順で、特定のユーザーとGoogleカレンダーを共有できます。
- Googleカレンダーをパソコンから開く。
- カレンダーの設定画面を表示する。
- 共有するユーザーを追加する。
- 共有するユーザーの権限を選択する。
- 共有されたユーザーは、通知メールの「このカレンダーを追加」のリンクをクリックする。
「Google カレンダーの共有方法」について詳しくはこちら
Googleカレンダーはカップルや家族で使い分けられる？
Googleカレンダーは、複数のカレンダーを作成して、カップルや家族で使い分けられます。ただし、カレンダーを複数作成できるのはパソコンからのみです。スマートフォンやタブレットから作成できません。
以下の手順で、新しいカレンダーを作成できます。
- パソコンからカレンダーを表示する。
- 左側の「他のカレンダー」の「＋」をクリックする。
- 「新しいカレンダーを作成」をクリックする。
- 名前と説明を入力する。
- 「カレンダーを作成」をクリックする。
スケジュール共有が便利になるGoogle Workspace
Google Workspaceは、クラウド型のビジネス向けグループウェアです。Googleのさまざまなサービスを利用でき、組織の情報共有や連携作業を円滑化します。Google Workspaceの特徴は、セキュリティ性に優れている点です。専任のチームによる24時間体制の管理や、データを安全に保管するGoogle Vaultなど、ビジネスに必要な高度なセキュリティ対策が備わっています。
さらに、組織内の全ユーザーの設定を管理できる管理コンソールは、無料版のGoogleカレンダーにはないGoogle Workspaceだけの機能です。設定の一元管理が可能で、情報を適切かつ安全に管理できます。
また、Google Workspaceは、スケジュール共有や日程調整が簡単に行えます。業務で使用するツールの利便性を高めることは、組織全体の業務効率化やコミュニケーション活性化につながるでしょう。
スケジュール共有アプリは必要な機能を見極めて選ぼう
スケジュール共有アプリを使うと、スケジュールの調整・管理が便利になります。スケジュール共有アプリを選ぶときは、アプリの特徴や機能を理解し、用途に応じて自分に合うアプリを選びましょう。
組織のスケジュール共有には、Google Workspaceがおすすめです。Google Workspaceのカレンダーは利便性やセキュリティの高さから、企業や教育機関といったさまざまな組織で利用されています。GoogleWorkspace導入・Googleカレンダーを検討されている企業・教育機関のご担当者様はぜひ資料をご覧ください。
