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Google Workspaceの検討ポイント

 2021.10.22  株式会社電算システム

Google が働き方を支援するためにできた、クラウドのグループウェアGoogle Workspace。コロナウイルスで在宅勤務を余儀なくされる環境で、グループウェアやアドオンの見直しや新たに導入する企業も増えてきました。       

そこで今回は、想定される検討ポイントなどをご紹介していきたいと思います。

Google Workspaceの検討ポイント

導入を検討されるポイント

導入を検討される上で、なにをポイントに考えていくかが大切になっていきます。
まずは、検討される際に Google Workspace を導入して実現したいことを明確にしていきましょう。

例えば

  • コストの削減
  • チームの作業、情報の共有をもっと効率よくやりたい
  • セキュリティの強化
  • 万が一に備え、すぐにでも在宅勤務に対応できるようなクラウド環境に移行したい

など

他にも、それぞれの企業や業種によって課題はあると思いますがほんの一例を上げてみました。なにか思い当たる課題はありますか?

Google Workspaceの特徴と他コミュニケーションツール比較
株式会社コメ兵 導入事例

コスト統合

先程挙げた実現したいことの中でコスト削減と上げましたが、コストと言っても、お金だけの話ではありません。企業の中には、見えるコストだけでなく隠れたコストも存在します。

  • 見えるコスト
    • 月額、年額の利用料金
      メールやチャットでそれぞれ違うツールを使っていると、一人あたりのコストがもちろん掛かってきます。
      ツールやプランなどによっても金額は変わってきます。
  • 隠れたコスト
    • 過去のメールや資料などを探す
      資料やメールを過去に遡り探すのは、時間がもったいないです。
    • シャドーIT
      社内で許可されていない私用の無償アカウントを使って業務を行い、情報漏洩などのリスクが起こる可能性もあります。
    • IT運用管理、監査対応
      各々の機能を1つ1つ管理していくのは、管理者の人も大変です。
    • トレーニングと教育
      使い慣れたツールから、移行しますと使い方も違ったりするので操作や設定方法を周知する必要があります。

導入をするにあたり考えられる課題点について触れてきましたが、気になるのはやはり機能やプランについてどんなものがあるのかが気になりますよね。

細かい機能については割愛させていただきますが、大まかなプランの分かれ目についてご紹介したいと思います。

プランについて

Google Workspace は大きくBusinessプランとEnterpriseプランの2つに分かれ、それぞれ更に3つのプランがございます。

Google Workspaceの検討ポイント-1

Businessプランは主に、小規模から中小企業様向けのプランとなっております。ここで注意していただきたいのは、301ID以上で Google Workspaceをご利用の場合、Enterpriseプランでのご案内になりますのでご注意ください。

一方Enterpriseプランは、大手の企業様向けのプランになっております。機能もBusinessプランよりも特に、セキュリティに関する機能が追加されている他、メールやドライブの容量も無制限となっております。

もちろん小規模でもEnterpriseがいい!という方も導入していただけます。

細かい機能などの比較が気になる方は是非こちらの記事をご参考ください。

Google Workspace 事例
Google Workspace

実際に導入している企業様の満足度

実際に導入している企業様からも、以前利用していたOfficeと比べてGoogle Workspace を導入したことにより、「チームとの共同作業が効率よく行えた」「運用の負担が減った」との声もお聞きしています。

弊社から Google Workspace を導入していただいた企業様の導入事例もございますので、気になる方は是非ダウンロードしてみてください。

Google Workspace 事例

まとめ

Google Workspace を導入検討している方向けの記事になりましたが、参考になりましたでしょうか。

どの企業も導入したことにより、以前と比べ業務が改善されているとの実感をしてくださっています。

働き方改革が進められてる今、是非 Google Workspaceをご検討されてみてはいかがでしょうか?

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