近年、働き方の多様化が進み、オフィス出社、在宅勤務などの仕事をする場の選択肢が広がりました。さまざまな働き方を取り入れた結果、社内の情報共有や社員同士のコミュニケーションが不足しているという方は多いのではないでしょうか。
社内のコミュニケーションが活発になれば、チーム全体の意思決定にかかる時間を短縮でき、プロジェクトが円滑に進みます。社内のコミュニケーションを促進する目的で、企業が社内コミュニケーションツールやアプリケーションを導入する事例が増えています。
また、導入を検討している方や情報収集している方のなかには「社内コミュニケーションツールが自社にとって必要かどうかわからない」「ツールが多過ぎて比較検討する時間がない」という悩みがある方も多いかもしれません。
そこで本記事では、社内コミュニケーションツールの重要性や導入メリット、選定ポイントなどを解説します。導入を検討をしている方は、ぜひ参考にしてみてください。
社内コミュニケーションツールとは社員同士の情報共有を円滑に行うツール
社内コミュニケーションツールは、事業部門、部署、社員同士のコミュニケーションを円滑にする機能を備えたツールです。導入すれば、社員のエンゲージメントが高まり、組織力の向上につながります。
働き方や労働環境などの調査を専門に行っているHR総研は、2019年に「社内コミュニケーションに関する調査」の結果を公開しました。調査結果によれば、企業の73%が自社のコミュニケーションに「課題がある」と回答し、社内コミュニケーションに課題を感じている企業は少なくありません。
また、企業の92%が社員同士のコミュニケーションが不足すると、業務に障害が出ると回答。企業規模別の調査結果でも差異はなく、調査結果から、企業にとって社内コミュニケーションが重要であるとわかります。
※出典：HR総研：「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告
社内コミュニケーションツールには、チャット機能以外にも、ファイル共有・管理、オンライン会議等の様々な機能が備わっています。以前は、電話やメールでのコミュニケーションが一般的でしたが、ツールが普及した現在では、コミュニケーションの取り方が変化しています。
このようなツールを使うことで、リアルタイムで情報をやり取りできるため、企業のコミュニケーションに関する課題解決に効果的です。リモートワークの普及により、対面でコミュニケーションを取る機会が減っており、社内コミュニケーションツールに注目する企業が増えています。
社内コミュニケーションツール導入における3つのメリット
社内コミュニケーションツールを導入した際のメリットは、以下の通りです。
- 連絡がスムーズになり業務効率がアップする
- 情報・ナレッジ共有手段が一元化され管理が容易になる
- 組織の活性化により社員のエンゲージメントが高まる
以下の解説を読んで、ツールを導入した場合のメリットを把握しましょう。
連絡がスムーズになり業務効率がアップする
社内コミュニケーションツールを使えば、メールに比べて返答する時間を短くできるため、部署間や社員同士のやり取りを円滑にします。返答が来るまでの無駄な待ち時間を削減して、日々の情報共有や業務進行が早くなり、業務効率化につながります。
また、過去のメッセージを確認したい場合には、ツールの検索機能が便利です。コミュニケーションツールを社内で統一すれば、過去のメッセージを素早く確認できます。メールでのやり取りでは、該当するメッセージが見つからない可能性があり、一連のやり取りも確認しづらくなります。
ツールのチャット機能を使えば、メールに比べて文章を簡潔にでき、時間がない場合でもスタンプを使って意思疎通が可能です。文書作成の時間を削減でき、スムーズに連絡を取れるメリットがあります。メッセージのやり取りは履歴として記録されるため、内容を見直したい場合にも便利です。
情報・ナレッジ共有手段が一元化され管理が容易になる
社内コミュニケーションツールを使えば、手軽に情報共有が可能です。情報の管理がしやすくなり、アクセス権限を持った社員であれば、最新の情報にいつでもアクセスして閲覧・編集できます。また、連絡方法を社内コミュニケーションツールに統一すれば、業務に関わる情報を1つのツールで管理可能です。
スマートフォンが普及し、連絡方法が多様化した現代では、SlackやLINEなどの複数のツールを利用している方も多いでしょう。業務に関わる連絡を複数のツールで行うと、情報が分散して確認したい情報をすぐに見つけられない場合があるため、注意が必要です。
連絡方法を1つのツールに統一すれば、ヒューマンエラーや情報分散を防げるため、情報の確認がしやすくなります。また、ツールの統一は、情報の一元管理を可能にして、セキュリティの強化にもつながります。
組織の活性化により社員のエンゲージメントが高まる
社内コミュニケーションツールは、社員同士のコミュニケーション活性化に役立つツールです。メールは返信に時間がかかるため、連絡を後回しにする場合がありますが、ツールであればメッセージの受信と同時に通知され、迅速に返信できます。コミュニケーションが円滑になって、社内のコミュニケーションが増えれば、社員の企業に対する帰属意識が高くなり、仕事の質や生産性の向上につながります。
また、ツールのチャット機能を使えば、メールほど文章に気を遣う必要がありません。スタンプを使って手軽に返信できるのも、便利なポイントです。カジュアルな連絡方法を導入すれば、社員同士の距離が縮まり、人材の定着率向上につながります。また、社員同士のコミュニケーションが活性化されれば、意思疎通にかかる時間や精神的な負担を軽減でき、情報共有が円滑になります。
社内コミュニケーションツール導入の2つの注意点
社内コミュニケーションツールを導入する際の注意点は、以下の2つです。
- 対面コミュニケーションが減りやすい
- 社員がツールを使いこなせない可能性がある
以下の解説を読んで、ツールを導入する際の参考にしましょう。
対面コミュニケーションが減りやすい
社内コミュニケーションツールは、手軽にメッセージでのやり取りができますが、対面でコミュニケーションを取る機会が減りやすいため、注意が必要です。また、テキストのみのやり取りでは、意図が伝わらなかったり、誤解を生んだりする恐れがあります。テキストに固執せず、面談や会議などの対面でコミュニケーションを取る機会を、適宜設けましょう。
社員がツールを使いこなせない可能性がある
社員のなかには、ツールを使いこなすのが難しい方もいるかもしれません。社内コミュニケーションツールには、さまざまな機能が備わっており、操作が複雑なものもあります。便利さや機能の多さのみでツールを選ぶと、導入した後に使いこなせない可能性があるため、注意しなければなりません。
すべての社員がツールを使いこなして、円滑にコミュニケーションを取るには、ITの専門知識がなくても使えるかどうかを基準にツールを選ぶとよいでしょう。社内コミュニケーションツールは便利なツールですが、IT関連のソフトやツールに慣れていない社員や、初めてツールを使う社員には使いこなせない可能性があるため、適切なサポートが必要です。
使用方法をわかりやすくまとめた資料を共有したり、使い方を学べる社内研修を行ったりして、すべての社員がツールを使いこなせるように工夫しましょう。
社内コミュニケーションツール選定における3つのポイント
社内コミュニケーションツールを選定する際のポイントは、以下の通りです。
- すべての社員が使いこなせるか
- マルチデバイスに対応しているか
- 自社に必要な機能が付いているか
選定に役立つポイントを把握して、自社に適したツールを見つけましょう。
すべての社員が使いこなせるか
ツールを選定する際は、年代にかかわらず、すべての社員が使いこなせるかどうかが大切です。ツールを実際に使うのは、企業で勤務する社員です。どの年代でも使いこなせるツールでなければ、社内での普及は難しいでしょう。ツールを導入した後は、管理職や上司などの社員が積極的にツールを使えば、部下もツールを使いやすくなります。
使いやすいツールを導入した上で、アンケートによるツールの利用状況の確認や使い方の講習などを行い、継続的にフォローアップする取り組みが大切です。
マルチデバイスに対応しているか
さまざまなデバイスに対応できるマルチデバイス対応のツールを選定するのも、重要なポイントです。近年では、複数の選択肢から働き方を選べるため、パソコンやスマートフォンにも対応しているツール選定が求められます。出先や自宅で勤務する社員に合わせて、場所にかかわらずアクセスできるツールを選択しましょう。
自社に必要な機能が付いているか
社員の働き方やタイプによって、選定すべきツールは異なります。企業の課題を洗い出し、必要な機能を把握した上で、ツールを選定しましょう。社内コミュニケーションツールには、社員同士のコミュニケーションを円滑にするさまざまな機能が備わっています。多くの機能のなかから、必要な機能が揃っているツールを選定しなければなりません。
例えば、会議に参加するために必要な交通費や移動時間などを減らしたい場合は、画面共有機能やビデオ通話を備えたツールが便利です。チャットやメールのようなテキストのやり取りだけでは、コミュニケーションが円滑に取れない可能性があります。
また、タスク管理機能は、現在やるべきタスクや完了タスクが一目で把握できるため、業務効率化に効果的です。ファイル共有・管理機能のあるツールであれば、個人やチーム間の情報共有をリアルタイムで簡単にできます。Officeデータ、画像、容量が大きいファイルなどもアップロードできるため、容量制限に悩む必要がありません。
ITツールに不慣れな社員がいる場合や、社内でITリテラシーに差がある場合は、使いやすさに配慮してツールを選定しましょう。若手社員やITリテラシーが高い社員が多い場合は、カスタマイズ性が高いツールやほかのサービスと連携しやすいツールにすると便利です。
社内コミュニケーションツール4つの種類
社内コミュニケーションツールの種類は、以下の4つです。
- チャットツール
- グループウェア
- 社内SNS
- 情報共有ツール
それぞれの特徴を把握して、自社に合ったツールの種類を把握しましょう。
チャットツール
チャットツールは、リアクション機能やスタンプを使って手軽にコミュニケーションが取れるツールです。SNSを使うような手軽さがあり、素早く円滑に連絡が取れます。1対1のチャットだけではなく、指定した複数のメンバー同士でやり取りができるグループチャットも利用可能です。
また、タスク管理、ファイル共有、ビデオ・音声通話などの機能を備えたものもあります。チャットツールを選定する際には、自社に必要な機能を洗い出し、優先順位を付けておけば、無駄なく効率的に進められます。チャットツールは、カジュアルで素早いコミュニケーションを取りたい場合に向いているツールです。気軽で短いメッセージを基本に使った背景から、社内でも定型文を使わずに本題に入れます。
リアクション機能を使って絵文字で反応できるため、感情が伝わりやすいやわらかいコミュニケーションが可能です。リモートワークの際にチャットツールを利用すれば、オフィスで隣の社員に話かけるような感覚で、情報共有や相談ができます。役職や部門にかかわらず、気軽にチャットでやり取りできれば、フラットな環境と風土が作れるでしょう。
グループウェア
グループウェアは、業務上の情報共有やコミュニケーションに便利な組織向けのツールの総称です。グループ内の円滑なコミュニケーションの実現に焦点を当てたツールとして登場しました。グループウェアが生まれた背景には、以下のような状況があります。
- 大量の未読メールがあるが、確認する時間がない
- メール処理で時間の多くが消費される
- 過去のメールが増え過ぎて、必要な情報が見つかりにくい
メールと電話が主流だった時代では、円滑なコミュニケーションを妨げる要素が多く、ストレスを感じることは少なくありません。メールに頼りきったコミュニケーションに限界を感じる人が増えた結果、グループウェアが生まれました。
グループウェアは、ビジネスで必要な機能が網羅されているツールです。チャット機能だけではなく、ファイル・スケジュールの共有、ビデオ会議などのさまざまな機能が備わっています。また、Webメール、社内SNS、スケジュール管理、タスク管理などの特性の異なる機能もあります。グループウェアを導入すれば、多くの機能を利用可能です。
グループウェアの主な種類は、以下の2つです。
- オンプレミス型グループウェア：専用のソフトウェアをインストールして使用する
- クラウド型グループウェア：Webブラウザからインターネットにアクセスして使用する
社内SNS
社内SNSは、ファイルをチーム単位で投稿でき、複数の部署から意見が得られる機能です。SNS（ソーシャル・ネットワーキング・サービス）は、同じような興味や趣味を持った人とインターネット上で交流できるツールです。社内SNSでは、社内コミュニケーションにSNSの機能を活用してできています。
投稿機能を使って、社内で情報共有や意思伝達ができます。ファイルの公開範囲や共有範囲を設定でき、目的に応じて社内全体もしくはグループに情報共有が可能です。一般的にはスマートフォンやタブレットにインストールしたアプリケーションから利用できるため、外出先で仕事用のパソコンがない状況でも、アクセスできます。
セキュリティにも配慮されており、安全にアクセス可能です。チャットツールやグループウェアも社内SNSの1つとされる場合があります。
情報共有ツール
情報共有ツールは、社内外のコミュニケーションや情報管理を円滑にするためのツールです。メッセージでのやり取りだけではなく、重要な情報が流れないように情報を蓄積できる機能も備わっています。情報共有ツールの種類は、以下の4つです。
- 一元管理に適したツール（グループウェア）
- 情報伝達に適したツール（社内SNS・ビジネスチャット）
- プロジェクトやタスクの共有に適したツール（プロジェクト管理ツール）
- 資料共有に適したツール（オンラインストレージ・社内Wiki）
十分に活用できれば、情報共有や業務進行を円滑にして、コミュニケーションの活性化にもつながります。
社内コミュニケーションツールにはGoogle Workspaceがおすすめ
社内コミュニケーションツールの導入を検討するなら、Google Workspaceがおすすめです。Google Workspaceは、ビジネスで必要になるさまざまな機能が集約されたクラウド型グループウェアです。チームメンバー間のコミュニケーションを促進して、チーム全体の生産性向上に役立つ機能が備わっています。
アプリケーション間のデータ連携に優れており、1つのファイルを複数のアプリケーションで閲覧・編集可能です。Google Workspaceは、インターネット上で利用するクラウド型のツールです。タブレットやパソコンなどのデバイスと通信環境があれば、どこからでもツールにアクセスでき、データを閲覧・編集できます。
GoogleWorkspaceは、Googleが提供している社内コミュニケーションツールで、チャット、メール、オンライン会議などのコミュニケーション機能が利用可能です。また、ファイルの共同編集・管理ができるGoogleドライブや、アプリケーションの一元管理ができる管理コンソールなどのさまざまな機能があります。
Gmail、Googleカレンダー、Googleチャットなどのアプリケーション同士で連携できるため、シームレスな情報共有が可能です。Google Workspaceの機能、料金、プランなどの詳しい情報を知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
【関連記事】Google Workspaceとは?機能･料金､無料版と有料版の違い
社内コミュニケーションツールを導入して業務効率の向上を目指そう
数あるクラウドストレージのなかで、社内コミュニケーションツールの導入を成功させるには、社員とのコミュニケーションが必要不可欠です。「何のためにツールを使用するのか」を整理して、自社の使用目的を決めた後は、社内全体に周知する動きが大切です。
社内コミュニケーションツールは、チャットや音声通話のみ使えるものから、ファイル共有・管理、掲示板、スケジュール管理などの業務に役立つさまざまな機能が備わったものもあります。導入する際には、どのような機能が必要なのか整理して、慎重に選定しなければなりません。
また、ツールの利用に関するガイドラインを作成するなど、運用ルールを徹底する動きも重要です。
Google Workspace（旧 G Suite） は、ファイル共有（Googleドライブ）、電子メール（Gmail）、ビデオ会議（Google Meet）などの社内のコミュニケーションを活発にする機能が揃っています。
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