「メールの添付ファイルを毎回同じフォルダに保存している」「新メンバーが参加するたびに、同じ歓迎メッセージを送っている」といった、繰り返し発生する定型業務に時間を取られていませんか？もし、そうした作業を自動化できれば、もっと創造的な仕事に集中できるはずです。
そこで本記事では、Google Workspace内の様々なサービスを連携させ、日々の業務を自動化できる新機能「Google Workspace Flows」について、その基本から解説します。
具体的な活用事例も3つ紹介しています。この記事を読めば、どのような機能なのかがおおよそ分かるかと思います。業務を効率化するヒントを見つけるために、ぜひ最後までお読みください。
【はじめに：本記事に関する注意事項】
本記事でご紹介するGoogle Workspace Flowsは、現在一部のユーザーのみが利用できる「プレビュー版」です。
これは開発の初期段階にあるバージョンであり、正式リリース版の機能やデザインを保証するものではありません。
記事内で紹介している機能やUI（画面デザイン）は将来的に変更される可能性があります。
Google Workspace Flowsとは？
Google Workspace Flowsとは、2025年4月にラスベガスで開催された「Google Cloud Next '25」で初めて発表され、先日東京2025年8月で開催された「Google Cloud Next Tokyo '25」の基調講演でも改めて紹介された、注目の新機能です。プログラミングの知識がなくても、Google Workspace内の複数のサービスを連携させ、日々の業務を自動化できます。これまで手作業で行っていた繰り返し作業をFlowsに任せることで、業務の効率を大幅に向上させ、より付加価値の高い創造的な仕事に集中する時間を生み出します。
（Google Cloud Next Tokyo 25 DAY 1 基調講演 - YouTubeより）
GASとの違いは？
これまでもGoogle Apps Script (GAS) を利用すれば、JavaScriptという言語を使ってWorkspaceのアプリ連携は可能でした。しかし、GASの活用にはプログラミングの専門知識が必須であり、その恩恵を受けられるのは一部の開発者に限られていました。
Workspace Flowsは、この状況を根本から変えることができます。専門知識は一切不要で、画面上の操作だけで、誰でも「ノーコード」で業務の自動化を実現できるのです。
例えば、人事担当者が入社手続きの通知フローを、マーケティング担当者がリード獲得後のフォローアップフローを、それぞれ自らの手で構築するといったことが可能になります。
Flowsの基本的な使い方と画面構成
Flowsの作成は非常に直感的です。ここでは、自動化を構成する要素と、基本的な画面の見方や使い方を詳しく解説します。
主なアクセス方法と画面の見方
Workspace Flowsを利用するには、主に2つの方法があります。
1：専用サイトからアクセスする
https://workflows.workspace.google.com に直接アクセスすると、Flowsのサービスページが開きます。
①Discover: AIによる叩き台の作成や、テンプレートから新しいフローを探せます。
②My flows: 自分が作成したフローの一覧が表示され、編集やオン/オフの切り替えができます。
③Activity:フローがいつ実行され、成功したか失敗したかといった「実行履歴」を確認できます。トラブルシューティングの際に重要です。
2：Gmailのサイドパネルからアクセスする
Gmail画面右上のFlowsアイコンをクリックすると、サイドパネルで操作が可能です。
メールを確認しながらフローを作成・確認でき、業務の流れを中断しません。
フローを構成する主要要素
フローは、3つの要素で構成されています。
- トリガー（Starter）: 「いつ動くか」を定義する、フローのきっかけです。
・例:「特定のフォルダにファイルが追加された時」「フォームに新しい回答があった時」「毎週月曜午前9時」など。
- アクション（Steps）: 「何をするか」を定義する、具体的な処理です。
・例: 「Chatに通知する」「ドキュメントを作成する」「Geminiで要約する」など。
- 変数（Variables）: 前のステップの情報を後のステップで使うためのデータの受け渡し役です。
例: トリガーとなったメールの「件名」や「送信者アドレス」を、アクションで作成するドキュメントのタイトルや本文に利用する。
フローをさらに高度に：条件分岐とフィルタリング
上記の基本要素に加え、Flowsにはより高度な自動化を実現するための仕組みがあります。
■条件分岐（Check if）
「もしAという条件を満たせば、Bという処理を行う」といった、状況に応じた処理の分岐を作ることができます。これにより、すべてのケースで同じ処理をするのではなく、より柔軟な自動化が可能になります。
■リストのフィルタリング（Filter a list）
この機能を使うと、複数の情報のリストの中から、特定の条件に合致するものだけを抜き出すことができます。
スキルに応じた3つのフロー作成方法
Flowsには、スキルレベルや目的に応じて3つの作成方法が用意されています。
1. AIに相談して作成する
Discoverページの「Create with AI」の欄にやりたいことを文章で入力するだけで、AIがフローのたたき台を自動生成します。
2. テンプレートから作成する
Discoverページの下部に「マネージャーからメールが来たら通知する」など、よくあるユースケースがテンプレートとして用意されており、少しのカスタマイズですぐに利用できます。
（Discoverページから抜粋。ブラウザの翻訳機能を利用しています。）
3. ゼロから作成する
完全にオリジナルのフローを構築したい場合は、トリガーとアクションを自分で自由に組み上げていくことも可能です。
画面左メニューの「＋」ボタンをクリックすると、空白のフローが作成されます。
【実践】議事録作成からToDo登録までを完全自動化する9ステップ
ここからは、実用的な活用例の一つである「会議後の議事録作成とToDo登録の自動化」を、具体的な手順に沿って解説します。
Google MeetのGeminiにより文字起こし・議事録ドキュメントが生成され、自動保存されるだけで、整形された議事録とToDoリストが自動で生成されるフローを作っていきます。
今回は空のフローから作成します。
ステップ1：トリガーの設定
まず、フローが起動する「きっかけ」を設定します。
トリガーとして「When an item is added to a folder（フォルダにアイテムが追加されたとき）」を選択します。
設定画面で、Google Meetの文字起こしテキストが保存される「Meet Recordings」フォルダを指定します。
これで、このフォルダに新しいファイルが追加されるたびに、後続のアクションが自動的に実行されるようになります。
ステップ2：Geminiによるファイル種類の判断
ここが一つ目の工夫のポイントです。
Meet RecordingsフォルダにはMeetの録画の動画ファイルも含まれるため、追加されたファイルが処理対象の「Googleドキュメント」形式であるかを判断するステップを追加します。
アクションに「Decide （AIによる判断）」を選択します。
※このアクションを選択すると、次のステップに自動で条件分岐アクションが追加されます。
設定画面で、変数を利用します。
テキスト入力欄の「Variables」をクリックし、ステップ1のトリガーで利用可能な変数の中から「Item Link」を選択して、ドキュメント形式であるかを確認するよう、AIに指示を出します。
※このステップの指示内容は日本語未対応でした。
このステップにより、Geminiの判断結果として、ドキュメントならTrue、それ以外ならFalseという新しい変数が使えるようになります。
ステップ3：条件分岐の設定
次に、ステップ2のAIの判断結果（True/False）に応じて、処理を分岐させます。
ステップ2の判断結果が Trueの場合のみ、後続の議事録作成ステップが実行されるように設定します。これで、動画ファイルが追加された場合は、ここでフローが終了し、エラーを防ぐことができます。
自動で追加された「Check if （条件分岐）」をクリックして、設定画面を開きます。
デフォルトで設定されている条件（ステップ2の結果がTrueであること）を確認します。
ステップ4：Geminiによる議事録の整形
ここからのステップは、ステップ3のCheck if（条件分岐）の内側に作成していきます。
アクションで「Ask a Gem（Gemに質問する）」を選び、設定画面に移ります。
あらかじめ議事録整形用に指示を登録しておいたGemを指定します。
Gemへのプロンプトには、ステップ1で取得したファイルの内容（変数） を含め、「の内容を指定された形式で議事録にしてください」と指示を入力します。
【注意事項】
アクション設定の下部にある「Advanced」をクリックして、追加のデータソースが「Web only (recommended)」となっていることを確認します。「Web and any Workspace content I can access」を選択すると、意図しないDriveのファイルなどからも情報を参照してしまう可能性があるため、今回のケースでは推奨設定のままにしておきます。
ステップ5：Geminiによる議事録タイトルの生成
議事録の本文が完成したら、次はその内容に合ったタイトルをGeminiに考えてもらいます。
アクションで「Ask Gemini（Geminiに聞く）」を選び、ステップ4で整形した議事録のテキスト（変数）を渡して、分かりやすいタイトルを生成させます。
下記のように日本語でプロンプトを記載します。
|
[変数] |
これで、下記の情報が作成されるまでのフローを構築できました。
ステップ4：議事録の本文のテキスト
ステップ5：議事録のタイトル
ステップ6：整形済みドキュメントの作成
タイトルと本文が揃ったので、これらを合体させて一つのドキュメントを作成します。
「Create a doc（ドキュメントの作成）」を選び、設定画面に移ります。
ドキュメントのタイトルにはステップ5で生成したタイトル（変数）を、本文にはステップ4で整形した議事録テキスト（変数）を指定します。
最後に、格納先のフォルダを指定すれば完了です。
このステップまで進めば、議事録が自動的に作成されます。
ステップ7：アクションアイテムの抽出
ここからは、ToDoに関する処理です。
アクションで「Extract（抽出）」を選択し、設定画面を開きます。
抽出元のテキストには、ステップ6で作成された議事録のURL（変数）を指定します。
抽出対象として「アクションアイテム」を指定すると、Geminiがテキスト全体を解釈し、やるべきことのリストを自動で抽出します。
ステップ8：Google TasksへのToDo登録
最後に、抽出したアクションアイテムをTasksに登録します。
アクションで「Create a task（タスクを作成）」を選択し、設定画面を開きます。
タスクのタイトル：ステップ5で作成したドキュメントタイトル
タスクの内容：
・ステップ7で抽出したアクションアイテム
・ステップ6で作成した議事録のURL
とそれぞれ設定します。
ステップ9：作成したFlowの有効化
最後に作成したFlowの作成画面下部の「Turn on」をクリックして有効化します。
これで有効化され、自動化が開始しました。
実際の動きを見てみましょう
設定が完了したフローが実際にどのように動くのか、その流れを見ていきましょう。
ファイルをフォルダに格納する
まず、ステップ1で指定したDriveの「Meet Recordings」フォルダに、Google Meetの文字起こしが保存されたドキュメントを格納します。
今回は手動でコピーを作成しますが、本来はGeminiの議事録が完成したら自動的に実行されます。
フローが自動で実行される
ファイルが格納されると、数分後にフローが起動します。
Workspace Flowsの「アクティビティ」画面を確認すると、フローが実行中であることがわかります。
生成物を確認する
数秒後、フローの実行が完了します。ステップ3で指定した「生成物」フォルダを確認すると、Geminiによって整形されたタイトルのドキュメントが自動で作成されています。
ドキュメントには文字起こしではなく指定した議事録の項目、記載内容に整えられています。
タスクリストを確認する
最後にGoogle Tasksを確認します。
抽出されたアクションアイテムが、新しいタスクとして自動で登録されていることが確認できます。
このように、ファイルを一つ配置するだけで、議事録の作成からタスク登録までの一連の作業が、人の手を介さずに完了します。
まだあります！業務を効率化するFlows活用アイデア2選
議事録作成の自動化以外にも、Workspace Flowsは様々な定型業務を効率化できます。ここでは、すぐにでも応用できそうな2つの活用アイデアを簡潔に紹介します。
これらの例を参考に、ご自身の業務に潜む「繰り返し作業」を自動化できないか、ぜひ考えてみてください。
活用例1 新メンバーのオンボーディングを円滑に
新しいメンバーがチームのGoogle Chatスペースに参加するたびに、歓迎メッセージや関連資料のリンクを手動で送信するのは意外と手間です。
「Chatスペースに新しいメンバーが参加したとき（トリガー）」に、
「あらかじめ設定しておいたウェルカムメッセージを自動で投稿する（アクション）」
フローを組むことで、この作業を自動化できます。
活用例2 メールでの情報共有を効率化
「週次報告」など、特定の件名で定期的に送られてくるメールも自動化の対象です。
「特定の件名を持つメールを受信したとき（トリガー）」に、
「添付ファイルを自動でDriveに保存し、そのリンクを添えてChatスペースに通知する（アクション）」
というフローが設定できます。
高度な活用と今後の課題
Workspace Flowsの真価は、Geminiとのシームレスな連携にあります。単純な作業の自動化に留まらず、フローの中に「要約」「抽出」「分析」といった高度な判断を組み込むことが可能です。
Geminiアクションで高度なテキスト処理を自動化
Flowsのアクションには、「Geminiに質問する」「要約」「抽出」といった、AIを活用したものが用意されています。これらを使うことで、例えば「受信した長文メールの内容を要約してチャットに通知する」「添付された報告書からアクションアイテムだけを抽出してタスク化する」といった高度な自動化が可能になります。これまで人間が内容を読んで判断していた部分をAIに任せられるのが、Flowsの大きな強みです。
今後のアップデートに期待される課題点
非常に強力なツールである一方、現状ではいくつかの課題も見られます。
例えば、議事録から抽出した複数のアクションアイテムが、Google Tasks上で改行された一つのタスクとして登録されてしまう点です。理想はアイテムごとに個別のタスクとして登録されることであり、今後のアップデートでのリスト処理機能の強化が期待されます。
また、「フォルダに新しいファイルが作成されたとき」をトリガーに設定した場合、トリガーの条件をファイル形式などで細かく指定できないため、意図しないファイルでフローが作動しエラーになることがある点です。
今回の実践例はこの課題への対策としてGeminiに判断させるステップを追加しましたが、メールの条件等のように、細かく指定できるとより細かく制御ができるとシンプルに作成できます。
Google Workspace Flowsを利用すれば仕事が捗る！？
本記事では、Google Workspaceの新機能「Flows」について、その基本的な仕組みから具体的な使い方、AIと連携した活用事例、そして今後の可能性と課題までを網羅的に解説しました。
Flowsは、「トリガー」と「アクション」を組み合わせ、さらに「変数」を活用することで、プログラミング知識がなくても日々の定型業務を柔軟に自動化できる強力なツールです。議事録作成や情報共有といった様々な場面で活用することで、作業時間を大幅に削減し、より創造的な仕事に集中する環境を整えることができます。
まだプレビュー版の機能ではありますが、その可能性は計り知れません。本記事を参考に、ぜひあなたの身の回りにある「繰り返し作業」を洗い出しておき、Workspace Flowsが利用できるようになったタイミングで業務自動化の第一歩を素早く踏み出せるように準備してみてはいかがでしょうか。
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