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Google Workspaceの導入支援サービスについて解説|
スムーズな導入・運用方法を紹介

 2023.09.11  株式会社電算システム

Google Workspaceの導入を検討している方のなかには、問題なく導入できるかどうか不安があるという方が多いのではないでしょうか。Google Workspaceを導入する際は、導入手順やポイントを把握して、円滑に導入できるように入念な事前準備が大切です。サービスを円滑に導入・運用できるかどうか不安な場合は、パートナー企業が提供しているGoogle Workspaceの導入支援サービスを利用すれば安心です。

そこで本記事では、Google Workspaceの導入支援の内容、Google Workspaceの導入方法・手順、Google Workspaceの導入支援のメリット・デメリット、導入支援を利用した事例3選を解説します。Google Workspaceの導入支援について把握できる内容になっているので、ぜひ参考にしてみてください。

Google Workspaceの導入支援とはパートナー企業が提供する支援サービス

Google Workspaceの契約方法は、以下の2つです。

  • Google直接契約
  • パートナー経由での契約

Google Workspaceの導入支援は、パートナーが提供するサービスです。社内にITツールの知見がある人材がいない場合は、導入支援を利用すれば、円滑にサービスを導入するサポートが受けられます。導入支援を利用したい場合は、以下のページに記載されたGoogle Workspaceのパートナーのなかから探すとよいでしょう。

パートナーサイト一覧:https://cloud.google.com/find-a-partner/?hl=ja&regions=JAPAN_REGION&products=Google%20Workspace

Google Workspace導入支援における3つのサービス

Google Workspaceの導入支援には、大きく分けて以下の3つのサービスがあります。

  • 導入前支援サービス
  • 導入時支援サービス
  • 導入後支援サービス

3つのサービス内容を確認して、導入支援の理解を深めましょう。導入支援には、パートナーが個々に無償サービスと有償サービスを作って提供しているものがあります。

導入前支援サービス

導入前支援サービスは、運用、管理、コストをポイントに検討した最適なプランを提案するサービスです。具体的には、以下のようなサービスが提供されます。

  • 導入計画と移行計画の作成
  • カレンダーやメールなどの業務に適した移行スケジュールの設計
  • ツールの導入成功事例と運用事例の提供
  • 30日間の無料トライアルの支援

導入時支援サービス

導入時支援サービスは、メールの切り替えやデータ移行を支援するサービスです。切り替えた後の運用を円滑にするために、移行計画を作成します。ユーザーの方や管理者の方がツールを十分に使いこなせるように支援して、導入した際に困らないようにします。

導入後支援サービス

導入後支援サービスは、Google Workspaceを導入した後に提供するサポートサービスです。24時間365日質問ができるヘルプデスクを利用できます。また、ユーザーの方や管理者の方に向けて、ツールの使い方をエンジニアが案内したり、Google Workspaceの機能を上手く活用するための支援やウェビナーを提供したりします。

Google Workspaceの導入方法・手順【6ステップ】

Google Workspaceの導入手順は、以下の6つです。

  1. アカウント・管理者ユーザーアカウント作成
  2. Google Workspace初期設定
  3. アカウント用意・作成
  4. メールの有効化(メールの二重配信設定)
  5. ドメイン全体の設定
  6. Google Workspace本導入

Google Workspaceの導入が完了するまでの期間は、最短で0.5ヶ月〜です。導入が決定した後は、Google直接契約もしくはパートナー経由での契約のどちらかを選択して、費用を支払います。支払い方法は、以下の通りです。

  • Google直接契約:クレジットカード払い
  • パートナー経由での契約:請求書払いもしくはクレジット払い

契約方法が決定して費用を支払った後からツールを使用できるまでの手順は、後ほど解説します。

アカウント・管理者ユーザーアカウント作成

Google Workspaceを利用するアカウントを新規で作成します。アカウントを作成した後の作業は、管理者ユーザーアカウントの新規作成です。アカウント作成が完了した後は、Google 管理コンソールのログイン情報が担当者宛にメールで通知されます。次の手順に進む前に、Google Workspaceで使うドメインの準備とDNS設定方法の事前確認をしておきましょう。

Google Workspace初期設定

Google Workspaceの初期設定として、ドメイン所有権の証明をします。ドメインホストにあるDNSサーバー情報の欄に、Googleから指定されたレコードを入力しましょう。ドメインの所有権が証明されれば、Gmailを除く他のアプリケーションが利用可能です。

アカウント用意・作成

組織内の利用者ごとにアカウントを作成します。利用者アカウント、メーリングリスト、Webサイトにより使用されるアドレスなどを洗い出しましょう。メールの移行を社内に周知する場合は、この段階までに実行します。

メールの有効化(メールの二重配信設定)

ドメインホストにあるDNSサーバーの情報を変更して、メールを有効にします。メールを有効にする方法以外にも、メールを二重に送信して、新しいメールシステムと旧メールシステムを並行利用する方法も可能です。

ドメイン全体の設定

Google 管理コンソールを操作して、各アプリケーションの共有設定をはじめとしたドメイン全体の設定をします。必要な段階で適宜、Google Workspaceへカレンダーデータやメールデータなどを移行しましょう。

Google Workspace本導入

旧システムからGoogle Workspaceへ切り替えて、ツールの本導入が完了します。

Google Workspace導入支援の3つのメリット

Google Workspaceの導入支援のメリットは、以下の3つです。

  • 導入までがスムーズに進み社内工数を抑えられる
  • 社内への活用度が上がる可能性が高い
  • 他ツールとの業務改善の提案も受けられる

メリットを把握して、導入支援の利用を検討する際の参考にしてください。

導入までがスムーズに進み社内工数を抑えられる

Google Workspaceの導入支援を利用すれば、導入完了までの作業が円滑に進み、社内工数の削減が可能です。実際に導入支援を利用した企業のなかには、導入を決定してから約3ヵ月で運用を開始できた事例があります。

Google Workspaceの導入は、自社の業務に大きな変化を与えます。運用を開始した後で組織内に混乱を起こさないために、事前準備と社内周知が重要です。導入支援を利用すれば、自社のみで準備を進める場合と比べて、組織が混乱せずに円滑に運用まで進められます。

社内への活用度が上がる可能性が高い

導入支援を活用すれば、社内におけるシステムの活用度向上につながる可能性があります。Google Workspaceを社内で浸透させて、使用率を上げるには、使用方法の理解が欠かせません。導入支援の実績が豊富なパートナーであれば、ITツールに不慣れな社員にもツールの使用方法をわかりやすく説明できて、社内での浸透をサポート可能です。

パートナーが持つGoogle Workspaceの導入に関するノウハウは、導入完了後の運用においても自社に貢献する可能性があります。

他ツールとの業務改善の提案も受けられる 

導入支援を利用すれば、パートナーから業務改善の提案が受けられます。Google Workspaceは、業務全体をサポートしてくれるツールです。ツールを十分に活用できれば、業務効率化による生産性の向上が期待できます。他のツールとの連携性に優れているため、自社に役立つツールが他にあるかどうかをパートナーに相談可能です。

Google Workspace導入支援のデメリット【費用が高くなる】

Google Workspaceの導入支援を利用するなかで、専任パートナーに作業を依頼する場合があるため、導入支援を利用しない場合に比べて費用が高くなります。

また、導入前後や導入している最中のすべてに有償サービスを利用すれば、全体の費用は高くなるでしょう。費用はかかりますが、導入支援を利用した場合の円滑な導入や社内工数の削減などのメリットがあるため、導入支援を利用する価値は十分にあります。

Google Workspace導入支援を利用した企業の成功事例3選

Google Workspaceの導入支援を利用した企業の成功事例を3つ紹介します。自社で導入支援サービスを利用する場合の参考にしてください。

ハナマルキ株式会社

ハナマルキ株式会社は、味噌の製造・販売をメイン事業として100年以上事業活動をしている老舗企業です。株式会社電算システムがパートナーとして支援し、Google Workspaceの導入を実現しました。

電算システムからのアドバイスをきっかけに、活用推進メンバーの社内募集をして委員会を設置した結果、ツールが社内に浸透して、円滑な導入・運用を成功させた事例です。Google Workspaceによる新しい働き方の提案を受け、社内の業務効率化につながりました。

株式会社アルペン

株式会社アルペンは、アウトドア用品やスポーツ用品の販売をメイン事業としている企業です。Google Workspaceの導入を決定してから約3ヶ月で本導入・運用を達成しています。Google Workspaceの導入前は、自社サーバーを利用しており、サーバー管理に手間と時間を割いていました。

導入支援によるシステムの変更が実現したため、システム部門における業務の削減に成功した事例です。頻繁に発生する人事異動によるアカウント情報の変更・管理を電算システムに委託して、導入後も支援を行っています。

株式会社コメ兵

株式会社コメ兵は、貴金属やバッグなどのリユース事業をしている企業です。Google Workspaceの導入前は、パソコンがなければ業務ができない状態でしたが、導入支援を受けて運用を開始してから、スマートフォンから業務ができるようになりました。

隙間時間の活用や申請承認にかかる時間の削減により、業務効率化に成功した事例です。システム導入前の電算システムによるサポートで、社内での円滑な導入に成功しました。

電算システムは2500社以上のGoogle Workspace導入実績があります

Google Workspaceの導入支援を活用すれば、システム導入までの作業が円滑に進み、社内工数の削減が可能です。また、パートナーのシステム導入に関するノウハウにより、社内におけるツールの活用度向上につながります。自社に役立つツールについてパートナーに相談して、業務改善の提案も受けられます。

導入支援を利用した場合は、費用が高くなる可能性があるため、注意が必要です。導入支援を利用するなかで、専任パートナーに作業を依頼する場合があり、自社内で導入する場合に比べて費用が高くなります。Google Workspaceの導入支援は、導入・運用に関する企業の不安解消に役立つサービスです。導入前後や最中でもサポートが受けられるため、安心して導入に向けて行動できます。

導入支援サービスについて詳しく知りたい方は、電算システムのGoogle Workspace導入支援一覧の資料をご確認ください。

失敗しないGoogleWorkspace導入活用〜支援サービスを紹介〜

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