Googleカレンダーは、スケジュール管理の効率化に役立つ優れたツールです。Googleカレンダーのマイカレンダー機能を活用すれば、複数のカレンダーを一元管理でき、希望する相手とのスケジュール共有も効率化できます。Googleカレンダーを活用してスケジュール管理を行いたい方は、マイカレンダーの使い方から学んでみましょう。
この記事では、Googleカレンダーの概要やマイカレンダーを追加する方法、共有する方法などを解説しています。Googleカレンダーでマイカレンダーを活用する方法をまとめた内容になっているので、ぜひ最後までご覧ください。
Googleカレンダーは、Googleが提供しているスケジュール管理ツール
Googleカレンダーは、Googleが開発・提供しているビジネス向けのスケジュール管理ツールです。世界中の多くの人が利用しており、さまざまな業界で活用されています。Googleカレンダーには、以下のような5つの特徴があります。
- デバイスに左右されず利用できる
- 他のユーザーとスケジュールを簡単に共有できる
- 登録した予定の色分けができる
- ToDoリストを登録できる
- GoogleマップやGmailといったGoogleのサービスと連携できる
Googleカレンダーは、デバイスに左右されず、インターネット環境があればどこでも利用可能です。パソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンからもアクセスできるため、移動中でも迅速にスケジュールを確認できます。
また、スケジュールを希望の相手と共有できるところも、Googleカレンダーの優れたポイントです。簡単な操作でスケジュールを共有できるため、プライベートでも多く使用されています。Googleカレンダーのスケジュール共有機能を社内で活用すれば、予定調整のやり取りを減らせて、スムーズに予定を立てられます。
マイカレンダーとは自分専用のGoogleカレンダー
Googleカレンダーには、自分の予定をまとめて管理できる「マイカレンダー」という機能があります。マイカレンダーを活用すれば、自分のスケジュールを仕事用とプライベート用で分けて管理でき、1つのカレンダーでまとめて編集可能です。
スケジュールを1つのカレンダーにまとめられれば、複数のカレンダーをアプリで個別に管理する必要がありません。必要に応じて仕事用のスケジュールのみを表示したり、自分のすべてのスケジュールを確認するために仕事用とプライベート用のスケジュールをまとめて表示したりでき、より自由度が高く、効率的なスケジュール管理を実現できます。
Googleカレンダーは、カレンダーを複数人で管理したい方にもおすすめのツールです。自分のカレンダーを希望の相手と共有できるため、予定調整にかかる時間を削減できます。例えば、仕事用とプライベート用のカレンダーに個別の制限を設けて、仕事用のカレンダーを会社の方と、プライベート用のカレンダーを友達と共有できます。メールやLINEを使わなくても、カレンダー上でスムーズにスケジュールを調整可能です。
Googleカレンダーにマイカレンダーを追加するメリット・デメリット
マイカレンダーは、Googleカレンダー独自の便利な機能ですが、メリットとデメリットの両方ともあります。Googleカレンダーにマイカレンダーを追加するメリット・デメリットを確認して、機能を上手く活用しましょう。
マイカレンダーのメリット
Googleカレンダーにマイカレンダーを追加するメリットは、以下の2つです。
| メリット | 効果 |
| 自分の予定を一元管理できる |
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| 他のメンバーと予定を共有できる |
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Googleカレンダーの追加機能を使えば、セミナーや面談の種類ごとで予定の管理も可能です。自分の都合に合わせてさまざまな使い方ができ、スケジュール管理を効率化できます。Googleカレンダーの機能についてより詳しく知りたい方は、以下のページもぜひご覧ください。
マイカレンダーのデメリット
Googleカレンダーにマイカレンダーを追加するデメリットは、以下の3つです。
| デメリット | 課題 |
| イベントのタイトル表示が一部のみ表示される |
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| マイカレンダーにカレンダーが増え過ぎると、予定登録が煩雑になる |
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| カレンダーを分けていないと、スケジュールを共有する際に見られたくない予定まで他の人に見られる |
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マイカレンダーには、自分の都合に合わせてカレンダーを追加できますが、カレンダーの増え過ぎはスケジュール管理の煩雑化を招きます。マイカレンダーにカレンダーを追加する際は、利用頻度の高いものに絞るとよいでしょう。
Googleカレンダーにマイカレンダーを追加する方法
Googleカレンダーにマイカレンダーを追加する方法は、以下の通りです。
- Googleカレンダーの画面右上にある設定ボタン（歯車の形をしたアイコン）をクリックする
- 表示されたプルダウンにある「設定」をクリックする
- 画面左側にある「カレンダーを追加」をクリックする
- 「新しいカレンダーを作成」をクリックする
- カレンダーの名前と説明を入力する
- 「カレンダーを作成」をクリックする
Googleカレンダーに追加したマイカレンダーは、カレンダーごとに色分けされ、管理しやすくなっています。仕事用やプライベート用など、自分の都合に合わせてカレンダーを追加して、スケジュール管理を効率化しましょう。
Googleカレンダーのマイカレンダーを他の人に共有する方法
Googleカレンダーでは、簡単な操作でマイカレンダーを他の人に共有できます。手順を確認して、マイカレンダーを共有する際の参考にしてください。
ステップ①：追加したカレンダーの共有設定を変更する
- Googleカレンダーの画面左側「マイカレンダー」に表示された追加したカレンダー横にあるメニューボタンをクリックする
- 「設定と共有」をクリックする
ステップ②：共有先のカレンダーを選択する
- 「特定のユーザーまたはグループと共有する」をクリックする
- 「＋ユーザーやグループを追加」をクリックする
- マイカレンダーを共有したい他の人のメールアドレスまたは名前を入力する
- 共有の権限を選択して「送信」をクリックする
Googleカレンダーにマイカレンダーを追加する際の4つの注意点
Googleカレンダーにマイカレンダーを追加する際の注意点は、以下の4つです。
- 適切な権限を設定する
- カレンダー表示はできるが編集・管理を行うことはできない
- 自分のカレンダーを誰が閲覧しているか把握することができない
- 見せたくない予定は非公開にする
注意点を確認して、マイカレンダーを追加する際の参考にしましょう。
適切な権限を設定する
Googleカレンダーにマイカレンダーを追加する際は、カレンダーの権限設定に注意が必要です。権限設定によっては、自分のカレンダーが不特定多数の人に見られて、個人情報を悪用される恐れがあります。
例えば、仕事の予定や会議資料メモをGoogleカレンダーで他の人に共有する場合、権限設定を誤まってしまうリスクがあるため、慎重に共有しなければなりません。予定の表示範囲や変更を制限するなど、共有相手に応じて適切な権限設定を行いましょう。
仮に仕事で活用しているマイカレンダーの情報が外部に漏れれば、重大なトラブルへ発展する可能性があります。企業は機密情報を取り扱う機会が多いため、セキュリティに配慮した行動が求められます。
カレンダー表示はできるが編集・管理を行うことはできない
マイカレンダーの権限は、スケジュール管理の効率を左右する重要な要素です。権限設定次第では、閲覧はできても編集できない場合があり、自分の提案や予定をカレンダーに反映させたくても、スムーズに実行できません。権限設定の影響でスケジュール管理の効率が下がっている時は、管理者に権限の変更をしてもらいましょう。カレンダーの編集権限は、Googleカレンダーで直接管理者にリクエストを送ることもできます。
自分のカレンダーを誰が閲覧しているか把握することができない
Googleカレンダーには、マイカレンダーを一般公開できる機能があります。一般公開の設定をした場合は、URLさえわかれば誰でもカレンダーを閲覧できる状態になり、管理者であってもいつ誰が閲覧しているかの詳細は把握できません。
カレンダーの閲覧者を把握する必要がなければ問題ありませんが、閲覧者を限定もしくは特定したい場合は、一般公開の設定を解除して、共有設定から閲覧できるアカウントを個別に登録するとよいでしょう。
見せたくない予定は非公開にする
Googleカレンダーでは、複数のカレンダーを作成して管理できますが、誤まって見られたくない予定まで他の人に共有してしまう恐れがあります。カレンダーを希望する相手と共有するために、前もって仕事用とプライベート用などで分けて管理し、見られたくないカレンダーは非公開に設定しておきましょう。
ビジネスでのGoogleカレンダー使用には GoogleWorkspace がおすすめ
Googleカレンダーをビジネス目的で使用したい場合は、より高度なセキュリティ機能が利用できるGoogle Workspace（旧G Suite）の導入がおすすめです。新入社員や退職者のためのアカウント発行や削除をまとめて実行でき、2段階認証の設定や機密情報のアクセス制限などのセキュリティ機能も、Googleカレンダーで利用できます。
Google Workspaceを導入すれば、自社のセキュリティを強化して、機密情報を安全に保護できます。また、Google Workspaceでは、Googleカレンダー以外にも以下のような優れたアプリケーションが利用可能です。
- Gmail
- Googleドライブ
- Googleスプレッドシート
- Googleドキュメント
- Google Meet
- Googleスライド
- Googleチャット
- Googleフォーム
- Googleキープ
- Googleサイト
- Google Valut
Google Workspaceには、チームメンバー間のコラボレーションを促進し、ツール間でのデータ連携やチームとしての生産性向上を実現するさまざまな機能が備わっています。Google Workspaceを導入してGoogleカレンダーを利用すれば、GmailやGoogleチャットなどのGoogleのコミュニケーションツールとも連携でき、シームレスな情報共有が可能です。
Googleカレンダーでスケジュール管理を行いたいという方は、Google Workspaceの導入をぜひ検討してみてください。以下のページでは、Google Workspaceの特徴や機能について解説しています。Google Workspaceに興味のある方は、以下のページもぜひご覧ください。
Googleカレンダーにマイカレンダーを追加してスケジュール管理を効率化しよう
Googleカレンダーは、カレンダーの一元管理やスケジュール共有などの機能を備えており、スケジュール管理の効率化に役立つツールです。クラウド型のツールであるため、デバイスとインターネット環境があれば、どこでも利用できます。
Googleカレンダーを使用する際は、カレンダーの権限設定に注意しなければなりません。設定を誤れば、外部の人にカレンダーを閲覧されて、情報漏洩を招く恐れがあります。カレンダーを共有する相手に必要な権限のみを付与して、設定した内容を再確認するなど、セキュリティに配慮した慎重な権限設定が求められます。
ビジネス目的でGoogleカレンダーを利用したい場合は、Google Workspaceの導入がおすすめです。社内のスケジュール管理を効率化するだけでなく、企業に適した高度なセキュリティ機能を利用できます。
Google Workspaceの導入に興味のある方は、電算システムにお気軽にご相談ください。Googleのプレミアムパートナーを務める電算システムは、初めてサービスを導入する企業さまに対して、豊富な実績をもとに導入サポートを行っています。企業さまの状況に合ったサポートを行い、スムーズなサービスの導入を実現します。
電算システムでは、Google Workspaceについて知りたいという方に向けて、無料の資料を提供しています。Google Workspaceの特徴や機能をもっと知りたいという方は、以下のページから資料をダウンロードしてみてください。
