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Googleフォームとスプレッドシート連携の仕方|
活用方法7選や注意点も解説

 2024.12.24  株式会社電算システム

「Googleフォームを活用してアンケートを作成し、その結果を簡単に把握したい」とお考えの方は多いのではないでしょうか。しかし、フォーム上で一つ一つの回答を確認するのは手間がかかります。

そこで本記事では、フォームとスプレッドシートとの連携方法を詳しくご紹介します。この連携を活用することで、アンケート結果をより見やすく管理できるだけでなくリアルタイムでの集計や分析も可能になります。また、アンケート結果をWeb上で手軽に公開することもできます。アンケートデータを効果的に整理し、活用したい方はぜひ参考にしてください。

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GoogleフォームとはGoogleが提供しているフォーム作成ツール

Googleフォーム』はGoogleが提供する無料のフォーム作成ツールで、専門的なウェブ制作スキルがなくても簡単に利用できます。

従来はWebサイトを構築するためにHTMLやCSSなどのプログラミング知識が必要でしたが、フォームを活用することでブラウザ上で直感的に操作するだけでWebフォームを作成できます。作成したフォームはURLとして発行され、メールへの添付やWebサイトへの埋め込みが可能です。このように、専門知識がなくても手軽にフォームを作成できるため、さまざまな場面で活用されています。

また、Googleフォームの利用時やGoogleアカウントが必要ですが、回答者はアカウントがなくてもフォームに回答できます。そのため、誰でも気軽に回答できる点が大きなメリットです。一方で、特定のグループや組織内でのアクセス制限をかけるために、アカウントへのログインを要求することも可能です。これにより、信頼できるユーザーのみが回答できるように制限をかけることもできます。

さらに、Googleフォームはスプレッドシートと連携させることで、その利便性が大幅に向上します。フォームに入力されたデータはスプレッドシート上で管理されるため、データの分析や結果の集計が手間なく行えます。次のセクションでは、この連携方法について詳しく解説します。

Googleフォームとスプレッドシートを連携する方法6ステップ

スプレッドシートをGoogleフォームに連携させる手順は、以下の3つのステップになります。

  • フォームを作成
  • 連携先のスプレッドシートを作成
  • フォームから連携先とする上記シートを指定

1.Googleフォームを作成

Googleのアカウントにログインします。ホームページ画面に移動したら、右上に表示されているメニューアイコンをクリックします。サービスの一覧から「Googleフォーム」を選択し、新しいフォームを作成していきます。

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2.連携先のスプレッドシートを作成

フォームを作成したら、次に連携先のスプレッドシートを作ります。
Googleのホーム右上のメニューから「スプレッドシート」を開きます。左上の「空白のスプレッドシート」をクリックして新しいシートを作成します。
ここで用意したスプレッドシートの名前は、後からでも変更可能ですので、わかりやすい名前を付けておくと良いでしょう。
スプレッドシートを作成する際は、フォーム作成時と同じGoogleアカウントで行うことをおすすめします。別のアカウントでも連携は可能ですが、フォームからデータを送信するためにアクセス権限の設定が必要になるため、同一アカウントでの作成が手間を省けます。

3.回答タブからスプレッドシートのアイコンをクリック

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スプレッドシートを作成したら、Googleフォームの画面を操作→編集画面の「回答」タブを選択し、緑色のスプレッドシートアイコンをクリック

スプレッドシートの作成後、フォームの編集画面に戻ります。「回答」タブに移動し、スプレッドシートのマークを押します。

4.既存のファイルを選択

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・スプレッドシートのアイコンをクリックすると、回答先を選択する画面が表示される

→「既存のスプレッドシートを選択」にチェックを入れ、「選択」

手順②でスプレッドシートを作成しておかなくとも、このステップで新規のスプレッドシートを作成することで、連携が可能。その場合、「新しいスプレッドシートを作成」を選択。すると、連携用の新規スプレッドシートが自動で作成される

続いて、フォームの回答を記録する先を選択する画面が表示されます。
ここで既存スプレッドシートを選ぶことで、手順②で作成したシートを指定することができます。
また、あらかじめスプレッドシートを作成していない場合でも、このステップで新規スプレッドシートを作成し、フォームの回答先として連携を行うことが可能です。

⑤手順②で作成したスプレッドシートを選択

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・連携先のスプレッドシートを選択する画面が表示されたら、一覧から先ほど作成したスプレッドシートを選択

→スプレッドシートが自動で開かれたら、Googleフォームとスプレッドシートの連携は完了

連携先を選択する画面が表示されたら、ファイルの一覧から手順②で作成したものを選択します。選択したシートが自動的に開かれたら、フォームとの連携は完了です。

⑥連携したスプレッドシートを確認

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・上記が、フォームと連携したスプレッドシートの例

・連携したGoogleフォームの質問が、1行目に反映されているかを確認すること

・「タイムスタンプ」には、フォームに回答があった年月日や時間が反映される

シートの中身を確認すると、フォームの質問内容が連携先のシート1行目に反映されています。

実際に、テスト用の回答をフォームに送信してみましょう。正しく連携が行われている場合、収集したデータはシート2行目以降に自動的に記録されます。また「タイムスタンプ」列では、回答データを反映した日時がタイムスタンプ形式で、自動的に記録されます。

Googleフォームと連携したスプレッドシートをより活用する方法3選

ここでは、連携済みのスプレッドシートをより効果的に活用するための3つのポイントを紹介します。

  • 特定の回答を抽出
  • 回答データをグラフに可視化
  • アンケートの情報をWeb上で公開

フィルターを使い特定の回答を抽出する

・スプレッドシートでは、特定の条件で回答データを絞り込む「フィルター」機能が利用できる→データ分析には、フィルターを活用するのがおすすめ

・フィルター機能により、回答の項目名ごとで様々な条件に合致したデータのみを抽出することが可能

・フィルターが有効となり、1行目の各セルの右側に表示されている「▼」アイコンをクリックすることで、回答の絞り込みや並べ替えなどができる

・Googleスプレッドシートには、特定の条件によって回答データを絞り込む「フィルター機能」がある

フィルター」機能を活用すると、質問の各項目で特定の条件に合致したデータのみを抽出できます。これにより、特定の条件に対するデータの分析が効率的に行えます。

例えば、アンケートで「年齢」「性別」「満足度」を回答してもらった場合、「30代の女性」かつ「満足度が4以上」といった条件でフィルタリングし、該当する回答のみを確認できます。これにより、特定のターゲット層に対してどれだけ満足感を提供できたかを簡単に把握することが可能です。

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・フィルター機能を有効にするためには、まず連携しているスプレッドシートを開く

・ツールバーにある「フィルター」アイコンをクリック

フィルター機能を有効にするには、連携済みのスプレッドシートを開きます。1行目の質問とその回答を含むようにセル範囲を選択し、ツールバーにある「フィルター」マークを押します。1行目の各セルの右側に「▼」アイコンが表示されるので、これをクリックすると、各回答の絞り込みや並べ替えが可能になります。

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回答結果をグラフに可視化する

プレッドシートでは、集めたアンケートのデータを円グラフや棒グラフなどに簡単に変換できます。グラフにしたデータは、プレゼンテーション資料や分析レポートに活用できます。

グラフを準備する手順は以下の通りです。

  • グラフにしたいデータを選択
  • ツールバーの「挿入」をクリックしてグラフを選択
  • シート内にグラフが表示
  • 右側の「グラフエディタ」でグラフの種類やタイトルを設定

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・回答結果をグラフ化するには、まずグラフ化したいデータを選択

回答の結果をグラフにする場合、グラフにしたいデータを選びます。

 

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・次にツールバーの「挿入」をクリックし、「グラフ」を選択してください。

ツールバーの「挿入」を選択し、「グラフ」を指定してください。

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・スプレッドシート内にグラフが表示される

→画面右側にある「グラフの種類」からは、縦棒や折れ線、円、散布図など様々なタイプのグラフを選択可能

シート内にグラフが作成されます。
右側の「グラフエディタ」では、折れ線グラフ、棒グラフ、円グラフ、散布図などから目的に合ったグラフを選択できます。

また、グラフのタイトルや軸のラベル、凡例などの詳細設定も行えます。

アンケート結果を公開する

収集した回答データは、Web上で公開することができます。これは、アンケート結果を複数人で共有したい場合に非常に便利です。

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・アンケートなどの結果を公開するには、ツールバーの「ファイル」をクリックし、表示されたメニューから「ウェブに公開」を選択

アンケート結果を公開する時、ツールバーにある「ファイル」から「ウェブに公開」を選びます。「ウェブに公開」が見つからない場合は、「共有」メニューから選択できる場合があります。

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・公開設定を行う画面が表示されたら「公開するコンテンツと設定」を押す→展開されるメニューから、公開するシートの指定やアクセス制限などの設定を行う

・設定が完了したら「公開」をクリック

公開設定の画面が立ち上がったら「公開するコンテンツと設定」を押し、公開するシートの指定やアクセス制限といった設定を行います。これらの調整が終了したら、「公開」を選びます。

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・上記のような画面に遷移したら、表示されているリンクをコピーし、共有できる

・「埋め込む」のタブでは、Webサイトに埋め込むためのタグを取得できる

・スプレッドシートのデータをWeb上に公開すると、誰でもデータを閲覧できるようになる

→機密性の高い情報を扱う場合は注意すること

上記画面に遷移したら、「リンク」タブに表示されるURLをコピーして共有できます。
また、「埋め込む」タブから取得したタグを使って、Webサイトに埋め込むことも可能です。
ただし、シートにある情報をWeb上に公開すると誰でも閲覧できるため、機密性の高い情報を取り扱う場合、注意が必要です。

Googleフォームとスプレッドシートを連携するときの4つの注意点

スプレッドシートとフォームを連携することで、回答データを効率的に管理できますが、以下の4点に注意が必要です。

  • 質問を追加すると列の順序が変わる可能性がある
  • リンクを解除するとデータが反映されなくなる
  • スプレッドシートを削除する前にフォームとの連携を解除する
  • アクセス権限の管理が重要

質問を追加するとシート上の最後列に反映される

スプレッドシートとフォームを連携した後に、フォーム内で新しい質問を追加すると、その質問はスプレッドシートの末尾の列に自動的に反映されます。
そのため、フォーム上の質問の順序とスプレッドシート上の列の順序が一致しなくなる場合があります。特に、複数の新しい質問を追加した場合、そのたびに最後の列に追加されるため、スプレッドシート上の項目順序がフォームと大きく異なることになり、データの整理や分析を行う際に混乱する要因になり得ます。

フォームの設問とスプレッドシートの列を同じ順番に修正したい場合、スプレッドシートで手動で列を入れ替える必要があります。しかし、追加する質問が多い場合は、手動での修正は時間と労力がかかり、間違いが起きるリスクもあります。
もう一つの方法として、スプレッドシートとの連携を再設定することが考えられますが、これも手間がかかる上に、スプレッドシートに反映済みのデータに影響を与える可能性があります。フォームに質問を追加する際には、これらの点を考慮する必要があります。

リンクを解除すると集計ができない

フォームとスプレッドシートの連携後、そのリンクを解除してしまうと、フォームに寄せられた回答がスプレッドシートへ自動で反映されないため注意が必要です。

集計が停止してしまうと、ユーザーからの重要な問い合わせ情報やアンケートの結果などをリアルタイムで取得できなくなり、その結果、顧客管理やマーケティングの業務に支障をきたす可能性があります。


また、リンクの解除に気づかずに放置すると、データの欠損が発生し、後から復旧するのが大変になり得ます。そのため、定期的に連携状況を確認し、問題があれば早急に対処することが重要です。 特に、誤操作によってリンクが意図せず解除されてしまうケースが多いです。フォームやスプレッドシートを複数人で共同管理している場合には、各メンバーがどのような操作を行うかを明確に共有し、操作の際には十分に注意を払うことが必要です。

連携先のシートを削除する前にリンクを解除する必要がある

連携済みのスプレッドシートを削除する場合は、フォームのリンクもあわせて解除します。リンクを解除せずにシートを削除してしまうと、フォームの編集時、スプレッドシートを開こうとした際にエラーが表示されます。そのため、フォームの正常な動作とデータの整合性を保つためにも、事前にリンクを解除することが重要です。

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・リンクを解除するためには、Googleフォームの編集画面から「回答」タブを選択

・次にスプレッドシートアイコンの右にある「︙(縦の3点リーダー)」をクリック

・「フォームのリンクを解除」を選択

・確認画面が表示されますので、「リンクを解除」を選択

→以上で、フォームとスプレッドシートの連携が解除されるため、シートの削除を行うこと

リンクを解除するには、フォームを編集する画面で「回答」タブを選びます。
スプレッドシートのアイコンの隣にある「︙(3点リーダー)」を指定します。
「フォームのリンクを解除」を押して、確認用の画面が表示されたら、「リンクを解除」を指定してください。これによりスプレッドシートとの連携が解除され、スプレッドシートを削除してもエラーとなりません。

アクセス権限を徹底管理しなければ情報漏洩の可能性がある

フォームで収集される情報には個人情報が多く含まれるため、外部への漏洩を防ぐための厳重な注意が必要です。

Googleフォームは高いセキュリティ対策を提供していますが、設定のミスやアカウント情報の流出が原因で個人情報が漏洩するリスクは完全には排除できません。

個人情報の漏洩は企業の信頼を損なう可能性があるため、フォームの管理は非常に重要です。特に、スプレッドシートの共有設定が「ウェブ上で公開」や「リンクを知っている人全員」に設定されている場合、情報漏洩のリスクが増大します。そのため、アクセス権限の管理を徹底することが不可欠です。

Googleフォーム連携時にスプレッドシートへの反映が遅いときの対処法4選

スプレッドシートに反映する処理が遅れている場合、以下の対策により改善できます。

  • 使用していないタブやセルをこまめに削除
  • 余分な条件付き書式、シートの保護を削除
  • 関数を文字や数値に置き換え
  • 関数の最適化

使用していないタブやセルを削除する

スプレッドシートの動作を軽くするために、使用していないタブやセルをこまめに削除することをお勧めします。特に、大規模なアンケートを実施すると、回答数が多くなり、大量のデータが生成されます。このデータとは別に、分析や報告のために追加したタブや、一時的に使用したセルを作成することがあるでしょう。不要なタブやセルが残っていると、スプレッドシートの読み込み時間が長くなり、パフォーマンスの低下に繋がります。
例えば、特定の期間だけ使用するタブや一時的な計算に使うセルは、別のシートで管理するなどして、解答データ用のシートからは削除します:

▶タブの削除

  • アンケート結果の報告を行うために「報告」タブを作成して整理を行った。アンケートの整理・報告が終わった後は、履歴として別シートで管理し、フォーム連携先のシートからそのタブを削除する。
  • データの一時的な分析・可視化目的で「分析」タブを作成した。作業が完了したらタブを削除する。

▶セルの削除

  • フォームから連携されたデータがE列まで記録済みであり、アンケート結果にフィルターをかけるために、F列以降のセルを一時的に使用した。フィルタリング作業が完了したらF列以降のセルを削除する。
  • 以前使用したアンケートフォームを再利用する場合、連携済みのスプレッドシートに残った旧データを事前に削除し、新しいデータのみ記録される状態にする。

不要な条件付き書式や保護を削除する

条件付き書式とは、「特定の条件を満たすセルの表示形式を自動的に変更する機能」のことです。
例えば、テストの点数が80点以上の場合にセルの背景色を緑色に変更したり、売上が目標額を下回った場合、赤色で強調表示したりする使い方があります。
データの傾向や異常値を一目で確認できるようになるメリットがありますが、設定された条件付き書式は各セルにリアルタイムで適用されるため、多数のセルに設定されていると処理が重くなり、スプレッドシートの動作が遅くなることがあります。

また、セルやシートの保護は、「特定のユーザーが誤って重要なデータを変更できないようにするための機能」です。
例えば、スプレッドシートでアンケート結果を共有する際、編集権限を持つ他の作業者がデータを上書きしないように、データ入力部分やシート全体を保護することができます。
誤操作によって、データの整合性を失うことが減るメリットがある一方、この機能も多用すると、スプレッドシートのパフォーマンスに影響を与えることがあります。

そのため、条件付き書式や保護設定は必要最小限のセルやシートに適用する、使用していない機能は削除することでスプレッドシートの動作がよりスムーズになります。

できるだけ関数を文字や数値に置き換える

アンケートで収集したデータを分析・可視化する目的で、スプレッドシートの関数を使用することがよくあると思います。例えば、SUM関数やAVERAGE関数を用いて計算を行う、COUNT関数を用いて特定の回答データをカウントする、VLOOKUP関数を用いて回答データとは別に用意したリストと突き合わせを行う、などが挙げられます。

これらの機能は非常に便利ですが、関数が多くなると計算量が増加し、スプレッドシートの処理速度が低下する可能性があります。このため、フォームからの回答データの反映が遅くなることがあります。したがって、関数を使用し続ける必要がない部分については、関数を削除する、可能な限り文字列や数値に置き換えることが重要です。

関数を文字列や数値に置換する方法ですが、最も簡単なのはセルの「値のみ貼り付け」を行うことです。セルの範囲を指定して、大量の関数を一括で文字列や数値に置き換えることも可能です:

▶ マウス操作による方法  
  ・対象のセルを選択して右クリックする  
  ・メニューの「特殊貼り付け」から「値のみ貼り付け」を選択する

▶ ショートカットキーを用いた方法
  ・対象のセルを選択する  
  ・「Ctrl + Shift + V」を押して値に変換する

関数を最適化する

▶範囲指定を適切に行う

例えばSUM関数を使用する際に、列全体を指定して「=SUM(A:A)」と記述できます。しかし、データの行数が決まっている場合は、「=SUM(A1:A1000)」のように明確な範囲を指定するとよいです。列全体を指定する場合、計算の必要がないセルを含めて処理を行うため、データ量が多くなると動作が遅くなる可能性があるためです。

▶自動で再計算される関数の使用を最小限にする

例えば、TODAY、NOW、RANDなどの関数は、関係ないセルを編集した場合でも、都度再計算を行います。これらの関数を含むセルを参照する他の関数も再計算を始めてしまうため、スプレッドシートの動作が重くなってしまいます。これらの関数は、必要な場合のみ使用してください。

▶外部データ取得関数を見直す

他のシートやスプレッドシートからデータを取得する関数(IMPORTRANGE、QUERYなど)を多用すると、データの同期に時間がかかり、処理速度が低下する場合があります。最低限のデータを取得すること、頻繁な更新が不要な場合はデータをコピーして貼り付けることも検討してください。

ここまで紹介したフォームの利用方法に加え、Google Workspace(旧 G Suite)の活用法について解説しています。例えば、下記ブログをご参照ください。

Googleフォームとスプレッドシートを活用して効率的な業務をしよう

本記事では、スプレッドシートをGoogleフォームに連携する方法をご紹介しました。この連携により、フォームで収集したデータをより見やすく管理でき、リアルタイムでデータの集計・分析が容易になります。また、アンケートの結果をWeb上に簡単に公開することもできます。

無料版でもGoogleフォームやスプレッドシートを利用できますが、企業での運用を検討する場合は、Google Workspaceの導入をおすすめします。Google Workspaceはビジネス向けに高いセキュリティレベルを提供しており、安全な環境でGoogleフォームやスプレッドシートを活用できます。また、管理者はユーザーのデバイスやアクセス権限を一元管理可能です。

Googleのプレミアムパートナーを務める電算システムでは、中小企業などで初めてサービスを導入する企業に対して、安心して運用を開始できるようサポート対応を行っています。Googleの豊富なサービスを活用して業務活性化を図りたい方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

こちらの資料でGoogle Workspaceの特徴を詳しく紹介しています。ぜひダウンロードして参考にしてください。

Google Workspaceの7つの特徴

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