メールやチャット、掲示板など、さまざまなコミュニケーション機能をまとめて利用できるのがグループウェアの利点です。グループウェアには数多くの種類がありますが、多機能かつ低料金の製品を探している場合は、今回紹介するiQubeを検討してみてはいかがでしょうか。
iQubeは、月額数百円程度（1ユーザー単位）で利用できるだけでなく、社内コミュニケーションに必要な機能が一通りそろっています。
本記事では、iQubeの特徴や主な機能、導入メリットを詳しく解説します。グループウェアを使用するのが初めてで、まずはハードルの低い製品から導入したい方は、本記事を参考にiQubeの導入を検討してみてください。
iQube（アイキューブ）とは多機能かつ低コストのグループウェア
iQube（アイキューブ）とは、約9,000社の導入実績があるグループウェアです。スケジュール管理やメッセージ、掲示板など、組織内でのコミュニケーションを円滑にする幅広い機能を備えています。
iQubeのメリットは、多機能にもかかわらず低価格でサービスを利用できることです。年間契約であれば1ユーザーあたり月額数百円の利用料で済みます。すべての機能が使えるプレミアムプランでも月額550円（税込）と、業界トップクラスの安さです。
また、1ヶ月間のみの無料トライアルも用意されています。期間限定でiQubeの全機能を利用できるため、複数のグループウェア製品を比較する際に役立つでしょう。
iQubeの主な機能7選
iQubeに搭載されている主な機能は次の通りです。
- スケジュール管理
- メッセージ
- 掲示板
- 社内wiki
- ToDoリスト
- ファイル管理
- アンケート
ここでは、各機能の特徴や使い方を解説します。
スケジュール管理
iQubeにはクラウド型のカレンダーが搭載されており、そのなかで複数人でのスケジュール管理を行えます。ユーザーごとに実行予定のタスクや作業時間、ミーティングの予定などの情報が掲載されています。組織メンバーの予定が一目で把握できるため、確認漏れや日程調整の重複を避けられるのが利点です。
定期的に実施するタスクは、「毎日・毎週月曜日・毎月1日」といった形で繰り返し条件を設定できます。ルーティンワークを効率良くカレンダーに登録できるため、業務効率化につながるでしょう。
また、予定が色別に表示されたり、ドラッグ＆ドロップで時間調整をしたりと、ユーザーインターフェースの視認性や操作性にも優れています。
メッセージ
メッセージは、メンバー間でメールのようにメッセージを送受信できる機能です。件名や内容を記載し、必要に応じてファイルを添付する一般的なメーラーと同様の形式なので、誰でも難なく使用できます。ToやCCといった宛先の振り分けもワンクリックで実行可能です。
iQubeのメッセージ機能は通知機能に特徴があります。「新着スケジュール」や「新着電話メモ」など、細かい条件を指定して通知するメッセージを絞り込めます。通知はパソコン以外にスマートフォンにも届くため、メッセージの見逃しを防ぎやすいのがポイントです。
掲示板
掲示板は、議題ごとにスレッドを立てて特定のメンバー同士でコミュニケーションを行える機能です。一つの議題に対して複数人がコメントを投稿できます。
iQubeの掲示板機能は検索性に優れるのが特徴です。
例えば、「営業」や「申請書」といった形でスレッドごとにタグを付けることで、タグ検索で効率良く必要な情報にアクセスできます。そのほか、スレッドに関連するコンテンツ（ファイルや社内wikiなど）を紐付けられる、クロストラックバック機能を利用できるのも強みです。
社内wiki
社内wikiとは、Wikipediaのようにメンバー自身が情報を自由に書き込める、業務用の百科事典のようなツールです。業務ノウハウやナレッジといった社内の知見を1ヶ所に集約できます。
iQubeでは、フォルダごとに記事を作成できるほか、重要記事に「！」マークを付けられます。これにより膨大な量のコンテンツが分類され、情報の分散を避けられるのが利点です。また、タイトル検索に加え、本文検索にも対応しており、よりスムーズに必要な情報を参照できます。
編集権限に関しては、グループ単位またはユーザー単位で設定が可能です。思い付くままに情報を書き込み、コンテンツ全体が野放図になるような事態を防げます。
ToDoリスト
ToDoリストは、メンバーのタスクを一元管理するための機能です。1時間単位などの区切りを設け、1日のなかで実施すべきタスクを可視化します。
iQubeのToDoリストでは、タスクごとにステータスを設定できます。例えば、タスクの優先順位ごとに色分けが可能です。また、期限が切れたタスクもわかりやすく表記されます。
設定したToDoリストはシステム内のカレンダーへと即座に反映されます。管理者がメンバーごとのタスクやその進捗状況を把握でき、抜け漏れを防げるのがメリットです。
ファイル管理
ファイル管理は、クラウド上にさまざまな形式のファイルを保管できる機能です。システム上にアップロードしたファイルはメンバー同士で共有できます。社内ネットワークにアクセスすることなく、端末や場所を問わずに必要なファイルを閲覧できるのが特徴です。
加えて、フォルダ別やユーザー別に閲覧権限を設定できます。取引先の担当者に社内の機密情報に関する資料を見せないなど、柔軟に調整できるため、データの外部流出や盗み見を避けられるでしょう。
アンケート
iQubeを利用するメンバーへと一斉にアンケートを送付できる機能です。アンケートを作成する際は、質問内容や回答形式、選択肢などの条件を柔軟に設定できます。
収集したアンケート結果は自動的に集計されます。数値だけでなくグラフで結果が表示されるため、集計やグラフ作成の手間を抑えられるのが利点です。
従業員満足度調査や業務改善アンケートなどを実施する際に役立ちます。
iQubeを導入する3つのメリット
iQubeのメリットとデメリットの両面を理解することで、自社の環境に適合するか否かを判別できます。ここでは、まずiQubeのメリットから紹介します。
高額な費用をかけずに幅広い機能を利用できる
iQubeの最大の特徴は利用料の安さです。契約種別にかかわらず、1ヶ月の料金は400～770円/ユーザー程度で済みます。
料金が安い製品は搭載されている機能が限定的で、中堅企業や大企業には使いにくいケースも珍しくありません。一方のiQubeには、スケジュール管理やメッセージといった15種類以上の機能が搭載されています。監視やバックアップ、IPアドレス制限など、セキュリティ機能も豊富です。
高額な費用をかけずに幅広い機能を利用できるのは、iQubeならではのメリットだといえるでしょう。
Googleカレンダーなどのツールと連携できる
iQubeは、外部のツールと連携して利便性を高められます。
例えば、普段はGoogleカレンダーでスケジュール管理を行っている場合、iCalという独自の連携方式により、iQubeのカレンダーのデータと同期できます。この連携により、iQubeに登録されたデータがGoogleカレンダーに出力されます。連携方法はiCal用のURLを発行するだけなので、ほとんど手間がかかりません。
iQubeに標準搭載された便利な機能を使いつつ、特定の機能のみ外部ツールで管理するなど、柔軟な使い方が可能です。
納得できるまで使用感を検証できる
iQubeでは、1ヶ月無料プランとして比較的長めのトライアル期間が用意されています。この期間中はユーザー数が10名のみ、ストレージ容量が30MBまでと制限されるものの、iQubeの全機能を利用できます。
1ヶ月の間にツールの操作性や機能性をじっくりと検証できるのが利点です。複数のグループウェア製品のなかから自社に合うものを探している場合は、1ヶ月無料プランを活用すると良いでしょう。
iQubeを導入する2つのデメリット
続いては、iQubeのデメリットを解説します。良い面だけでなく悪い面も知っておくと、事前に必要な対策を立てられます。
ストレージ容量が少ない
iQubeのようなグループウェアには通常、請求書や業務マニュアルなど、さまざまなデータを保管します。おのずとデータを保管するための容量が必要になりますが、iQubeは他社製品に比べてストレージ容量が見劣りします。
無料プランの場合は組織全体で30MB、有料プランは1ユーザーあたり1GBと、さまざまな部門でグループウェアを活用する大規模な企業には不向きです。ストレージ容量は任意で追加できるものの、5GBを追加する度に1,000円の追加料金が発生します。
保存するデータ量が多くなりそうなら、ほかの製品を検討するのも方法の一つです。
モバイルアプリが提供されていない
iQubeではモバイルアプリが提供されていません。Google ChromeやSafariなどのWebブラウザであればシステムにアクセスできますが、モバイル用に画面が最適化されていないため、視認性や操作性に欠けるのが難点です。また、スマートフォン用の画面では、一部の機能が制限されます。
外出時や営業先などでグループウェアを利用したい方は、トライアル期間中に使い勝手を確認しておきましょう。
iQubeの料金プラン
iQubeには、1ヶ月間の試用ができる無料プランのほか、2種類の有料プランがあります。それぞれの価格や利用可能な機能は次の通りです。
| 1ヶ月無料プラン | スタンダードプラン | プレミアムプラン | |
| 月額利用料 （年間契約時） |
無料 | 400円/1ユーザー | 550円/1ユーザー |
| 利用可能な機能 | 全機能 |
|
全機能 |
| ユーザー数 | ～10名 | 制限なし | 制限なし |
| ストレージ容量 | 30MB/1社 | 1GB/1ユーザー | 1GB/1ユーザー |
1ヶ月無料プランはiQubeの全機能を利用できますが、機能ごとにコンテンツの登録上限が定められています。掲示板や社内wiki、アンケートなど、各機能に登録できるコンテンツはそれぞれ100個までです。また、このプランではメーカーサポートを利用できない点にも注意しましょう。
iQubeを導入するまでの手順
iQubeを導入するまでの流れは次の通りです。
- 3種類のプランのなかから目的のものを選ぶ
- 無料プランは公式サイトからそのまま申し込む
- 有料プランはメーカーに問い合わせる形で申し込む
- 管理者用ID・パスワードを設定してログイン
将来的に有料プランを利用する予定でも、まずは無料プランから申し込むのがおすすめです。無料プランからスタートしても、いつでも有料プランにアップグレードできます。
トライアル期間中にじっくりとツールの使用感を確かめておくことで、本導入後の失敗や後悔のリスクを抑えられます。
使いやすいグループウェア「Google Workspace」も選択肢の一つ
グループウェアにはiQube以外にもさまざまな製品が存在します。今回紹介したiQubeでは機能やストレージ容量がやや不足する、あるいはデメリットの面が気になるという場合は、「Google Workspace」を検討してみてはいかがでしょうか。
Google Workspaceとは、GmailやGoogleカレンダー、Googleドライブなど、幅広いコミュニケーションツールが統合されたグループウェアです。
搭載されている機能は約20種類、ストレージ容量は最安値プランでも30GB/1ユーザーと、iQubeよりも機能性に優れていることがわかります。また、最安値のBusiness Starterプランは月額680円と、iQubeの価格と大きな差はありません。
特に、普段からGoogleサービスを多用している組織であれば、ツールの使用方法をいちから学び直す必要がないため、導入ハードルを下げられるでしょう。iQubeの価格や機能とよく比較しつつ、自社に合ったグループウェアを選び分けましょう。
複数のグループウェアを比較して自社に合った製品を選ぼう
iQubeは、低価格でツールを導入したい方におすすめのグループウェアです。月額料金が低めに設定されているだけでなく、1ヶ月間の無料プランも用意されているため、ツールのランニングコストを抑えられます。
ただし、有料プランでもストレージ容量が少ないため、大規模な組織には向きません。数多くのファイルやデータを保管したり、組織全体でグループウェアを使用したりする企業には、高容量かつ多機能なGoogle Workspaceが向いているでしょう。
Google Workspaceの特徴に関しては、以下の資料で7つのポイントに分けて解説しています。今回紹介したiQubeの特徴と以下の資料の内容を比較することで、自社に最適なグループウェアを判別できます。自社にとって最適なグループウェアを導入したい方は、ぜひ参考にしてください。
