Microsoft 365とGoogle Workspaceの併用は可能？
ツールの特徴・料金比較・移行の方法を解説

Microsoft 365とGoogle Workspaceは、どちらも世界的に利用されている有名なグループウェアです。ビジネスに必要である基本的な機能を備えている点では同じですが、2つのサービスには異なる特徴があります。この記事では、Microsoft 365とGoogle Workspaceが併用可能かどうかや、2つのサービスの比較情報をわかりやすく解説しています。自社に適したグループウェアを探している方は、ぜひ最後までご覧ください。

Microsoft 365とGoogle Workspaceの併用は可能

Microsoft 365とGoogle Workspaceは、どちらもビジネスに役立つさまざまなアプリケーションを備えている優れたグループウェアです。2つのうちいずれか単体でのサービスを利用している企業も多くありますが、Microsoft 365とGoogle Workspaceの併用も可能です。

それぞれのサービスの特徴を活かして、例えばコミュニケーションツールとしてGoogle Workspaceを利用し、ドキュメントや資料の作成にMicrosoft 365を使用するケースがあります。必ずしもMicrosoft 365とGoogle Workspaceのいずれかのサービスに絞る必要はなく、併用して効率良く業務を進める方法もあります。

Microsoft 365とGoogle Workspaceの比較

Microsoft 365とGoogle Workspaceには、サービス内容にいくつか違いがあります。2つのサービスの違いを確認して、それぞれの特徴を把握しましょう。

Microsoft 365とGoogle Workspaceの違い

Microsoft 365とGoogle Workspaceには、どちらにもメールやスケジュール管理などのビジネスに必要である基本的な機能が備わっています。2つのサービスの違いは、以下の通りです。

Microsoft 365とGoogle Workspaceの料金比較

Microsoft 365とGoogle Workspaceの料金比較は、以下の通りです。

Microsoft 365とGoogle Workspaceでは、Business Standardプランで比較した場合、Google Workspaceの方がよりリーズナブルな料金で利用できます。Microsoft 365とGoogle Workspaceを併用する場合は、2つのサービスの料金を合算した金額の支払いが毎月必要です。

Microsoft 365の主要な機能

Microsoft 365は、ExcelやWord、PowerPointなどのOfficeアプリケーションだけでなく、グループウェアとして必要な機能も備わっています。特にセキュリティ対策に効果的な機能は充実しており、サービスを利用する組織の安全な通信やデータ保護に優れたツールです。コミュニケーションの活発化や業務の効率化に役立つアプリケーションも多く、ビジネスの成長を強力に後押しします。Microsoft 365の主要な機能は、以下の通りです。

• 社外とのやり取りの安全性をサポート
• アプリケーション管理
• シングルサインオン
• 情報漏洩の防止
• サイバー攻撃対策
• データ紛失対策

主要な機能を確認して、Microsoft 365の特徴を把握しましょう。

社外とのやり取りの安全性をサポート

Microsoft 365には、自社の顧客や取引のある企業といった社外とのやり取りをする際に役立つ以下のような機能が備わっています。

• 多要素認証
• ファイルダウンロードの制限
• アクセス時の条件設定
• 使用条件の合意の取得

社外とやり取りをする場合に、上記のような機能を適切に設定すれば、安全に業務を進められます。

アプリケーション管理

Microsoft 365では、複数のアプリケーションをまとめて管理できる機能があります。アプリケーションごとやユーザーごとに個別で管理する手間がかからないため、システム管理者の工数を削減できます。

シングルサインオン

Microsoft 365では、連携されているアプリケーションにまとめてログインできるシングルサインオンというシステムが採用されています。Microsoft 365のどれかのアプリケーションに1度ログインすれば、他のアプリケーションでのログインが不要になり、スムーズに利用可能です。

情報漏洩の防止

Microsoft 365には、知的財産や個人情報といった自社の機密情報の保護に効果的な機能が備わっています。例えば、ファイルの暗号化、膨大な量のダウンロードに対する警告、二次利用の追跡や制限など、社内外への情報漏洩対策が可能です。

サイバー攻撃対策

Microsoft 365を活用すれば、自社のサイバー攻撃対策を強化できます。例えば、ログイン認証された場所の特定、機械学習によるセキュリティリスクの検出、特定されやすいパスワードの禁止など、サイバー攻撃の防止やリスク軽減に役立つ複数の機能が利用可能です。

データ紛失対策

Microsoft 365では、万が一データを破損・紛失しても復元できる機能があります。データを同期さえしておけば、紛失したデータを素早く特定でき、バックアップデータから復元が可能です。天災や盗難などのリスク回避に有効な機能です。

Google Workspaceの主要な機能

Google Workspaceでは、メールやチャット、Web会議、資料作成といったさまざまな機能が利用可能です。社内外のコミュニケーションやスケジュール調整などのあらゆる業務をGoogle Workspaceで完結できます。

また、Google Workspaceには、Google社内で実際に使用されているセキュリティシステムが搭載されており、利用者に効果的なセキュリティ機能がいくつも提供されています。自社に合った適切な設定を行うことで、さまざまな脅威からデータやシステムを保護でき、円滑に業務を進められる環境を構築可能です。Google Workspaceには、以下のような機能が備わっています。

• Gmail
• Googleチャット
• Google Meet
• Googleカレンダー
• Googleドライブ
• Googleドキュメント
• Googleスプレッドシート
• Googleスライド
• 管理コンソール

サービスの主要な機能を確認して、Google Workspaceの理解を深めましょう。

Gmail

Gmailは、Google Workspaceで提供されているメールアプリケーションです。優れた検索機能を有しており、メールアドレスやメール内の単語といったさまざまな条件で探しているメールを素早く見つけ出せます。

Googleチャット

Googleチャットは、チャット形式で社内外とコミュニケーションが取れるGoogleのチャットアプリケーションです。メッセージと一緒にメンションをつけて相手に通知が届くようにしたり、絵文字で受け取ったメッセージに対してリアクションしたりできます。

Google Meet

Google Meetは、Web会議機能を搭載したGoogleのアプリケーションです。顔を見ながら実際に会って話しているようにコミュニケーションが取れるため、メールやチャット、電話よりもより柔軟かつスムーズなやり取りができます。デバイスの画面を共有して相手に見せることもでき、打ち合わせや社内会議、社員教育などのさまざまな目的で役立ちます。

Googleカレンダー

Googleカレンダーは、スケジュール管理ができるGoogleのアプリケーションです。カレンダー形式で予定を登録でき、打ち合わせや会議の予定を一目で確認できます。Googleカレンダーに予定を登録しておけば、組織内の部署やチーム、取引先との予定をアプリケーションを通して関係者と共有可能です。

Googleドライブ

Googleドライブは、クラウド上でデータの保存・管理ができるGoogleのアプリケーションです。データをアップロードするだけでさまざまなデバイスからアクセスでき、データの閲覧・編集・削除などができます。データの共有やアクセス権限の設定も簡単な操作で実行できるため、自社で円滑にデータを活用できる環境を構築可能です。

Googleドキュメント

Googleドキュメントは、文書や資料の作成ができるGoogleのアプリケーションです。Wordに近い感覚で操作でき、表や画像、グラフなども挿入できます。Googleドキュメントで作成した文書は、Wordのデータ形式である「.docx」でダウンロードも可能です。

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートは、関数を活用した計算や表の作成ができるGoogleの表計算アプリケーションです。数値を計算して表やグラフとして可視化できる機能があるため、資料作成にも活用できます。Googleスプレッドシートで作成した資料は、Excelのデータ形式である「.xIsx」でダウンロードも可能です。

Googleスライド

Googleスライドは、画像や文字を自由に挿入してスライドを作成できるGoogleのアプリケーションです。テンプレートを活用してスライドを作成できるため、打ち合わせや会議、プレゼンテーションなどで使う資料の作成作業を効率化できます。

管理コンソール

管理コンソールは、アプリケーションをまとめて管理できるGoogle Workspaceの機能です。Google Workspaceの有料プランで利用でき、アプリケーションやアカウントの管理を一括で設定できます。アカウントごとにアクセス権限を設定してアプリケーションの利用を制限したり、ログを監視してセキュリティ上の脅威があった際に管理者が通知を受け取ったりできます。

Microsoft 365からGoogle Workspaceへ移行したい場合

Microsoft 365を利用している企業の中には、コスト面やリモートワーク時の利便性などを理由に、Google Workspaceへサービスを移行する企業も多くあります。Google Workspaceは、従業員数が多くても効率良くアカウントを管理でき、豊富なアプリケーションでさまざまな業務に対応できます。Microsoft 365とGoogle Workspaceの併用ではなく、どちらか1つのサービスに絞りたい場合は、Google Workspaceの利用がおすすめです。

Microsoft 365からGoogle Workspaceへ移行するメリット

Microsoft 365からGoogle Workspaceへの移行には、以下のようなメリットがあります。

• チーム内のコラボレーションを促進
• アプリケーション同士の連携による効率化
• 直感的な操作性
• 優れた検索機能

メリットを把握して、サービスの移行を検討する際の参考にしましょう。

チーム内のコラボレーションを促進

Google Workspaceでは、1つのファイルを複数人で同時に編集可能です。GoogleチャットやGoogle Meetでコミュニケーションを取りながらファイルの編集ができるため、チーム内のコラボレーションを促進できます。

アプリケーション同士の連携による効率化

Google Workspaceは、アプリケーション同士で連携でき、あらゆる業務を効率化できます。例えば、GoogleカレンダーとGoogle Meetとの連携機能によって、利用者は予定を作成する際にWeb会議の設定も同時に実行できます。

直感的な操作性

Google Workspaceのアプリケーションは、直感的に操作できるUIになっており、ITツールに不慣れな人でも使用可能です。短期間でアプリケーションの使用に慣れることができ、Microsoft 365からGoogle Workspaceへ移行した後のサービスの高い定着率を期待できます。

優れた検索機能

Google Workspaceは、Googleの優れた検索技術が活かされたグループウェアです。GmailやGoogleドライブをはじめとしたどのアプリケーションでも、探しているデータを素早く見つけられます。

Microsoft 365からGoogle Workspaceへ移行する方法

Microsoft 365からGoogle Workspaceへの移行は、大きく以下の4つのステップで完結します。

• 計画と事前の準備
• 試験的な移行の実施
• データ移行
• DNS設定の変更

それぞれのステップを確認して、移行に必要な作業と大きな流れを具体的にイメージしましょう。

計画と事前の準備

Microsoft 365からGoogle Workspaceへ移行する際には、まず計画と事前の準備が必要です。自社がサービスの移行を行う目的を明確にし、移行する必要のあるデータの種類と量を把握した後で、計画を立てます。この時に、Google Workspaceでアカウントやデータ移行先となるフォルダも作成しておきます。

また、円滑なサービスの移行を行うために、移行作業を主導する担当者の任命や社内への周知といった準備も重要です。

試験的な移行の実施

本格的なサービスの移行を行う前に、必ず少人数のユーザーグループによる試験的な移行を実施します。この試験的な移行によって、データの移行が正しく行われるかどうかや、想定外の問題が発生しないかどうかを確認できます。

データ移行

試験的な移行で問題がなければ、全社的なデータ移行作業を行います。データの移行は部署やグループ単位で徐々に進めて、通常業務を維持できる範囲で実施します。移行が完了した後は、正しく移行されたかどうかの再確認を行い、データの紛失や移行の見落としに注意しましょう。

DNS設定の変更

メールドメインのDNS設定の変更を行い、メールの受信先をGoogle Workspaceへと移行します。DNSの変更は反映されるまでに時間がかかることがあるため、一定時間を置いてからメールが正しく受信できるかどうかを確認します。

Microsoft 365からGoogle Workspaceへ移行する際のポイント

Microsoft 365からGoogle Workspaceへ移行する際には、以下のようなポイントがあります。

• 一定期間Microsoft 365とGoogle Workspaceを併用
• 移行作業は段階的に実施

ポイントを確認して、サービスを移行する際に役立てましょう。

一定期間Microsoft 365とGoogle Workspaceを併用

移行作業を行う際には、業務を止めないためにMicrosoft 365とGoogle Workspaceを一定期間併用します。2つのサービスを併用する期間を設ければ、万が一移行に問題が発生しても、旧環境にアクセスが可能です。

移行作業は段階的に実施

移行作業は、部門や部署などの単位で段階的に実施します。段階的な移行を行えば、予期せぬトラブルを未然に防げるだけではなく、移行を完了した部門から得られたフィードバックをもとに、より安全で効率的な移行方法へとアップデートできます。

まとめ

Microsoft 365とGoogle Workspaceは、併用が可能です。コミュニケーションではGoogle Workspaceをメインで使用し、資料やスライドの作成でMicrosoft 365を利用する企業も多くあります。

Microsoft 365とGoogle Workspaceを併用する場合は、2つのサービスの利用料金を支払う必要があります。自社にとってサービスの併用が最適かどうかをコスト面も含めて慎重に判断してから、サービスの導入を行いましょう。

Microsoft 365とGoogle Workspaceのいずれかのサービスに絞りたいという場合には、Google Workspaceがおすすめです。コスト面やリモートワーク時の利便性を理由に、Microsoft 365からGoogle Workspaceへ移行した企業も多くあります。Microsoft 365をすでに利用しており、Google Workspaceへの移行を検討している方は、通常業務を止めないよう2つのサービスの併用期間を設けることや、事前準備を行った上での段階的な移行を行うことをポイントとして、移行作業を進めましょう。

Microsoft 365とGoogle Workspaceのどちらを導入するかで迷っている方は、自社に向いているサービスや選び方がわかる以下の資料をぜひご覧ください。