表計算ソフトの代表的な製品としては、GoogleスプレッドシートとMicrosoft社のExcelがあげられます。両者は細かい仕様や機能に違いがあるものの、それぞれ高い互換性を備えているのが特徴です。
ビジネスシーンでは、自社でGoogleスプレッドシートを扱っているにもかかわらず、取引先からExcelファイルが送信され、Excelでファイルを開かなければならないケースも少なくありません。しかし、Googleスプレッドシートがあれば、Excelファイルの編集や変換が可能です。
本記事では、ExcelファイルをGoogleスプレッドシートに変換する手順や方法、注意点などを解説します。
ExcelファイルはGoogleスプレッドシートに変換できる?
GoogleスプレッドシートはExcelと互換性があります。そのため、ExcelファイルをGoogleスプレッドシートに変換することは可能です。大まかな手順は次の通りです。
- GoogleスプレッドシートでExcelファイルを開く
- Googleスプレッドシートで開いたExcelファイルをGoogleスプレッドシートのデータとして保存する
Googleスプレッドシートの編集に対応しているのは、旧式の「.XLS」ではなく、最新タイプの「.XLSX」の拡張子のみです。とはいえ、「.XLS」の場合でも、編集時に自動で「.XLSX」の拡張子へと変換してくれるため、特に心配はいりません。
ExcelファイルをGoogleスプレッドシートに変換する方法を押さえておくと、Excelファイルを開くためのソフトウェアやアプリケーションを購入せずに済みます。Googleスプレッドシートは基本無料で利用可能です。
ExcelファイルをGoogleスプレッドシートに変換する4つの手順
ExcelファイルはGoogleドライブにアップロードすることで、Googleスプレッドシート上での編集が可能です。また、そのままGoogleスプレッドシートへと変換できます。その手順は次の通りです。
- GoogleドライブにExcelファイルをアップロードする
- GoogleスプレッドシートでExcelファイルを直接開く
- GoogleスプレッドシートでExcelファイルを編集する
- Googleスプレッドシートの形式に変換する
手順ごとに進め方やポイントを解説します。
1. GoogleドライブにExcelファイルをアップロードする
Googleドライブにアクセスし、画面左上の[新規]をクリックします。
そのなかから[ファイルをアップロード]を選択します。すると、ローカルストレージが表示されるので、アップロードしたいExcelファイルを選択しましょう。
アップロードしたExcelファイルは、Googleドライブのマイドライブ内に保存されます。そのファイルをクリックしてGoogleスプレッドシートを開いてください。
2. GoogleスプレッドシートでExcelファイルを直接開く
ExcelファイルはGoogleスプレッドシートから直接開くことも可能です。新規でGoogleスプレッドシートを立ち上げ、上部メニューの[ファイル > 開く]の順にクリックします。
ファイル選択画面が表示されるので、[アップロード]のタブに合わせ、ローカルストレージから特定のExcelファイルを選択するか、画面上にドラッグ&ドロップします。
この方法でアップロードしたExcelファイルも一つ目の手順と同様、Googleドライブに保存されます。いずれの方法でも対応可能なので、効率の良いほうを選びましょう。
3. GoogleスプレッドシートでExcelファイルを編集する
GoogleスプレッドシートでExcelファイルを開くと、画面上部に「.XLSX」または「.XLS」と表示されます。
そのファイルは、Googleスプレッドシートと同じ操作で編集や共有が可能です。画面上部にある編集ツールも使用できるほか、シートの並べ替えやマクロなどの機能も有効です。
4. Googleスプレッドシートの形式に変換する
Googleスプレッドシートで開いたExcelファイルは、そのままの拡張子でも保存できますが、Googleスプレッドシートの形式に合わせて保存することも可能です。上部メニューの[ファイル > Googleスプレッドシートとして保存]をクリックします。
すると、Googleドライブに「.XLSX」形式のファイルとは別に、Googleスプレッドシート形式のファイルが生成されます。
このファイルをクリックして開くと、画面上部に表示されていた「.XLSX」の表記がなくなっていることがわかります。
これでExcelファイルをGoogleスプレッドシートに変換する作業はすべて完了です。
GoogleスプレッドシートをExcelファイルに変換する2つの手順
ExcelファイルをGoogleスプレッドシートに変換することもできますが、反対にGoogleスプレッドシートをExcelファイルに変換することも可能です。その手順は次の通りです。
- Googleスプレッドシートのファイルを開く
- Excelファイルとしてダウンロードする
手順ごとに進め方やポイントを解説します。
1. Googleスプレッドシートのファイルを開く
Googleドライブにアクセスし、任意のGoogleスプレッドシートのファイルを開きます。
ここで開くファイルは「.XLSX」や「.XLS」ではなく、Googleスプレッドシートで作成したオリジナルのファイル、またはExcelから変換したGoogleスプレッドシートのファイルです。
2. Excelファイルとしてダウンロードする
開いたファイルの上部メニューから[ファイル > ダウンロード > Microsoft Excel(.xlsx)」の順にクリックします。
すると、保存先のローカルストレージが表示されるので、任意の場所を指定します。これでGoogleスプレッドシートがExcelファイルへと変換されます。変換したExcelファイルは従来と同様、Excelや他社の表計算ソフトでも閲覧や編集が可能です。
ExcelからGoogleスプレッドシートに変換する際の2つの注意点
ExcelからGoogleスプレッドシートへと変換する際は、いくつか注意すべきポイントがあります。変換作業を行う前にポイントを押さえることが重要です。
もとのレイアウトが崩れることがある
GoogleスプレッドシートとExcelは高い互換性を持っていますが、もとのレイアウトが確実かつ正確に反映されるとは限りません。GoogleスプレッドシートとExcelは細かい仕様や機能に違いがあるためです。例えば、グラフや図形を用いたExcelファイルをGoogleスプレッドシートで開いた際、フォーマットが崩れることも考えられます。
関数が正しく表示されない可能性がある
GoogleスプレッドシートとExcelでは、使用できる関数にも若干の違いがあります。そのため、GoogleスプレッドシートでExcelを開くと、一部の関数がエラーになる可能性があります。
レイアウトの崩れや関数エラーなどが発生すると、Googleスプレッドシート上で修正しなければなりません。修正作業には手間や時間がかかるため、その工数を視野に入れてスケジュールを組むことが重要です。
ExcelからGoogleスプレッドシートに変換する際のよくある疑問
ExcelからGoogleスプレッドシートに変換する際のよくある疑問を紹介します。
Googleスプレッドシートで開いたExcelファイルは共有や権限を設定できる?
GoogleスプレッドシートでExcelファイルを開いた場合、標準機能をそのまま利用できます。そのため、共有や権限の設定も可能です。
共有設定を行うには、GoogleスプレッドシートでExcelファイルを開き、画面右上の[共有]をクリックします。
共有設定画面が現れるので、[ユーザー、グループ、カレンダーの予定を追加]の項目に追加したいGoogleアカウントやメールアドレスを入力します。
または、[一般的なアクセス」の項目を[リンクを知っている全員]に設定するのも方法の一つです。
これにより共有リンクを通知されたユーザーは、ファイルの閲覧や編集の権限を得られます。
Googleスプレッドシートで開いたExcelファイルはオーナーを変更できる?
Googleスプレッドシートで開いたExcelファイルでもオーナー変更が可能です。オーナーを変更すると、そのユーザーが共有や権限の設定を行えます。
手順としては、先ほどと同じように共有設定画面を開き、[ユーザー、グループ、カレンダーの予定を追加]の項目から権限を譲渡したいユーザーを招待します。
招待したユーザーの右側にあるプルダウンをクリックし、[オーナー権限の譲渡]を選択します。
すると、そのユーザーに通知が届き、承認された段階で権限が移行します。
Excelファイルの閲覧は簡易的な修正はGoogleスプレッドシートでも対応できる
GoogleスプレッドシートとExcelは仕様がよく似ていることから、高い互換性があります。ExcelからGoogleスプレッドシートにファイルを変換できるほか、反対にGoogleスプレッドシートからExcelファイルへと変換することも可能です。相互変換が可能な分、さまざまな場面に柔軟に対応できます。
Excelファイルの閲覧や簡易的な修正などは、Googleスプレッドシート上でも実行できます。この利点を活かせばExcelを契約せずに済むため、ソフトウェアの購入費や手間を抑えられるでしょう。
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