Google Workspace Studioとは？
活用メリットや使い方を解説

今や、クラウド型グループウェアは多くの企業で採用され、社内コミュニケーションの活性化をはじめ、さまざまな業務で活用されています。代表的なサービスの1つがGoogle Workspace（GWS）です。

Google Workspaceでは、Googleが提供する各種サービスをパッケージとして利用できます。さらに、自社の業務に合わせて作業をカスタマイズできれば、より利便性が高まると感じる方もいるでしょう。そのようなニーズに応える機能が「Google Workspace Studio」です。

本記事では、Google Workspace Studioの基本概要から利用可能プラン、主要機能まで幅広く解説します。自社の業務の効率化を図りたい方は、ぜひ参考にしてください。

ゼロトラスト移行が必要な理由

Google Workspace Studioは、Google Workspace上で利用できるプラットフォームです。Google Workspaceの各種アプリと連携し、業務に応じたAIエージェントをノーコードで構築できます。GeminiとGoogle Workspaceアプリを組み合わせることで、業務自動化や効率化を実現できる点が特徴です。

また、従来のようにルールや条件分岐を詳細に設定しなくても、文脈に応じて柔軟に判断しながら処理を進められます。

参照元：Google Workspace Studio｜Google公式
参照元：Google Workspace Studio を拡張する｜Google公式

Google Workspace Studioは追加料金不要で利用可能

Google WorkspaceGWSの以下プランでは、いずれもどのプランでもGoogle Workspace Studioを追加料金なしで利用できます。

参照元：Google Workspace料金表｜Google公式

Google Workspace Studioの3つの主要機能

ここでは、Google Workspace Studioの主要な機能を3つ紹介します。

トリガー機能

トリガーとは、ワークフロー（エージェント）を開始するきっかけとなるイベントのことです。日常業務で発生するさまざまな出来事をトリガーとして設定できます。

▼トリガーの例

また、複数のトリガーを組み合わせることで、「毎朝9時に特定フォルダを確認し、更新があれば通知する」といった複雑な処理も実行できます。

アクション機能

アクション機能は、エージェントが実行する具体的な処理を指します。Web上でブロックを組み合わせることで、直感的に設定できます。

▼アクション機能の例

アプリ間の連携

Google Workspace Studioでは、Geminiの機能をワークフローに組み込むことで、従来は人手で行っていた判断業務の自動化も可能です。

▼対応できる業務例

このように、Google Workspace Studioは単なる定型作業の自動化にとどまらず、業務の質の向上にも寄与します。

Google Workspace Studioの3つのメリット

ここでは、Google Workspace Studioの主なメリットを3つ紹介します。

アプリ間の連携

Google Workspace Studioは、日常的に利用するGoogle Workspaceアプリとシームレスに連携できます。

▼GWSアプリの例

• Gmail
• Google ドライブ
• Google カレンダー
• Google ドキュメント
• Google スプレッドシート

他社の自動化ツールを使う場合、Googleアカウントとの接続設定やアプリ間連携に手間がかかる場面があります。。また、連携時にエラーが発生するケースも少なくありません。

一方、Google Workspace Studioは同じGoogleのサービスであるため、各アプリとの親和性が高く、安定した連携が可能です。

▼連携で実現できる作業の例

• Gmailで受信したメール内容をGoogle ドキュメントに書き出す
• Google カレンダーの予定をGoogle Chatに通知する
• Google ドライブへのファイル追加をトリガーに、Google スプレッドシートを更新する

業務工数の削減

Google Workspace Studioでは、Geminiを活用することで、これまで人が行っていた判断業務の一部も自動化できます。従来の自動化ツールは、あらかじめ設定したルールに基づく処理が中心でした。一方、Geminiを組み込むことで、文脈を理解した柔軟な処理が可能になります。

▼業務工程のプロセス

このように、判断を伴う業務も自動化できるため、チーム全体の工数削減につながります。結果として、より付加価値の高い業務に時間を充てることが可能になります。

データセキュリティの強化

企業でAIを活用する際に注意すべき点の1つが、情報漏洩やデータの二次利用です。Google Workspace Studioでは、入力データや作成内容がAIモデルの学習に利用されない仕組みが採用されています。また、Google Workspaceのセキュリティ基盤のもと、ログ管理やアクセス権限の設定も細かく適切に行えます。

そのため、セキュリティやガバナンスを重視する企業でも安心して利用できる環境が整っています。

Google Workspace Studioの3つの利用シーン

ここでは、Google Workspace Studioの利用シーンを3つ解説します。

メールの自動処理

Google Workspace Studioを活用すれば、メールの確認や仕分けといった業務を自動化できます。例えば、未読メールの内容を毎朝要約し、Google Chatで通知することで、重要なメールの見落としを防止できます。また、特定の顧客や上司からのメールをトリガーに、内容の要約や通知を行うことが可能です。

さらに、メール本文の内容をもとに対応が必要なものを判別し、ラベル付けや優先度の整理を行うことで、タスク管理の効率化にもつながります。

ドキュメントやデータの処理

Google Workspace Studioで請求書や申請書などのドキュメント処理も自動化できます。例えば、PDFから必要な情報を抽出し、Google スプレッドシートへ自動で転記することで、手入力の手間を削減できます。

▼抽出してくれるデータの例

• 取引先名
• 金額
• 日付

また、Google Meetの文字起こし機能を使えば、会議内容の記録や議事録の生成を効率化できます。さらに、Google フォームで収集したデータを自動で整理・分析することも可能です。

レポート生成・配信の自動化

Google Workspace Studioで、定期レポートの作成や情報共有も自動化できます。例えば、Google スプレッドシートのデータをもとに、週次・月次の定型レポートを自動生成し、関係者へ共有することが可能です。

また、指定したキーワードに関連するニュースを収集・要約し、Google Chatへ投稿することで、情報収集や共有の効率化にも役立ちます。

Google Workspace Studioの4つの使い方

ここでは、Google Workspace Studioの基本的な使い方を4つのステップで解説します。

コンソールへのアクセス

まずはGoogle Workspace Studioの管理コンソールにアクセスします。

管理コンソール：https://studio.workspace.google.com/

エージェントの作成

エージェントは、自然言語または手動で作成できます。

1. 自然言語での作成
   実行したい処理内容をテキストボックスに入力すれば、数秒でワークフローが自動生成されます。生成後は「Turn on」で保存し、「Test run」で動作確認が可能です。
   
   
2. 手動での作成
   トップ画面の「＋」ボタンを押せば、処理を一つずつ設定してフロー作成が可能です。条件分岐などの詳細な設定も可能です。

テンプレートのカスタマイズ

Google Workspace Studioには、あらかじめ複数のテンプレートが多数用意されています。るので、そこから作成を始められます。トップ画面からをスクロールするとテンプレートを選択し、一覧が出てくるので、自社の業務に合わせて編集することで、効率的にエージェントを構築できます。必要に応じて内容を調整し、保存して利用します。の上保存しましょう。

エージェントの管理

作成したエージェントは、管理画面から一元的に操作できます。画面左側メニューの「My flows」をクリックし、各エージェントの無効化・有効化・編集・削除が可能です。既存フローのコピーや実行履歴の閲覧も行えます。

Google Workspace Studioで知っておくべき用語

Google Workspace Studioを理解するうえで、押さえておきたい基本用語を5つ紹介します。

フロー

フロー（エージェント）とは、一連の処理の流れを指します。トリガーから実行処理までをまとめたワークフローの単位です。

▼フローの構成要素

starter

starterは、フローを起動するきっかけとなるトリガーの設定項目です。指定した条件を満たすと、フローが開始されます。

▼starterの一例

指定した条件に合致すると、フローが開始されてactionsに移ります。

action（step）

actionsは、フロー内で実行される具体的な処理です。actionsを設定するには、複数のstepsを追加することが欠かせません。

サードパーティーアプリとの連携

Google Workspace Studioは、Google Workspaceアプリだけでなく、サードパーティアプリとも連携が可能です。

▼連携可能なアプリの例

また、Google Workspace Marketplace から、追加の連携機能をインストールできます。

変数

フロー内では、変数（variables）を使ってstep間での情報の受け渡しが可能です。例えば、前のstepで取得した情報を次の処理に引き継ぐことで、より柔軟なワークフローを構築できます。

Google Workspace StudioでGWS上のあらゆる作業を自動化

Google Workspace Studioは、Google Workspace上で利用できるノーコードAIエージェント構築プラットフォームです。GeminiとWorkspaceアプリの連携によって、さまざまな業務を自動化でき、文脈に応じた柔軟な処理が可能です。

アプリ間の連携だけでなく、作業や通知の自動化など、ビジネスシーンで活用できる場面は多岐にわたります。導入にはコンソールへのアクセスからエージェントの作成・管理まで、一連の設定を適切に行うことが重要です。

なお、Google Workspaceの導入・運用については電算システムがサポートしています。詳細をより知りたい方は、以下からお気軽にお問い合わせください。