メールサーバーを利用している方のなかには、どのようなセキュリティ対策があるのかわからないという方も多いのではないでしょうか。メールサーバーには、多くの個人情報が保管されています。特にビジネスで利用している場合は、さまざまな機密情報を取り扱うため、万全なセキュリティ対策が必要です。セキュリティを強固にするには、セキュリティ対策の方法を知り、利用者にとって適切なサービスを選ばなければなりません。
この記事では、メールサーバーの仕組み、利用する上でのセキュリティリスク、セキュリティ対策の方法、メールサーバーの種類をわかりやすく解説します。メールサーバーの基礎知識や必要なセキュリティ対策について把握できる内容になっているので、ぜひ参考にしてみてください。
メールサーバーとは？しくみを解説
メールサーバーは、電子メールの送受信をするために必要な基盤を提供するサーバーの総称です。メールの送信と受信の大きく2つの役割を担っており、送信と受信はそれぞれ異なるサーバーで実行されます。メールサーバーがメールの送受信をするには、以下のような3つのサーバーが必要です。
- SMTP（Simple Mail Transfer Protocol）
- POP（Post Office Protocol）もしくはIMAP（Internet Message Access Protocol）
- DNS（Domain Name System）
参考：【初心者必見】メールサーバーの構築方法を解説｜選定時の注意点やエラー対処法を紹介
電算システムブログより
以下の記事では、メールサーバーの構築方法や構築する際の注意点をわかりやすく解説しています。メールサーバーの構築を検討している方は、ぜひご覧ください。
メールサーバーを利用する上での2つのセキュリティリスク
メールサーバーを利用する上でのセキュリティリスクは、以下の2つです。
- 外的要因によるリスク
- 内的要因によるリスク
外的要因によるリスク
外的要因によるリスクは、内的要因によるリスクと比較して、防止が難しい特徴があります。いつ発生し、どのような危険があるのかの予測も困難です。外的要因によるリスクの例には、以下のようなものがあります。- フィッシングメール
- マルウェアへの感染
- 盗聴・改ざん
- 標的型攻撃メール
フィッシングメールは、メール本文のリンクをクリックさせるために、自然な文章でつくられているものも多く、悪意があるかの判断が難しい場合があります。メール内のリンクをクリックしたり、添付ファイルを閲覧したりする際は、怪しいところがないかを念入りに確認して、慎重に行動しなくてはいけません。
マルウェアは、利用者やパソコンなどに被害を与えることを目的としたソフトウェアの総称です。例えば、フィッシングメールや標的型攻撃メール（※1）に添付して、メールの受信者を攻撃します。フィッシングメールと同じく、怪しい点を確認して、問題が見られる場合はメールやリンク、添付ファイルを開かない対応が必要です。
メールの盗聴・改ざんは、受信者が見抜くのは難しいため、より安全性の高いメールシステムを構築もしくは利用して、被害を未然に防ぎましょう。メールの送信経路における情報の保護、メール送信者の識別・証明が可能なメールシステムの導入がおすすめです。外的要因によるリスクに備えるには、代表的な攻撃に対する予防策を立てて、問題が発生した際にすばやく適切な行動が取れるような体制構築が重要です。
※1. 標的型攻撃メール：組織の業務と関連するメールに似せたウィルス付きのメール
内的要因によるリスク
内的要因によるリスクには「セキュリティに関するリテラシー不足」や「メールの誤送信」などがあります。また、メールの誤送信には、宛先の設定ミスや入力ミスがあり、宛先の入力ミスの場合は、メールが送信したい相手に届きません。
万が一、企業の機密情報が記されたメールを無関係な人に送れば、情報漏えいとして企業の社会的信用を傷つける可能性があります。重要な情報を日頃から多く扱う企業は、小さなミスも含めて防止できるセキュリティ対策が必要です。
例えば、CCやBCCの設定ミスは、発生しやすいミスの1つです。CCやBCCの設定を誤れば、業務とは関係のない人にメールを送信してしまいます。一度送ったメールは送信者が取り消せないため、慎重な行動が求められます。
セキュリティに関する組織内の認識の甘さやリテラシー不足も、問題を招くリスクの1つです。組織内部の人材にセキュリティの重要性や取るべき行動を教育すれば、内的要因によるリスクの防止に役立ちます。
メールサーバーのセキュリティ対策5選
メールサーバーのセキュリティ対策に必要なものは、以下の5つです。- スパム対策の実施
- 認証プロトコルの導入
- データの保護
- プライバシーの管理
- ウィルス対策ソフト
適切なセキュリティ対策は、メールマーケティングにおける信頼性や企業イメージの向上、顧客からの信頼獲得につながります。必要なセキュリティ対策を確認して、自社への導入を検討しましょう。
スパム対策の実施
メールサーバーには、スパムメールによる被害を防止できる対策が必要です。例えば、スパムフィルターを活用してスパムメールを判別すれば、被害を未然に防止できるでしょう。スパムフィルターは、メールの添付ファイルや本文、ヘッダーなどの情報を自動で解析して、スパムメールかどうかを判定できる機能です。近年では、スパムメールの精度が上がっているため、より機能性が高く正確なスパムフィルターの導入が求められます。
認証プロトコルの導入
メールサーバーのセキュリティ対策には、認証プロトコルの導入が有効です。認証プロトコルは、送信されたメールのドメインを認証して、信頼性を確認でき、スパムメールの対策に役立ちます。認証プロトコルの代表例は、以下の通りです。
- SPF（Sender Policy Framework）
- DMARC（Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance）
- DKIM（Domain Keys Identified Mail）
データの保護
メールサーバーを安全に運用するには、データ保護に役立つ機能の導入も重要です。企業は多くの機密情報を扱うため、データの収集や利用、提供、管理において適切な行動が求められます。情報漏えいを防止しながらデータを安全に保護するには、以下のような機能が必要です。
- アクセス制御
- パスワード認証
- データの暗号化
- データのバックアップ
- システム内の監視
- ログの取得
システム内の行動をすべて監視して適宜ログを取得できれば、データの改ざんや不正アクセスの早期発見と被害の拡大防止に役立ちます。
プライバシーの管理
企業は多くの個人情報を扱うため、適切な個人情報の管理も大切です。収集した個人情報は、事前に自社で定めた目的に沿って、適切に利用する必要があります。また、個人情報を収集する際は、業務に不要な情報は避けて、必要な情報に限定しましょう。
個人情報の提供、管理においても、適切な行動が求められます。例えば、個人情報を第三者に提供する場合は、基本的に本人の同意が必要です。個人情報の管理に関しては、安全性の高い保管方法を採用し、廃棄する際は、トラブルが発生しないような安全かつ確実な方法を選ばなければなりません。
ウィルス対策ソフト
メールを安全に利用するには、ウィルス対策ソフトの導入が必要です。業務で使用するパソコンにウィルス対策ソフトをインストールすれば、マルウェアへの感染防止対策につながります。使用しているパソコンからほかのパソコンにマルウェアが感染し、被害が拡大する事態を防いだり、マルウェアに感染した際に、ウィルスを除去してくれたりします。マルウェアによる被害を防ぎ、安全な環境で業務を進行可能です。
また、ウィルス対策ソフトのなかには、メールの添付ファイルをスキャンして、安全性を確認してくれるものもあるため、安心して添付ファイルを開けます。企業におけるセキュリティ対策として、メールのウイルス対策ソフトの導入は必要不可欠です。利用する際は、ウィルス定義ファイル（パターンファイル）を常に最新の状態にしておきましょう。
メールサーバーの2つの種類【クラウドとオンプレミス】
メールサーバーの種類は、以下の2つです。- クラウド
- オンプレミス
種類を確認して、メールサーバーにおける基本的な知識を身につけましょう。
クラウド
クラウド型のメールサーバーは、メール配信の機能があるサービスを、インターネットを通じて利用する形態です。クラウド型のメールサーバーの特徴は、以下の通りです。
- 初期コストをかけずに導入できる
- すべての作業がWEB上で完結する
- システムのセキュリティ対策をサービス事業者が行う
- 環境整備をしなくても即時導入できる
- プランのアップグレードやバージョンアップが簡単にできる
クラウド型のメールサーバーは、初期コストが不要で、手続きをすれば即時導入できます。また、システムのセキュリティ対策は、サービス事業者が担うため、利用者側で特別な設定をする必要がありません。クラウド型のメールサーバーであれば、システムの脆弱性を補うバージョンアップも、簡単に実行できます。
オンプレミス
オンプレミス型のメールサーバーは、メール配信ソフトを自社のパソコンやサーバーにインストールして利用する形態です。オンプレミス型のメールサーバーの特徴は、以下の通りです。
- 自社のみで顧客情報の管理を完結できる
- 多額の導入・運用コストが必要になる
- セキュリティ対策を自社で準備しなければならない
オンプレミス型のメールサーバーは、保有するデータの管理を自社で完結できます。外部でデータを保管しないため、より安全なデータ管理が可能です。オンプレミス型のメールサーバーにする場合は、システムの導入・運用コストが多く必要になり、セキュリティ対策の準備も自社でしなければなりません。
クラウドとオンプレミスのメールサーバーの選び方【予算や専門知識の有無】
オンプレミス型とクラウド型のどちらのメールサーバーが適しているかは、企業のニーズやセキュリティポリシー、予算などによって異なります。オンプレミス型の場合は、メールサーバーに関する専門的な知識を持った人材が必要になり、ソフトウェアやハードウェアの購入費用もかかります。自社で十分な予算とメールサーバーに知見のある人材が確保できるかどうかが重要です。
オンプレミス型は、システムのセキュリティ対策を自社で決定・管理できます。セキュリティポリシーが決まっており、メールサーバー専任の技術者がいる企業におすすめです。クラウド型は、システムの導入や管理が簡単で、利便性が高く、スケーラビリティにも優れている特徴があります。オンプレミス型と比較して、導入・運用コストも抑えられるため、規模が大きくない企業やスピーディーな成長を目指している企業におすすめです。
セキュリティ対策が十分なクラウドメールサービスならGoogle Workspaceがおすすめ
「Gmail」は、Googleが開発した「Google Workspace」というグループウェアに含まれるクラウド型のメールサービスです。Gmailを導入すれば、Google Workspaceで提供されている以下のような機能を利用できます。
- Googleカレンダー
- Google Meet
- Googleドライブ
- Googleスプレッドシート
- Googleドキュメント
- Googleフォーム
- Googleチャット
- Googleスライド
- Googleサイト
Google Workspaceに含まれる豊富な機能を活用すれば、自社の情報共有や連携を円滑にして、業務効率化につながります。Gmailには、個人で利用できる無料プランもありますが、企業向けの有料プランを利用しても、ツールの画面構成は変わりません。Gmailを普段から利用しているユーザーは、扱いに慣れるまでの時間を限りなくゼロにできるでしょう。
Gmailは、メールの管理機能が優れており、Google独自の検索技術で正確にすばやく目的のメールを見つけられます。また、機械学習を活用したセキュリティ機能により、99.9%の高精度でスパムを検出できます。メールの添付ファイルも、自動でウィルススキャンが実施される仕組みになっているため、外部から送信されたファイルでも安心して閲覧可能です。
関連記事はこちら
クラウドとオンプレミスの違いを学び自社に合うメールサーバーを見極めよう
近年、多くの企業で導入されているクラウド型のサービスは、オンプレミス型と比較して、高い拡張性や可用性、セキュリティ機能を持っており、システムの運用負荷も軽減できる特徴があります。リモートワークの推進によって、対面でのコミュニケーションが減った現代では、より円滑かつセキュアなメール対応が求められます。
オンプレミス型からクラウド型へ移行すれば、圧倒的なアジリティやスケーラビリティを得られて、スモールスタートで簡単に新しいサービスを構築可能です。オンプレミス型とクラウド型の違いを理解し、クラウド型を導入する際に必要な知識を身につけて、自社に適したサービスを導入しましょう。
Google Workspace（旧 G Suite） は、ファイル共有やメール、Web会議などの豊富な機能が揃ったサービスです。企業のコミュニケーション活発化に役立ちます。Googleのプレミアムパートナーを務めている株式会社電算システムでは、初めてサービスを導入する中小企業をはじめとした企業様に対して、サービスの導入サポートを行っています。
Google Workspaceの導入を検討している方や、サービスについて詳しく知りたい方は、電算システムにご相談ください。電算システムでは、オンプレミス型からクラウド型へ移行する際に必要な知識や、Google Workspaceについて紹介した資料を無料で提供しています。メールサーバーのセキュリティ対策にお困りの方や、クラウド型への移行を検討している方は、ぜひ一度ご覧ください。
