さまざまなクラウドサービスが利用できる現代のビジネスシーンでは、この機会にメールサーバーのクラウド移行を進めたいと考えている方も多いのではないでしょうか。しかし、メールサーバー向けのサービスには多様な種類があり、自社に合うものを選び分けるのが難しいものです。
このような場合は、まず目的や自社要件を明確にすることが大切です。そのうえで複数のサービスを比較し、自社に合うものを選り分けましょう。
本記事では、法人向けのメールサーバーを選定する際のチェックポイントを解説します。メールサーバーをクラウド移行する際の方法や手順も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
近年はオンプレミスからクラウドに移行する会社が増えている
近年はクラウドサービスの多様化が進み、オンプレミスからクラウドへの移行を図る企業が増えつつあります。
オンプレミスとは、自社内でサーバーやデータベースなどを整備し、独自のシステムを構築する運用方式です。自社要件に沿って、機能やセキュリティレベルを柔軟にカスタマイズできるメリットがあります。ただし、ハードウェアやソフトウェアを用意するための膨大な導入コストや手間がかかるため、事業規模が小さい、あるいはシステム開発のノウハウが不足している企業には不向きです。
一方のクラウドは、システム構築に要するハードウェアやソフトウェアを導入する必要がありません。クラウドでは、ベンダーが運用・管理しているサーバーを使い、インターネット上でサービスを利用できるためです。契約時に複数のアカウントを発行できるため、部門や部署を問わず誰でもシステムにアクセス可能で、組織内での共同利用にも向いています。
メールサーバーをクラウド化するメリット・デメリットとは
サーバーリプレースのタイミングで、メールサーバーをクラウド化するケースもあります。これは、自社で運用・管理しているオンプレミスのメールサーバーを、クラウド上に移行する方法を指します。
オンプレミスでは、自社のデータセンターなどに物理的なメールサーバーを設置し、パソコンにメールソフトをインストールする方法が一般的です。このメールサーバーをクラウド上に移行することで、インフラの運用・管理の手間を削減できるなど、さまざまなメリットが生まれます。ただし、クラウド化によってデメリットが生じる可能性もあるので、注意が必要です。
ここでは、メールサーバーをクラウド化するメリット・デメリットを解説します。
メリット4選
メールサーバーをクラウド化するメリットは次の通りです。
- ハードウェアを購入するコストやシステムを構築する手間を抑えられる
- アカウント契約を行えば、すぐにサービスを利用できる
- API連携やオプション契約により機能を拡張しやすい
- ベンダーがサーバーの保守管理を行ってくれる
メールサーバーの導入・運用時のコストや手間を軽減できるのが、クラウドの大きなメリットです。クラウドでは、物理的なサーバーを調達する必要がなく、スクラッチ開発などでシステムを一から設計せずに済みます。加えて、サーバーの保守管理も不要なので、社内に専門技術を持つエンジニアがいなくても安心です。
スケールアップやスケールダウンを行いやすいのも利点です。最初は必要最低限の機能を利用できるプランを選び、必要に応じて段階的に機能を拡充できます。そのため、オンプレミスよりクラウドのほうが、費用対効果を見極めやすいといえるでしょう。
デメリット3選
メールサーバーをクラウド化するデメリットは次の通りです。
- システム構成を自由にカスタマイズできない
- 従量課金制の場合、オンプレミスより運用コストが高額になりやすい
- セキュリティレベルがベンダーに依存する
クラウドはオンプレミスとは異なり、システム構成を自由にカスタマイズできません。利用できる機能や連携できるシステムの種類などに制限がかかります。また、サーバーを保有しているのがベンダーである以上、自社で独自のセキュリティを構築できないのも難点です。
そのため、クラウドはオンプレミス以上にベンダー選びが重要だといえます。
メールサーバーを検討するときの3つのポイント
法人向けのメールサーバーを選定するにあたって、いくつか注意すべきポイントが存在します。次の3つの要素をもとに複数の製品を比較することで、自社に合ったメールサーバーを選びやすくなります。
- 性能と価格のバランス
- ビジネスに役立つ機能
- サポート体制
性能と価格のバランス
法人向けのメールサーバーは、性能が高いほど高価になる傾向があります。そのため、自社要件を満たす性能レベルと価格とのバランスを見極めることが大切です。
メールサーバーの性能は、次のような要素から確認できます。
- データ容量
- アカウント数
- マルチドメインの対応可否
- メールの配信可能件数
- メールの転送可能件数
- 1時間あたりの最高配信件数（配信能力）
社内メールやメールマガジンなど、メールの活用範囲が広い場合は、高容量かつアカウント数の多いメールサーバーがおすすめです。また、一つの契約で複数のドメインを使用したい場合は、マルチドメインの対応可否や増やせる個数をチェックしましょう。
ビジネスに役立つ機能
法人向けのメールサーバーには、ビジネスシーンで役立つ幅広い機能が搭載されています。代表的な機能は次の通りです。
- メールの自動送信
- メールの誤送信対策
- メーリングリスト
- 添付ファイルのデータ暗号化
- スパムフィルタ
- ウイルスチェック
搭載されている機能は、メールサーバーや料金プランによって異なるため、事前に機能要件を明確にすることが大切です。あらかじめメールサーバーを導入する目的を明確にし、それに合った機能を絞り込みましょう。例えば、メールマガジンを配信する機会が多い場合は、自動送信やメーリングリストの機能が搭載されたメールサーバーが向いています。
機能性を確認する際は、無料トライアルの活用がおすすめです。トライアル期間中は、機能性に加えて操作性も確認できます。経営層だけでなく、実際にシステムを利用する現場担当者も参加させ、多角的な視点で向き・不向きを見極めましょう。
サポート体制
メールの送受信中にサーバー側の不具合が起きると、業務に支障が出る可能性があります。このようなトラブル時にスムーズな対応ができるよう、サポート体制の整ったベンダーを選びましょう。できれば、24時間365日体制でサポート可能なベンダーが理想です。
同時にFAQや操作マニュアルの充実度もチェックしましょう。トラブル発生時にFAQやマニュアルのみで問題を解消できれば、電話窓口に問い合わせする必要がありません。チャットボットの回答精度が高い場合も、問い合わせに要する時間短縮につながるでしょう。
メールサーバーをクラウド化する2つの選択肢
メールサーバーをクラウド化する手段は、IaaSとクラウドメールサービス（SaaS）の2種類の選択肢があります。ここでは、それぞれの特徴やメリット・デメリットを解説します。
IaaSでメールサーバーを構築する
IaaS（Infrastructure as a Service）とは、クラウド上で社内インフラを構築できるサービスです。代表的なサービスには、Google Cloud PlatformやAWS（Amazon Web Service）、Microsoft Azureなどの種類があります。
このようなサービスを活用すると、クラウド上で仮想的なメールサーバーを構築できます。オンプレミスから移行する場合でも、システムの仕様をほとんど変えずに手続きが完了します。また、オンプレミスのように、自社要件に応じて仕様を柔軟にカスタマイズできるのがメリットです。
ただし、仮想サーバーを自社で運用・管理する必要があるため、メンテナンスコストが発生します。自社独自のセキュリティ要件を設定しなければならず、ある程度の知識や技術が求められる点には注意が必要です。
クラウドメールサービス（SaaS）を利用する
サブスクリプション型のSaaSとして提供されている、クラウドメールサービスを利用するのも一案です。
クラウドメールサービスは、ベンダーがサーバーを運用・管理しており、サービスに契約するだけで手軽に各種機能を利用できるメリットがあります。特に法人向けのクラウドメールサービスは、個人向けのサービスよりもデータ容量が大きく、機能も豊富です。オンプレミスに比べて拡張性や可用性の高さにも特徴があります。
一方、オンプレミスやIaaSとは異なり、システムの仕様を自由にカスタマイズできるわけではありません。セキュリティレベルもベンダーに依拠するため、自社の要件とベンダーの提示内容がマッチするか、事前によく検証が必要です。
メールサーバーをクラウド移行する6つの方法
メールサーバーをクラウドへと移行する手順は次の通りです。
- 導入目的の明確化
- 移行先の選定：機能性
- 移行先の選定：コスト
- 移行先の選定：セキュリティ
- 移行準備・データ移行
- 切り替え
導入目的の明確化
メールサーバーのクラウド化を進めるにあたって、まずは導入目的を明確にしましょう。明確な目的を定めることで、何らかの問題が発生した際でも容易に軌道修正を行えるようになります。
目的を考える際は、自社のなかで発生している課題を洗い出すことから始めます。業務フローのなかで特に大きな問題点となっているボトルネックを特定し、クラウド移行によってその問題をどのように解決するのかを決定します。このような手順を踏むことで、自社にとって最適な機能要件を割り出せます。
移行先の選定：機能性
目的を定めた後は移行先を選定しましょう。メールサーバー向けのサービスはさまざまな要素を比較する必要がありますが、なかでも特に重要となるのが機能性です。
メールサーバー向けのサービスは独自の機能を搭載したものもありますが、自動送信やメーリングリストなど、一部の機能はほとんどの製品に搭載されています。そのため、表を使って複数の製品を並べ、搭載されている機能の有無を書き出すと良いでしょう。また、無料トライアルで実際に機能を使い、機能ごとの評価点を洗い出すことで、より客観的な視点で自社に合うサービスを選べるようになります。
移行先の選定：コスト
IaaSやクラウドメールサービスは、一般的にサブスクリプション型の料金体系を採用しています。同じサービスでも、料金プランやアカウント数によってコストが大きく変わるのが特徴です。
ここで重要なのは、ユーザー1人あたりのコストを正確に算出することです。IaaSやクラウドメールサービスでは、一つの契約で利用可能なユーザー数が設定されているケースも珍しくありません。そのため、公式サイトなどに表記されている料金のみを参考にするのではなく、その料金からユーザー数を除算して1人あたりのコストを見極めましょう。
移行先の選定：セキュリティ
クラウドサービスは、ベンダーがサーバーを運用・管理している以上、社外にデータを保存しなければなりません。仮にベンダーがサイバー攻撃を受けた場合、セキュリティレベルが低いと、自社の機密情報が外部に漏れてしまう可能性も考えられます。そのため、ベンダーが保有するデータセンターのセキュリティ体制や、サービスに搭載されているセキュリティ機能をしっかりとチェックしておきましょう。
移行準備・データ移行
移行先が決まれば、クラウド化に向けた準備を進めていきます。この時点でメールサーバーの運用設計を考えましょう。クラウド上で動作させるアプリケーションの開発や、ミドルウェアの設計に向けて、明確なスケジュールを組むことが大切です。
オンプレミスからIaaSやクラウドメールサービスに移行する場合は、データ移行の手続きが必要です。そのため、移行すべきデータの種類や量を洗い出します。実際にデータを移行する際は、バックアップを忘れずに実行しましょう。
切り替え
最後に、DNS経由でメールサーバーの切り替え手続きを行います。
移行が完了しても、DNSのデータがインターネット上に反映されるのには時間がかかります。その間は、新しいメールサーバーでメールを受信できないので、十分に注意が必要です。DNSのデータが反映されるまでの数日間は、移行前のメールサーバーにメールが届くよう、IPアドレスの指定受信を設定することが重要です。
クラウドメールサービスはGoogle Workspaceがおすすめ
メールサーバーのクラウド移行でクラウドメールサービスを選択するなら、「Google Workspace」がおすすめです。Google Workspaceには、個人向け・法人向けのどちらにも使えるGmailが含まれています。
Gmailは、Google独自の検索技術を用いた管理機能に特徴があります。高度な機械学習を採用したAIが、99.9％の精度でスパムを検出してくれるため、フィッシング攻撃を受けるリスクを最小限に抑えられます。添付ファイルを自動的にウイルススキャンするため、社外とメールをやり取りする際でも安心です。
Google WorkspaceにはGmail以外に、カレンダーやChatといった多種多様なサービスが備わっています。Googleアカウント一つでシームレスな情報共有ができるため、ぜひ活用を検討してみてください。
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クラウドとオンプレミスの違いを学び自社に合うメールサーバーを見極めよう
法人向けのメールサーバーには、オンプレミスとクラウドの2つの種類があります。すでにオンプレミスのサーバーでメール運用を行っている場合は、この機会にクラウドへの移行を検討してみてはいかがでしょうか。メールサーバーをクラウド化することで、スムーズなシステム連携や保守管理の工数削減といったメリットが生まれます。
クラウドのメールサーバーを構築する際は、クラウドメールサービスのGmailが含まれている「Google Workspace」がおすすめです。Googleのプレミアムパートナーを務める株式会社電算システムは、初めてGoogle Workspaceを導入する方に向けてサポートを行っていますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。Google Workspaceの基礎知識を知りたい方は、以下の無料資料が参考になります。
