ビジネス文書を作成するツールは、Microsoft社のWord（ワード）をはじめ、さまざまな種類があります。なかでもGoogle ドキュメントは、無料で利用できるにもかかわらず、豊富な機能が用意されているツールです。そのため、初めて文書作成ツールを導入する場合に向いています。
Google ドキュメントは操作性がシンプルで、誰でも手軽に利用できますが、活用するにはある程度の知識や技術が必要です。しかし、ツールの利用経験がない場合、どのように活用すべきか悩んでしまうケースも多いでしょう。
そこで本記事では、Google ドキュメントの特徴や使い方、活用例などを紹介します。
Google ドキュメントとはクラウド型の文書作成サービス
Google ドキュメントとは、クラウド上で文書を作成できるサービスです。仕様はMicrosoft社のWordに近いものの、クラウド上で文書の作成から編集、管理まで完結できる点に特徴があります。また、自社でファイルサーバーを構築せずに利用できるのも利点です。
クラウド上で作成した文書は、権限さえあれば誰でもアクセスできます。そのため、複数人による共同編集も可能です。また、共同編集に役立つコメントや添削、共有などの機能を備えているため、オフラインで文書作成を行うよりも効率性の向上につながります。
Google ドキュメントの6つの特徴
Google ドキュメントには次のような特徴があります。
- 作成した文書をクラウド上で保管できる
- 複数人で共同編集を行いやすい
- 自動保存や変更履歴に対応している
- さまざまなファイル形式に対応している
- テンプレートが用意されている
- スマートフォンやタブレットでも操作可能
それぞれの特徴を押さえることで、Google ドキュメントを使ってできることが理解しやすくなります。
作成した文書をクラウド上で保管できる
クラウド上で文書を作成できるGoogle ドキュメントですが、作成したファイルをクラウドに蓄積できるのも特徴です。Google ドキュメントのファイルは自動的にGoogleドライブへと保存されます。
Googleドライブにアクセスすると、いままでに作成したファイルが一覧で表示され、詳細な条件で検索することも可能です。権限を設定すれば、ほかのユーザーもGoogleドライブにアクセスできるため、よりスムーズな情報共有につながります。
保存できるファイルの容量は、無料版が15GB/ユーザー、企業向けグループウェアであるGoogle Workspaceを利用する場合、Business Starterプランの場合、ユーザー 1 人あたり30 GB のストレージ プールから。と、プランごとに差があります。多数の文書ファイルを扱う場合は、有料版を選択するのがおすすめです。
複数人で共同編集を行いやすい
クラウド上で利用できるGoogle ドキュメントは、一つのURLで管理されており、そこに接続すればリアルタイムでの共同編集が可能です。自分の編集操作だけでなく、ほかのユーザーが編集した内容も即座に反映されます。また、オフラインで編集した内容でも、インターネットに接続された時点で情報が同期される仕組みです。
Google ドキュメントには、共同編集に役立つ機能も豊富に用意されています。例えば、特定の箇所に任意のメッセージを添付できる「コメント機能」や、文章の一部を訂正できる「提案機能」などが代表的です。さらに、文書にアクセスするユーザーの閲覧権限や編集権限も設定できます。
自動保存や変更履歴に対応している
Google ドキュメントで文書を作成する際は、編集した内容が自動的に保存されます。名前を付けて保存や上書き保存せずに済むため、作業効率を高められるのがメリットです。保存するのを忘れてデータが消失するリスクを抑えられるのも、自動保存の利点だといえるでしょう。
また、Google ドキュメントには変更履歴の機能があります。文章を新たに執筆したり、修正したりしたタイミングごとに履歴が保存されているのが特徴です。もし過去の編集内容に戻りたい場合でも、ワンクリックで対応できます。共同編集の際、「いつ・誰が・どの箇所を変更したのか」を一目で把握できるのもポイントです。
さまざまなファイル形式に対応している
複数のファイル形式に対応しているのもGoogle ドキュメントの特徴です。Word（.docx）やPDF（.pdf）、テキストファイル（.txt）、ログファイル（.log）などの種類がアップロード可能です。
そのため、別の文書作成ソフトで作成した文書をGoogle ドキュメントへとデータを移行することも可能です。例えば、Wordで作成した文書をGoogle ドキュメントで読み込み、編集後にPDFで出力するなど、さまざまなシーンに対応できます。
テンプレートが用意されている
Google ドキュメントは一から文書を作成できますが、テンプレートを活用するのも一案です。デフォルトのテンプレートギャラリーには、会議メモやプロジェクト提案書、パンフレットなどの種類が用意されています。また、有料版は自社専用のテンプレートを作成できます。
テンプレートをもとに文書を作成・編集することで、一から文書を作るよりも手間を抑えられます。公式テンプレート以外にも、インターネット上でダウンロードできる場合もあるため、有効活用して効率良く文書を作成しましょう。
スマートフォンやタブレットでも操作可能
Google ドキュメントはWebブラウザ版のほかに、モバイルアプリも用意されています。iOSとAndroidの両方に対応しており、スマートフォンやタブレットでも操作できるのが特徴です。モバイルアプリでは文書の閲覧だけでなく、編集や設定にも対応しています。
モバイルアプリを有効活用すると、より柔軟な働き方が可能です。外出先や出張中はもちろん、テレワーク中でも気軽にGoogle ドキュメントにアクセスできます。
Google ドキュメントの使い方6ステップ
Google ドキュメントを利用するには、次の手順で進めていきます。
- Google ドキュメントにアクセスする
- 新しい文書を作成する
- 文書を編集する
- 共同編集を行う
- 文書を別のファイルに変換する
- 保存したファイルへのアクセスや検索を行う
手順ごとのポイントや進め方を解説します。
1. Google ドキュメントにアクセスする
Google ドキュメントにアクセスするには、Googleのトップページからアプリ一覧をクリックし、そのなかから［ドキュメント］を選択します。
Googleアカウントにログインするため、メールアドレスとパスワードを入力しましょう。
アカウントの作成方法は、こちらの記事で詳しく解説しています。
2. 新しい文書を作成する
Google ドキュメントにアクセスすると、トップページの［空白のドキュメント］から新規文書の作成が可能です。
テンプレートから文書を作成する場合は、［テンプレートギャラリー」をクリックしましょう。テンプレート一覧が表示されるので、好みのものを選択すれば文書の編集画面が開きます。
また、別のGoogle ドキュメントやWordで作成した文書を開くことも可能です。一度新規で文書編集画面を開き、画面右上の［ファイル > 開く］の順にクリックします。
すると、もととなるファイルの場所を指定できます。例えば、端末に保存されているWordを開きたい場合は［パソコン］、特定のデータを取得したい場合は［アップロード］といった形で指定します。
3. 文書を編集する
文書を編集する際は、まずタイトルを設定します。
その後、執筆スペースに任意の文章を入力します。
文章を目立たせたり、見やすくしたい場合は必要に応じて編集ツールを利用しましょう。例えば、［B］のボタンをクリックすると、選択した箇所が太字になります。
見出しを設定することも可能です。
そのほかにも次のような編集機能があります。
- 斜体
- 下線
- テキストカラー・ハイライト
- テキストサイズ
- フォント
- リンク挿入
- 画像挿入
- テーブル作成
など
このように、幅広い編集機能を利用できるのは大きなメリットです。
4. 共同編集を行う
複数人で共同編集を行うには、ほかのユーザーを招待する必要があります。画面右上の［共有］をクリックしましょう。
共有設定画面が開くので、［ユーザー、グループ、カレンダーの予定を追加］に招待したいユーザーのGoogleアカウントやメールアドレスを入力します。
招待するユーザーに対して「閲覧者・閲覧者（コメント可）・編集者」のいずれかの権限を設定し、［送信］をクリックするとユーザーが追加される仕組みです。
また、文書そのものに権限を設定することも可能です。共有設定画面の［一般的なアクセス］の項目から、［リンクを知っている全員］を選択し、その横の権限を変更します。仮に閲覧者を指定した場合、この文書はリンクを知っている全ユーザーが閲覧できる状態になります。
共同編集中はコメント機能を使って別のユーザーとコミュニケーションを図れます。コメントを添付するには、任意の文章を選択した状態で、編集ツールから［コメントを追加］をクリックします。
任意のコメントを追加すると、執筆スペースの右側に当該コメントが表示されます。
5. 文書を別のファイルに変換する
Google ドキュメントで作成した文書は、そのままGoogleドライブに保存することも可能ですが、別のファイル形式に変換することもできます。ファイル形式を変換するには、左上の［ファイル > ダウンロード］をクリックし、任意のファイル形式を選択しましょう。
その際、保存場所を選択できます。任意のフォルダやストレージを選択し、［ダウンロード］をクリックすると作業は完了です。ファイルをダウンロードすることでバックアップとして役立ちます。
6. 保存したファイルへのアクセスや検索を行う
Google ドキュメントで作成した文書は、自動的にGoogleドライブに保存されます。保存したファイルを閲覧したり再編集したりするには、Googleドライブにアクセスしましょう。
Googleドライブでは、キーワードや保存日時、作成者などの条件で目的のファイルを素早く検索できます。数多くの文書を作成する場合でも、即座に目的のファイルにアクセスできるので安心です。
Google ドキュメントの活用例
Google ドキュメントは文書作成ツールとして利用する以外にも、さまざまな活用方法があります。その具体的な活用例を紹介します。
文書校正
Google ドキュメントには、スペル・文法チェックの機能が標準搭載されています。この機能を活用すれば、機械による文書校正が可能です。例えば、取引先から受け取った文書をGoogle ドキュメントで呼び出し、スペル・文法チェック機能で効率良く校正作業を行えます。
機能を有効にするには、編集画面の［ツール > スペルと文法 > スペルと文法のチェック］をクリックします。
すると、執筆スペースに記載されている全文章を対象に、自動で校正作業を行ってくれます。文法の誤りや表記ミスがあれば、変更候補を表示してくれるので、［承諾］または「無視」のどちらかを選びましょう。
ただし、機械によるスペル・文法チェックは必ずしも正確とは限りません。そのため、スペル・文法チェック機能を活用するとともに、目視によるダブルチェックを行うことをおすすめします。
文字起こし
Google ドキュメントでは、直接音声を入力することで文字起こしが可能です。音声ファイルへの変換やタイピングの手間を減らせるメリットがあります。
文字起こしを行うには、編集画面の［ツール > 音声入力］をクリックします。
すると、画面の左側にマイクマークが現れます。
マイクマークをクリックすれば音声認識が開始され、あわせて機械による文字起こしが開始される仕組みです。音声認識を終了する場合は、もう一度マイクマークをクリックしましょう。
文字数カウント
既存の文書の文字数をカウントするには、Google ドキュメントが便利です。Google ドキュメントでは、文書の文字数やスペースの数、単語数、ページ数を瞬時に表示できます。
文字数カウント機能を利用する際は、編集画面の［ツール > 文字カウント］をクリックします。
すると、画面上に文字数や単語数などの情報が現れます。［入力中に文字数を表示］をクリックした場合、画面左下に現在の文字数が表示されるため、執筆中に文字数を確認したい場合に役立ちます。
文字数カウント機能は、次に紹介するOCR機能と組み合わせて利用するのがおすすめです。これにより、画像やデータ化されていない文書の文字数もカウントできます。
OCR
OCR（光学文字認識）とは、PDFや画像、手書きのテキストなどを文字形式のデータへと変換する技術です。本来、編集するのが難しかった文書をデータとして読み取ることで、Google ドキュメントでの編集を可能にします。
OCR機能を利用するには、まずGoogleドライブにPDFや画像などのファイルを保存します。そして、そのファイルの右側にある三点リーダをクリックし、［アプリで開く > Google ドキュメント］の順に選択してください。
すると、PDFや画像などの内部にあるテキストデータが自動的に抽出され、Google ドキュメントの編集画面上に表示されます。抽出されたテキストは、編集やコメント、スペル・文法チェックなど、Google ドキュメントの機能を使って修正が可能です。また、文字のサイズや色を変更したり、画像を挿入したり、自由にレイアウトを調整できます。
複数文書の比較
二つの異なる文書同士を比較できるのもGoogle ドキュメントの特徴です。この「ドキュメントの比較」の機能を使うと、それぞれの文書で異なる箇所を瞬時に提案してくれます。そのため、ドラフトのA案とB案を見比べる際に便利です。
機能を有効にするには、編集画面の［ツール > ドキュメントの比較］をクリックします。
設定画面が表示されるので、［マイドライブ］の項目をクリックし、比較する文書を選択しましょう。
［相違点の対象ユーザー」には、当該文章を執筆した人の名前またはGoogleアカウントを入力します。また、［選択したドキュメントのコメントを含める」にチェックを入れると、二つの文書に含まれるコメントを同時に表示できます。最後に［比較］をクリックすると、比較用の新たな文書が生成される仕組みです。
タブによる文書管理
Google ドキュメントでは、タブ機能によって文書内の情報を複数に区分けできます。例えば、プロジェクト提案書を作成する際、一つのタブにプロジェクトA、もう一方のタブにプロジェクトBといった形で分けられます。タブごとに見出しを整理できるのも特徴です。
タブを増やすには、編集画面左側の［ドキュメントタブ］の隣にあるプラスマークをクリックします。
また、タブの右側の三点リーダをクリックするとメニューが現れます。
サブタブを追加すると、一つのタブに階層構造を持たせられるため、ページ数が多く複雑な文書でも情報を整理しやすくなります。タブの先頭に絵文字を追加して、情報を視覚的に識別しやすくすることも可能です。
アドオンの追加
Google ドキュメントでは、アドオンと呼ばれるさまざまなアプリケーションを追加して、機能を拡張できます。例えば、「Code Blocks」のアドオンを追加すると、自分が書いた見やすくコードを表示することができるようになります。
アドオンを追加するには、編集画面の［拡張機能 > アドオン > アドオンを取得］の順にクリックします。
すると、Googleのマーケットプレイスに移行するため、好みのアプリケーションを検索しましょう。
無料で導入できるアプリケーションも数多く存在します。共同編集が可能なGoogle ドキュメントだけあり、チーム全体にとって使いやすいアドオンを追加し、独自の環境を構築しましょう。
Gemini in Google Docs
「Gemini in Google Docs」とは、Google ドキュメントにGeminiの機能を追加するプラグインです。GeminiはGoogleが開発した生成AIで、指示を与えることでAIがテキストベースの回答を返します。
GeminiはGoogleの検索エンジンにも搭載されているサービスですが、Google ドキュメントに機能を実装することで、文書作成をAIがサポートしてくれます。ブログ記事や資料の作成、事業計画の策定、既存文章の翻訳など、指示を与えるだけで作業が完了するのが特徴です。
ただし、AIが作成した文章は日本語としての言い回しに問題があったり、参照元の情報が間違っていたりする可能性もあるため、目視によるチェック作業が不可欠です。とはいえ、うまく使いこなせば文書作成の効率性を大幅に向上できます。
Google ドキュメントを活用するならGoogle Workspaceを導入しよう
Google ドキュメントをビジネスシーンで活用する場合は、Google Workspaceの導入をおすすめします。Google Workspaceとは、Googleのさまざまな有料サービスが搭載されたグループウェアです。Google ドキュメントはもちろん、GmailやGoogleドライブ、スプレッドシートなどのサービスを同時に利用できます。
Googleのサービスは基本無料で利用できますが、有料版にアップグレードすることで、保存できるファイルの容量が増えます。有料版のストレージ容量は、最安値のプランで30GB/ユーザー、上位プランになると5TB/ユーザーへの拡張が可能です。
また、ビデオ会議に参加できるユーザー数が増えたり、セキュリティ機能が拡張されたりと、ほかにも多くのメリットが生まれます。14日間の無料トライアルも用意されているので、まずは有料版の使い勝手を確かめてみると良いでしょう。
Google ドキュメントで文書作成の効率を高めよう
Google ドキュメントには、テンプレートやスペル・文法チェックなど、文書作成を効率化できる、さまざまな機能が搭載されています。また、コメントや権限設定といった機能を活用した共同編集も可能です。このような機能を最大限に活用することで、文書作成におけるチーム全体の生産性向上につながります。
ただし、ファイルを保存できる容量が制限されている点には注意が必要です。ビジネスシーンでGoogle ドキュメントを利用するなら、大きな容量を使用できるGoogle Workspaceを導入するのが良いでしょう。
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