<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=445779107733115&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

IT資産管理とは?2つの管理方法やツール導入のメリット、
ツール選定のポイントを解説

 2024.06.24  株式会社電算システム

社会全体でデジタル化が進む現代では、パソコンやスマートフォンを仕事に活用するのは当たり前になっており、あらゆる業界で利用されています。IT技術の発展と普及が進む社会で企業が継続的に成長するには、自社にあるIT関連の資産を把握し、最大限に活用する取り組みが重要になるでしょう。

IT関連の資産を効果的に活用するには「IT資産管理」がおすすめです。IT資産管理に取り組めば、自社のIT関連の資産を正確に把握でき、効果的に業務で活用できます。パソコンやネットワーク機器などを利用するすべての企業に役立つ取り組みです。

この記事では、IT資産管理の概要や目的、方法、IT資産管理ツールを導入するメリットなどを解説しています。記事の最後には、IT資産管理におすすめのツールも紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。

what-is-it-asset-management

IT資産管理とはITに関する資産を把握・管理すること

IT資産管理とは、企業や団体が所有するハードウェアやソフトウェアといったIT関連の資産状況を把握・管理することです。IT資産は企業の事業運営を支える重要な資産であるため、社内設備や不動産などと同等に正確かつ適切な管理が求められます。

IT資産管理において管理対象となる資産は、ハードウェアとソフトウェア、ライセンスの大きく3つに分類されます。近年ではコスト削減やセキュリティ対策、コンプライアンス強化などにつながる取り組みとしてIT資産管理を行う企業が増えています。

IT資産管理を行う4つの目的

IT資産管理を行う目的は、以下の4つです。

  • IT資産管理の効率化
  • 無駄なコストの削減
  • セキュリティ対策
  • コンプライアンスの強化

目的を確認して、IT資産管理の必要性を理解しましょう。

IT資産管理の効率化

IT資産管理の最大の目的は、企業や団体が所有するIT資産を情報として正確に把握し、効率的に運用することです。IT資産を把握・管理できれば、それぞれのハードウェアやソフトウェアをどのように活用するのかを明確にでき、資産の運用計画が立てやすくなります。

社内にあるのか把握できていないハードウェアやソフトウェアは、そもそも存在自体を認識できていないため、業務への活用はできません。IT資産管理によって自社のIT資産の内容や数が明確になれば、それぞれの活用方法を検討し、最大限に利用できます。

無駄なコストの削減

IT資産管理は、コスト削減の目的にも効果を発揮する取り組みです。IT資産管理が不十分な状態では、ソフトウェアのインストール回数が残っているにもかかわらず新しいライセンスを購入したり、利用できるパソコンが倉庫にあることに気づかないまま新しいパソコンを購入したりする可能性があります。

IT資産管理によって所有しているライセンスやパソコンの数と状態を正確に把握できれば、余計なIT機器の購入がなくなり、コストの削減が可能です。

セキュリティ対策

IT資産管理は、企業や団体のセキュリティ強化にも効果的です。IT資産管理を通してソフトウェアの更新状況の把握や記憶媒体の管理ができるため、サイバー攻撃や情報漏洩の対策ができます。IT資産管理がされていない場合、たとえセキュリティ対策に積極的な企業や団体でも、一部のIT資産において高いセキュリティリスクを抱えている可能性があります。

例えば、使用頻度の低いパソコンにインストールされているアプリケーションやWebブラウザ、OSなどのバージョンが古いままでは、マルウェアによるサイバー攻撃の標的にされる恐れがあり、セキュリティリスクの高い状態です。

また、企業のセキュリティポリシーに違反したUSBメモリがいつの間にか業務に利用されており、情報漏洩が発生する場合もあります。IT資産管理を徹底すれば、すべてのIT資産をセキュリティレベルの高い状態になるよう管理できるため、セキュリティの強化が可能です。

コンプライアンスの強化

IT資産管理は、企業や団体のコンプライアンス遵守・内部統制に役立つ取り組みです。IT資産管理によって、契約違反や法律違反を未然に防ぎ、コンプライアンスを徹底できます。IT資産管理が不十分な状態では、無意識にコンプライアンス違反をしてしまうリスクが高く、大きなトラブルに発展する場合もあります。

例えば、外部サービスの中には、ソフトウェアを利用する際に契約プランのライセンス数の上限を超えてインストールできてしまうものがあるため、知らない内に契約違反をしてしまうかもしれません。IT資産管理をすれば、ソフトウェアのインストール数やライセンス数を把握・管理でき、コンプライアンス違反を防止できます。

IT資産を管理する2つの方法

IT資産を管理する方法は、以下の2つです。

  • 表計算ソフトでの資産管理台帳の作成
  • IT資産管理ツールの導入

管理方法を確認して、自社で行う際の参考にしましょう。

表計算ソフトでの資産管理台帳の作成

IT資産管理の最も簡単な方法は、GoogleスプレッドシートやExcelを使った資産管理台帳の作成です。資産管理台帳には、ハードウェアやソフトウェア、ライセンスの情報をまとめて記載し、常に最新の状態になるよう管理します。

この方法を実行する際に重要なポイントは、資産管理台帳のこまめな更新と正確な情報の記載です。IT資産を資産管理台帳としてまとめても「他の業務が忙しくて作成した状態のまま情報を更新できていない」「手動での入力でミスがあり、正確性に欠ける」というケースもあり、注意しながら運用しなければなりません。

GoogleスプレッドシートやExcelを使った資産管理台帳は、情報更新の頻度と量が少なければ運用しやすくなるため、IT資産が少ない小規模な企業や団体に向いている管理方法です。

IT資産管理ツールの導入

IT資産管理をする際は、専用のツールを利用する方法もあります。IT資産管理ツールは、IT資産に関わる情報を一元管理できるツールです。企業や団体におけるIT資産の利用状況や保有状況を可視化でき、適切かつ効率的にIT資産を管理できます。

IT資産管理ツールは、IT資産に関わる情報を自動で収集でき、台帳化も可能です。また、収集された情報をもとに利用可能なソフトウェアを制限してセキュリティを強化したり、利用状況を確認してサービスの契約内容を見直したりする機能も備わっています。IT資産管理ツールには、以下のような2つの種類があります。

  • エージェントベース:各デバイスにエージェントというプログラムをインストールして利用するもの。ソフトウェアやパソコンに関する管理情報を定期的に収集し、管理サーバーに送信する
  • エージェントレスタイプ:管理用の1台のパソコンにエージェントをインストールして利用するもの

IT資産管理ツールを導入して効率よくIT資産管理をしたい方には「Google Workspace」の利用がおすすめです。Google Workspaceは、すべてのデバイスやユーザー、アプリを一元管理できるため、効率よく自社のIT資産を管理できます。また、高度なセキュリティ機能も利用でき、自社のセキュリティレベルの向上にも役立ちます。

Google Workspaceに興味のある方は、Google Workspaceについてわかりやすくまとめた資料を以下のページからダウンロードしてみてください。

Google Workspaceの7つの特徴

IT資産管理ツールを導入するメリット4選

IT資産管理ツールを導入するメリットは、以下の4つです。

  • 資産管理業務の効率化
  • 無駄な投資の軽減
  • 脆弱性対策
  • セキュリティポリシーの遵守

メリットを把握して、利用を検討する際の参考にしてください。

資産管理業務の効率化

IT資産管理ツールを導入すれば、IT資産の情報収集や登録・管理を自動で行えます。情報収集や登録・管理を手動で行なった場合、多くの時間と手間がかかりますがIT資産管理ツールによって大幅な業務の効率化が可能です。

例えば、利用しているソフトウェアを最新版にアップデートしたい場合も、すべてのデバイスに一括でアップデートの指示ができるため、1台ずつ作業したり作業のいるパソコンを探したりする手間が省けます。また、ファイル配布機能を備えたツールであれば、更新プログラムの配布と実行を自動化してインストール・アップデート作業を効率化できます。

無駄な投資の軽減

IT資産管理ツールを利用して保有するハードウェアやソフトウェアの情報を正確に把握できれば、IT資産の効率的な運用が可能です。ハードウェアやソフトウェアの保有台数、稼働台数などがわかるため、不要な機器の購入を防止でき、無駄な投資をなくして最適な運用計画を立てられます。自社にあるIT資産を最大限に活かしながら、より高い成果を目指せます。

脆弱性対策

マルチウェアによるサイバー攻撃の被害を防ぐには、各デバイスのOSやソフトウェアを常に最新の状態に維持しなければなりません。アップデートの後回しはシステムの脆弱性を生み出し、セキュリティリスクを高めます。

IT資産管理ツールでは、ハードウェアやソフトウェアを一元管理できるため、同時更新や更新状況の管理が可能です。アップデートを各従業員のみで管理する状態は、作業の抜けや漏れを招く恐れがありセキュリティ対策を万全にはできません。

IT資産管理ツールを活用すれば、アップデートの実行状況をいつでも確認でき、従業員に適宜作業を促しながら効果的な脆弱性対策が行えます。

セキュリティポリシーの遵守

IT資産管理ツールの導入は、自社のセキュリティポリシーの遵守に効果的です。ツールの中には、利用許可のないUSBメモリを差し込んでも、使用できないようブロックする機能を備えたものもあります。

また、ネットワークの不正利用を防止するために、エージェントソフトウェアがインストールされていないパソコンからの通信を遮断できたり、利用許可のないソフトウェアのインストールを検出してデバイスを起動できないようにしたりする機能もあります。

IT資産管理ツールを選ぶときの5つのポイント

IT資産管理ツールを選ぶときのポイントは、以下の5つです。

  • 収集する情報の種類・精度
  • 直感的な操作のしやすさ
  • 搭載されている機能
  • 複数のデバイスに対応しているか
  • サポートの充実度

ポイントを確認して、ツールを選ぶときに役立てましょう。

収集する情報の種類・精度

IT資産管理ツールを選ぶときは、ツールで収集可能な情報の種類と精度を確認しましょう。例えば、ファイルサーバーに保管された機密情報の持ち出しを防止したい場合は、ファイルサーバーへのアクセスログに加えて、メールへの添付記録やファイルの編集履歴、印刷やUSBメモリの利用有無などの情報も収集する必要があります。

IT資産管理ツールは、自社に必要な情報を収集できるツールかどうかを事前に確認してから導入しましょう。

直感的な操作のしやすさ

IT資産管理ツールは、毎日のようにツールの管理画面を開いて運用する場合が多くあります。デジタルなものに不慣れな人でも扱えるように、IT資産管理ツールを選ぶときは、直感的に操作できるものを候補として検討するとよいでしょう。

使いにくいツールは現場で定着しにくく、IT資産管理に多くの時間がかかったり、十分にツールの機能を活かせなかったりする可能性があります。日々利用するツールになるからこそ、短期間で操作に慣れて、ストレスなく利用できるツールの導入が重要です。

搭載されている機能

IT資産管理ツールの機能の確認は、ツールの導入を成功させるかどうかを左右する重要な作業です。万が一必要な機能がないツールを導入してしまえば、他のツールへの移行を検討せざるを得なくなる可能性もあります。

自社に必要な機能を十分に整理してから、導入予定のツールが要件を満たすものかどうかを確認しましょう。IT資産管理ツールに求められる機能は、各企業の導入目的によって大きく異なります。導入目的がコンプライアンスの強化なのか、セキュリティの強化なのかといったように、目的を明確かつ具体的にしてからツールを検討する動きが大切です。

複数のデバイスに対応しているか

IT資産管理ツールを選ぶときは、対応しているデバイスの数も重要です。リモートワークや出張のある企業では、デバイスの種類が多くなる傾向にあるため、複数のデバイスに対応しているかどうかがより重要になります。導入するツールは、デバイスやOSの種類にかかわらずまとめて管理できるものがよいでしょう。

仮に複数のIT資産管理ツールを導入する場合、ツール別にサーバーの構築・運用が必要になり、管理者の負担が大きくなります。複数のデバイスやOSをまとめて管理できるツールを利用すれば、運用の手間と時間の削減が可能です。

また、1つのIT資産管理ツールでIT資産をすべて管理できれば、セキュリティ対策の効率化やセキュリティポリシーの統一がしやすく、自社のセキュリティをより強化できます。

サポートの充実度

導入するIT資産管理ツールのサポート体制は、ツールの円滑な利用やトラブル防止につながる重要なポイントです。サポートが充実していれば、ツールの利用方法やトラブルの解決方法をメールや電話ですぐに問い合わせでき、IT資産管理を迅速にできます。

問い合わせの回答に何日もかかったり、必要なサポートが得られなかったりすると、ツールが利用しにくくなり、IT資産管理を円滑に実施できません。IT資産管理ツールの運用に不安がある場合は特に、ツールのサポート体制を事前に確認しておきましょう。

【目的別】IT資産管理ツールの導入事例2選

IT資産管理を効率的かつ効果的に実施するために、IT資産管理ツールを導入する企業が増えています。以下のIT資産管理ツールの導入事例を確認して、自社で検討する際の参考にしてください。

セキュリティ対策の事例

パチンコパチスロ機の木枠や筐体の製造販売を行っている株式会社森創は、ネットワークに接続されたデバイスの管理・保護にプロキシサーバー(※1)を使用していましたが、以下のような課題がありました。

  • 収集できる情報に制約がある
  • 管理が煩雑で扱いにくい
  • 情報漏洩対策に関する問い合わせが増えた

IT資産管理ツールの導入により、上記の課題が解決し以下のような効果が得られました。

  • 今まで確認できなかった異常な行動が検知できるようになり、セキュリティリスクを正確に把握できるようになった
  • 他のツールとの連携により、問題が発生した際の原因特定・調査を1つの画面でできるようになった
  • 自動隔離モードにより、管理者の時間と手間を大幅に削減できた

※1. プロキシサーバー:サーバーとクライアントの間で通信を中継するサーバーのこと

業務効率化の事例

有名百貨店である京王百貨店がIT資産管理ツールを導入した理由は、IT資産管理の効率化です。ツールを導入する前は、IT資産管理において以下のような課題がありました。

  • パソコンの管理が煩雑で、保有するパソコンの数や場所の把握に多くの従業員が動いていた
  • 管理ツールが使いにくい

IT資産管理ツールの導入により、上記の課題が解決し、以下のような効果が得られました。

  • 問題解決や問い合わせに素早く対応できるようになった
  • 稼働していないパソコンの把握と回収がしやすくなった
  • 操作ログを把握・管理してウイルス対策を強化できた

IT資産管理の効率化には、Google Workspaceの活用もおすすめです。1つのツールで自社のIT資産をまとめて管理でき、効率よくIT資産管理を実施できます。以下のページから無料でダウンロードできる資料には、Google Workspaceの導入事例も紹介されています。Google Workspaceに興味のある方は、ぜひ一度ご覧ください。

Google Workspaceの7つの特徴

IT資産管理をするならツールの導入がおすすめ

IT資産管理とは、企業や団体のハードウェアやソフトウェア、ライセンスといったIT関連の資産状況を把握・管理することです。IT資産管理は、資産管理の効率化や無駄なコストの削減などを目的としており、GoogleスプレッドシートやExcelを使って資産管理台帳を作成する方法と、IT資産管理ツールを利用する方法があります。

IT資産管理を効率よく実施したい場合は、IT資産管理ツールの導入がおすすめです。IT資産管理ツールは、IT資産を一元管理でき、資産管理業務の効率化とセキュリティポリシーの遵守を実現します。

IT資産管理を行いたいと考えており、Googleのサービスを日常的に使用している方には、Google  Workspaceの利用がおすすめです。Google Workspaceは、1つのツールですべてのデバイスやユーザー、アプリを一元管理でき、高度なセキュリティ機能を利用できます。

Google  Workspaceについてさらに知りたい方は、サービスの特徴や事例をわかりやすくまとめた資料を以下のページからダウンロードしてみてください。

Google Workspaceの7つの特徴

RELATED POST関連記事


RECENT POST「Google Workspace」の最新記事


Google Workspace

IT資産管理アプリを活用する3つの目的と3つのメリット!課題と選び方のポイントも紹介

Google Workspace

端末管理の重要性や管理に役立つツールを紹介

Google Workspace

プロジェクト管理ツールとは?比較検討したい8つのツールも紹介

Google Workspace

タスク管理とプロジェクト管理の違いとは?おすすめツール5つを紹介

IT資産管理とは?2つの管理方法やツール導入のメリット、ツール選定のポイントを解説