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煩雑になりがちな共有ドライブの運用をサポート!
ドライブマネージャーの紹介

 2021.01.13  ラクまるブログ編集部

共有ドライブをご存知でしょうか。

共有ドライブは Google Workspace Business Standard 以上の契約(※1)で利用可能な Google ドライブの機能の一つです(以前はチームドライブ という名称でした)。 通常の Google ドライブでは個人レベルでファイルの管理を行いますが、共有ドライブを利用すると、一人以上のチームでファイルを管理することができます。

共有ドライブのメリットとして、ファイルの一元管理や共同作業の効率化が挙げられます。また、チームから誰かが離脱したとしても残りのメンバーでファイルの権限を保持することができるため、ファイルの引き継ぎに悩む必要もありません。共有ドライブは非常に便利な機能ではありますが、 Google Workspace の管理者の視点から見ると、運用において悩ましい点がいくつか存在します。

そこで今回は、共有ドライブを運用する上で発生する課題、そしてそれを解決するためのWebサービス「ドライブマネージャー」について解説を行います。

ドライブマネージャーは吉積情報株式会社が開発した Google ドライブに特化したWebサービスで、顧客からの要望を元に通常の Google ドライブでは解決できない課題を解決するために開発されました。

※1 共有ドライブがサポートされているエディションは Business Standard、Business Plus、Enterprise、Education、Enterprise for Education、Nonprofits、Essentials です。

共有ドライブの運用課題

前述した通り、共有ドライブはファイルの管理上非常に便利な機能ではありますが、運用する場合にはいくつかの課題が発生します。 Google Workspace の管理者の観点から、共有ドライブの運用課題について説明します。

共有ドライブの利用状況を判断することができない

Google Workspace の管理者は管理コンソールからファイルの利用状況(%)を確認することができますが、リアルタイムで運用中の共有ドライブであるか否かを判断することはできません。

社外共有のセキュリティリスク

共有ドライブの社外共有を許可している場合、Google Workspace の管理者は共有ドライブが適切に権限管理されているかを判断できません。管理者は管理コンソールから共有先を確認することができますが、一つ一つの共有ドライブを画面上からクリックして確認を行う必要があるため、共有ドライブが数百〜数千ある場合、目視チェックの運用は現実的ではありません。

共有ドライブの乱立

Google Workspace の一般ユーザーに共有ドライブの作成権限を付与する場合、管理者が把握できないところで、共有ドライブが乱立する可能性があります。

ドライブマネージャーで解決できること

共有ドライブの運用において発生する課題に対して、ドライブマネージャーが解決することができる機能について説明します。

ドライブマネージャーで解決できること

共有ドライブの詳細な利用状況を把握することができる

ドライブマネージャーは、ファイルの利用状況をCSVで出力する機能をサポートしています(ドライブマネージャーのWeb画面からスプレッドシートで開くことも可能です)。本機能を利用することで、 Google Workspace の管理コンソールで確認できる情報以上に詳細なデータ(共有ドライブ内のファイル・フォルダ数、共有ドライブの最終更新日時等)を確認することができます。

共有ドライブの詳細な利用状況を把握することができる

社外共有された共有ドライブの把握

ドライブマネージャーには、社外共有された共有ドライブを画面上で一覧表示する機能がサポートされています。本機能を利用すれば、社外共有された共有ドライブを目視で把握することができます。また、前述した利用状況CSVには社外共有された共有ドライブを識別するフラグが項目として含まれているため、ご利用のオフィスツール(もしくはスプレッドシート)でデータソートを行うことが可能です。

社外共有された共有ドライブの把握

共有ドライブの管理者に削除確認メールを送信

共有ドライブの数が数百〜数千以上ある場合、 Google Workspace の管理者が一つ一つの共有ドライブに対して棚卸しを行うのは現実的ではありません。ドライブマネージャーには Google Workspace の管理者に対して、削除確認メールを行う機能がサポートされています。この機能を利用すれば、管理者は共有ドライブの運用者の判断で不必要な共有ドライブを削除することができます。運用者が削除に同意する場合、自動的に共有ドライブは削除されます。

共有ドライブの管理者に削除確認メールを送信

ワークインサイトとの違いとは?

Google はワークインサイトというツールを Google Workspace Enterprise 向けの利用者に提供しており、このツールを活用すれば、管理者は Google Workspace のユーザーの普及率やアプリケーションのアクティビティの利用率を可視化することができます。

ドライブマネージャーとワークインサイトとの違いとして、ドライブマネージャーは Google ドライブにより特化したツールである点が挙げられます。例えば、ワークインサイトはサービス全体の利用率の分析に向いていますが、リソース個別の利用状況までは可視化することはできません。一方、ドライブマネージャーは共有ドライブ等のリソース単位でのサービスの利用状況を可視化することはできますが、サービス全体の統計分析を行うことはできません。

Google Workspace 事例
Google Workspace

Cmosyへのアップグレードにより、さらに安全な運用が可能

Cmosyは Google ドライブを拡張したファイル共有サービスです。Cmosyを利用することで Google Workspace の高いセキュリティポリシーを保持した状態でファイルを社外と共有することができます。

ドライブマネージャーとCmosyの互換性

ドライブマネージャーはCmosyとの互換性を保持するサービスであるため、利用者はいつでもドライブマネージャーからCmosyにアップグレードすることが可能です。ドライブマネージャーで利用することができる機能はCmosyでも利用することが可能で、プラスアルファで共有ドライブの運用をサポートする機能を利用することができます。ドライブマネージャーをCmosyにアップグレードすると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

Cmosyにアップグレードすることで得られるメリット

ドライブマネージャーからCmosyにアップグレードすることで得られるメリットについて説明します。

申請機能により、共有ドライブの乱立を制御することができる

共有ドライブの作成権限を Google Workspace の一般ユーザーに付与する場合、共有ドライブの乱立が発生する可能性があります。Cmosy を利用することで、管理者は Google Workspace の個人ユーザーから共有ドライブの作成権限を解除した上で、共有ドライブの作成時に個人ユーザーから管理者へ申請を必要とする運用が可能となります。

Cmosyにアップグレードすることで得られるメリット

社外共有をCmosyに集約し、共有の有効期限を強制することができる

Cmosyを利用すると、社外共有のセキュリティポリシー(社外共有NG)を保持した状態でファイルを社外共有することができます。ユーザーがファイル共有を行う場合、有効期限の設定が強制されるため、権限の消し忘れが放置される心配はありません。Cmosyを利用することで、管理者は社外共有のリスク管理から解放されます。

Cmosyにアップグレードすることで得られるメリット

要件に応じてドライブマネージャーとCmosyを選択することができる

ここまで説明してきた通り、ドライブマネージャーは共有ドライブの棚卸しに特化したサービスで、Cmosyは作成フローや社外共有も含めた包括的な共有ドライブの運用をサポートするためのサービスであることがわかりました。共有ドライブの運用は Google Workspace のユーザー数やセキュリティポリシーによって変わってくるため、要件に応じて二つのサービスを選択することをおすすめします。共有ドライブの運用改善に是非ドライブマネージャーやCmosyをご検討いただいてはいかがでしょうか?

ドライブマネージャーは今後も顧客からいただいた要望を元にサービスの改善に取り組んでいきます。サービスの概要については以下ページをご参考ください。
https://cmosy.jp/drive_manager


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