個人ではなく組織でファイル共有が出来るチームドライブとは

 2019.05.27  電算システムブログ編集部

皆さんはGmailやG SuiteでGoogleドライブを使われたことはありますでしょうか?企業でご利用頂いている方はGoogleドライブを活用し、ファイルサーバーを無くしたいと考えたことが一度はあるのはないでしょうか。

今回ご紹介する「チームドライブ(TeamDrive)」は、ファイルサーバーからGoogleドライブへの移行を本格的に考えることができる機能です。

本稿では、チームドライブの特徴に加え、管理者視点でのメリットをご紹介させて頂き、少しでもご検討する上でのお役に立てればと思います。

チームドライブとは?

G Suiteには「ドライブ」というファイル共有の仕組みがあります。そのドライブの機能の中でも、組織でのファイル共有に特化したのが「チームドライブ」です。
G Suite BusinessもしくはG Suite Enterpriseプランのみで利用が可能な機能なので、もしかしたら初めて耳にする方もいらっしゃるかもしれません。

一般的にドライブというと「マイドライブ」を想像しがちですが、マイドライブとチームドライブとでは全く役割が異なります。
まず、マイドライブの概念は、ユーザーが個人で所有しているデータを、社内や社外の人にも共有出来る、というものです。これだけでも非常に便利な機能ではありますが、そのユーザーが退職してしまったときや、異動になってしまったときには、それを引き継ぐ為に他のメンバーへオーナー権限を譲渡する必要があります。
また、ユーザーはマイドライブの中であればデータの編集や削除、社員へのデータの共有を自由に行うことが出来ます。

一方でチームドライブは、フォルダのデータの所有が個人ではなくチーム(組織)単位になります。この場合、チームのメンバーが入れ替わったとしても、ファイルサーバーのようにメンバーの入れ替えをすることが出来ます。
また、それぞれのチームメンバーにはチームドライブの中でアクセスレベルを設定することが出来ます。例えば、新しくファイルを作成することは出来るがファイルの移動や削除は出来ないメンバー、閲覧のみのメンバーなど、メンバー毎に権限を割り当てることが出来ます。

チームドライブでファイル共有は変わる

本稿をご覧になられている方の中には、「Googleドライブを使えばファイルサーバーのクラウド化が出来ないか?」と検討したけれど、現状の仕様では難しい…。と諦めたことのある管理者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

マイドライブだけでの運用では難しくとも、チームドライブの運用であれば適切なファイルの権限管理が実現出来るかもしれません。

まず、管理者は社内に存在する全てのチームドライブと、それぞれのチームドライブにどのユーザーがどんな権限を持って所属しているかを管理画面から確認することが出来ます。

G Suiteで実現するこれからの時代のコミュニーケション

以下の画像がイメージとなりますが、これは「A-team」というフォルダに所属するメンバーの権限が表示されています。見てみると、「管理者」、「投稿者」、「閲覧者(コメント可)」とメンバーによって権限が異なることが分かるかと思います。

チームドライブでファイル共有は変わる

また、管理画面上から権限を変更したり、チームドライブからメンバーを削除することも可能です。
また、ユーザーにチームドライブの設定変更を不可にする、ダウンロード・印刷を禁止する、チームドライブごとに外部共有の可否を分ける、などの設定が出来ます。
「ユーザーにフォルダ・ファイルを増やされたくない」という管理者の方にも安心。ユーザーに作成できないようにすることもできます。

マイドライブでの運用に比べて、チームドライブは管理者側で制限出来る項目が圧倒的に多く、ファイル共有にお悩みの管理者の方にとっては嬉しいのではないでしょうか。
もちろん、ファイルはすべてクラウド上に存在し、また、容量無制限なのでファイルサーバーのように老朽化によるリプレイスやシステム監視などのお守りをする必要もありません。従って、チームドライブを使うことによって諦めていたファイルサーバーのクラウド化が現実的になるのではないでしょうか。

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チームドライブの活用シーンをご紹介

ここまでチームドライブの利便性について書いてきましたが、ほかにも実際の導入企業での使い方をいくつかご紹介します。

<シーン①>

チームドライブの導入目的:安全に社外共有を実現したい

こちらの企業様では元々ドライブを活用していましたが、ユーザーが勝手に社外に共有してしまいデータが漏洩するのを恐れ、社外共有を一切NGにしていました。

しかし、チームドライブの運用であれば「マイドライブからは社外共有が出来ないが、チームドライブの特定のフォルダからは社外共有が出来る」という設定が可能です。

その設定を活用し、管理者が確実に管理出来る範囲でのファイルの社外共有を実現しました。

<シーン②>

チームドライブの導入目的:社内規定や書式の置き場作り

社外で勤務する社員が多いため、社内規定や書式をクラウド上で閲覧出来る形を目指していました。ですが、マイドライブでの共有だと、ファイルごとにダウンロード・印刷禁止の設定をしなければならなかったり、管理画面上で共有状況のチェックが出来ないことが不安の種になっていました。

チームドライブであればそれらをカバーでき、安全・安心な形でクラウドにファイルを置くことが出来るため、チームドライブの利用に至りました。

チームドライブはファイルサーバーのクラウド化を現実的にする

今回は管理者及びユーザの視点でマイドライブとの違いや実際の事例を簡単にご紹介させて頂きました。個人単位ではなく、チーム(組織)単位でフォルダ・ファイル管理が出来る為、ファイルサーバーのようにも使えるということを知って頂けたかと思います。

もちろん何もかもをファイルサーバーの代わり、というわけには行きませんが、クラウドならでは、Googleドライブならではの良さを保ちつつ、共有や権限設定について利便性を持たせたチームドライブを使い、是非ファイルサーバーのクラウド化を検討してみてください。

電算システムではG Suiteに特化した専門チームがあり、数多くの導入実績がありますので、お気軽にご相談して頂けますと幸いです。

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