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個人ではなく組織でファイル共有が出来る共有ドライブとは

 2021.07.09  ラクまるブログ編集部

皆さんは無償版のGoogleアカウントや Google Workspace(旧 G Suite)で Googleドライブを使われたことはありますでしょうか?ビジネスで利用されているのであれば、Googleドライブを活用することでファイルサーバーを無くせるのでは?と考えたことのある方もいるのではないでしょうか。

今回ご紹介する「共有ドライブ(旧チームドライブ)」は、ファイルサーバーから Googleドライブへの移行を本格的に考えることができる機能です。
本稿では、共有ドライブの特徴、管理者・ユーザー視点でのメリットをご紹介させて頂き、少しでも脱ファイルサーバーのお役に立てればと思います。

共有ドライブとは?

Google Workspace(旧 G Suite)には「ドライブ」というファイル共有の仕組みがあります。そのドライブの機能の中でも、組織でのファイル共有に特化したのが「共有ドライブ」です。

一般的にドライブというと「マイドライブ」を想像されることが多いかと思いますが、マイドライブと共有ドライブとでは全く役割が異なります。
まずマイドライブの概念は、ユーザーが個人で所有しているデータを、社内や社外のユーザーにも共有出来る、というものです。これだけでも非常に便利な機能ではありますが、そのユーザーが退職してしまったときや、異動になってしまったときには、それを引き継ぐ他のメンバーにオーナー権限の譲渡を行う必要があります。
また、ユーザーは自らのマイドライブの中であれば、データの編集や削除・社内へのデータの共有を自由に行うことが出来ます。(社外へのデータ共有は、管理画面の設定からOFFにすることができます)

一方で共有ドライブは、データの所有権は個人ではなく組織に移ります。組織の中で、特定のチームに対して権限を与えるという考え方のドライブなのです。この場合、チームのメンバーが入れ替わったとしても、ファイルサーバーのようにメンバーの入れ替えが可能です。
また、それぞれのチームメンバーには共有ドライブの中でアクセスレベルを設定することが出来ます。例えば、新しくファイルを追加することは出来るが移動や削除は出来ないメンバー、閲覧のみのメンバーなどを作ることが出来ます。

共有ドライブでファイル共有は変わる

Googleドライブを使えばファイルサーバーのクラウド化が出来ないか?と検討したけれど、通常のドライブの仕様では難しい…。と諦めたことのある管理者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

マイドライブだけでの運用では難しくとも、共有ドライブの運用であれば適切なファイルの権限管理が実現出来るかもしれません。

まず、管理者は社内に存在するすべての共有ドライブと、それぞれの共有ドライブにどのユーザーがどんな権限を持って所属しているかを管理画面から確認することが出来ます。

以下の画像がイメージとなりますが、これは「A-team」というフォルダに所属するメンバーの権限が表示されています。見てみると、「管理者」「投稿者」「閲覧者(コメント可)」とメンバーによって権限が異なることが分かるかと思います。

チームドライブでファイル共有は変わる

また、管理画面上から権限を変更したり、共有ドライブからメンバーを削除することも可能です。
また、ユーザーに共有ドライブの設定変更を不可にする、ダウンロード・印刷を禁止する、共有ドライブごとに外部共有の可否を分ける、などの設定が出来ます。
「ユーザーにフォルダ・ファイルを増やされたくない」という管理者の方にも安心。ユーザーに作成できないようにすることもできます。

マイドライブでの運用に比べて、共有ドライブは管理者側で制限出来る項目が圧倒的に多く、ファイル共有にお悩みの管理者の方にとっては嬉しいのではないでしょうか。
もちろん、ファイルはすべてクラウド上に存在し、大容量なのでファイルサーバーのように老朽化によるリプレイスやシステム監視などのお守りをする必要もありません。従って、共有ドライブを使うことによって諦めていたファイルサーバーのクラウド化が現実的になるのではないでしょうか。

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共有ドライブの活用シーンをご紹介

ここまで共有ドライブの利便性について書いてきましたが、ほかにも実際の導入企業での使い方をいくつかご紹介します。

<シーン①>

共有ドライブの導入目的:安全に社外共有を実現したい

こちらの企業様では元々ドライブを活用していましたが、ユーザーが勝手に社外に共有してしまいデータが漏洩するのを恐れ、社外共有を一切NGにしていました。

しかし、チームドライブの運用であれば「マイドライブからは社外共有が出来ないが、共有ドライブの特定のフォルダからは社外共有が出来る」という設定が可能です。

その設定を活用し、管理者が確実に管理出来る範囲でのファイルの社外共有を実現しました。

<シーン②>

共有ドライブの導入目的:社内規定や書式の置き場作り

社外で勤務する社員が多いため、社内規定や書式をクラウド上で閲覧出来る形を目指していました。ですが、マイドライブでの共有だと、ファイルごとにダウンロード・印刷禁止の設定をしなければならなかったり、管理画面上で共有状況のチェックが出来ないことが不安の種になっていました。

共有ドライブであればそれらをカバーでき、安全・安心な形でクラウドにファイルを置くことが出来るため、共有ドライブの利用に至りました。

Google Workspace 事例
Google Workspace

共有ドライブはファイルサーバーのクラウド化を現実的にする

今回は管理者及びユーザの視点でマイドライブとの違いや実際の事例を簡単にご紹介させて頂きました。個人単位ではなく、チーム(組織)単位でフォルダ・ファイル管理が出来る為、ファイルサーバーのようにも使えるということを知って頂けたかと思います。

もちろん何もかもをファイルサーバーの代わり、というわけには行きませんが、クラウドならでは、Googleドライブならではの良さを保ちつつ、共有や権限設定について利便性を持たせた共有ドライブを使い、是非ファイルサーバーのクラウド化を検討してみてください。

電算システムではGoogle Workspace(旧 G Suite)に特化した専門チームがあり、数多くの導入実績がありますので、お気軽にご相談して頂けますと幸いです。

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