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メール誤送信を徹底的に防止する対策! 具体的な方法とは

 2021.07.14  ラクまるブログ編集部

メールの誤送信により情報が漏えいすると、企業の信用低下や訴訟問題へ発展することがありますが、メールの誤送信は多くの場合、人的なミス、つまりヒューマンエラーによって起こります。
メール誤送信をどのように防げば良いのか、メール誤送信を徹底的に防ぐために取り組める具体的な方法を、ツールごとにご紹介します。そして、ヒューマンエラーが起こる原因を知り、企業としてメール誤送信によるリスク回避のために何ができるかを理解しておきましょう。

メール誤送信の原因はヒューマンエラー?

メール誤送信がなぜ起こるのか、その原因は前述のとおりヒューマンエラー「人的要因」であるケースがほとんどです。まず、どのようなミスが起こり得るのかを見てみましょう。

送信先指定の間違い

メールには宛先になる「To」や、複数人にメールを送る際に利用する「BCC」「CC」があります。これらの使い分けがうまくできていないと、メール受信者が他の受信者のメールアドレスを閲覧できる状態になるトラブルが発生します。「BCC」を用いると、複数のメール受信者がいてもアドレスが公開されることはありません。

添付すべきファイルが違う

送るはずだったデータ、ファイルとは別のものを添付してしまうことがあります。それが名前や住所等の個人情報が含まれる場合、重大なコンプライアンス違反になります。

誤字脱字など文面のミス

本文やタイトルの誤字脱字をはじめ、送信先の担当者・企業の名前を間違えてしまう、作成途中の文章をそのまま送信してしまうなどのミスが挙げられます。

セキュリティ方針違反

職場で定められているルールに違反することです。たとえば、情報漏えい対策の為、メールに添付するファイルを必ず暗号化をしてから送信するルールが社内的に決められているのにも関わらず、実際の運用では守られていない事があります。しかもそのメールの送信先を間違えていたり、添付を間違えて送信してしまうと、こうしたセキュリティ方針も全く機能しなくなってしまいます。

これらの情報漏えいリスクが常に存在し続ける理由としては、メールに関するセキュリティ対策を、人的な意識に頼っている事が挙げられます。企業が行うべきメール誤送信の対策は、ヒューマンエラーが発生しうることを前提に考え、ルールだけではなく、仕組みの構築によってカバーしていく事も考えなければなりません。

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メール誤送信が企業に与えるリスク

メール誤送信によるリスクは、友人同士の誤送信とは異なり、企業にとって非常に大きな影響を与えることが考えられます。メール誤送信によって発生するリスクとして、次のようなことが挙げられます。

機密情報の漏えい

まだ発表していない情報や、開発途中の商品情報が記載されたデータが他社へ誤送信されるケースです。これにより、取引停止や返金の要求が行われる他、最悪の場合は損害賠償請求が行われるため、企業にとっては非常に大きなリスクといえます。もちろん、企業としての信頼を失うことにもなりかねない重大なリスクとなります。

個人情報の漏えい

メールで顧客リストのやり取りをする際などに発生するのが、住所・氏名・生年月日などの個人情報漏えいです。特に、クレジットカード番号をはじめとする決済情報が漏えいした場合、その個人情報を悪用してさらに大きな被害が発生する可能性もあるため、その責任は甚大といえるでしょう。

この様に、たったの一通のメール誤送信が企業にとって甚大な影響を与えるきっかけに十分なり得り、企業として何の対策も行わないのは健全とは言えないでしょう。また、漏えいを起こしたのは個人でも、責任は会社として取らざるを得ず、従業員が多ければ多いほど、そのリスクも大きくなります。

いずれにしても、ヒューマンエラーはいつどのような形で起こり得るかわからないため、メール誤送信によるリスクを避けるためにも、何らかの対策をとっておく必要があります。

メール誤送信を防止する対策方法

メール誤送信の起こらないように企業側がどれだけルールを決めたとしても、従業員によるヒューマンエラーは無くなることは無いでしょう。

これらヒューマンエラーが発生しうる事を前提に、どのようにしてメール誤送信を防止すれば良いのか、具体的な方法を解説致します。

宛先違いの回避対策

メール誤送信でよく見られるのが、宛先を間違えてしまうことです。宛先違いの回避対策としてツールを用いる方法もありますが、ツールを使わずにできる対策もいくつかあります。

第三者による承認を得る

メール送信者とは別に、上司やその他の従業員など第三者に確認・承認をしてもらってからメール送信する方法です。こうした対策を行う事によって、送信者一人だと見逃してしまう間違いも、他の人に介入してもらうと見つけやすくなります。ただし、メール一通に複数名の工数が発生してしまう為、実際はよほど重要なメールを送信する時に限られてくるでしょう。

オートコンプリート機能のオフ

宛先に名前を入れると、すべて入力せずとも候補の宛先が表示される機能をオートコンプリート機能といいます。名前が似ている方、アドレスが似ている方がいる場合、この機能によって、誤送信をしそうになった経験が皆様にもあるのではないでしょうか。オートコンプリート機能をあらかじめオフにする事で、こうした誤送信の発生リスクは大分軽減する事ができます。オートコンプリートはとても便利な機能ですが、誤送信のリスクを回避できるのであれば、使用しないことも検討すべきでしょう。

アドレス帳の登録ルールの固定

ローマ字でアドレス帳登録をしている場合や、登録名が「田中様」のように名字だけだと、同じ名字の方があらわれたときに混乱しやすくなります。ローマ字+漢字、社内用・社外用アドレスを作るなど、視覚的にわかりやすいような仕組みを構築しておくと、少しでも誤送信のリスクを回避する事ができるでしょう。

送信予約を利用する

送信ボタンを押してから、メールのミスに気付くことはよくあります。しかし、気付いた時はもう既に遅し、メールの内容によっては大変な騒ぎになるでしょう。例えばGmailに用意されている送信予約機能を活用すれば、後から間違いに気付いても、修正する猶予が与えられます。

メールソフトGmailの対策方法

まずは「Gmail」での対策方法と設定手順をご紹介します。

gmail送信取り消しの場所

「歯車」のアイコン→「すべての設定を表示」→「全般」→「送信取り消し」より、メールを送信したあとに取り消し可能な時間を設定できます。

この時間を長めに設定しておけば、いったん送信したメールをあとで確認した際にミスを発見した場合、送信取り消しが可能です。

取り消し設定ができる最長時間は30秒ですが、メールを送信したあとでミスに気付くケースも多いため、じゅうぶんに宛先や文面を見直す余裕はあるでしょう。ただ、そのぶんメールが実際に送られる時間も伸びるため、早くメールを送りたいという場面では注意しましょう。

また、Gmail では宛先確認機能も利用できます。
こちらは Google Chrome (グーグルクローム)の拡張機能である「Safety for Gmail」を用います。この拡張機能は、メールを送信する際に複数のドメインが含まれる宛先である場合、確認のための画面を表示するというもの。

利用方法は「Chromeウェブストア」より、「Safety for Gmail」を検索→ダウンロード→インストールすれば完了です。

メールソフトOutlookの対策方法

次に、「Outlook」でのメール誤送信対策方法と設定手順についてご紹介します。Gmail と同じく、Outlookもメールをいったん送信せずとどめておく機能が備わっています。

outlook直ちに送信するチェックボックス

Outlookでは「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」を開き、送受信の部分より「接続したら直ちに送信する」のチェックを外しましょう。
数秒から数十秒の間、送信後のメールを確認する時間が得られます。

そして、宛先を入力する際に表示される候補である、オートコンプリート機能をオフにする方法です。

outlookオートコンプリート解除

「ファイル」→「オプション」→「メール」を開き、「メッセージの送信」にある「[宛先]、[CC]、[BCC]に入力するときにオートコンプリートのリストを使用して名前の候補を表示する」のチェックボックスよりチェックを外しておきましょう。

これで、宛先を入力するときに、似たアドレスや名前の人が候補として表示されなくなります。アドレス帳を見てから送信先を選択できるため、宛先間違いによる誤送信を防げるでしょう。

メール誤送信対策ツールで管理者の負担を軽減

メール誤送信を本格的に防ぐためには、人的な意識に頼るのではなく、ツールなど仕組みを取り入れる事でメール誤送信のリスクを徹底的に軽減する事ができます。また、部署の管理者やセキュリティ管理者、メール送信者の負担が軽減されることにもつながるため、費用対効果にも優れているといえるのではないでしょうか。

メール誤送信防止ツールとは、メール送信をシステムによってコントロールできる便利なツールで、すぐに導入できる誤送信対策です。主な特長をご紹介します。

  • 添付ファイルの暗号化
  • 送信保留機能
  • 誤送信防止機能
  • 承認機能

これらのツールは、自動でファイルを暗号化する事ができる機能などを持ち、人的な意識や努力に頼ることなくメール誤送信リスクを軽減する事ができます。どうしても発生してしまうヒューマンエラーに悩まされるのではなく、こうした仕組みを導入する事で、快適な仕事環境の構築と、リスク回避を同時に実現する事ができます。

Google Workspace
Google Workspace 事例

DSKがお勧めするメール誤送信防止サービスActive! gate SS とは

ここまで述べてきた様に、メール誤送信を防止する対策方法は、人的に意識し気を付ける方法、ツールの設定を変更する方法、ツールを導入する方法をご紹介して参りましたが、確実性の高いのはやはり専用のツールを導入する方法です。

では、どの様なツールが望ましいのでしょうか?弊社DSKがお勧めするツールは、ズバリ「Active! gate SS」です。Active! gate SSは、DSKが導入支援を行っているGoogle workspaceと連携する事で、メール誤送信のリスクを大幅に軽減する事が出来ます。

また、必要な機能に合わせてプランをご用意致しており、お客様のご希望に合わせる事ができるのが特長です。メール保留からファイル暗号化、Webダウンロード、上司承認まで、高品質な機能を低価格でご利用頂けます。

メール送信時に「宛先を指定する」「内容を書く」「ファイルを添付する」のはすべて人的な作業になります。システムで自動的に対処しない限り「うっかりミス」を完全になくすことはできません。Active! gate SSは7つのアプローチによりシステムでしっかり対処する事ができます。

メール誤送信による情報漏えいのリスクを考えると、私たちはこうしたツールの活用が最も安全だと考えております。

まとめ

メールの誤送信というありがちなアクシデントにより、企業は甚大な損害を被る可能性があります。情報漏えいのリスクを回避するための対策は、対策を惜しまないことが大切です。万が一の際に発生する賠償責任・信頼低下と導入費用を天秤にかけると、いかに対策が重要なのかを理解できます。

メール誤送信防止ツールは、必要に応じて自社に合ったシステムやプランの導入をすると無駄がありません。Google Workspace をご利用であれば、迷わずActive! gate SSを弊社はお勧め致します。Google Workspace 以外のサービスをご利用中の企業様も、自社が求めている機能をピックアップし、適切なツールを選びましょう。

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