遡ること約10ヶ月前、私は2020年4月1日にこの電算システムに入社しました。しかし、新型コロナウイルス対策の特別措置として2020年4月7日に緊急事態宣言が発出されるということで、出社4日目の朝、先輩に「今日の午後からテレワークになります。」と報告を受けました。
まだ自分のチームのフロアを間違えるくらい、何もわかっていないままテレワークになった私が、今日までどうやって働いてきたのかを当時感じた気持ち(小声)と共にご紹介致します。
本ブログは、新入社員が新入社員目線で書かせていただきました。これから新入社員への教育対策を考えている方々にもご参考になれば幸いです。
研修はどのように行われたのか
新入社員を迎えて、多くの企業がまず一定期間研修を行うかと思います。弊社も例年4月1日から本社のある岐阜へ行き約1ヶ月間の研修を行います。しかし、今年は岐阜での研修は中止となり、オンライン研修となりました。研修では下記のようなことを行いました。
研修の内容
- 講師の方によりオンライン研修(社会人基礎やITの知識)
- 模擬プロジェクト、発表会
- 先輩インタビュー
- 日報
講師の方によるオンライン研修は、研修をお願いしている会社様の指定でZoomで行われました。その他の研修内容はAll Googleで実施されました。
模擬プロジェクトでは、
- チームに分かれて Google Meet でミーティング
- 毎朝のミーティングの議事録に Google ドキュメント
議事録のドキュメントをGoogle Meetで画面共有↑↑↑
- 発表資料は Google スライドで共同編集
画像右側が編集履歴↑↑↑
- プロジェクトの進捗状況の共有に Google スプレッドシート
進捗報告のスプレッドシート↑↑↑
これら全て Google Workspace の機能の一部です。
模擬プロジェクトの発表会の頃(6月中旬)には、週1〜2回の出社となっており、会社から参加する人もいました。そのため、会社の会議室にある Google Meet ハードウェアと Google Meet でつなげて行われました。どちらからでも参加できるこの環境に、柔軟で働きやすい会社だなと感じ好きになりました。(小声) 正直、模擬プロジェクトがここまで本格的なものだと思っていなくて、テレワークでも同期とのチームワークでここまでできるのかと、すごく感動しました。
また、「先輩を知る・仕事を知る・知り合いを増やす」ことを目的として、先輩インタビューを行いました。この研修では、メールでアポイントを取るところからはじめ、Google カレンダーで先輩を招待し、当日は Google Meet でインタビューを実施しました。会社にみんなが出社しているわけではないため、他のチームの方とお話できたことは、とても貴重な経験となりました。出社した時に他のチームにも頼れる先輩がいるってとてもありがたいです。(小声)
その他、研修中は毎日スプレッドシートで日報を書き、その日感じたことや今困っていること、聞きたいことなどをOJTの先輩に共有してコメントをもらっていました。そのため、チャットや Meet の他に日報も先輩とのコミュニケーションの一貫となっていました。先輩からのコメントを読むのが毎日楽しみでした。(小声)
スプレッドシートを活用した日報↑↑↑
オンライン研修への変更はとても急なものでしたが、Google Workspace をフル活用で企画して頂き、とてもスムーズな流れで充実した研修となりました。
今思えば、正直入社前は Gmail くらいしか使ったことがありませんでしたが、この研修の期間を経て、自然と Google Workspace を活用できるようになっていました。
研修後から現在の働き方
研修後は、Google Workspace は使い慣れ始めたところからスタートを切ることが出来ました。製品の勉強やメールの練習などから、少しずつ業務に携わって行くようになりました。
製品の勉強では Asana というツールを活用していました。これは Asana のほんの一部の活用例ですが、先輩が作ってくれた Asana 内のプロジェクトの中に勉強が必要な情報や資料が集約されており、それを自分で期限を設定したりして、タスクとして管理していくことができます。見た目もわかりやすく、どこの何を見て勉強すれば良いのかが明確でとても助かりました。また、そのプロジェクトはテンプレート化されているので、後輩がきた時にも同じ内容のものを使うことができます。
Asanaを活用した私のSales Training Plan↑↑↑
メールの練習では、ドキュメントを活用してメールの草案を作り、先輩に共有し、コメントや提案モードなどでアドバイスを頂いてました。今でも内容に不安があるときは確認をして頂いてます。
私は営業職で、現在はお客様とのお打ち合わせも Google Meet で実施させて頂いております。そのため、製品紹介の練習では先輩にお客様役になって頂き、Google Meet で打ち合わせの練習をしていました。先輩社員約10名参加の Meet で成果発表をした時は気持ち悪くなりそうなくらい緊張しました。(小声) でも、あの経験があったおかげで今があります。現在は、一人でお客様とお打ち合わせさせて頂けるまでになりました。
テレワークでのコミュニケーション
OJT期間は毎日 Google Meet で先輩と30分ほど1on1（１対１のミーティング）をしていました。今困っていることを雑談なども交えて会話ができたので、先輩を知るきっかけにもなりました。家で一人で研修を受けたり、仕事をしていると、特に困っていることはなくても寂しい気持ちになったりします。(小声) なので、とてもありがたかったです。ちなみに、OJT期間が終わった今も週1回に回数を減らし、1on1のお時間を頂いてます。また、その他にも私の上長が、「テレワークでコミュニケーションが減ってしまっているし、新入社員は人となりを知っていたほうが仕事もやりやすい」と、朝に Google Meet で雑談タイムをセッティングして下さいました。それは今も行われており、私はその時間でその日のエンジンがかかります。
そして、弊社には Google Workspace の他にもう一つコミュニケーションツールがあります。それはポータル＆ソーシャルサイト作成ツールの LumApps です。活用例の一部にはなりますが、社内ニュースを確認するだけでなく、「ねこコミュニティ」や「ゴルフ部」のようにコミュニティを作ることができるので、テレワークをしていても近況報告や情報交換を行うことができています。LumApps は、一方通行ではなくリアクションやコメントができるのでポータルサイトだけではなくコミュニケーションツールとしても活用できます。
新入社員が密かにやっている(いた)こと
小ネタになりますが、新人ならではの Google Workspace を活用して工夫したことをいくつかご参考までに挙げてみました。
- 自分が送りたいメールに近いものを Gmail でキーワード検索
- グループチャットのやり取りで、チームの温度を感じ取った
- 自分が何をやっているのかを報告の意味も込めて、カレンダーに予定として入れていた
- 直接会って聞きたいことがある先輩の出社日をカレンダーで確認
- ドライブで気になるキーワードを検索して、様々な資料を漁っている
- お客様に電話で聞かれた際に忘れてはいけない(携帯番号や製品価格)をKeepにメモ
- よく使う資料やWebページなどをブックマークして整理(ブックマークのフォルダも活用)
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最後に
出社4日目でテレワークになった新入社員は、週1回程度の出社で研修から勉強、メールや打ち合わせ練習を経て現在は自分で案件に対応できるようになりました。
テレワークから始まった1年目を振り返ると、わからないことが多い新入社員にとって、聞きたいことが聞けない状況はとてもストレスになると思います。私はありがたいことに、聞くためのツールが揃っていて、何より快く受け入れてくれる先輩方に囲まれています。コミュニケーションが取りやすい環境が、テレワークからスタートする新入社員にとってとても心の支えとなることを身を持って感じました。Google Workspace や本日登場したようなツールの活用がその環境づくりへの一歩として活躍してくれると思います。
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最後まで、読んでいただきありがとうございました。
