テレワークはICT(Information and Communication Technology)およびノートパソコンやスマートフォンなどの情報通信機器をフルに活用し、オフィスに出勤しなくても、場所に依存せずに仕事を行う新しい働き方です。「働き方改革」のなかで、このテレワークの導入に取り組む企業が増えています。毎日会社に通勤するのが難しい事情があっても、多様な働き方をサポートすることで多くの人材を活用することができるのです。
国土交通省が発表した平成29年度版の「テレワーク人口実態調査※1」の結果によれば、一部でもテレワーク制度を導入している企業は従業員数1,000人以上で25.1％、300人～999人で15.8％、100人～299人で12.9％と事業規模が大きいほどテレワークが浸透しているという事実が分かっています。
このテレワークは自宅を中心に仕事をする「在宅ワーク」、顧客先や移動中およびカフェなどで過ごす時間でも仕事をこなす「モバイルワーク」、企業が用意するオフィス施設やシェアオフィスで仕事をこなす「サテライトオフィス」と大きく3タイプに分けられます。
テレワークは効率的な時間の使い方を推進し生産性を向上したり、プライベートの時間を充実させて仕事へのモチベーションを高めたり、離職率低下やリスク分散になったりと様々なメリットを持つ働き方です。ただし、課題もあります。
今回はテレワークが抱える課題をご紹介し、導入にあたってどう解決すればよいのかもご紹介します。
テレワークの課題
日本で「テレワーク」という言葉が浸透し始めたのは2000年代初頭です。当時、パソコンとインターネットが急速に普及したことから、自宅にいながらも仕事をこなすテレワークという業務形態が急拡大しました。海外ではそれ以前からテレワークが注目されており、IBM社では1990年代から今に至るまでテレワークを実践しています。
意外と昔から導入されてきたテレワークがここ最近になって注目されているのが、「働き方改革」実現の一手として注目している企業が多いからでしょう。2016年9月に安倍内閣主体で「働き方改革実現会議」が発足され、各省大臣や有識者によって日本の働き方に関する議論が重ねられています。
日本の労働生産性が主要先進7ヵ国の中で長年最下位※2ということもあり、国をあげて働き方改革実現に向けて取り組みが拡大しています。一見してメリットが多いテレワークには、どんな課題があるのでしょうか？
課題①チーム力の低下
「テレワーク」と聞くと完全な在宅ワークをイメージしがちですが、実際は一部の人や特定の日時だけオフィス外で仕事をするというのが一般的です。しかし、これまではチームのコミュニケーションはオフィスで顔を合わせて行うのが当たり前であった組織においては、一人でもオフィスにいないのは大きな不安材料になるかもしれません。
この結果懸念されるのが「チーム力の低下」です。コミュニケーションの不足によってチーム力が低下するのではないかという不安を持ってしまうのです。さらに、テレワークをしている人とできない人の間に不公平感などが生まれてしまうことも懸念材料でしょう。
テレワークの制度設計においても注意が必要です。
課題②労働時間管理
従業員全員がオフィスの中で働くのにはコミュニケーションを促進するという目的の他に、管理者の目が届くところで仕事をすることで労働時間管理が簡単になるという目的もあります。それに対してテレワークは管理者の目の届かないところで仕事をすることになるため、労働時間管理が困難です。クラウド型の勤怠管理システムを導入すれば労働時間の管理は可能ですが、実際のその時間に労働しているか、あるいは時間外に労働していないかを判断するのは難しいでしょう。
さらに、労働時間とプライベートの時間の切り分けが難しいとして、それをストレスに感じるテレワーカーも多いようです。
課題③個人情報漏えい
オフィス内で仕事をする場合、デスクに配備されたパソコンを使用して作業にあたることが多いためセキュリティ対策は難しくありません。システム管理者が管理するパソコンとネットワークでシステムを利用するため、セキュリティのリスクも最低限になり、またシステム管理者の監視下にあるため、何か起きてもすぐに対応できるでしょう。
しかしテレワークの場合は別です。従業員はプライベートで使用している端末で仕事をすることもありますし、企業が貸与した端末をプライベートに使用する場合もあります。そうした時、オフィス内での使用に比べてセキュリティリスクは増大します。
また、モバイルなどで持ち歩きやすい端末を使用する場合には、同時に紛失や盗難などのリスクもあり、そこからの情報漏えいも危惧されます。端末も管理者から見えないところにあることで、システム管理者は不安を感じます。
テレワークの課題を解決するためには？
ここまでご紹介したように、テレワークには優先的に解決すべき課題が3つもあります。これらの課題を無視したままテレワーク導入を進めてしまうと、後々重大なトラブルに発展してしまうでしょう。そこで、これらの課題を解決するためにはどうすればいいのか？そのヒントをご紹介します。
解決①コミュニケーションの強化
テレワークを導入する上で大切なことは、場所にかかわらず同じ空間で働いているかのような環境を整えることです。具体的にはWeb会議システムやビジネスチャットツールを導入し、距離を感じさせないリアルタイムなコミュニケーションの実現が大切です。また、クラウド上にファイルを共有しておけば、いつでも同じ資料を共有でき、コラボレーションも円滑に行えます。
解決②管理者の目の届くところに
Web会議システムやビジネスチャットツールがあると、管理者はテレワークをしているメンバーがいつ仕事をしていていつ休んでいるのかを管理することも可能です。企業によっては常にWeb会議システムを接続状態にして、必要に応じて呼びかけるといった働き方をしています。また、ログオン、ログオフの時間で出退勤の時間を管理することも可能です。
解決③セキュリティ性の高いシステム
テレワークを導入するにあたって堅牢なセキュリティを維持するためには、クラウドサービスの活用によって担保される部分も多くあります。クラウドサービスはその仕組みや運用形態により、非常に高いセキュリティを提供します。
またクライアントに関しても、すべてクラウド上にデータを保存し、クライアント端末側にデータを持たなければ、端末の紛失や盗難が情報漏えいにつながることもありません。より徹底するには、仮想デスクトップなどのソリューションを組み合わせるのもよいでしょう。
Google が提供するコラボレーションツールの Google Workspace（旧 G Suite）は、世界トップクラスのセキュリティを維持しつつWeb会議やビジネスチャット、SNSやポータルサイトなど組織のコミュニケーションを一ヵ所に集約したツールです。従業員はオフィスにいようと自宅にいようと同じ環境にアクセスでき、システム上での共同作業なども可能です。
テレワークの課題を解決し、本質的な働き方改革につながるテレワーク制度を導入したい際は Google Workspace（旧 G Suite） の導入をぜひご検討ください。
※1「平成２９年度 テレワーク人口実態調査 －調査結果の概要－」
※2「労働生産性の国際比較 2017 年版～日本の時間当たり労働生産性は 46.0 ドル(4,694 円)、OECD 加盟 35 ヵ国中 20 位～」
