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Google Workspace(旧 G Suite)で使えるワークフローとは?

 2021.03.01  ラクまるブログ編集部

Google が提供するコラボレーションツールの“Google Workspace(旧 G Suite)”にはワークフロー機能がありません。

ご存知の方も多いと思いますが、グループウェアにおけるワークフロー機能とは主に社内の申請承認のプロセスを電子化するための機能です。以前はこういった申請承認のプロセスは主に紙で行われており、上長のハンコを貰うために社内を駆けずり回った記憶のある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

一方、ワークフローがある環境では申請承認の流れが電子化されているので、申請者はシステムの申請フォームから必要なものを選び情報を記入し、ファイルを添付すれば適切な決裁者に向けて自動的に承認フォームが送信されます。承認プロセスがどこで止まっているか、誰が確認していないかが明確になりますし、今や当たり前になったテレワークでの申請も容易です。

Google Workspaceを検討されていたり、実際に使用されていると、このワークフローが欲しい、もしくは「ワークフローさえあれば完璧なのに…」と感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は Google Workspaceでどのようにワークフロー機能を実現するか?についてご紹介します。

Google Workspaceでワークフローを実現する3つの方法

Google Workspace(旧 G Suite)でワークフローを実現するには3つの方法があります。
1つ目に、Googleスプレッドシートと Google App Script(GAS) を使用して簡易的なワークフローを作る方法。
2つ目に、Appsheetを利用してワークフローを作る方法。
3つ目に、サードパーティー製のアドオンでワークフローを利用する方法。
本稿ではこの3つの方法を順番にご説明いたします。

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Googleスプレッドシート でワークフローは難しい?

Google Workspace(旧 G Suite)を使用しているユーザーの中には Google スプレッドシート を活用したワークフローをカバーしている企業もあります。Google スプレッドシート とはオールクラウドで使用できる表計算ソフトであり、Excel®のような操作性で気軽にファイルを共有したり共同作業が行えるのがメリットです。また、Excel®におけるマクロのようなポジションのGoogle App Script(GAS) という作業自動化の機能も持っています。

利用されたことのある方も多いかと思いますが、Google Workspaceでは「Googleフォーム」というアンケートや問い合わせに利用出来るフォームを作成することができます。このフォームはGoogleスプレッドシートに連携しており、ユーザーによって回答が行われると、その閲覧や集計をGoogleスプレッドシート上で行うことができます。このアンケートフォームを申請用フォームと見立てて、Googleスプレッドシート上に回答が入って来たら先述のGoogle App Script(GAS) を利用して自動的にプログラムを動かす、という仕組みを作るのが1つ目の方法です。

具体的な方法を説明します。まず Google フォーム でワークフロー申請用のフォームを作成します。次に、フォームに回答があった場合の記入先を Google スプレッドシート に指定してシートを作成します。Googleスプレッドシート上では申請者や承認者の関係を定義していきます。その後に Google App Script(GAS) を使用してプログラムを作成し、申請者から承認者へ承認申請が届くようにし、承認された次の承認者または申請者へメール、却下されたら承認者へメールが届くように作成します。

これでひとまずは Google スプレッドシート を用いた簡易なワークフローが完成します。ただし、こうしたワークフローは組織内で本格的に活用するというよりは、小さなチーム内でシンプルに利用する用途に向いています。例えば、部内の見積もり承認や、添付資料の不要な申請などです。

詳細な記載が必要な出張申請・交通費申請や、経路分岐のある申請などで本格的に活用するのは少し難しいかもしれません。また、Google Apps Script のコードを書くための専門知識も必要になります。Google Workspace(旧 G Suite)アプリケーション の基本機能でもワークフローを実現することは出来ますが、実際には少々ハードルが高いかもしれません。

Appsheetでワークフローを作る

Google Workspace(旧 G Suite) Enterprise プランを利用されている方におすすめできるのがAppsheetです。AppsheetとはアジャイルでDXを実現できるノーコードプラットフォームです。現在アナログのまま残っている業務や簡易なワークフローなどは専門的な知識がなくてもこのAppsheetで代替させることができます。

Google Workspace Enterpriseプランはセキュリティ関連の機能が充実しているので、もし上位プランを検討されている場合、Appsheetが利用出来ることも一材料にして頂ければと思います。

Google Workspace 事例
Google Workspace

Google Workspace(旧 G Suite)でワークフローを構築するためには?

Google Workspace(旧 G Suite)でワークフローを構築する場合に一番現実的なのが、Google Workspaceと連携可能なサードパーティ製アドオンのワークフローシステムを導入することです。

ここでご紹介するワークフローシステムは“rakumo(ラクモ)”というクラウドサービスです。Google Workspace同様にインターネット経由で利用でき、シームレスに連携するサービスです。

rakumoの特徴は Google Workspaceのアカウントと紐づけて運用できる点にあります。Google Workspaceのログイン認証を利用することができるため、ワークフローのためだけにアカウント管理やセキュリティ対策をする必要はありません。一方、ユーザは Google Workspaceにログインすれば社内ワークフローにアクセスできるため、別IDやパスワードを設定することなく、Google Workspaceからワークフロー機能を呼び出すだけで使用できます。通常、別途ワークフローを構築すると Google Workspaceとは異なる運用が必要なので、その点rakumoは運用を効率化しつつ構築できるワークフローになります。

さらに、rakumoには次のようなポイントもあります。

1. 直感で操作できる、細部まで配慮されたデザイン

見やすく、使いやすいユーザーインターフェースが特徴です。マニュアル不要な操作性を実現し、多様化するワークスタイルに対応するため、スマートフォンにも最適化。ブラウザからすぐに利用できます。

2. Google Workspaceをより便利に、より高機能にパワーアップ

Google Workspaceだけでは実現できないワークフローや経費精算など、より生産性を向上させるサービスを用意しています。他のサービス同様、Google Workspaceとの高い親和性でアカウントやデータ管理が可能です。

3. Google が提供する無限の可能性に最適化

組織もビジネスも成長とともにその姿を変えるもの。Google Workspaceのイノベーションとともに進化し、ユーザーニーズの変化に対応すべく、開発&サポート体制を構築しています。

rakumoワークフローの場合、1アカウントあたり年額3,600円(月額換算300円)で使用できますので、大幅なコストアップもありません。

Google Workspace(旧 G Suite)ユーザがワークフローを導入することのメリットとは?

では、ワークフローとはそこまで必要なものなのか?導入しないと困ることはあるのか?さらに、Google Workspaceと連携するワークフローのメリットを読み取ってみましょう。

業務プロセスの可視化

ワークフローが導入されていない環境では申請書をメールに添付して送信したり、直接手渡すことで承認プロセスを回します。一方ワークフローがある環境では申請と承認の回付、並びに承認ルートの判別が自動で行われますので意思決定までの時間が大幅に短縮されるでしょう。クラウドサービスとして提供されているものなら、外出先や自宅からでも使用できるので決裁者の居場所を問いません。テレワークが当たり前になった現代では必須とも言えるでしょう。

ペーパーレスによるコスト削減

ワークフローによって承認プロセスを電子化するということは、申請書や資料を印刷する必要はないため紙代、プリント代、FAXの通信費、郵送費を抑えてコスト削減に繋げられます。申請書や資料のファイリングも保管スペースも不要ですので、検索性もアップして生産性が向上するでしょう。

ガバナンス強化

ワークフローでは承認プロセスのお証跡や決済情報の可視化を行い、コンプライアンスの維持に努めることができます。これは企業ガバナンスの強化にも繋がり、社会的信用を維持することにもなります。

継続的な業務効率化

申請ごとに過去データを流用したり他システムとデータ連携することで、無駄なデータ入力が無くなり人為的なミスも無くなります。導入時はもちろん定期的に業務を見直すきかっけになるので業務効率化にも貢献するでしょう。

ニューノーマル時代の働き方の実現

Google Workspace(旧 G Suite)は働き方改革に大きく貢献するコラボレーションツールですが、Google Workspace(旧 G Suite)に連携したワークフローがあると社外にいても申請承認業務を進められるため、ハンコ一つのために出社をする、といった無駄はなくなります。

以上がワークフローのメリットであり、思っていた以上に多くの利点があると感じた方が多いのではないでしょうか?これらのメリットを考慮すると、やはりワークフローは企業に欠かせないシステムと言ってよいでしょう。従業員数が一定数以上いたり、決裁者の外出が多い企業では必ず構築しておきたいものです。

Google Workspace(旧 G Suite)にワークフローを

Google Workspaceは組織やチームのコミュニケーションを活発化させるにあたって、大変優れたコラボレーションツールです。インターフェースや操作はシンプルで誰もが理解しやすく、如何なる環境にもフィットします。これに加えて Google Workspaceと連携可能なワークフローがあれば、その効果を最大限引き出すことが可能です。Google Workspaceにワークフローが欲しい、そんなときはぜひ弊社にご相談ください。

※ Excelは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。


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