【徹底解説】Google スプレッドシートの使い方｜
基礎から応用まで手順ごとに紹介

Google スプレッドシートを導入すると、Excelのような表計算ツールをクラウド上で利用できるようになります。Google アカウントを使ってログインすれば、すぐにサービスを使い始められるため、導入コストの削減や共同編集時の効率向上につながります。

ただし、Excelと似たような操作性ではあるものの、細かい仕様が異なるため、導入して間もない場合は使い方がわからず悩んでしまうこともあるでしょう。Google スプレッドシートを最大限に活用するためにも、操作方法や活用方法を十分に理解することが重要です。

本記事では、Google スプレッドシートの基本的な使い方や便利なテクニック、活用のコツなどを解説します。

Google スプレッドシートとはクラウド型の表計算ツール

Google スプレッドシートとは、クラウド上で編集・保存できる表計算ツールです。UIの操作性や使い方、搭載されている機能などがExcelと似ているため、「クラウド型のExcel」といっても過言ではありません。費用をかけることなくWebブラウザ上でサービスを利用できることから、ソフトウェアを購入したりインストールしたりする必要がありません。

複数人での共同編集に向いているのもGoogle スプレッドシートの特徴です。Google アカウントをもとに別のユーザーを招待できるほか、編集した内容はリアルタイムで同期されます。そのため、管理表や帳票などを作成し、複数人で共有する際に便利です。

【Webブラウザ版】Google スプレッドシートの基本的な使い方

Google スプレッドシートは、Webブラウザ版とスマートフォン（モバイルアプリ）版の2種類が用意されています。それぞれ細かい操作方法が異なるため、基本的な使い方を押さえることが大切です。Webブラウザ版のGoogle スプレッドシートの基本的な利用手順は次の通りです。

1. Google スプレッドシートにログイン
2. スプレッドシートの新規作成
3. ファイルのアップロード
4. 第三者との共有
5. スプレッドシートの管理

手順ごとの進め方やポイントを解説します。

1. Google スプレッドシートにログイン

Googleの公式サイトやGoogle Chromeのトップページにアクセスし、アプリ一覧から［スプレッドシート］を選択します。

Googleアカウントのログイン画面が表示されるので、Gmailアドレスとパスワードを入力しましょう。Googleアカウントを保有していない場合は新規作成が必要です。以下の記事で作成方法を解説しているので参考にしてください。

2. スプレッドシートの新規作成

ログインが完了するとGoogle スプレッドシートのトップページに移行します。新しいスプレッドシートを作成するには、トップページの［空白のスプレッドシート］をクリックします。

また、テンプレートを選択して新規スプレッドシートを作成することも可能です。その場合は、トップページの［テンプレートギャラリー］をクリックしましょう。

すると、ToDoリストやスケジュール表、予算管理表などのテンプレート一覧が表示されます。任意のテンプレートを選択すると編集画面が開きます。

編集画面では、表の作成や画像の挿入、関数入力などの機能を利用できます。それぞれの機能の使い方については別の章で詳しく解説しています。

3. ファイルのアップロード

Google スプレッドシートは新規でファイルを作成するだけでなく、既存のファイルをアップロードすることも可能です。Google スプレッドシートの既存ファイルはもちろん、Excelなどの別のソフトウェアで編集したファイルもアップロードできます。

インポートに対応している拡張子形式

• 表計算ソフトのファイル: .csv, .ods, .xls, .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm
• テキストファイル: .txt, .text
• ウェブページのファイル: .shtml, .html, .ehtml, .shtm, .htm

ファイルをアップロードするには、まず新規スプレッドシートを作成して編集画面を開きます。そして、［ファイル > インポート］の順にクリックしましょう。

インポート画面が表示されるので、［アップロード］のタブに切り替え、［参照］をクリックします。

ローカルストレージが表示されるので、アップロードしたいファイルを選びましょう。なお、［参照］と記載された画面に、ファイルをドラッグ＆ドロップしてアップロードすることも可能です。アップロードが完了すると、既存のファイルをGoogle スプレッドシート上で編集できます。

4. 第三者との共有

Google スプレッドシートの共有設定を行うと、別のユーザーがファイルを閲覧・編集できるようになります。共同編集を行う際は、ファイル作成後に共有設定を行いましょう。

手順としては、まず編集画面の右上の［共有］ボタンをクリックします。

すると、共有設定画面が開きます。ほかのユーザーを招待するために、［ユーザー、グループ、カレンダーの予定を追加］の項目に招待したいユーザーのGoogle アカウントを入力しましょう。

ユーザーを招待する際に権限を設定できます。設定可能な権限は次の3つです。

• 閲覧者：ファイルの閲覧のみ可能
• 閲覧者（コメント可）：ファイルの閲覧とコメント添付のみ可能
• 編集者：ファイルの閲覧・コメント添付・編集が可能

最後に［送信］をクリックすると、相手にGmailで招待メールが届きます。相手が承認することでファイルへの招待は完了です。

相手のアカウント名やメールアドレスがわからない場合は、共有リンクを活用するのも良いでしょう。専用のURLを相手と共有することで、そのURLを知っているユーザーはいつでもファイルにアクセスできます。共有リンクを用いる場合は、まず［一般的なアクセス］の項目を、［制限付き］から［リンクを知っている全員］に変更します。

あわせて、閲覧者や編集者といった権限を設定します。

最後に［リンクをコピー］をクリックすると、クリップボード上にURLがコピーされます。そのURLをメールやチャットなどで相手に通知すれば設定は完了です。

5. スプレッドシートの管理

作成・編集したスプレッドシートは、Google ドライブのマイドライブに保存されています。Google スプレッドシートは自動的に編集内容が保存されるため、名前を付けて保存や上書き保存の作業は必要ありません。

マイドライブとは、Google ドライブの個人アカウントでファイルを一元管理できるスペースです。ファイルをダブルクリックするとGoogle スプレッドシートが開き、編集画面にアクセスできます。

なお、無料版のGoogleドライブのストレージ容量は、1ユーザーあたり15GBに制限されています。これはGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントで作成したファイル、Google ドライブにアップロードしたファイル、Gmailのメール、Google フォトの画像など、Google アカウント全体でカウントされる仕組みです。そのため、容量不足になった際は、不要なファイルを削除したり、有料版に契約して容量を拡張したりといった対策が求められます。

【スマートフォン版】Google スプレッドシートの基本的な使い方

スマートフォンやタブレットでGoogle スプレッドシートを利用する際は、モバイルアプリの使い方を押さえておく必要があります。モバイルアプリの基本的な利用手順は次の通りです。

1. モバイルアプリのダウンロード
2. スプレッドシートの新規作成
3. 第三者との共有
4. スプレッドシートの管理

それぞれの操作方法や使い方を解説します。

1. モバイルアプリのダウンロード

Google スプレッドシートは、iOS版とAndroid版のモバイルアプリが用意されています。App StoreやGoogle Playにアクセスし、モバイルアプリをダウンロードしましょう。

• iOS：App Storeからダウンロード
• Android：Google Playからダウンロード

モバイルアプリ版もWebブラウザ版と同様、利用するためにはGoogle アカウントが必要です。Google スプレッドシートのインストール完了後、Gmailアドレスとパスワードを使ってログインしましょう。

2. スプレッドシートの新規作成

Google スプレッドシートのモバイルアプリでは、トップページの右下に［新しいスプレッドシートを作成する］というボタンがあります。そのボタンをタップすると新規スプレッドシートの編集画面が表示されます。編集方法はWebブラウザ版と変わりません。

3. 第三者との共有

編集したファイルを別のユーザーと共有する流れは次の通りです。

1. トップページ右上の設定ボタンをタップ
2. ［アクセス共有］を選択
3. 招待したいユーザーのGoogle アカウントを入力

モバイルアプリ版の共有設定はWebブラウザ版と同じで、招待したいユーザーのGoogle アカウントを入力後、閲覧者や編集者といった権限を設定できます。また、共有リンクをコピーして、リンクを知っている全員と共有することも可能です。

4. スプレッドシートの管理

モバイルアプリで作成したスプレッドシートもWebブラウザ版と同様、Google ドライブに保存されます。Google ドライブもモバイルアプリが用意されているため、App StoreやGoogle Playからダウンロードすると良いでしょう。

• iOS：App Storeからダウンロード
• Android：Google Playからダウンロード

Google スプレッドシートやGoogle ドライブの情報は、Google アカウント単位で管理されています。そのため、利用する端末が異なっても保存したファイルの内容は同じです。Google スプレッドシートとGoogle ドライブのいずれもモバイルアプリを利用することで、パソコンを使わずにファイルの編集や管理を行えるため、出張やテレワークの機会が多い企業に向いています。

Google スプレッドシートの応用的な使い方

Google スプレッドシートには数多くの機能が搭載されており、その機能を最大限に活用することで、さまざまな活用が可能です。Google スプレッドシートの応用的な使い方について詳しく解説します。

便利な関数を活用する

Google スプレッドシートを使いこなすには、関数への理解が欠かせません。関数とは、複数のセルの合計値や平均値を求めるなど、定型的な計算を自動的に処理できる機能です。

Google スプレッドシートの関数には膨大な量の種類があり、すべてを覚えきるのは難しいでしょう。そのため、使用する機会が多い便利な関数を覚えておくのがおすすめです。代表的な関数には次のような種類があります。

• SUM：複数のセルの合計値を算出する
• AVERAGE：複数のセルの平均値を算出する
• COUNT：数値の入ったセルを数える
• MAX：複数のセルにおける最大値を算出する
• MIN：複数のセルにおける最小値を算出する
• IF：特定の論理式にあてはまる場合に任意の値を表示する
• VLOOKUP：指定範囲のなかで条件があてはまる値を表示する
• GOOGLETRANSLATE：入力した言語を別の言語に翻訳する

ある程度の関数の種類を押さえておくと、一から手作業で計算する必要がなくなり、業務効率化につながります。Excelで使用していたほとんどの関数に対応しているため、あらためて覚え直す必要がないのも利点です。

チェックボックスを挿入する

Google スプレッドシートでは、特定のセルにチェックボックスを挿入できます。チェックボックスがあれば、ワンクリックでチェックマークを入れられるのが特徴です。特定のタスクが完了した場合にチェックを入れるなど、さまざまな活用方法があります。

チェックボックスを挿入するには、まずチェックボックスを挿入したいセルにカーソルを合わせます。そして、編集画面のメニューにある［挿入］をクリックし、そのなかから［チェックボックス］を選びましょう。

プルダウンリストを挿入する

プルダウンリストを挿入することで、リスト内からワンクリックで目的の項目を選択できます。特定のセル内に複数の選択肢を設ける場合は、プルダウンリストを活用すると良いでしょう。

手順としてはチェックボックスの際と同様、プルダウンリストを挿入したいセルにカーソルを合わせます。そして、編集画面のメニューにある［挿入］をクリックし、そのなかから［プルダウン］を選びましょう。

スマートチップを挿入する

スマートチップとは、Google アカウントに保存されているユーザー情報やファイルなどを簡単に呼び出せる機能です。例えば、ユーザー情報を呼び出した場合、Google アカウント名やGmailアドレスが表示されるほか、ワンクリックでメール送信やビデオ会議などが行えるボタンが現れます。

スマートチップを挿入するには、まずチェックボックスを挿入したいセルにカーソルを合わせます。そして、編集画面のメニューにある［挿入］をクリックし、そのなかから［スマートチップ］を選択しましょう。

また、任意のセル内で「@」と入力すると、より簡単にスマートチップを呼び出せます。

フィルタを作成する

フィルタとは、指定した範囲内の特定の情報のみを絞り込める機能です。例えば、表の項目を昇順や降順で並び順を変えたり、表のなかで特定の部署や商品名のみを表示させたりと、情報を素早く抽出する際に活用できます。

フィルタを設定するには、まず範囲を指定するための表を作成しましょう。そして、表のなかでフィルタを設定した範囲を選択した状態で、編集ツールの三点リーダをクリックし、［フィルタ］のアイコンを選択します。

すると、表内の各項目に下矢印のマークが現れます。

そのマークをクリックすると、以下のようにフィルタの設定画面が表示されます。

後は、昇順や降順での並び替え、条件を指定して情報を絞り込むなど、フィルタの設定を行いましょう。

コメントを添付する

Google スプレッドシートでは、セルごとにコメントを添付できます。コメントを添付することで、セルの内容を補足でき、スプレッドシート全体のレイアウトを損ねることもありません。複数人でファイルを共同編集する際、コメント機能を使ってほかのユーザーとコミュニケーションを取れます。

コメントを添付するには、特定のセルを選択した状態で右クリックし、［コメント］を選択します。

コメント編集画面が表示されるので、任意のコメントを入力して［コメント］をクリックします。すると、そのセルにカーソルを合わせるとコメントが表示されます。

コメント欄には、Google アカウントのユーザー名と入力日時、コメント内容が表示されます。

変更履歴をチェックする

Google スプレッドシートの変更履歴を確認すると、「誰が、いつ、どのような内容を編集したのか」が一目でわかります。ファイルが自動保存されるたびに履歴が残り、特定の箇所まで情報を復元することもできるため、誤ってデータを削除・上書きした場合に便利です。

変更履歴を確認するには、編集画面の右上にある時計のようなアイコンをクリックします。

すると、変更履歴の画面に移行します。画面の右側には、編集した日時とファイルのバージョン、編集者の名前が表示されています。

特定のタイミングまでさかのぼりたい場合は、そのバージョンの右側の三点リーダをクリックし、［この版を復元］をクリックしましょう。

バージョンを復元しても、「バージョンを復元した」という情報が履歴に上書きされる仕組みです。そのため、復元する前のバージョンに再びさかのぼることも可能です。

マクロを作成する

マクロとは、Google スプレッドシート内の特定の作業を自動化するための機能です。作業の一連の流れをコンピューターに記録することで、次回からその作業を自動的に処理してくれます。セルの入力や書式変更といった簡単な処理から、文書作成やメール送信といった複雑な処理まで、さまざまな活用が可能です。

マクロを作成するには、編集画面のメニューから［拡張機能］をクリックし、［マクロ > マクロを記録］の順に選択します。

すると、画面下部に［新しいマクロを記録しています］と表示されます。

この状態でコンピュータに覚えさせたい作業を手順通りに実行します。例えば、セル内のテキストを太字にして赤色に変更する作業であれば、「セルにテキストを入力 > テキストを太字にする > テキストカラーを赤色に変更する」という一連の作業を実行します。

作業が完了すれば、［新しいマクロを記録しています］の隣にある［保存］をクリックしましょう。あわせてマクロの名称も設定します。これでコンピュータが作業の一連の流れを覚えたことになります。

保存したマクロを実行する場合は、［拡張機能 > マクロ > （保存したマクロの名前）］をクリックします。

すると、記録した作業をコンピュータが自動で実行してくれます。マクロの使い方や設定方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。

Google Apps Scriptと連携する

Google Apps Scriptとは、連携したGoogle サービスの一連の処理を自動化するためのサービスです。Google スプレッドシートやGoogle ドライブ、Gmailなど、さまざまなサービスと連携できます。

Google スプレッドシートと連携した場合は、マクロ機能と同じく自動化が可能ですが、Google Apps Scriptを導入するとスクリプトを使って詳細な条件を指定できるのが特徴です。例えば、セル上にボタンを配置して文字列を一括変換したり、スプレッドシートの情報をGmailに読み込んだりと、さまざまな処理を実行できます。

Google Apps Scriptと連携するには、Google スプレッドシートの編集画面のメニューから［拡張機能］をクリックし、［Apps Script］を選択します。

すると、Google Apps Scriptのスクリプト編集ページが開きます。後は、myFunction関数に任意のコードを記述します。Google Apps Scriptの記述方法や使い方に関しては、こちらの記事で詳しく解説しています。

Gemini in Google スプレッドシートを導入する

Geminiとは、Google Chromeに標準搭載されている生成AIサービスです。Googleで検索した際にAIが独自の検索結果を生成するほか、テキストで質問や指示を与えると、それに応じた回答を返してくれます。そのGeminiの仕組みをGoogle スプレッドシートに反映させたものを、Gemini in Google スプレッドシートといいます。

Gemini in Googleスプレッドシートを利用すると、テキスト指示により、表の作成、データ分析などの処理を自動的に実行可能です。また、ファイルの内容を要約したり翻訳したりすることもできます。

Google スプレッドシート以外にも、GeminiはGoogle ドライブやGoogle ドキュメントなどでも活用が可能です。ただし、利用するには有料サービスのGoogle Workspaceに登録する必要があります。

Googleスプレッドシートの使い方に関するよくある疑問

Google スプレッドシートを利用する際、疑問点や不明点が浮かびあがることもあるでしょう。その際の問題点と解決策を紹介します。

スプレッドシートを開けない原因は？

Google スプレッドシートの利用環境や使い方によっては、ファイルにアクセスできないケースもあります。この場合は、次のような対処法を試してみましょう。

上記の対応で問題が解決しない場合は、社内の管理者や情報システム担当者に問い合わせるのも良いでしょう。また、Googleのサポートに連絡して解決を図るのも一つの方法です。

Google スプレッドシートの保存方法は？

Google スプレッドシートはクラウド上にファイルが保存されるため、オンライン環境であれば編集内容は常に更新されます。Excelのような名前を付けて保存や上書き保存の作業は必要ありません。保存したファイルは自動的にGoogle ドライブ上に蓄積されます。

作成したスプレッドシートをメールに添付できる？

スプレッドシートを作成後、Gmailなどのメールにファイルを添付できます。手順としては、まずGmailにアクセスして新規メールを作成します。メッセージ編集画面の下部にある［ドライブを使用してファイルを挿入］をクリックしましょう。

するとGoogleドライブのファイル一覧画面が開きます。［マイドライブ］のタブに切り替え、目的のスプレッドシートを選択してください。

これでメール内にスプレッドシートが添付されたので、メッセージを作成してメールを送信しましょう。

セル内で改行するには？

セル内の情報量が多い場合は、改行して文章を複数に区切ることが可能です。改行することでセル内の視認性が高まります。

改行するには、セル内の任意の位置で「Alt（またはCtrl）＋Enter」を押します。Macの場合は、「Command（またはCtrlかoption）＋Enter」を押しましょう。モバイルアプリ版の場合、セル内の改行したい箇所を長押しし、［改行を挿入］をタップします。

モバイルアプリ版で文字入力できない原因は？

モバイルアプリ版のGoogle スプレッドシートで文字を入力するには、次の手順を踏む必要があります。

1. セルをタップして選択
2. ［テキストか数式を入力］をタップ
3. ［Aa］のアイコンをタップして表示を［123］に変える

これで文字入力が可能になります。モバイルアプリ版で文字入力できない場合は試してみてください。

Google スプレッドシートを活用するならGoogle Workspaceを導入しよう

Google スプレッドシートを最大限に活用するなら、Google Workspaceに登録するのがおすすめです。Google Workspaceとは、Google スプレッドシートやGoogle ドキュメント、Gmail、Google ドライブなどの有料サービスが統合されたグループウェアです。

有料版になると、料金プランに応じてストレージ容量が1ユーザーあたり30GB～5TBに拡張が可能です。また、Google Meetにおける参加者数の増加や機能の拡張、充実したセキュリティ対策など、さまざまなメリットが生まれます。Google スプレッドシートの場合、有料版になるとAIを用いたコンテンツ作成やカスタムテンプレート、高性能な校正ツールなどの機能が追加されます。

Google スプレッドシートの使い方を押さえて業務効率化を図ろう

Google スプレッドシートはクラウド上で表計算ツールを利用できるため、チーム内での共同編集に向いています。Google スプレッドシートを活用することで、業務効率化や生産性向上などの効果が期待できます。そのためにも基本的な使い方や応用的なテクニックをしっかりと理解することが重要です。

電算システムでは、環境構築やコンサルティングなど、Google サービスの導入支援サービスを提供しています。Google スプレッドシートはもちろん、Google Workspaceのサポートにも対応しています。専門領域に精通した数多くのエンジニアが在籍しているので、スピーディかつ質の高いサポートを行えるのが強みです。「Google サービスを活用したいが具体的なイメージが湧かない」といったお悩みを抱える方は、ぜひ電算システムへと気軽にお問い合わせください。