テレワークの導入による働き方の変化や、システム環境のクラウド化などの影響を受け、オンプレミス環境でのファイル管理に限界を感じ始めている方も多いのではないでしょうか。場所や環境が異なる複数人でファイルをスムーズにやり取りしたり、より効率的な管理体制を築いたりするには、Googleドライブのようなクラウドストレージが役立ちます。そこで本記事では、メールサーバーの移行方法を9つの手順に分けて解説します。移行を進めるにあたって注意すべきポイントも紹介していますので、移行後の失敗を避けられます。メールサーバーの移行方法がわからず悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
Googleドライブは、クラウド上でファイルの保管や整理、検索、編集、セキュリティ管理などが完結できるサービスです。オンプレミスのファイルサーバーを経由する必要がなく、Googleアカウントがあればサービスを利用できます。
本記事では、Googleドライブの特徴やメリット・デメリット、使い方などを詳しく解説します。
Googleドライブとはクラウド上でファイルを共有できるストレージサービス
Googleドライブとは、Googleが提供するクラウド型のストレージサービス（クラウドストレージ）です。クラウド上にファイルを保存できるストレージが用意されており、ワンストップでファイルの検索や編集、フォルダ整理などを行えます。
クラウドストレージが登場するまでは、ローカル上にファイルやフォルダを保存するのが一般的でした。しかし、この状態では、複数人で情報共有するために社内ネットワークを構築したり、テレワークに対応するためにVPN（仮想プライベートネットワーク）を導入したりと、手間や費用がかかります。
その点、Googleドライブであれば、Webブラウザ上でサービスを利用できるため、専用線やVPNを用意する必要がありません。Googleアカウントを追加して複数のユーザーを招待できるのも特徴です。また、Googleドライブは基本無料で利用できます。人数や場所に捉われず、いつでもファイルを保存・管理できることから、社内でのスムーズな情報共有が可能です。
Googleドライブに搭載されている代表的な8つの機能
Googleドライブに搭載されている機能は次の通りです。
- ファイル保管
- ファイル整理
- ファイル検索
- 共有ドライブ
- OCR（光学的文字認識）
- 権限管理
- オフラインモード
- モバイルアプリ
各機能の役割を押さえ、Googleドライブを最大限に活用しましょう。
ファイル保管
Googleドライブでは、クラウド上にさまざまな形式のファイルを保管できます。代表的なファイル形式は次の通りです。
- テキストファイル：.txt
- 画像ファイル：.jpg、.png、.gifなど
- 音声ファイル：.mp3、.mpeg、.wavなど
- 動画ファイル：.mp4、.3gpp、.movなど
- マークアップファイル：.html、.css、.phpなど
- アーカイブファイル：.zip、.rar、.tarなど
- Microsoftファイル：.xls、.doc、.pptなど
- Adobeファイル：.psd、.ai、.pdfなど
そのほか、Googleサービスで作成したファイルにも対応しています。例えば、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメント、Googleスライドなどが代表的です。
そのため、Googleスプレッドシートで資料を作成し、そのままGoogleドライブに保存・共有するなど、すべての作業をオンライン上で完結させることも可能です。保存したファイルを開くと、即座に編集ページにアクセスできます。
ファイル整理
ローカル上にファイルを保存する場合と同様、Googleドライブでも単にファイルを保存するだけでは、どこに何があるかがわかりにくくなります。このような問題を解決するのがファイル整理機能です。
Googleドライブのファイル整理には、次の機能が用意されています。
- フォルダ：複数のファイルを分類別に格納する入れ物
- フォルダの色分け：フォルダごとに任意の色を設定できる機能
- ショートカット：最小クリック数でファイルやフォルダにアクセスできる機能
- スター：頻繁に使用するファイルやフォルダに星マークを付ける機能
例えば、「営業資料」のフォルダを作成すれば、関連する複数のファイルをまとめて保存できます。また、ショートカットやスターの機能を活用することで、目的のファイルに素早くアクセスでき、業務効率化につながります。
ファイル検索
保存したファイルを効率良く検索できるのもGoogleドライブの特徴です。Googleドライブの画面上部にある検索窓に任意のテキストを入力すると、目的のファイルが検索結果に表示されます。
検索時は、次のような細かい条件を指定できます。
- ファイルの種類
- オーナー
- キーワード
- 保管場所
- 更新日時
- 承認状態
- 共有先
利便性の高いクラウドストレージですが、検索性に欠けると、かえって業務効率を阻害しかねません。その点、Googleドライブは検索性が高く、目的のファイルを素早く探せます。
共有ドライブ
Googleドライブに保存したファイルやフォルダは通常、マイドライブという個人用の保管スペースへと自動的に移動します。一方、共有ドライブを活用すると、保存したファイルやフォルダを組織全体で共有できます。
共有ドライブはメンバーの変更や異動が頻繁に起こるケースで役立つでしょう。例えば、あるメンバーが離職した場合でも、共有ドライブにはそのメンバーが保存したファイルやフォルダが残るため、残ったメンバーがスムーズに作業を引き継げます。
共有可能な範囲は社内・社外を問いません。自社の従業員だけでなく、取引先の担当者や顧客であっても、Googleアカウントを使ってユーザーを招待できます。
OCR（光学的文字認識）
OCR（光学的文字認識）とは、PDFや画像などに含まれる文字をテキストデータに変換する技術です。
本来、PDFや画像などに含まれる文字はスキャナで読み取るのが一般的でした。この方法では文字情報を正確に読み取れる一方で、変換したテキストデータを編集できない難点があります。
一方、Googleドライブであれば、編集可能なテキストデータとして取り込みが可能です。また、スキャナなどの機器がいらず、簡易的な操作のみでデータ化が可能な点もメリットといえるでしょう。
2024年1月から改正電子帳簿保存法が施行され、電子取引で使用した書類の電子保存が義務化されました。それにより書類のスキャナ保存の機会拡大が予想されていますが、Googleドライブを活用すれば短時間で効率良くデータ化が可能です。
権限管理
Googleドライブで共有するファイルは、「閲覧者・閲覧者（コメントのみ）・編集者」の3つの権限を設定できます。設定内容は、そのファイルにアクセスしたすべてのユーザーに反映される仕組みです。
- 閲覧者：ファイルの閲覧のみ可能、編集は不可
- 閲覧者（コメントのみ）：ファイルの閲覧とコメントが可能、編集は不可
- 編集者：ファイルの閲覧、コメント、編集が可能
一人ひとりのユーザーの権限を設定する場合は、Googleアカウントで個別にユーザーを招待しましょう。すると共有画面に招待したユーザー一覧が表示され、個別に権限を設定できます。
オフラインモード
Googleドライブはクラウド上でサービスを利用する以上、常にインターネット接続状態を維持しなければならないと思われがちですが、実はオフライン状態でも問題ありません。設定画面からオフラインモードを有効にすると、インターネットにつながっていない状態でもファイルの閲覧や編集が可能です。
オフライン状態で編集したファイルは、インターネットに接続した際にデータが同期され、最新版として更新されます。ただし、複数人で頻繁にファイルを更新する場合、うまくデータが反映されない可能性があるため、編集履歴を確認して更新内容を確認することが大切です。
モバイルアプリ
Googleドライブでは、iOS・Android向けのモバイルアプリが提供されています。社内ではパソコン版、社外ではモバイルアプリ版といった形で併用することで、場所を問わずにGoogleドライブを利用できます。
モバイルアプリ内のデータはパソコン版と同期される仕組みです。PDFや画像などはモバイルアプリ上でそのまま表示できますが、一部のファイル（GoogleドキュメントやExcelなど）は専用のアプリがなければ開けない可能性があります。
Googleドライブを利用する4つのメリット
Googleドライブは、管理コストの削減や部門間連携など、さまざまな面で恩恵をもたらします。ここでは、複数のポイントに分けてGoogleドライブのメリットを解説します。
組織間の垣根を越えてスムーズな情報共有を可能にする
Googleドライブの最大の利点は、場所を問わずに幅広いユーザーとファイルを共有できる点です。部門・部署が異なる従業員や取引先、テレワーカーなど、どのような相手ともスムーズに情報共有を行えます。
共有先の範囲が広がると問題になるのがユーザーの不正行為です。ユーザーが多くなるほど、データの改ざんや搾取など、機密情報が不正に開示されるリスクが高まります。
一方、Googleドライブではユーザー単位でセキュリティレベルや権限を設定できます。そのため、セキュアな環境で円滑な情報共有を実現できるのがメリットです。
保守管理の手間やコストを抑えられる
本来、組織全体でファイルを共有するには、サーバーやネットワークなどの設備を導入しなければなりません。機器を導入する以上、運用中はメンテナンスやシステムアップデートなどの保守管理が必要です。
Googleドライブの場合、クラウド上でサービスを利用できるため、設備を購入する必要がありません。サービスを利用するのに必要なのはGoogleアカウントのみです。また、設備が不要になる分、保守管理を行わずに済むのもメリットだといえるでしょう。
データのバックアップ先として活用できる
データの保存先には、ローカルや外付けHDD、USBメモリなどの選択肢があります。その選択肢の一つとしてGoogleクラウドを活用するのも一案です。重要なデータを分散してバックアップすることで、データの消失リスクを最小限に抑えられます。
バックアップといっても複雑な作業は不要です。Googleドライブにバックアップ用のフォルダを設けて、必要なファイルをアップロードすれば済みます。
GoogleドライブへのバックアップはBCP対策としても効果的です。BCP対策とは、災害やシステム障害、サイバー攻撃などの緊急事態が発生した際に、事業資産への損害を最小化できるように適切な計画を立てておくことです。万一、緊急時にローカル上のデータが消えた場合でも、Googleドライブにデータを保存しておけば、いつでも必要なデータを取り出せます。
Googleの高度なセキュリティのもとで運用できる
Googleドライブは、Googleの高度なセキュリティのもとで運用されています。サーバーが設置されている世界各地のデータセンターでは、24時間365日の監視体制でユーザーのデータを保護しており、堅牢度の高さが特徴的です。そのほかにも、Googleドライブでは次のようなセキュリティ機能を利用できます。
- データ暗号化
- 多要素認証
- シングルサインオン
- ログ監視・不正アクセス検出
- DLP（データ損失防止）ポリシー（一部のエディションのみ）
- 端末管理
など
このように盤石なセキュリティ対策が施されているため、場合によっては自社のセキュリティポリシーに則ってファイル管理を行うよりも、Googleクラウドを利用するほうが安全性が高まるケースも珍しくありません。
また、Googleドライブをはじめ、さまざまなGoogleの有料サービスが搭載されたGoogle Workspaceを導入すると、より高度なセキュリティ機能を利用できます。例えば、データの非改ざん性を証明できるGoogle Vaultや、ユーザー・デバイスなどを一元管理できるCloud Identity Premiumなどが代表的です。
Googleドライブを利用する3つのデメリット
数多くのメリットがあるGoogleドライブですが、いくつかデメリットも存在します。それぞれの注意点を押さえて、事前に対策を立てておくと良いでしょう。
システムの仕様を自由にカスタマイズできない
Googleドライブのようなクラウドストレージは、基本的にシステムの仕様が規定化されています。そのため、必要な機能やセキュリティを自由にカスタマイズできるわけではありません。
厳格で細かい要件のもとファイル管理を行うなら、オンプレミス型のストレージサービスを導入するのがおすすめです。オンプレミス型とは、自社でサーバーやネットワークなどのハードウェアを構築し、そのなかでファイル管理を行う導入形態です。ストレージの基盤となる設備や機器を自社で用意するため、機能やセキュリティなどの要件を柔軟にシステムへと反映できます。
ただし、オンプレミス型には、導入時に高額な費用や膨大な手間が発生する、定期的に設備や機器の保守管理が必要といったデメリットがあります。Googleドライブのメリット・デメリットとも比較しつつ、適切な導入形態を検討しましょう。
セキュリティがGoogleに依存しやすい
Googleドライブはクラウドサービスなので、サーバーやデータセンターの管理責任者はGoogleであり、その保守管理も同社が担います。自社でサーバーを設置する場合は、自社の要件に則って自由にセキュリティの内容を決められますが、Googleドライブではサーバーの管理責任がサービス事業者側にある以上、Googleが定めたセキュリティの内容に従う必要があります。
世界的にも有名なGoogleは、世界トップレベルのセキュリティ設備を保有しているものの、確実にセキュリティトラブルが起こらないわけではありません。むしろ、世界中からあらゆるデータが集まる企業だけあり、サイバー攻撃の標的になる可能性は高いといえます。
そのため、Googleのサービスだからといって過信せず、社内でも適切なセキュリティ対策を講じることが大切です。例えば、Googleドライブ側での多要素認証やパスワードの厳重な管理、ユーザー個別の細やかな権限管理などがあげられます。Googleドライブでは機密情報を扱うケースも多いため、情報漏えいが起こらないよう入念な対策が欠かせません。
無料で利用できる容量が限られる
Googleドライブは基本無料で利用できますが、無料版のストレージ容量は最大15GBに制限されています。近年では、高画質の画像や動画といった容量の大きいファイルを扱うケースも多く、15GBの容量ではすぐに使い切ってしまうことも少なくありません。
Googleドライブの容量を増やすには、有料版のGoogleサービスを利用できるGoogle Workspaceを導入する必要があります。GoogleWorkspaceを導入すると、最安値プランでも最大30GB、最上位プランでは最大5TBまでストレージ容量を拡張できます。そのほか、GoogleMeetの参加人数が増えたり、独自ドメインのGmailが使えたりと、さまざまなメリットがあるため、この機会に導入するのも一案です。
Googleドライブの導入方法・使い方
Googleドライブの導入から初回運用までの手順は次の通りです。
- Googleドライブにログイン
- ファイルやフォルダのアップロード
- ファイルやフォルダの作成
- ファイルの検索
- ファイルやフォルダの整理
- ファイルやフォルダのダウンロード
- ファイルやフォルダの削除
- ファイルやフォルダの共有
- ストレージ容量の空きスペースを確認する
手順ごとにGoogleドライブの詳細な使い方を解説します。
1. Googleドライブにログイン
Googleドライブにログインするには、GoogleのトップページまたはGoogle Chromeのトップページからアプリボタンをクリックし、［ドライブ］を選択します。
Googleのログインページが表示されるので、Gmailアドレスとパスワードを入力してログインしましょう。Googleアカウント（Gmailアドレス）を持っていない場合は、あらかじめ作成する必要があります。こちらの記事で作成方法を解説しているので参考にしてください。
2. ファイルやフォルダのアップロード
Googleドライブにログインすると、Googleドライブのホーム画面が表示されます。
ローカル上からファイルやフォルダをアップロードするには、ホーム画面左側の［新規］をクリックし、［ファイルをアップロード］または［フォルダをアップロード］を選択します。
Windowsであればエクスプローラーが開くので、開きたいファイルやフォルダを選択しましょう。アップロードしたファイルやフォルダは、マイドライブのなかに保存されます。
目的のファイルをクリックすると編集画面が表示されるので、そのままファイルの編集が可能です。ただし、ExcelファイルやCSVファイルなど、Googleサービスではないファイルを開く場合、プレビューが表示されるので、［アプリで開く］からGoogleスプレッドシートなどの編集用アプリケーションを選択する必要があります。
3. ファイルやフォルダの作成
Googleドライブではアップロード以外にも、新規でファイルやフォルダを作成できます。フォルダを作成する場合、Googleドライブのホーム画面左側の［新規］から［フォルダを作成］をクリックします。
作成したフォルダはマイドライブ内に保存されます。
ファイルを作成する場合は、Googleドライブのホーム画面左側の［新規］から、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどのアプリケーションを選択しましょう。例えば、［Googleドキュメント］を選択すると、Googleドキュメントの新しい編集画面が開きます。
その他を選択すると、Google図形描画やGoogleサイトといった別のアプリケーションが表示されます。また、［アプリを追加］をクリックすれば、Google Workspace Marketplaceが表示されるため、表計算ソフトやドキュメント作成ツール、テキストエディタなど、Google以外のサービスとも連携が可能です。
作成したファイルはアップロードしたファイルと同様、マイドライブ内に保存されます。ファイルをクリックすると編集画面に移動できます。
4. ファイルの検索
保存したファイルを検索する際は、Googleドライブのホーム画面の検索機能を活用します。検索窓に検索したいキーワードを入力しましょう。
検索窓の下部に表示されている［種類］や［ユーザー］などをクリックすると、簡易的に検索条件を指定できます。
詳細な検索条件を指定する際は、検索窓をクリックすると表示される［検索オプション］を活用します。
検索オプションでは、ファイルの種類やキーワード、保管場所などの詳細な検索条件を設定できます。
- 種類：画像やPDFなどのファイルの種類を指定
- オーナー：検索するファイルがどのオーナーによって管理されているかを選択
- 含まれている語句：検索したいファイル内に含まれているキーワードを入力
- アイテム名：検索したいファイル名と部分的に一致するキーワードを入力
- 場所：マイドライブや共有ドライブなどのファイルの保管場所を指定
- 更新日：検索したいファイルの最終更新日を指定
- 承認：検索したいファイルの承認状態を指定
- 共有先：検索するファイルが誰と共有されているかを選択
- フォローアップ：提案やコメントが付与されているファイルを指定
膨大な量のファイルが蓄積されている場合でも、検索オプションをうまく活用することで作業効率を高められます。
5. ファイルやフォルダの整理
Googleドライブに保存したファイルやフォルダは、そのままの状態では、どこに何があるかがわかりにくくなる可能性があります。特に、保存するデータ量が多い場合や、複数人がアクセスする共有ドライブを利用する場合は、保存したファイルやフォルダを整理することが大切です。
ファイルやフォルダを整理する際は、該当するファイルやフォルダの右側にある三点リーダをクリックし、［整理］を選択します。
すると次のような項目が表示されます。
- 移動：当該ファイル・フォルダを別の保存場所に移動
- ショートカットを追加：当該ファイル・フォルダのショートカットを作成
- スターを付ける：当該ファイル・フォルダをスター付きの保存場所に移動
- フォルダの色：当該フォルダに任意の色を付与
頻繁にアクセスするファイルやフォルダなら、ショートカットを作成すると、次回からは最少クリック回数でアクセスできるので利便性が向上します。また、スターを付けると当該ファイル・フォルダが重要なものであると、ほかのユーザーからもわかりやすくなるでしょう。
6. ファイルやフォルダのダウンロード
Googleドライブに保存したファイルやフォルダは、いつでもローカル上にダウンロードできます。バックアップとしてデータを取り出す際や、ほかのユーザーから共有されたファイルをローカル上に落とし込む際に便利です。
ファイルやフォルダをダウンロードするには、該当するファイルやフォルダの右側にある三点リーダをクリックし、［ダウンロード］を選択します。すると、Windowsであればエクスプローラーが開くので、任意の場所に保存しましょう。
ダウンロードしたファイルやフォルダはGoogleドライブ上に残ります。ダウンロード済みで不要なファイルやフォルダがある場合、次に紹介する削除方法を参考にしてください。
7. ファイルやフォルダの削除
Googleドライブからファイルやフォルダを削除する際は、削除したいファイルまたはフォルダの右側にある三点リーダをクリックし、［ゴミ箱に移動］を選択します。
ゴミ箱に移動するだけでは、完全にファイルやフォルダを削除できません。そこで、左側メニューの［ゴミ箱］にアクセスし、不要なファイルやフォルダの右側にある三点リーダをクリックし、［完全に削除］を選択します。
これでファイルやフォルダが完全に削除され、同時にストレージ容量の空きスペースが増えます。ゴミ箱からもとの場所に戻す場合は、［復元］をクリックしましょう。
ゴミ箱内のすべてのファイルやフォルダを削除したい場合は、［ゴミ箱を空にする］をクリックします。ワンクリックですべてのファイルやフォルダを消せるので、わざわざ個別に削除する手間がかかりません。
なお、ゴミ箱に移動したファイルやフォルダは、30日後に自動的に完全削除されます。そのため、ゴミ箱に移動してから放置するだけでも構いませんが、万が一、削除した機密情報を窃取される可能性もあるため、重要なファイルほど早めに消すのがおすすめです。
8. ファイルやフォルダの共有
Googleドライブ上で作成したファイルやフォルダは、初期状態で共有機能がオフになっています。複数人で情報を共有するには、ファイル・フォルダごとに共有設定を行いましょう。
共有したいファイルまたはフォルダの右側にある三点リーダをクリックし、［共有 > 共有］の順に選択します。
すると共有設定画面が開きます。
アクセスするユーザー全員に同じ権限を与えたいなら、［一般的な設定］欄の［制限付き］を［リンクを知っている全員］に変更します。あわせて［閲覧者］の権限も変更しましょう。
閲覧のみを許可するなら［閲覧者］、閲覧も編集も可能にするなら［編集者］といった形で選択します。最後に、［リンクをコピー］をクリックすると共有URLをコピーできるため、共有したい人にメールやチャットなどで通知してください。
ユーザー個別に権限を設定する場合は、［ユーザー、グループ、カレンダーの予定を追加］の入力窓に、共有するユーザーのGoogleアカウント（Gmailアドレス）を入力します。
すると、そのユーザーに対する権限を設定できます。
［送信］をクリックすると、対象のGmailアドレスに共有URLが届く仕組みです。
9. ストレージ容量の空きスペースを確認する
Googleドライブは、ファイルを保存できる容量に限りがあるため、定期的に空き容量を確認することが大切です。現在のストレージ容量を確認する際は、Googleドライブの画面右上にある歯車マークから［設定］を選択します。
すると画面上部にストレージ容量の上限と、現在利用中の容量が表示されます。
容量が不足している場合は、Googleドライブから不要なファイルを削除するか、［保存容量を購入］をクリックして有料プランに契約するか、いずれかの方法を選びましょう。
また、［使用中の容量順にファイルを表示する］をクリックすると、次のような画面が表示されます。
この画面では、使用容量ごとに各ファイルを昇順・降順に並べ替えられるため、容量を多く消費しているファイルを見つけやすく、Googleドライブ内のファイル整理に有効です。GoogleドライブやGmail、Googleフォトなど、サービスごとの使用容量がわかるのも利点です。
Googleドライブを安全に活用するための3つのポイント
Googleドライブを効果的に活用するには、次のポイントを意識することが重要です。
- ログイン時の2段階認証を設定する
- データのバックアップを取る
- 公衆Wi-Fi下での利用は避ける
それぞれのポイントに沿って要点を解説します。
ログイン時の2段階認証を設定する
Googleドライブは使い方によって、従業員や取引先の担当者、顧客など、数多くのユーザーがアクセスするため、データの窃取や不正利用が起きないように万全のセキュリティ対策を講じることが重要です。
数あるセキュリティ対策のなかでも2段階認証は、Googleドライブにログインする際、メールアドレスやパスワードに加え、メッセージ通知や確認コードなどによって認証を行う機能です。ログインする度に2段階認証が行われるため、なりすましや不正ログインを防げます。
Googleドライブの2段階認証を設定する手順は次の通りです。
- Googleドライブの画面右上のアカウントボタンから［Googleアカウントを管理］を選択
- ［セキュリティ > 2段階認証プロセス］の順にクリックし、機能を有効化
これによりGoogleドライブだけでなく、Googleのサービス全体に2段階認証が反映されます。
データのバックアップを取る
オンプレミス環境ではなく、Googleドライブを中心にファイル管理を行う場合、万一のためにバックアップを取ることをおすすめします。例えば、Googleドライブに保存したファイルをローカル上にエクスポートする方法が一般的です。それだけでは不安な場合は、USBメモリや外付けHDDにデータを分散するのも良いでしょう。
データのバックアップがあると、Googleドライブのファイルが紛失しても、ほかの場所からデータを復元できます。Googleドライブはセキュリティレベルの高いサービスではあるものの、万が一の事態に備えて、データを複数箇所に分散するのがおすすめです。
公衆Wi-Fi下での利用は避ける
クラウドサービスのGoogleドライブは、場所を問わずに利用できるメリットがあります。その分、外出時やテレワーク時にカフェやレストラン、公共施設などの公衆Wi-Fiを使ってGoogleドライブにアクセスできます。
しかし、公衆Wi-Fi下での利用は避けるべきです。公衆Wi-Fiのなかには、データの盗聴や不正アクセスなどを目的とした悪意のあるサービスも存在します。特にGoogleドライブには機密情報を保存するケースも多いため、無料だからといって無策に公衆Wi-Fiを利用すると、情報漏えいなどの重大なトラブルに発展する恐れがあります。
Googleドライブの料金体系
Googleドライブには、無料から有料まで複数の料金プランがあります。無料と有料それぞれにメリット・デメリットがありますが、容量の兼ね合いから、ビジネスシーンでは有料プランを利用するのがおすすめです。Googleドライブの料金体系について詳しく解説します。
無料プランを利用する場合
Googleドライブは、Googleアカウントを取得後、初めてアクセスすると自動的に無料プランが適用されます。期間に制限はなく、ストレージ容量の範囲内であれば永久無料で利用できます。
ただし、無料プランでファイルを保存できるのは、15GBの範囲内のみです。15GBを超過した場合、それ以上ファイルを保存できないため、既存のファイルを削除するか、有料プランにアップグレードする必要があります。
ちなみに15GBは、1MBの画像を約15,000枚保存できる容量です。画像よりも容量が大きい動画の場合、高画質の映像は1分あたり30MB程度が目安となるため、この場合は約500本の動画を保存できます。
有料プランを利用する場合
有料版のGoogleドライブを利用するには、Google Workspaceを導入する必要があります。Google Workspaceとは、GoogleドライブやGmail、Googleカレンダーなど、20種類近くの有料サービスが含まれたグループウェアです。情報共有に役立つ機能が多いため、円滑な社内コミュニケーションが実現します。
Google Workspaceの料金体系は次の通りです。
| プラン名 | 利用料（年間契約時） | Googleドライブの容量 |
| Business Starter | 月額680円 | 30GB/ユーザー |
| Business Standard | 月額1,360円 | 2TB/ユーザー |
| Business Plus | 月額2,040円 | 5TB/ユーザー |
| Enterprise | 要問い合わせ | 5TB/ユーザー ※追加可能 |
利用できるサービスの種類はプランごとに差はありません。各プランで異なるのはGoogleドライブの容量に加え、Google Meetの参加可能人数、各サービスで利用できる機能の種類、セキュリティ機能の種類などです。
無料トライアルを利用する場合
Google Workspaceには、14日間の無料トライアルが用意されています。トライアル期間内であれば、Google Workspaceのすべての機能を無償で利用できます。
Googleドライブの共有ドライブ機能は、Google WorkspaceのBusiness Standard以上のプランでしか利用できません。そのため、共有ドライブの機能を試験的に利用するなら、費用がかからない無料トライアルを活用するのがおすすめです。
無料トライアルを活用すると、「思ったよりも使いにくかった」「必要な機能が搭載されていなかった」といった導入後の失敗を避けられます。
Googleドライブでファイル管理の効率化を実現しよう
Googleドライブを導入すると、本来であればローカル環境で保存していたファイルやフォルダを、クラウド上で一元管理できます。サーバーやネットワークなどのハードウェアを用意する必要がない分、導入コストや運用の手間を抑えられるのがメリットです。また、Googleアカウントさえあれば誰でも利用できるため、利用環境に制限されません。
すでにオンプレミスのファイルサーバーを利用している場合でも、クラウド上にデータを移行することでGoogleドライブを活用できます。ファイルサーバーをクラウド化するメリットやGoogleドライブへの移行方法については、こちらの資料で詳しく解説しています。クラウド環境で効率良くファイル管理を行いたい方は、ぜひ参考にしてください。
