Google Workspaceには、GmailやGoogleドライブ、Googleカレンダーなど、数多くのGoogleサービスが搭載されています。このようなサービスでは、機密情報を扱う機会が多いため、万が一情報が漏洩した場合には、信用問題や損害賠償といった重大なトラブルに発展してしまいます。
そのため、Google Workspaceをより安全に利用するためには、管理コンソールからセキュリティ設定を行うのがおすすめです。管理コンソールには、セキュリティダッシュボードやアカウント管理、2段階認証、監査ログなどの機能が用意されており、適切な設定を行うことでセキュリティ上のリスクを軽減できます。
本記事では、Google Workspaceのセキュリティ設定でできることを詳しく解説します。設定時の注意点やポイントも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
Gmailでは署名の自動追加が可能
メールの署名とは、メールを本人が作成・確認したことを示すサインで、氏名・会社名・連絡先などを記載します。ビジネスメールでは信頼性の担保や連絡先の提示に欠かせない要素です。
Gmail（Google社提供のメールサービス）では、事前に署名を設定しておくことで、メッセージの末尾に自動で挿入できます。一から入力する手間が省けるため、業務効率化に役立ちます。
パソコン・Android・iPhone・iPadなど各デバイスで利用でき、パソコン版では最大10,000文字まで署名を登録可能です。また、異なるメールアドレスごとに署名を使い分けることができ、柔軟なカスタマイズが可能です。
Gmailの署名テンプレート
署名の形式は、企業や個人の方針・業種によってさまざまですが、最低限記載すべき情報があります。ここでは、会社名・部署名・氏名・連絡先・企業HPなど、一般的な要素を盛り込んだ署名テンプレートの一例を紹介します。
▼署名のテンプレート
| ─────────────────── 株式会社〇〇システム 法人営業部 山田 太郎（ヤマダ タロウ） 〒000-0000 岐阜県〇〇 TEL：000-000-0000 FAX：000-000-0000 Mobile：090-0000-0000 Email：taro_yamada@marumaru-system.com URL: https://marumaru-system.com/ ─────────────────── |
上記に加えて、講演会・イベント・新商品などのお知らせを記載する場合は、署名の冒頭に追記するのがおすすめです。
また、営業時間の変更や休業期間の案内は、連絡先の後ろに入れると自然に伝えられます。
なお、署名を設定する際には、以下の点に注意しましょう。
- 表示崩れ：パソコン・スマホなど媒体によってレイアウトが崩れていないか
- 文字化け：機種依存文字や特殊記号が正しく表示されるか
- 過剰な装飾：色や装飾が多すぎると、読みづらくなることがある
署名は信頼感や印象を左右する重要な要素です。設定後は、これらのポイントを参考にして、表示や内容に問題がないかを必ず確認しておきましょう。
Gmailで署名を追加する方法【パソコン編】
Gmailで署名を追加する手順は、パソコンとスマホで操作が異なります。ここでは、パソコン版Gmailで署名を追加する手順を、4ステップに分けて解説します。
参照元：Gmail の署名を作成する - パソコン - Gmail ヘルプ
1.設定画面を開く
Gmail画面の右上にある歯車アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」を選択します。
「全般」タブ内にある「署名」で、「＋新規作成」をクリックします。
2.署名を入力する
「＋新規作成」の選択後、署名の名前を入力し、「作成」ボタンをクリックすると、署名の本文を入力できます。
本文は最大10,000文字まで入力できますが、画像も文字数としてカウントされるため、画像を入れる場合はサイズや点数に注意が必要です。文字数エラーが出た場合は、画像サイズを小さくして調整しましょう。
3.変更を保存する
署名の入力が終えたら、画面下部までスクロールし、「変更を保存」をクリックします。
これで署名が設定に保存されます。
4.反映状況を確認する
新規メールを作成し、署名が正しく挿入されているかを確認します。メール本文の下にあるペンマーク（署名アイコン）をクリックすると、設定した署名の名前が表示されます
署名の名前をクリックし、署名が挿入されれば、設定完了です。
Gmailで署名を追加する方法【スマホ編】
次に、スマホ版のGmailアプリで署名を追加する手順を、4ステップに分けて解説します。
※本記事ではAndroidでの操作画面をベースに解説しています。
参照元：Gmail の署名を作成する - Android - Gmail ヘルプ
参照元：Gmail の署名を作成する - iPhone と iPad - Gmail ヘルプ
1.設定画面を開く
Gmailアプリを起動し、画面左上の「≡（メニュー）」アイコンをタップします。
メニューを下にスクロールすると「設定」が表示されるのでタップします。
2.署名を入力する
署名を設定したいアカウントを選択します。
「モバイル署名」 をタップし、署名欄にテキストを記入します。
3.変更を保存する
入力後、「OK」 をタップすれば設定完了です。
4.反映状況を確認する
メール作成画面で、署名が自動で挿入されるか確認しましょう。
スマホではレイアウト崩れや機種依存文字の文字化けが発生しやすいため、事前に送信テストをしておくと安心です。
その他のGmailの署名設定方法
ここでは、署名をより効果的に活用するための追加機能・設定方法を6つに分けて紹介します。
署名を再編集する方法
作成した署名は、いつでも修正・更新が可能です。
「署名タイトル」の横にあるペンマークをクリックすれば、署名タイトルの変更が可能です。
タイトルを変更して「完了」ボタンをクリックすれば、署名が変更されます。
署名の内容は、右側のテキストエリアに直接文言を入力して修正できます。
編集後は、画面下の「変更を保存」ボタンをクリックすれば、変更内容が反映されます。
署名を削除する方法
署名が不要になった場合は、設定画面から削除できます。
署名設定画面で署名タイトル横の「ゴミ箱」をクリックします。
確認のポップアップが表示されるので、「削除」ボタンをクリックすれば完了です。
署名にリンクを追加・削除する方法
リンクを追加することで、企業HPやSNSへの誘導が可能です。
1.署名にリンクを追加する方法
追加したいURLを入力し、選択します。
リンクマークをクリックし、URLが青色になれば完了です。
2.署名のリンクを変更する方法
対象リンクを選び、「変更」をクリックします。
表示テキスト（赤囲み枠の上側）とリンクURL（赤囲み枠の下側）が出てくるため、編集対象箇所を編集すれば、後は「適用」ボタンで変更完了です。
3.署名のリンクを削除する方法
対象のリンクをクリックし、「削除」でリンクの削除が完了です。
リンクが削除されると、文字列が青色から黒色に変わります。
上線を削除する方法
Gmailでは、署名の上部に「--（区切り線）」が挿入されますが、不要であれば設定変更が可能です。
区切り線を非表示にするには、「--」削除のチェックボックスにチェックを入れます。
再表示したい場合は、チェックを外せば表示されます。
署名に画像を追加する方法
ロゴやバナーなどの画像を追加することで、署名の視認性が向上します。
画像を挿入するには、挿入場所にカーソルを合わせ、メニューバーの画像マークをクリックします。
画像の挿入方法は、以下の3つです。
1.画像リンクのURLを貼り付け、画像が表示されたら「画像を挿入」ボタンで挿入
2.Googleドライブに保存済みの画像を選択し、選択後挿入
3.挿入したい画像を、参照かドラッグで新規アップロード
画像を選択すれば、自動でカーソルを合わせた場所に画像が挿入されます。画像サイズはクリックして「大・中・小」から選択可能です。削除ボタンを押せば画像の削除が可能です。
複数の署名を使い分ける方法
「＋新規作成」ボタンから新しい署名を追加できます。
画面下部の「変更を保存」で署名を保存します。
また、「新規作成メール」と「返信・転送メール」それぞれにデフォルトの署名を設定可能です。デフォルトで挿入したくない場合は「署名なし」を選択します。
メール作成中に切り替えたい場合は、下部メニューの署名アイコンから変更できます。
Gmailで署名が反映されない場合のトラブルシューティング
Gmailで署名を設定したものの、うまくメールに反映されないケースは少なくありません。ここでは、パソコン版とスマホ版それぞれでよくある原因とその対処法を解説します。
参照元：Gmail の署名に関する問題のトラブルシューティング - Gmail ヘルプ
パソコンで署名が反映されない場合
パソコンの場合の、代表的な原因と対策は以下の3つです。
| 1 |
原因 |
画面一番下の「変更を保存」ボタンを押し忘れ、署名設定が保存されない |
| 対策 | 署名を作成・編集した後は、忘れずに画面下までスクロールして「変更を保存」ボタンをクリックする | |
| 2 | 原因 | デフォルトの署名を設定していないため、署名が自動で挿入されない |
| 対策 | デフォルトでどの署名を挿入するか設定する、あるいはメール作成時に署名を手動挿入する | |
| 3 | 原因 | スマホ版でしか、署名を設定していない |
| 対策 | スマホ版で設定した署名はパソコン版では反映されないため、パソコン側でも署名の設定を行う |
スマホで署名が反映されない場合
スマホの場合の、代表的な原因と対策は以下の3つです。
| 1 |
原因 |
モバイル署名の設定を完了できていない |
| 対策 | 「OK」ボタンまでタップして、署名設定を完了させる | |
| 2 | 原因 | パソコン版でしか、署名を設定していない |
| 対策 | パソコン版で設定した署名はスマホ版では反映されないため、スマホのGmailアプリの設定から署名を登録する | |
| 3 | 原因 | モバイル署名設定がOFFになっている |
| 対策 | Gmailアプリの設定メニューで、「モバイル署名」設定がONになっているか確認する |
署名が反映されない場合でも、設定を一つひとつ確認すればすぐに解決できることがほとんどです。上記の原因と対策を参考に、確実に署名が表示される状態を整えておきましょう。
Gmailの署名を事前に設定することで署名入れの手間を軽減
署名とは、メールを本人が作成・確認したことを示すサインであり、氏名や連絡先、会社情報などをメールの末尾に記載するのが一般的です。
Gmailでは、署名を事前に設定しておくことで、毎回手入力する手間を省け、メール対応の効率化につながります。
また、Gmailの署名機能では、以下のような便利な設定が可能です。
- 署名の編集・複数パターンの作成
- リンクや画像（ロゴなど）の挿入
- 送信相手・用途に応じた署名の切り替え
注意点として、パソコンとスマホでは署名の設定が別々になっているため、両方から送信する場合は、それぞれのデバイスで署名を設定しておく必要があります。また、署名が反映されない場合は、設定の保存忘れがないかを確認してみましょう。
Gmailだけでなく、ビジネスシーンで他のGoogleサービスを効果的に利用したいのであれば、Google Workspaceの活用がおすすめです。
電算システムは、Google Workspaceの導入・活用について伴走支援を行っているので、活用をお考えであればぜひ以下からお気軽にお問い合わせください。
