2時間で Google Apps がわかる!ティータイムセミナー潜入レポート!

 2016.07.26  ラクまるブログ編集部

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電算システムでは、毎月1回グーグル株式会社と共催で「Google Apps ティータイムセミナー」を開催しています。このセミナーは、Google オフィスや Google 社員のワークスタイルをご覧いただき、社員が使用している グループウェア 「Google Apps」をご紹介するセミナーで、毎回すぐに満席になるほどの人気です。このセミナーに、ライターの深谷歩さんが潜入!その様子をお伝えします。

こんな場所で働きたい!憧れの Google オフィス

六本木ヒルズにある Google の東京オフィス。受付からすでに遊び心ある雰囲気です。
Google のオフィスは、働く人たちのクリエティブが最大限に発揮でき、しかも部門を超えたコミュニケーションが自然に発生することを前提にデザインされています。

オフィスには飲み物や食べ物が用意されているスペースがあり、休憩するだけでなくいろいろな人が自然と知り合い会話が生まれるような設計になっています。またデザインも少し変わった雰囲気のスペースがあり、気分を変えて仕事をしたいときは、その場所に移動して仕事をすることができます。

一方で、固定電話はオフィスの定番のアイテムであるのに関わらず、Google のオフィスではあまり使われていないようです。誰かとやり取りをするときは、固定電話よりもチャットが主流。チャットはログに残りますし、複数人同時にやり取りできます。作業に集中しているときは、スルーすることもできます。Google オフィスの自由な働き方を支えているものも、Google Apps なのです。

Google Apps が新しいワークスタイルを作る!

ウェブブラウザさえあれば、すぐに利用開始できる Google Apps。データはクラウド上に保存されるので、社内でファイルサーバーなどを用意する必要がありません。このシステム構成に不安も感じる方も多いようですが、Google の大和氏によれば「クラウドに預けたほうが安全という考えがある」と言います。

例えば、クラウドの場合、データは世界各地にあるデータセンター上に分割されてコピーして保存されているので、万一1箇所のデータが盗まれたとしても、再現は不可能。そしてこの仕組は、大きな災害で1つのデータセンターが壊滅した場合でも必ず複製できるということでもあり、ディザスターリカバリー(災害復旧)の点でも信頼性は高まっているのです。

Google のセキュリティ

Google Apps の上位版、Google Apps Unlimited に注目

Google Apps for Work の上位版である Google Apps Unlimited は、Google Apps の基本機能に加えメール・ドキュメントなどのアーカイブや監査・管理機能が付いており、さらに会社全体でストレージ容量無制限で利用できます。主な機能は、電子メール、カレンダー、資料作成(ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション)、Web会議など。これらの機能がシームレスにつながって、それぞれの情報を連携できます。なにより Google Apps の強みは、世界で10億人が利用し、日々改善されていることです。

ココが便利!デモで実感する使いやすさ

メール・チャット

セミナーでは、使い方をデモで紹介。メールは、Google らしく検索機能が強く、件名、メール本文、さらには添付されているファイルまでも含めて検索してくれるので、必要な情報をさっと見つけられます。メールとチャットが統合されているので、在籍状態のユーザーにはチャットでメッセージを送信。チャットもログに残りますし、途中で他のメンバーを追加したり、そのままビデオ会議を開始することも可能。さらに、Google ドライブ上の資料を一緒に開いて、リアルタイムに共同編集しながら話すこともできます。

Googleドライブ

Google ドライブは、ファイルを保存するす場所で、ファイルサーバーと同じ感覚で利用できます。ドライブ上にAdobeのファイルやCADのファイルなどを保存すれば、専用のソフトウェアがない時でも閲覧や簡単な編集ができるのもうれしいところです。もちろん、マイクロソフトのOffice製品のファイルも共有できますし、ブラウザ上で閲覧、編集することもできます。容量無制限を利用して、共有ファイルサーバーを Google ドライブに移行する事例も増えています。

↓ Google ドライブ 移行ツール、「AppBridge Transformation Suite*」を使用した際の移行イメージ

Google Apps 移行ツール AppBridge の利用イメージ

AppBridgeの移行対象一覧

Google ドキュメント、スプレッドシート

資料作成のツールである Google ドキュメント、スプレッドシートは、オフィス製品とほぼ同様の機能を実現。さらに、入力文字からのWeb検索、リンク挿入、地図の埋込などもワンクリックでできます。

実はまだ入社半年という Google の大和氏は、「Google に入って議事録の作り方が変わった」といいます。Google では、議事録のアジェンダを会議の前に作成しておき共有します。会議では、全員で会議しながら議事録を埋めていくようになり、会議が終わった時には議事録の作成も終了しており、そのまま関係者にファイルをメールで共有といった使い方ができます。

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↑Google ドキュメントで議事録を共同編集

スプレッドシートも同様に、複数人の同時編集が可能。例えば、全支店の売上げデータをまとめた資料を作る時でも、1つのファイルに支店担当者にデータを入力してもらえば、それで完成です。かつては、それぞれに別のファイルに入力してもらって、最後に管理者がマージする、バージョン管理するといった作業が発生していましたが、入力してもらえば完成になるので作業が効率化します。入力データに間違いがあった場合はコメントで、相手を指定して確認を依頼するといったことも可能です。ドキュメント、スプレッドシート、メールなど、それぞれのツールが連携しているので、次のアクションにも繋げやすいのも特徴です。

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↑Google スプレッドシートで売上表を共同編集

前述したように、Google Apps は常に新機能が追加されています。最後に Google の大和氏は「煩雑な作業は Google にまかせて!」と胸を張ります。ソフトウェアのアップデート、バッチ対応などを管理者やユーザーが対応する必要はなく、常に最新状態で利用できるのです。

導入をしっかりサポート

最後に、電算システムの武村氏より、導入サポートにあたっての説明がありました。現在は、国内の大企業から中小企業まで幅広い業種、業態で利用されている Google Apps。多くの企業の導入支援を行ってきた実績から、「なんでも対応できる」とこちらも頼もしい限り。電算システムでは、導入前、中、後のそれぞれの段階に応じたサポートを丁寧に実施。データ移行や導入モジュール選定などのシステム的な支援はもちろん、管理者向けの教育トレーニングなど充実したサポートがあります。

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武村氏によれば平均的な導入のスケジュールは1−2ヶ月。データ移行やユーザID作成などができればウェブからすぐに利用でき、ユーザごとにインストールの必要がないので、短期間での導入が可能とのことです。この後、実際に導入を支援した旅行会社、生協、ホテル、外食チェーンなど、業種の異なる導入事例を紹介しました

>> 電算システムの導入支援・サポート内容を確認する
>> G Suite の導入事例を確認する

Google Apps 導入に興味があるなら、お気軽にご参加を!

ティータイムセミナーは、定員13名と小規模なセミナーです。セミナー後は自社の課題を相談することもできますので、少しでも興味のある方はぜひご参加ください。

※注意:Google Apps ティータイムセミナーは、Google Apps をご検討中の企業の経営者・担当者向けのセミナーです。対象外の方は、ご参加をお断りしております。詳細は下記セミナーページをご覧ください。

深谷 歩(ふかや あゆみ)

株式会社深谷歩事務所代表取締役。ソーシャルメディアやブロクを活用したコンテンツマーケティング支援を行う。Webメディア、雑誌の執筆に加え、講演活動、動画制作も行う。またフェレット用品を扱うオンラインショップ「Ferretoys」も運営。

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※AppBridge Transformation Suite は、AppBridge Software Inc. の提供するサービスです。

G Suiteの特徴と他コミュニケーションツール比較

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