Google Workspace（旧 G Suite）になって Google Apps と何が変わった？

Google が提供するグループウェアサービスである「G Suite」が「Google Workspace」へとリブランディングすると発表されたのは2020年10月のことです。「Google Apps」時代からのユーザーにとっては、G Suite という名前がようやく馴染みだした頃の名称変更。それに加えプランも一新しサービスの内容も変更され、驚いた方も多いのではないでしょうか。
本記事ではなぜ Google が Google Workspace へのリブランディングを行ったのか？サービスの方向性や機能面では何が変化したのか？について改めてご紹介します。

Google Workspace へのリブランディングの真意とは？

Google のJapan公式ブログでは「G Suite」を「Google Workspace」に変更した経緯を次のように説明しています。

“職務上の責任と個人的な責任に費やされる時間がますます分割されるようになり、人と人とのつながりを築き、維持するのがかつてないほど難しくなりました。"
”適切なソリューションがあれば、人々はより簡単にコラボレーションでき、最も重要なことに時間をかけたり、人とのつながりを育んだりすることが、どこからでも可能になります。”
"「Google Workspace のご紹介」より抜粋

現在、ビジネスは前例のない状況で変化しており、社員には多くの負担がかかっています。日本政府はコロナ禍において2021年2月現在2度の緊急事態宣言を発令し、多くの都道府県が対象になっています。目標としてテレワークによる出勤7割削減が掲げられ、現在在宅で勤務している方も多いでしょう。
レノボ・ジャパンの調査では「実際に会わなくてもオンライン会議で問題ないと思うようになった（81％）、「通勤が当たり前ではないと思うようになった」（83％）と回答が得られています。https://japan.cnet.com/article/35163758/

現在世界中でリモートワークや時差出勤といった場所・時間を問わない働き方がより求められています。一方で、そのために人と人との繋がりが犠牲になっている部分が少なからずあるのです。Google Workspace は、グループウェアサービスというジャンルの製品でありながら、コミュニケーション・コラボレーションを第一の目的に据えたツールです。

Google WorkspaceとMicrosoft 365で悩んだらまず読もう

グループウェアを導⼊しよう！となった時よく候補に挙げられるのが Google Workspace とMicrosoft365。
この2つ、実はユーザーが使える機能に関しては⼤きな違いはありません。
では何が異なるのか？Google Workspace と Microsoft365 の根本的な違いと、 Google Workspace のおすすめポイントをご紹介いたします。

Google Workspace の新しい機能

10年前、Google の多くのプロダクトが開発された当初は、Gmai lや Google ドキュメントなど、それぞれのアプリがオールクラウドでいかに便利に利用できるか？どこまで新しい方法を提供できるか？という、個別のアプリとしての機能に重点を置いていました。

しかし時代は流れ、アプリ同士の垣根は無くなり始めています。例えば、メールを受信して気になったことがあればチャットで確認をしたい。もう少し詳しく聞きたければWEB会議を行う。会議中に資料を同時にチェックし、修正があればその場で直す。といったような具合です。今の時代のビジネスでは、メールはメールだけ、WEB会議はWEB会議だけといったように単独のアプリで完結することは少ないでしょう。

Google Workspace では、アプリ同士の境界線を無くし、よりユーザーにとって柔軟に、便利に、シンプルなデザインで利用出来るよう作られています。
では、新しい機能についていくつか見ていきましょう。

柔軟性―アプリ同士の統合

Gmail はもはやメールを送受信するためだけのツールではありません。
メールボックスから動くことなく、添付されたドキュメントを開き作成・編集することで、いつでもどこでも誰とでも共同作業ができます。
また同様にメールボックスを開いたまま今後のスケジュールを確認してWEB会議に直接参加したり、チャットを行ったりできます。
また、ドキュメントにスライドのURLが貼られていれば、アプリを切り替えることなく、ドキュメント上でスライドを確認することができます。
元々アプリ同士の連携が優れている Google Workspace ですが、さらにこれを強化し、ユーザーにとって使いやすい仕組みを実現しています。

利便性―AIによるサポート

Google カレンダーでは人工知能が会議の時間や利用可能な会議室を提案してくれます。これは単純に空き時間だけを確認しているのではなく、そのユーザーが普段何時から何時まで働いているのか？何人で会議をしようとしているのか？といった情報から、まるで人間が考えるように最適な提案を行っています。
また、Google スプレッドシートでは入力した自然言語を処理し、シートに入れるべき数式を判断して提案してくれます。また、ドキュメントとプレゼンテーションでは入力内容を理解してそれに必要な資料、画像、関数、デザインを提案してくれるという機能もあります。
これらのAIによるサポートは日々進化しており、日常の「ちょっと面倒な仕事」をサポートしてくれます。

シンプル―人間中心のアプローチ

Gmail や Google カレンダーといった10億人以上が利用しているサービスのわかりやすさは、既にご存知の方が多いでしょう。
「Google Workspace へのリブランディングの真意とは？」の項目で引用した通り、Google Workspace は人と人とのつながりを最も重視しています。

リモートワークが強化される現在、Google Workspace が一番力を入れているのがWEB会議（Google Meet）です。ライブキャプション（自動的な字幕作成）、会議中の翻訳、会議レイアウトの変更、目を守る低照度モード、ノイズキャンセリングなどの機能がどんどんリリースされています。
Google Meet は他社製品に比べて機能が貧弱だと思っていた方がいらっしゃれば、もう一度使ってみてください。この一年で大幅に機能が増えています。

グループウェアで Google Workspace を選ぶ利点とは

Google Workspace は、プライベートで使い慣れた一連の Google サービスをビジネス向けとして使用できる点を評価されることが多いです。もちろん、そのメリットは現在も有用です。
今回のリブランディングは、「使いやすいアプリ」を作り続けてきた Google が、ニューノーマルな時代においてコミュニケーション・コラボレーションを見直し、人と人との繋がりの重要性を改めて提唱したのではないでしょうか。
メールを送るツール、共同編集が出来るツール、チャットが出来るツール、など、機能だけを列挙すれば多くの製品があります。
しかし、デジタルトランスフォーメーションが経済産業省からも推進される昨今、ITツールの導入によってどう企業・組織が変わっていくべきなのか？をまず検討すべきではないでしょうか。

Google Workspace は時代の変遷に伴いどんどん進化するクラウド型グループウェアです。現在グループウェアの導入や刷新をご検討されている皆様は、ぜひ今後の Google Workspace の方向性に着目頂きながら、選択肢に加えて頂ければと思います。