働き方の変化をサポートするワークフローとは?

 2016.04.13  電算システムブログ編集部

働き方の変化をサポートするワークフローとは?

こんにちは、電算システム 吉川です。
昨今BCP(事業継続計画)や人材確保の観点から、在宅勤務など場所や時間にとらわれない働き方に注目が集まっています。総務省もICT活用、地方創生などを掲げてテレワークの普及促進に取り組んでおり、新しいワークスタイルに寄せられる期待は大きく、今後、こういったワークプレイスのマルチ化は拡大していくと考えられます。

実際に企業が新しい制度を導入するには様々なハードルがありますが、Google Apps for Work により「ワークスタイルの変革」、「テレワークの実現」ができている企業は増えています。しかし、承認・申請を行うシステムは如何でしょうか?承認申請システム利用者が具体的にどのような課題や不満を持っているのか、2016年1月に株式会社グルージェントが実施した「申請・承認業務(ワークフロー)の実態調査」 の結果から分析してみたいと思います。

50%が紙や帳票でまわす「手書き申請」を利用

最近ではシステムを導入している企業も増えていますが、これまで申請・承認業務は、申請者が紙を回覧し、承認者が順番に印鑑を押していく方法が一般的でした。図1に挙げた調査では2016年現在でも50%近くが紙を利用しているとの結果が出ています。ExcelやWordなどのファイルや、メールでの申請も、システム化されておらず手作業がベースとなる点では紙の帳票と変わりません。この方法も約30%と、多くの企業で利用されています。

【図1】

株式会社グルージェント「申請・承認業務の実態調査」1
出典:株式会社グルージェント「申請・承認業務の実態調査」2016年1月

申請・承認のスピードや効率は、企業の競争力や生産性に直結します。このような重要度の高い業務をまだ手作業で行っている企業は、システムを導入し業務の効率化や経営改革を図ることを検討すべきであろうと思われます。

図1の申請・承認に関する調査結果では、43.6%がシステムを利用していることがわかりますが、本当に満足な状況で利用されているのかというとそうではないことが図2の調査から読み取れます。

【図2】

株式会社グルージェント「申請・承認業務の実態調査」2
出典:株式会社グルージェント「申請・承認業務の実態調査」2016年1月

上記の調査を見てみると、営業申請・稟議申請ともに「手作業」で申請・承認を行っている人は、「専用の承認申請システム」を利用している人よりも多くの課題や不満を感じていることが分かります。

しかし「専用の承認申請システム」を利用している人でも、営業申請で51.9%、稟議申請で46.5%と、半数程度が課題や不満を感じています。システムの導入によって業務プロセスが効率化され、手間やコストも削減されたはずであるにも関わらず、一体何が課題や不満の要因となっているのでしょうか?

承認申請システム利用者の課題と不満

図3は、システムを利用している人が、具体的にどのような課題や不満を持っているかを調査したものです。「申請から承認までにかかる時間」に課題・不満を持っている人が最も多く、実に65.1%に及んでいます。続いて「操作性」が49.1%、「モバイルで申請・承認できないこと」が35.9%となっています。

【図3】

株式会社グルージェント「申請・承認業務の実態調査」3
出典:株式会社グルージェント「申請・承認業務の実態調査」2016年1月

つまり、単にシステム化するだけでは問題は解決しないということが言えます。ワークスタイルの変革及びテレワークを実現するための「承認申請システム」を選ぶことが重要なのです。

申請から承認までの時間は、実際どのくらい掛かっているかを【図4】で示していますが、1日以内に決裁が下りる人はわずか9.1%と、1割にも満たしません。逆に2週間を超える人が14.2%もいます。

【図4】

株式会社グルージェント「申請・承認業務の実態調査」4
出典:株式会社グルージェント「申請・承認業務の実態調査」2016年1月

たとえば取引先に見積を依頼された場合に、1日以内で回答できるのと、1週間以上経ってから回答するのでは、相手の受ける印象はまるで違ってきます。お客様から見れば、申請から承認までの間は単なる待ち時間であり、ビジネスは前進していません。見積回答の遅れは営業機会の損失に繋がります。Google Apps for Work を導入し、ワークスタイルを変革して業務スピードや情報共有のスピードをアップさせたとしても、本来的に競争力を高めるためには、1日でも1時間でも早く決裁を完了できるよう、スピードの改善に取り組む必要があるのかもしれません。

いかがでしたか?上記の調査からも分かるように、申請者が求めているものは「決裁のスピード」のようです。実際、業務上やむを得ず口頭やメールで決裁者の承認を得た後に、再度手書きの書類やシステムから申請し承認を取る、という業務が発生していないでしょうか。業務革新のためにも、申請者が必要な時にすぐ申請でき、決裁者が的確に最短で承認を下せるシステムを選択することが重要ですね。

Google Apps for Work と密接に連携し、スマートデバイスからも利用が可能なワークフローサービス「Gluegent Flow」とは?

ワークフローのクラウド化を簡単に実現 Gluegent Flow

シンプルな操作性でスムーズに移行可能

Gluegent Flowでは、申請から承認や決裁まで流れるイメージそのままに、各種フォームが設計できます。テンプレートも無償で豊富にご用意していますので、すぐにお使いいただけます。もちろん、権限による条件分岐や中間承認者が複数いる場合の経路設定など、企業独自のルールにも柔軟に対応可能です。印刷用レイアウトも自由に設定できますので、オンプレミスからの移行はもちろん、紙の帳票からの移行もスムーズに実現します。

Glugent flow 経費申請 稟議書

Google Appsとの連携で効率アップ

Google Apps for Work と Gluegent Flow のアカウント情報が連携しているので、Google Apps for Work をお使いの企業には最適なワークフローシステムです。例えば、毎日利用するGmailのサイドバーで「タスクの進捗状況」「残りタスク」などを見ることができ計画的に進めることができます。面倒なログインも不要で、画面遷移も簡単。使い慣れたツールと連携していることで、システムの垣根を意識することなく、業務を効率化することができます。

Glugent flow Dashboard

クラウドだから時間も手間もムダ削減

スマートフォンでどこからでも申請や承認が可能です。必要な資料も添付できるので、わざわざ会社に戻る必要はありません。出張や休暇による処理の停滞も大幅に削減できます。また、Gluegent Flowで承認したデータを Google スプレッドシートや Google ドライブ に自動出力し、許可されたユーザー間で共有することもできます。

作業を自動化することで業務が効率化するうえ、ミスも防止できます。コンプライアンスに対応したデータ保持をしながら、データ資産の活用につながります。

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