Google Workspaceの有料版と無料版の違い｜
料金プランや導入メリットを解説

組織で利用するアプリケーションやサービスが増え過ぎてお悩みの方は多いのではないでしょうか。
スケジュール管理やコミュニケーション、人事評価などの目的別にツールやサービスが増えて、管理に苦労している企業は多くいます。

そこで本記事では、多くの機能を兼ね備えたGoogle Workspaceのサービスについて詳しく解説します。Google Workspaceの概要、メリット、デメリット、主な機能などについても併せて解説しています。Google Workspaceの機能を把握できる内容になっているため、ぜひ最後までお読みください。

Google WorkspaceとはGoogleのビジネス向けグループウェア

Google Workspaceとは、さまざまなアプリケーションやツールに、ビジネスに役立つ機能を加えたクラウド型サービスです。組織内の共同作業や連携の強化、データ連携、生産性の向上などを実現させる機能が備わっています。また、インターネット環境があれば、デバイスに制限されずにどこからでも各種アプリケーションにアクセス可能です。

Google Workspaceは、多様な機能と使いやすさを兼ね備えており、さまざまな組織で利用されています。リモートワークを推進する企業が増えるなか、組織の規模にかかわらず、多くの企業や教育現場などで導入が進んでいるサービスです。2022年9月まではG suiteというサービス名でしたが、現在はGoogle Workspaceという名前に変更されました。

Google Workspaceを導入する5つのメリット

Google Workspaceには、ビジネスに役立つ以下の5つのメリットがあります。

• アプリ連携による生産性の向上
• 情報共有やコミュニケーションの活性化
• 初期コストが安く迅速な導入が可能
• 高いセキュリティ性
• さまざまなITツールが揃っている

それぞれのメリットを理解して、Google Workspaceの導入を検討する際の参考にしましょう。

アプリ連携による生産性の向上

Google Workspaceはアプリ連携に優れており、GoogleドライブやGoogleスプレッドシート、Googleドキュメントを組織内で共有できます。共有されたデータは、複数人が同時に編集できるため、コメントやチャット、ビデオ電話などでコミュニケーションを取りながら、リアルタイムで編集作業ができます。また、Googleドライブに保存したデータは、インターネット環境があれば、どのデバイスからでもアクセス可能です。

情報共有やコミュニケーションの活性化

Google Workspaceは、組織内の情報共有をスムーズにできます。例えば、組織メンバーのスケジュール管理を、すべてGoogleカレンダーに集約すれば、メンバーのスケジュール把握や会議の調整が簡単になります。ファイル共有は、Googleドライブを使って必要なメンバーといつでも可能です。また、Google Workspaceは、組織内のコミュニケーション活性化にも役立ちます。Google Meetでビデオ会議をしたり、Googleチャットでメッセージのやり取りをしたりして、手間なく気軽にコミュニケーションが取れます。Google Workspaceを使えば、さまざまな方法からチームの目的に合ったものを選び、情報共有やコミュニケーションが可能です。

初期コストが安く迅速な導入が可能

Google Workspaceは、デバイスとインターネット環境があれば、システムの配送や設置、設定などに必要なコストや手間を削減できます。使用機器さえ準備できれば、月額利用料以外の導入コストはかかりません。また、契約した日から即日で使えるため、導入に必要な時間も大幅に短縮できます。Google Workspaceは、初期コストを抑えて迅速に導入できる画期的なサービスです。

高いセキュリティ性

Google Workspaceを活用すれば、組織の機密情報を強固なセキュリティで保護できます。シングルサインオンや2段階認証などのセキュリティ対策が充実しており、安全かつスムーズに組織データにアクセス可能です。

シングルサインオンは、1度の認証で複数のアプリケーションを利用できる仕組みです。IDやパスワード、パスワードの使いまわしが増えれば、情報漏えいのリスクは高まりますが、シングルサインオンを使えば、ログインの手間を省きながら安全にサービスを利用できます。

また、Google Workspaceでは、アカウントに対してファイルや機能へのアクセス制限がかけられます。データの重要性や部署ごとに制限すれば、不正アクセスやデータ紛失などのリスクも低減できるでしょう。

さまざまなITツールが揃っている

Google Workspaceには、書類やスライド、表作成ツールなど、ビジネスに必要なアプリケーションが揃っています。複数のサービスを利用しなくても、業務の遂行が可能です。利用するサービスをGoogle Workspaceに集約すれば、コスト削減にもつながります。

また、複数のサービスを利用している場合、契約の更新や変更などの管理も増えます。Google Workspaceを利用すれば、管理に必要なコストと手間も削減可能です。

Google Workspaceを導入するデメリット

メリットの多いGoogle Workspaceですが、初期設定の多さやカスタマイズ性などにハードルがあります。Google Workspaceは初期設定が多く、業務を通常通り行うまでに時間がかかります。また、初期設定には「MXレコード」や「ドメイン設定」などの聞き慣れない言葉も出てくるため、不明な言葉や設定は適宜調べなければなりません。自ら答えを見つけて設定する手間を考慮する必要があります。

Google Workspaceは、カスタマイズ性にも課題があります。レイアウトや表示方法などの詳細なカスタマイズが難しく、使いにくいと感じる場合があるかもしれません。また、管理者権限やアプリケーションごとの各種設定が複雑な点に、ストレスを感じる方がいるかもしれません。組織にとって適切な設定は何か検討し、管理に関わる知識も調べながら、サービスを運用する必要があります。導入してからしばらくは、必要なアプリケーションに絞って運用すれば、負担を軽減して無理なく運用できるでしょう。

Google Workspaceで使える主な機能12選

Google Workspaceで利用できる12個のアプリケーションを紹介します。

• Gmail
• Googleカレンダー
• Googleドライブ
• Googleドキュメント
• Googleスプレッドシート
• Google Meet
• Googleチャット
• Googleスライド
• Googleフォーム
• Googleサイト
• Googleキープ
• Google Valut

利用できるアプリケーションの機能を把握して、自社に役立つ機能があるか確認しましょう。

Gmail

Gmailは、ビジネス向けに開発されたメールアプリケーションです。検索機能に優れており、AIが返信メールを自動作成して提案してくれる機能も備えています。広告なしで使いやすく、Google Workspaceを利用すれば、自社の独自ドメインを作成できます。

参考記事：Gmail の設定・移管方法を解説

Googleカレンダー

Googleカレンダーは、組織のスケジュール管理に便利なアプリケーションです。GmailやGoogleドライブ、Google Meetなどと連携できます。デバイスの種類にかかわらずアクセスできるため、チームのスケジュールを素早く確認でき、スケジュール管理の効率化に役立ちます。

参考記事：Googleカレンダーで予定を共有する方法を手順ごとに解説！5つの便利な機能も紹介

Googleドライブ

Googleドライブは、ファイルの保管・共有ができるアプリケーションです。インターネット環境とデバイスがあれば、どこからでもアクセスして閲覧や編集ができます。契約プランによってストレージを柔軟に調整できる点が特徴です。

参考記事：Googleドライブの保存容量とは? 無料版と有料版の違いについて

Googleドキュメント

Googleドキュメントは、文書の作成や編集ができるアプリケーションです。1つのデータを複数人で同時編集でき、記録された編集履歴を遡って、データを編集前に戻せます。日本マイクロソフト株式会社が提供しているWordと互換性があります。

参考記事：Googleドキュメントって何ができるの？ 便利な基本機能まとめ

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートは、グラフ作成や統計を取る際に便利な表計算アプリケーションです。関数を使って求めたい数値を計算でき、請求書や見積書などのデータも作成できます。日本マイクロソフト株式会社が開発したExcelと互換性があります。

参考記事：Google スプレッドシートでここまでできる！データ分析の基本

Google Meet

Google Meetは、ビデオ会議を開催できるビジネス向けのアプリケーションです。使用する際は、ビデオ会議のスケジュールを設定して、リンクを参加者に共有します。録画や画面共有などの機能があり、社内会議やWebセミナーに便利なアプリケーションです。

Googleチャット

Googleチャットは、個人同士やチーム内でテキストを使ったコミュニケーションが取れるアプリケーションです。ファイルやタスクの共有ができ、ビデオ会議を迅速に設定できる機能もあります。コミュニケーションの活性化に役立つアプリケーションです。

Googleスライド

Googleスライドは、プレゼンテーションの作成や編集ができるアプリケーションです。複数人とデータを共有して、同時に編集できます。共有したアカウントの権限が設定でき、閲覧や編集の権限を自由に設定できます。

Googleフォーム

Googleフォームは、質問やアンケートを作成できるアプリケーションです。回答結果は自動で収集・集計されるため、業務を効率化できます。また、アプリ連携に優れており、回答結果をGoogleスプレッドシートに出力できます。

Googleサイト

Googleサイトは、Webサイト作成ができるアプリケーションです。Webサイト作成に必要なプログラミングに関する知識や技術がなくても、Webサイトが作成できます。テンプレートを使って作成するため、直感的に作業可能です。

Googleキープ

Googleキープは、複数人で共有できるメモアプリケーションです。テキストだけでなく、音声、写真、リストでもメモが残せるため、内容に合わせて適切な形式で記録できます。また、タスク管理に役立つ補助機能や、メモを設定した日程で通知するリマインド機能もあります。

Google Valut

Google Valutは、Gmailで送受信したメールやチャット記録のアーカイブのデータ管理、保全を行うサービスです。保管したデータは、情報ガバナンス（※1）、eDiscovery（※2）、監査の際に役立ちます。すべてのプランには含まれていません。

※1.情報ガバナンス：企業の文書を適切に管理するためのプロセスや体制を整備すること
※2.eDiscovery：民事訴訟において、訴訟に関わるデータのすべてを自ら収集して開示することを定めた電子証拠開示制度

参考記事：アーカイブやガバナンスのツール、Google Vault を知っていますか？

Google Workspaceの無料プランと有料プランの違い

Google Workspaceでは、一部のアプリケーションは無料で使えますが、有料プランでなければ使えない機能があります。有料プラン限定で使える機能の代表例は、各種アプリケーションの管理機能です。有料プランでは、管理コンソールという管理システムを利用でき、管理者権限の設定によるアプリケーションの利用制限やファイルへのアクセス制限の設定が可能です。組織規模が大きいほど、管理コンソールでの一元管理が役立ちます。また、データ容量も無料プランと有料プランで異なる点です。

以下の表を確認して、無料プランと有料プランの違いを確認しましょう。

Google Workspaceの料金プラン

Google Workspaceには、以下の4つの料金プランがあります。アカウント数が300名以下の場合はBusiness、301名以上の場合は、Enterprise プランになります。

• Business Starter（小規模ビジネス向け）
• Business Standard（中規模ビジネス向け）
• Business Plus
• Enterprise（大企業向け）

それぞれのプランの特徴を把握して、自社に合ったプランがあるか確認しましょう。

Business Starter（小規模ビジネス向け）

Business Starterは、月額680円（税抜）で利用できる小規模ビジネス向けのプランです。無料プランではできない独自ドメインの設定が可能になります。また、ハッキング対策やデータ保全などのセキュリティが付いています。Google Meetの最大参加人数は100名になり、Googleドライブのストレージ上限は、1ユーザーにつき30GBです。

Business Standard（中規模ビジネス向け）

Business Standardは、月額1,360円で利用できる中規模ビジネス向けのプランです。Google Workspaceのほぼすべての機能を利用できます。セキュリティ機能は、Business Starterと同様です。Google Meetに最大で150名参加でき、Googleドライブのストレージ上限は、1ユーザーにつき2TBになります。

Business Plus

Business Plusは、月額2,040円で利用できる大規模ビジネス向けのプランです。高度なセキュリティ設定が可能になり、Google Valutを利用できます。Google Meetの最大参加人数は250名になり、Googleドライブのストレージ上限は、1ユーザーにつき5TBです。

Enterprise（大企業向け）

Enterpriseは、300名以上の従業員がいる大企業向けのプランです。以下の3つのプランがあります。

• Enterprise Essentials
• Enterprise Standard
• Enterprise Plus

Enterpriseには、高度なセキュリティ機能とコンプライアンスの制御機能が付いています。利用料は一律ではないため、問い合わせが必要です。

無料版と有料版の違いを理解して適切な料金プランを選択しよう

Google Workspaceとは、さまざまなアプリケーションやツールに、ビジネス向けの機能を加えたクラウド型サービスです。リモートワークの推進に役立ち、ビジネスシーンでの円滑なコミュニケーションや業務遂行に必要不可欠なサービスになりつつあります。

Google Workspaceは無料でも使えますが、組織での利用には向きません。無料プランと有料プランでは、ストレージ容量や利用可能な機能に違いがあり、有料プランは組織での利用に適しています。料金プランによって、適切な使用人数の規模やセキュリティ機能は違うため、組織に合った料金プランの選択が大切です。

株式会社電算システムでは、Google Workspaceの無料プランと有料プランの違いを詳しく紹介した資料を提供しています。以下のページからダウンロードして、サービス導入の検討材料として役立ててください。