G Suite になって Google Apps と何が変わった?

 2018.04.17  電算システムブログ編集部

Google が提供するグループウェアサービスが「 G Suite 」という名称に変更されたのは2016年9月。それ以前は「Google Apps」という名称で10年間サービスが提供され続けていました。今回はなぜ Google が G Suite と名称を変更したのか?単に名称を変更したのではなく機能面では何が変化したのか?について改めてご紹介します。

G Suite に名称変更した真意とは?

Google のJapan公式ブログでは「Google Apps」を「 G Suite 」に変更した経緯を次のように説明しています。

“Google の使命をより的確にお届けすべく、「Google Apps for Work」から、「 G Suite 」へと一新いたします。"「G Suite のご紹介 All together now.」より抜粋

グループウェア領域における Google の使命とは「ユーザーがコミュニケーションを密にとりながらも、一番重要な任務に専念できる環境を整えること」です。企業を取り巻く環境は日々複雑化しており、それに伴って人と人とのコミュニケーションも複雑化とサイロ化しています。こうした状況を打開すべく提供されてきたのが Google Apps であり、より生産性の高いコミュニケーションを提供するために G Suite への変更に至ったと考えられます。

G Suite への名称変更と同時に Google は「Google Cloud」についても発表しました。これは Google が提供する一連のクラウドサービスの総称であり、すべてのクラウドサービスに一貫性のあるサービスを提供することでユーザーの便益を高めるという狙いがあります。

Google Cloud という大規模なクラウドサービス基盤を提供するにおいて、今までのイメージを一新するために Google Apps から G Suite への名称変更に至ったという真意もあるかもしれません。

G Suite になって新たに追加された機能

Google Apps から G Suite へは単に名称が変更になっただけではなく、新機能もいくつかリリースされました。それが「Quick Access」「Smart Scheduling」「Explore」「Team Drive」の4つです。

G Suiteで実現するこれからの時代のコミュニーケション

Quick Access

Quick Access は Googleドライブ (オンラインストレージ)においてファイル検索をする際に、目的のファイルへ到達するために平均してこれまでかかっていた時間の半分で到達できる機能です。具体的には機械学習を用いてどのファイルが検索されるかをタイピング前に先読みし、その結果を画面上部に表示します。そのため使うほどの精度が向上していくので、ファイル検索にかかる時間を大幅に短縮できます。

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Smart Scheduling

こちらも人工知能を活用した Googleカレンダー の新機能です。ユーザーの選択やその他の洞察から人工知能が会議の時間や利用可能な会議室を提案してくれるというものです。これまで会議室予約にかかっていた時間を短縮できます。

Explore

Googleドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション に追加された新機能が Exploreです。Explore をスプレッドシートで使用すると入力した自然言語を処理し、シートに入れるべき数式を判断して提案してくれます。ドキュメントとプレゼンテーションで使用すると入力内容を理解してそれに必要な資料、画像、関数、デザインを提案してくれるという機能です。

Team Drive

Team Drive はこれまで Googleドライブ にありそうで無かった機能です。Googleドライブにおける従来のファイル共有方法といえば、個々人が管理しているファイルに他ユーザーを招待するというものでした。これが Team Drive の登場によってチームでの共有を全体としてファイルスペースを確保でき、チームのコミュニケーションが促進します。

以上が G Suite への名称変更とともに追加された新機能です。さらに G Suite に変更されてからあとも続々と新機能が追加されています。

たとえば名称変更間もなく追加されたのが Googleドキュメント と Googleフォーム における人工知能活用です。

Googleドキュメント に追加された「Action Item」という機能は、作成したドキュメントの中から同僚にタスクを割り当てられるというものです。例えば「○○ to schedule a weekly check in(○○に毎週チェックインするように予定を組んでもらう)」と入力すると、Googleドキュメント が自然言語を処理して適切な担当者を割り当てたAction Itemを提案します。

Googleフォーム では質問を入力する際にその種類を予測して回答の選択肢が提案されるようになりました。たとえば「来週の会議可能な日は何曜日ですか?」と入力すると人工知能が自然言語を処理し、チェックボックスで回答する質問と認識して回答の選択肢を生成します。この機能によってユーザーがフォーム作成に費やしていた時間を25%削減できるそうです。

さらに G Suite はチームコラボレーションツールのSlackと連携したことでSlack上からドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションが作成できるようになったり、Googleドライブ のファイルをSlackに挿入できるようになりました。

グループウェアでG Suiteを選ぶ利点とは

Google Apps は G Suite へと名称を変更してから様々な新機能がリリースされ、企業の生産性向上に貢献してきました。現在グループウェア導入や刷新を検討されている方の多くが、 G Suite をその検討リストに入れているのではないでしょうか。おそらくそのリストにはOffice 365やサイボウOfficeなどのグループウェアも名を連ねていることでしょう。

では、他のグループウェアに比べて G Suite にはどういった利点があるのか?一番の利点はプライベートで使い慣れた一連の Googleサービス をビジネス向けとして使用できる点でしょう。

Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ(ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション)、Googleハングアウト といったサービスは無料 Googleアカウント でも使用できるものであり、日常的に使っている方も多いでしょう。G Suite ではこうした使い慣れたサービスがビジネス版として進化しているので、普段の使い勝手はそのままに仕事でも使えるサービスとして機能しています。そのため導入がスムーズで、組織全体に浸透させることも容易でしょう。

もう一つの利点は Business と Enterprise という2つのプランでは保存容量を無制限で使えることです。ユーザー1人あたり月額1,200円の Business と月額3,000円の Enterprise には保存容量の制限がありません。昨今、企業はもちろんのこと個人が保有するデータ量も膨大になりつつあり、従来の保存容量では足りないというケースも多いでしょう。G Suiteのこれらのプランなら保存容量を気にせず使えるので、別途オンラインストレージを契約する必要もないでしょう。ただし、契約ユーザー数5名以下の場合は上限1TBという制限があるので注意してください。

Google Apps から G Suite へ。さらにこれからも Google のグループウェアは進化します。現在グループウェア導入や刷新をご検討の皆様は、 G Suite の今後の方向性にも着目していただきながら積極的に導入をご検討ください。

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