アンケートや問い合わせ対応などにGoogleフォームを活用している中で、送信後の確認作業や返信対応の負担を少しでも減らしたいとお考えの方も多いのではないでしょうか。
そんなときに便利なのが、自動返信機能です。フォーム送信後に自動で確認メールを送ることで、手作業による確認や返信の手間を削減できます。
本記事では、Googleフォームにおける自動返信の設定方法や活用できる返信メールのテンプレート例、トラブル時の対応策まで幅広く解説します。Googleフォームをより効率的に運用したい方は、ぜひ参考にしてください。
Googleフォームにおいて自動返信設定を行う方法は3種類
GoogleフォームはGoogle社が提供する無料ツールで、誰でも簡単にアンケートや申し込みフォームを作成できるのが特徴です。
入力された回答は自動でスプレッドシートに記録されるため、集計・分析などにも便利で、ビジネスシーンを含むさまざまな場面で活用されています。主な活用例は以下のとおりです。
- アンケートの収集
- お問い合わせ受付
- セミナーやイベントの申し込み
Googleフォームに自動返信機能を設定すれば、記入者への確認メールを自動で送信できるようになります。他にも以下のようなメリットがあります。
- 回答内容を記入者自身が確認できる
- 問い合わせへの返信にかかる時間をはじめ、補足情報を記載できる
- 手動での返信作成や送信ミス・送り忘れのリスクを軽減できる
自動返信の設定方法は、以下の3種類があります。
- Googleフォーム上で自動返信を設定する方法
- Googleフォームの拡張機能で自動返信を設定する方法
- Googleフォームのスクリプトで自動返信を設定する方法
それぞれの手順や特徴については、このあと詳しく解説します。
Googleフォーム上で自動返信を設定する方法
最も簡単に自動返信を設定するには、Googleフォームに備わっている標準機能を活用するのが効果的です。専門知識やスクリプトは不要で、5つのステップで設定できます。
1.フォームの設定画面を開く
Googleフォームの上部にある「設定」をクリックし、設定画面に移動します。
2.メールアドレスの収集方法を設定する
「メールアドレスを収集する」オプションの初期設定は「収集しない」が選択されているため、以下のいずれかに変更する必要があります。
1.「確認済み」に変更
回答者が全員Googleアカウントを所有している場合に推奨する設定です。回答時にGoogleアカウントへのログインが必須で、Googleアカウントに紐づいたメールアドレスが自動で取得されます。
2.「回答者からの入力」に変更
Googleアカウントを所有していないユーザーも回答できます。ただし、回答者が手動でメールアドレスを記入する必要があります。
3.回答者へのコピー送信を有効にする
「回答のコピーを回答者に送信」の項目を、デフォルトの「オフ」から、以下のいずれかに変更します。
1.「リクエストされた場合」に変更
希望者のみに自動返信を送信したい場合
2.「常に表示」に変更
すべての回答者に自動送信を実行したい場合
4.フォーム上の表示を確認する
プレビュー画面を開き、設定が正しく反映されているかを確認します。
1.「リクエストされた場合」を選択した場合
「回答のコピーを自分宛に送信する」という項目が表示され、回答者が自分で「オン」にした場合のみ自動返信が行われます。
2.「常に表示」を選択した場合
「回答のコピーが指定したアドレスにメールで送信されます。」と表示されます。
5.自動返信メールが正しく届くかテストする
実際にフォームを送信し、自動返信メールが正しく届くか確認します。テスト時には、送信そのものが行われているかに加えて、本文内容が正しく反映されているかも忘れずチェックしましょう。
拡張機能で自動返信を設定する方法
拡張機能（アドオン）を利用する方法は、やや手間がかかりますが、操作難易度は高くなく、柔軟なメール通知の設計が可能です。ここでは「Email Notifications for Google Forms」というアドオンを使った設定方法を5ステップで解説します。
1.アドオンをインストールする
Googleフォーム画面右上の「︙（メニュー）」より、「アドオンを取得」をクリックします。
検索バーに「Email Notifications for Google Forms」と入力し、表示されたアドオンをインストールします。
インストールが完了すると、フォームの上部に「アドオン」ボタンが追加されます。
2.自動返信メールの設定を行う
アドオンメニューから「Email Notifications for Google Forms」を選択し、クリックするとポップアップが表示されるため、「Open App」をクリックします。
ポップアップ内の「Form Notifications」で「Create」ボタンを押し、「Email Notification」を選び、以下の項目を入力します。
- Notification Name：管理用の名前
- Sender's Name：送信者名
- Sender's Email Address：差出人アドレス（デフォルトでは管理者アドレス）
- Reply-to Email Address：返信先アドレス（Sender's Email Addressと同じであれば空欄可）
3.自動返信メールの本文を入力する
次に自動返信メールの内容を入力します。
- Email Subject：メールの件名（例：「ご回答ありがとうございます」など）
- Editor Type：編集モードのタイプ（見たまま表示するなど）
- Email Body：本文（回答内容の確認メッセージなど）
入力が完了したら「Continue」ボタンをクリックします。
4.送信先とPDF添付の設定を行う
「02 Recipients」セクションで、「TO Recipients」のドロップダウンから「Submitter Email Address」を選択します。
これにより、フォーム回答者にメールが送信されるようになります。必要に応じて、自分（管理者）のメールアドレスも残すと同じメールを受け取ることができます。
次に「Form Respondent」の「Notify Form Respondent」にチェックを入れ、プルダウンで「Submitter Email Address」を選択します。
「Continue」をクリックして「03 PDF」に進みます。
Create PDF Attachment：PDF添付ファイルの作成
Embed Google Drive Files：Googleドライブ内のファイルを組み込み
いずれも不要であればそのままにし、設定が終わったら「Save&Continue」で設定を保存します。
5.動作テストを行う
設定が完了したら、別のメールアドレスを使用してテスト送信を行いましょう。確認すべき項目は以下のとおりです。
- 送信元アドレスが正しいか
- 件名や本文が期待通りに表示されているか
- 回答内容が反映されているか
問題がなければ、自動返信の設定は完了です。
Googleフォームのスクリプトで自動返信を設定する方法
Googleフォームでは、Google Apps Script（GAS）を使って、より高度な自動返信の設定を行うことも可能です。やや難易度が高く上級者向けの方法にはなりますが、柔軟なカスタマイズができるため、スクリプトの知識がある方には非常に有効な手段です。
1.通知設定をオンにする
まず、フォームの設定画面に移動し、「メールアドレスを収集する」の項目を以下のいずれかに設定します。
- 確認済み：Googleアカウントにログインしたユーザーのメールアドレスを取得
- 回答者からの入力：フォームに手動でアドレスを記入してもらう形式
2.回答集計用にスプレッドシートを作成する
「回答」タブの「スプレッドシートにリンク」をクリックします。
「新しいスプレッドシートを作成」をチェックし、「作成」をクリックします。
3.Apps Scriptを開く
回答集計用のスプレッドシートを作成したら、スプレッドシートのメニューから「拡張機能」を選択肢、「Apps Script」をクリックします。
すると、スクリプトエディタが表示されます。
4.プロジェクトを設定する
プロジェクト名を入力し、「名前を変更」をクリックしてプロジェクト名を保存できます。
次に、左上のメニューの「+」から「スクリプト」を選択し、新規スクリプトを作成します。
任意のスクリプト名を設定してください。
5.自動返信のスクリプトを記述する
実際にスクリプトを記述します。以下は、フォーム送信後に自動でメールを返信するスクリプトの一例です。
▼スクリプト例
| function ReplyEmail(e) { //回答を取得 const email = e.namedValues['メールアドレス'][0]; const choice = e.namedValues['希望日を選択してください。'][0]; const comment = e.namedValues['自由記入欄'][0]; //メールの件名 const subject = '希望日を受け付けました'; //メールの本文 const body = '希望日の回答ありがとうございました。\n' +'以下の内容で受け付けました。\n' + '\n' +'----------------------------------\n' +'希望日：' + choice + '\n' +'----------------------------------\n' + '\n' + 'コメント：' + comment + '\n' + '\n' +'日程変更などありましたら、こちらのメールアドレスに連絡ください。\n' +'\n'; //メールを送信する MailApp.sendEmail({ to: email, subject: subject, body: body }) } |
6.トリガーを設定する
自動返信を動作させるには、トリガー（動作のきっかけ）の設定が必要です。トリガーを設定するには、まずスクリプトエディタ左側の時計アイコン「トリガー」をクリックします。
トリガー設定画面に移ったら「+トリガーを追加」ボタンをクリックし、以下のように設定します。
1.実行する関数を選択 「ReplyEmail」
2.イベントのソースを選択 「スプレッドシートから」
3.イベントの種類を選択 「フォーム送信時」
4.エラー通知設定 「今すぐ通知を受け取る」
最後に「保存」ボタンをクリックすれば、トリガーの設定は完了です。
7.自動返信のテストを行う
テスト用の回答を送信して動作を確認します。以下のポイントをチェックしましょう。
- メールが届いているか
- 件名・本文が正しく表示されているか
- 回答内容がメール本文に反映されているか
問題なければ、スクリプトによる自動返信設定は完了です。
Googleフォームにおいて自動返信メールとして使えるテンプレート3選
自動返信メールの文面をあらかじめテンプレートとして用意しておくことで、運用効率が高まり、返信内容の品質も統一できます。
ここでは、主な利用シーンに応じた3つのテンプレートを紹介します。
問い合わせへの返信文
Googleフォームを問い合わせフォームとして利用し、入力があった際の自動返信テンプレートです。
▼問い合せへの自動返信テンプレート
| 件名 | お問い合わせありがとうございます。 |
| 本文 | このたびは、弊社Webサイトよりお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 内容を確認し、担当者より改めてご連絡差し上げます。 なお、営業時間外にお問い合わせをいただいた場合には、翌営業日以降のご連絡となる可能性がございますので、あらかじめご了承ください。 営業時間：9時～18時（平日） 株式会社◯◯システム |
参加申込への返信文
イベント・セミナーなどへの申込完了後に送信される自動返信テンプレートです。
▼参加申込への自動返信テンプレート
| 件名 | お申込み完了のお知らせ |
| 本文 |
◯◯様（申込者の名前） このたびは、弊社セミナーにお申込みいただき、誠にありがとうございます。 ※本メールはお申込みに対する自動返信メールです。 株式会社◯◯システム |
アンケート回答への返信文
アンケート回答があった場合の自動返信テンプレートです。
▼アンケート回答への自動返信テンプレート
| 件名 | 【御礼】アンケートへのご協力ありがとうございます |
| 本文 |
◯◯様（申込者の名前） お忙しい中、弊社アンケートにご協力いただき、誠にありがとうございました。 なお、ご記入いただいた個人情報および回答内容は、本アンケートの目的以外に使用いたしません。 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。 株式会社◯◯システム
|
Googleフォームにおいて自動返信メールが届かない3つの原因と対処法
Googleフォームで自動返信を設定しても、意図したとおりにメールが届かないケースがあります原因を正しく把握し、適切に対処することで、送信漏れやユーザーの不安を防ぐことができます。ここでは、よくある原因とその対処方法を3つ解説します。
メールアドレスに誤りがある
フォームに入力されたメールアドレスに間違いや記入漏れ（例：「＠」の抜け漏れ、ドットの打ち間違いなど）がある場合、自動返信は正常に行われません。対策としては以下の2つがあります。
- 入力内容を確認するための「確認用メールアドレス欄」を設ける
- 入力時にリアルタイムで形式エラーを検出できるバリデーション設定を活用する（※フォーム設定で対応可能）
迷惑メールフォルダに返信メールが振り分けられている
受信側のメール設定によって、自動返信メールが迷惑メールフォルダに振り分けられているケースもあります。対策は以下の2つです。
- 自動返信メール内に「送信元メールアドレス」を明記し、信頼性を高める
- フォームの送信完了画面や冒頭文で、「迷惑メールフォルダに振り分けられることがある」とアナウンスする
アドオンの機能制限に到達している
アドオンの多くは無料版で1日あたり最大20件までの自動返信数という上限があります。上限を超えると自動返信が実行されません。対策としては以下の2つです。
- 利用件数が多い場合は、アドオンの有料プランを検討する
- スクリプト（GAS）を活用する（※無料でも20件を超える自動返信が可能）
Googleフォームにおける自動返信設定で相手へのレスポンスを自動化
Googleフォームは、Google社が提供する無料のフォーム作成ツールです。アンケート・問い合わせ・申し込みなど、幅広いビジネスシーンで利用できます。フォーム送信後に自動で返信メールを送る設定を行うことで、回答者への迅速なフォローアップが可能になります。
自動返信機能を活用することで、メール作成や送信の手間を削減し、返信漏れの防止にもつながります。設定方法は主に以下の3つです。
- Googleフォームの標準機能を使う
- 拡張機能（アドオン）を利用する
- Google Apps Scriptを活用する
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