スマートフォンの仕事術！利用するメリットや
ビジネスに役立つ11のアプリを詳しく解説

スマートフォンは、外出中や出張先でも手軽に持ち運べるため、仕事への活用に適したデバイスです。特に従業員個人のスマートフォンを活用する仕事術は、普段から使い慣れたデバイスで業務を進められるため、生産性の向上につながります。現在は高いセキュリティ機能を持ったスマートフォンアプリも数多く登場しており、安全性を確保しながら効率的な業務の遂行が可能です。スマートフォンを積極的に活用して、高い業務効率で仕事を進めましょう。

この記事では、スマートフォンを仕事で利用するメリットやスマートフォンを活用した仕事術を解説しています。記事の中で仕事の効率がアップするスマートフォンアプリも紹介しているため、ぜひご覧ください。

スマートフォンを仕事で利用する2つのメリット

スマートフォンを仕事で利用するメリットは、以下の2つです。

• 情報共有のスピードが向上する
• 業務効率化につながる

スマートフォンを仕事に活用するメリットを知れば、日々の業務に取り入れる価値が見えてきます。

情報共有のスピードが向上する

個人のスマートフォンを利用すれば、メールやチャット、Web会議などのアプリを使って場所や時間の制限を受けずに社内外でのコミュニケーションが可能です。リモートワークや出張先、移動中でも、緊急性の高い連絡に素早く対応できます。

業務効率化につながる

個人のスマートフォンがあれば、勤務中の移動時間や待ち時間などでも、スケジュール確認や打ち合わせ内容の確認ができるため、時間を有効活用して業務効率を向上できます。また、緊急の連絡があった場合にも社内への情報共有や自分自身での対応もできるため、業務の遅れや被害を最小限に抑えられます。

スマートフォンを活用した8つの仕事術

スマートフォンを活用した優れた仕事術には、以下のようなものがあります。

• クラウドストレージでデータを管理する    
• 会社の固定電話代わりに使う
• 社内・社外の人とコミュニケーションを図る
• 紙の資料をデータ化する
• タスクを管理する
• スケジュールを管理する
• Web会議に参加する
• 議事録を作成する

仕事術の詳細を確認して、自分の働き方に取り入れられるスマートフォンの新たな活用法を探ってみましょう。

クラウドストレージでデータを管理する

個人のスマートフォンとクラウドストレージを活用すれば、場所や時間にかかわらず業務に使うデータの閲覧・編集・共有・管理が可能です。外出先やリモートワーク中でも、スマートフォンから必要なデータにアクセスできるため、業務効率を高い状態で維持できます。

クラウドストレージでのデータ管理は、資料の紛失を防ぐだけでなく、必要な情報へ素早くアクセスできる環境整備にもつながります。サービスの多くは法人向けの有料プランがあるため、導入を検討してみると良いでしょう。

会社の固定電話代わりに使う

スマートフォンは、従業員個人のものでも仕事に利用する際に会社の電話番号で発着信ができます。外出先でいきなり顧客や取引先への電話が必要になっても、スムーズなやり取りが可能です。また、オフィスに誰もいないときに会社の固定電話へ電話がかかって来ても、スマートフォンから応対できるため、折り返しの電話や相手を待たせることがなくなります。

社内・社外の人とコミュニケーションを図る

個人のスマートフォンでチャットアプリを利用すれば、社内外にかかわらず円滑にコミュニケーションが取れます。メッセージへの返信がしやすくコミュニケーションが活発化するため、業務効率化や生産性向上につながります。

紙の資料をデータ化する

スマートフォンは、紙の資料のデータ化にも役立ちます。カメラで資料を撮影するだけで、歪みを自動補正して文字も含めてデータ化できるため、資料整理の効率化が可能です。資料のデータ化は、編集や共有が簡単になり、保管に物理的な場所も取らないというメリットがあります。また、印刷して複製しなくてもデータのまま社内外の人に共有できるため、印刷コストも削減できます。

タスクを管理する

スマートフォンを活用すれば、タスク管理アプリを使って効率良く毎日のやるべきことを把握できます。毎回パソコンを開いてタスクを確認する手間がなくなり、外出先でも手軽にスマートフォンからタスクの確認が可能です。また、タスク管理アプリの活用によって、タスクの対応漏れのリスクを低減できるため、スケジュールに沿って正確に仕事ができるようになり、生産性が向上します。

スケジュールを管理する

スマートフォンとスケジュール管理アプリを利用すれば、いつでも簡単に予定の追加・変更・削除が可能です。多くのスケジュール管理アプリでは、日・週・月での表示切り替えができ、予定の検索やリマインダー機能も搭載されているため、素早いスケジュール確認とスケジュール漏れのリスク低減につながります。

Web会議に参加する

スマートフォンにWeb会議のアプリをインストールしておけば、外出先でもWeb会議に参加できます。パソコンが手元になかったり充電が切れたりしていても、スマートフォンからWeb会議に参加できます。また、公共交通機関の遅延で会議の予定に間に合わないときでも、カフェやシェアスペースから参加が可能です。

議事録を作成する

スマートフォンに対応した文字起こしアプリを活用すれば、打ち合わせ内容の要約、インタビューの文字起こし、会議の議事録作成などの大幅な効率化が可能です。エビデンスの保管や内容確認がスムーズにできることに加えて、メモを取る必要がなくなり、打ち合わせや会議に集中できます。また、会議の議事録作成を担当する人材が不要になり、他の業務にリソースを割けるところもメリットの1つです。

仕事の効率がアップするスマートフォンアプリ11選

スマートフォンは幅広い年代での普及や機能の向上が進んでおり、仕事向けのスマートフォンアプリも数多くリリースされています。以下では、アプリの中でも特に仕事の効率アップに役立つスマートフォンアプリをまとめました。

• Google Drive：クラウドストレージアプリ
• Dropbox：クラウドストレージアプリ
• Gmail：ビジネスメール・チャットアプリ
• Chatwork：ビジネスチャットアプリ
• Slack：ビジネスチャットアプリ
• CamScanner：スキャンアプリ
• Google To Do リスト：タスク管理アプリ
• Trello：タスク管理アプリ
• Googleカレンダー：スケジュール管理アプリ
• Google Meet：Web会議アプリ
• Notta：議事録作成アプリ

それぞれのアプリの特徴を確認して、自分に合うスマートフォンアプリを見つけましょう。

Google Drive：クラウドストレージアプリ

Google Driveは、Googleのクラウドストレージサービスです。GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどの他のGoogleツールと連携でき、データ活用・管理を効率化できます。GmailやGoogleフォトと連携すれば、メールや写真をスムーズに保存でき、簡単な操作で他の人と共有も可能です。Google Driveについてより詳しく知りたいという方は、以下のページもご覧ください。

Google Driveには、15GBのストレージが利用できる無料プランがありますが、ビジネス向けの有料プランとして、Google Workspaceも提供されています。Google Workspaceは、組織での利用に適した管理ツールや高いセキュリティ対策が利用できるプランです。Google Workspaceを利用すれば、Google Driveで大容量のストレージを使用でき、ビジネスに役立つ多種多様なGoogleツールを利用できます。

Dropbox：クラウドストレージアプリ

Dropboxは、データの保管・管理・共有ができるクラウドストレージサービスです。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも利用できるため、場所や時間にかかわらず必要なデータへアクセスできます。また、フォルダにパスワードを設定してセキュリティを強化できる機能もあります。重要なデータが入ったフォルダにパスワードを設定しておけば、外部へ共有する際も安心です。

Dropboxは、SlackやMicrosoft365などとも連携できるため、既存ツールに連携できるものがあれば、より効果的に業務を進められます。

Gmail：ビジネスメール・チャットアプリ

Gmailは、優れた検索機能を持つGoogleのメールサービスです。Googleアカウントを持っていれば誰でも利用でき、マルチデバイス対応であるため、あらゆるデバイスから使用できます。Gmailは、テンプレートや自動返信、送信予約などの優れた機能を持っており、細かい条件で過去のメールも瞬時に見つけ出せるため、業務効率の向上に大きく貢献します。

また、Google ToDoリストやGoogleカレンダーとの連携で、タスク管理やスケジュール管理の効率化も可能です。Google Chatと連携すれば、チャットアプリとしても活用できます。Gmailについてより詳しく知りたいという方は、以下のページもご覧ください。

Chatwork：ビジネスチャットアプリ

Chatworkは、日本の利用者数がトップのビジネスチャットサービスです。シンプルかつ直感的に操作でき、初めてアプリを利用する人でも使いやすい特徴があります。Chatworkには、優れたファイル共有機能が備わっており、チャットにアップロードされたファイルはグループごとにまとめて管理できます。また、ビデオ通話や画面共有の機能も備わっているため、リモートワークにも活用可能です。

Slack：ビジネスチャットアプリ

Slackは、外部サービスとの連携やコミュニケーションの取りやすさの点で優れたビジネスチャットサービスです。例えば、Trelloと連携してタスク管理を円滑にしたり、Google Driveと連携してSlack上で通知を受け取ったりと、有名なビジネスツールと連携できるようになっており、業務の効率化に貢献します。

また、Slackには、認証プロトコルやデータ保護といったセキュリティ機能も備わっているため、機密情報を安全に保護しながら業務に活用できます。

CamScanner：スキャンアプリ

CamScannerは、スキャンの品質の高さに評判があるスキャンアプリです。高解像度スキャンによって高い品質で書類をスキャンでき、PDFやExcel、Word、PowerPointなどのさまざまなデータ形式に対応しています。

スキャンしたデータは、文字を削除したり、盗用防止の電子署名や透かしを追加したりもできます。また、CamScannerでデータ化した書類は、GoogleドライブやDropboxを使って他の人と簡単に共有可能です。

Google To Do リスト：タスク管理アプリ

Google ToDoリストは、Googleのタスク管理ツールです。ToDo リストを作成できるだけでなく、タスクの共有や通知設定といった便利な機能が備わっています。Google ToDoリストは、他のGoogleツールと連携でき、Googleカレンダーとの連携によってToDoリストをGoogleカレンダー上で作成できます。また、Gmailとの連携で、メールのタスク化も可能です。Google ToDoリストについてより詳しく知りたいという方は、以下のページもぜひご覧ください。

Trello：タスク管理アプリ

Trelloは、直感的な操作を可能にしたタスク管理アプリです。ボードやリスト、カードを使ってわかりやすくプロジェクトを管理でき、チームの生産性向上に貢献します。Butlerという自動化機能を使えば、ワークフローの自動化や繰り返し作業が可能になり、業務効率のさらなる向上も可能です。また、さまざまなオプション機能も提供されており、他のアプリと連携してより便利な機能も利用できます。

Googleカレンダー：スケジュール管理アプリ

Googleカレンダーは、Googleのスケジュール管理サービスです。自分の予定だけでなく、チームや部署といった複数人でのカレンダー共有もでき、スケジュールの確認・調整を効率化できます。

また、Googleカレンダーでは、予定作成の際にWeb会議の設定もできます。Googleカレンダーで作成した予定からすぐにWeb会議に参加したり、予定を見て会議への参加者を確認したりできるため、スムーズなスケジュール管理や他の人とのコミュニケーションが可能です。Googleカレンダーについてより詳しく知りたいという方は、以下のページもご覧ください。

Google Meet：Web会議アプリ

Google Meetは、GoogleのWeb会議ツールです。ビデオ通話や音声通話、チャットもでき、画面共有の機能も備えています。会議や打ち合わせ、リモートワーク、オンラインセミナーなどに活用でき、社内外と円滑にコミュニケーションが取れる特徴があります。Google Meetについてより詳しく知りたいという方は、以下のページもご覧ください。

Notta：議事録作成アプリ

Nottaは、精度の高い音声認識に加えて、辞書登録、話者識別、AI要約、二言語同時翻訳といった機能を備えた議事録作成アプリです。リアルタイムでの文字起こしや音声・動画ファイルのアップロードもでき、IPアドレス制限をはじめとしたセキュリティ対策も備えています。また、NottaはGoogleカレンダーと連携して、複数人のスケジュールを一元管理でき、ダブルブッキングの防止にも役立ちます。

スマートフォンを使って仕事の業務効率を向上させよう

スマートフォンを仕事で利用すれば、情報共有のスピードや業務効率の向上が期待できます。外出中やリモートワークでも取引先や他のメンバーとコミュニケーションが取れるため、より円滑に業務を進められます。業務に活用できるスマートフォンアプリは数多くありますが、Googleのツールをすでに利用している方には、Google Workspaceがおすすめです。

Google Workspaceでは、Google DriveやGmail、Google Meetといった便利なアプリケーションを使用でき、法人向けの管理ツールや高いセキュリティ機能も利用できます。高いセキュリティレベルで企業の持つ機密情報を安全に保護しながら業務を進められるため、個人のスマートフォンを安心して仕事に活用可能です。Google Workspaceについてより詳しく知りたい方は、以下のページをぜひご覧ください。