スケジュール共有ツールにはさまざまな種類があるため、どのようなツールを選ぶべきか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。もしクラウド型のスケジュール共有ツールを探しているなら、今回紹介するGoogle カレンダーがおすすめです。
Google カレンダーは、Googleアカウントを保有しているだけで無料で利用できます。簡易的な操作でスケジュールやToDoリストを作成できるほか、ほかのユーザーを招待して共有することも可能です。
本記事では、Google カレンダーの特徴や機能、使い方などを詳しく解説します。組織全体の業務フローを効率良く管理したい方は、ぜひ参考にしてください。
Google カレンダーとはクラウド型のスケジュール共有ツール
Google カレンダーとは、クラウド上でスケジュールを管理・共有できるツールです。GoogleアカウントさえあればWebブラウザ上でサービスを利用でき、ほかのユーザーを招待してスケジュールを一元管理することも可能です。そのため、紙のカレンダーやスケジュール帳を使ったり、メールやチャットで予定を確認したりする必要がありません。
幅広い外部サービスと連携できるのもGoogle カレンダーの特徴です。ワンクリックでビデオ会議ができるGoogle Meetやタスク管理に使えるGoogle ToDoリスト、スケジュールやメモの共有に便利なTimeTreeなどと連携できます。連携範囲が広がるほど機能が拡張されるため、単なるスケジュール管理ツールとしてだけでなく、さまざまなシーンで活用が可能です。
Google カレンダーに搭載されている5つの機能
Google カレンダーには次のような機能が搭載されています。
- スケジュール共有
- スケジュール予約
- ToDoリスト
- Google Meetへのアクセス
- ファイル共有
各機能の特徴を詳しく解説します。
スケジュール共有
Googleアカウントをもとに別のユーザーを招待すれば、作成したスケジュールをチームや組織全体で共有できます。スケジュールを共有する際、権限を設定できるのもポイントです。権限は次の4種類に分かれています。
- スケジュール表示（時間枠のみ）：共有したユーザーがスケジュールの時間枠のみ確認できるが、詳細な情報は非表示になる
- スケジュール表示（制限なし）：共有したユーザーがスケジュールの時間枠や詳細など、すべての情報を確認できる
- スケジュール変更：共有したユーザーがスケジュールを自由に変更できる
- 管理権限：共有したユーザーがスケジュールの変更や共有設定を自由に変更できる
権限は招待するユーザー単位で設定できます。そのため、社内の従業員や取引先、正社員・アルバイトなど、ユーザーの種別に応じて柔軟に調整が可能です。
スケジュール予約
スケジュール予約とは、独自の予約システムを作成できる機能です。予約枠や受付時間、予約件数の上限などを設定できるため、アポイントを受け付ける際に役立ちます。例えば、電話のアポイントを受け付ける際、予約枠を30分単位、受付時間を毎週9～17時に設定しておくと、次のような予約システムが完成します。
アポイントを申し込むユーザーは、都合の良い日時をクリックするだけで予約が完了します。アポイントを受け付けると、Google カレンダーのスケジュール上に情報が記録されるため、確認漏れの心配もありません。
ただし、無料版のGoogle カレンダーでは、一度に一つしか予約システムを作成できない点に注意が必要です。複数の予約システムを作成したい場合は、Google Workspaceを利用して、無料版より機能が充実したGoogle カレンダーを使う必要があります。
ToDoリスト
Google カレンダーではToDoリストを作成できます。イベントカテゴリからタスクを選択すると、作業を行う日時や概要を設定でき、タスクの情報がスケジュールに反映される仕組みです。
また、Google ToDoリストと連携すると、より細かなタスク管理を行えます。特定の作業に期限を設定したり、作業を実行する際の手順を表示したりと、ToDoリストの解像度が高まります。
ToDoリストの機能は、管理者がチーム全体の業務フローを把握する際に役立ちます。Google カレンダーの情報はリアルタイムで更新されるため、遅れが生じていたり問題が発生していたりする箇所を素早く把握し、即座にフォローを行えるのが利点です。
Google Meetへのアクセス
Google カレンダーでスケジュールを作成する際、ワンクリックでGoogle Meetとの連携が可能です。Google Meetと連携すると、スケジュール設定画面上で招待URLが作成され、ビデオ会議の参加者と情報を共有できます。
ビデオ会議を開催、あるいは参加する際は、スケジュール上の［Google Meetに参加する］をクリックするだけです。ビデオ会議を行う際の手間を最小限に抑えられるメリットがあります。
ファイル共有
Google カレンダーでスケジュールを作成する際は、ファイルを共有できるのも特徴です。Googleドライブで保管しているファイルや共有ファイル、ローカルストレージ上のファイルなど、さまざまなファイルをアップロードできます。
ファイル共有の仕組みを活用すれば、スケジュール作成と同時に参考資料やメモの共有が可能です。ほかのユーザーは事前にその資料やメモを確認できるほか、当日に必要な資料を探す必要もないため、よりスムーズに設定したスケジュールを進められます。
Google カレンダーを導入する4つのメリット
Google カレンダーを導入する際は、いくつかあるメリットを理解し、具体的な効果をイメージすることが大切です。導入メリットを4つのポイントに分けて解説します。
無料で手軽に導入できる
スケジュール共有ツールにはさまざまな種類がありますが、なかでもGoogle カレンダーは無料で導入できる点に強みを持ちます。Googleアカウントを保有していれば、誰でも気軽にサービスを利用できます。また、機能やセキュリティが不足するなら、有料プランへのアップグレードも可能です。
このような点からGoogle カレンダーは、スモールスタートでスケジュール管理ツールを導入するケースに向いています。無料版でもスケジュール作成や共有、予約といった基本的な機能は利用できるので、費用をかけずに機能性や操作性を検証できます。
用途に合わせて複数のカレンダーを使い分けられる
Google カレンダーは、別々のGoogleアカウントでスケジュールを共有できるほか、一つのGoogleアカウントで複数のカレンダーを使い分けることも可能です。例えば、仕事とプライベートでカレンダーを分けられるほか、営業部門とマーケティング部門、社内用と社外用といった分け方をするのも良いでしょう。
カレンダーを分割した場合でも、すべてのスケジュールをまとめて表示する集約用のカレンダーが用意されています。そのため、カレンダーを分割した際に起こりがちな、スケジュール管理の煩雑化や確認漏れのリスクを抑えられます。
レイアウトを柔軟に調整できる
Google カレンダーはインターフェースのレイアウトを柔軟に調整できます。1ヶ月や1週間ごとの表示に変更する、あるいは表示する日数を指定するなど、使いやすいようにカスタマイズが可能です。ほかにも言語やタイムゾーンの変更、背景やテキストカラーの設定にも対応しています。
インターネット環境さえあればマルチデバイスで利用できる
Google カレンダーは、インターネットにつながっている状態であれば、端末を問わずに利用できます。Webブラウザ版のほか、スマートフォンやタブレットでも使えるようにモバイルアプリも用意されています。また、外出時やテレワーク中でもGoogleアカウントを使ってログインできるため、勤務場所を問わずに利用できるのもメリットです。
Google カレンダーを導入する4つのデメリット
さまざまなメリットがあるGoogle カレンダーですが、なかにはデメリットも存在します。ツールを導入する前に複数のデメリットを押さえ、適切な対策を立てましょう。
有名だからこそサイバー攻撃の対象になりやすい
Googleは世界でもトップレベルのセキュリティを持つ企業ですが、確実に安全というわけではありません。世界的に認知度の高い企業だからこそサイバー攻撃の標的になりやすく、情報流出のリスクは常につきまといます。
オンプレミス型のスケジュール共有ツールの場合、自社でサーバーやネットワーク環境を構築するため、セキュリティ対策や必要な機能を柔軟にカスタマイズできます。一方、クラウド型のGoogle カレンダーは、Googleがサーバーやネットワーク環境を管理しています。そのため、セキュリティがGoogleに依存しやすい点には注意が必要です。
セキュリティリスクをできる限り軽減するためにも、二段階認証やアクセス制限、ログ監視といった対策は必ず実施しましょう。また、無料版よりも豊富なセキュリティ機能が搭載されているGoogle Workspaceに登録するのも一案です。
スケジュールが露呈する恐れがある
Google カレンダーは、権限を設定する際に「一般公開」を選択できます。一般公開されたカレンダーは、共有リンクを経由して別のユーザーが容易にアクセスできるようになるため、よりスムーズな情報共有が可能です。
しかし、カレンダーを一般公開すると、その情報がGoogleの検索結果に表示される可能性があります。この状態では、従業員の個人情報や取引先の機密情報が外部に流出する恐れがあるため、権限設定は慎重に行いましょう。一般公開するのではなく、特定のユーザーやグループを追加して個別に権限を設定するのがおすすめです。
予約枠には1人しか予約できない
Google カレンダーのスケジュール予約機能は、1つの予約枠に対して1人しか予約できません。例えば、1月5日の15～16時の予約枠を設定していた場合、その枠に1人目の予約が入ると2人目以降は予約できないということです。同じ時間帯の予約枠に複数人が予約するには、対象人数分の枠を作る必要があります。
そのため、飲食店や美容室など、同じ時間帯に複数人が予約するようなケースでは、Google カレンダーのスケジュール予約機能のみで運用するのは難しいといえます。より本格的な予約システムを導入するか、別のツールと組み合わせて利用する方法を検討しましょう。
デザインやカスタマイズ性の自由度が低い
Google カレンダーは機能性の高さに強みを持つサービスです。そのため、無料版でもできることが多く、不自由なくサービスを利用できます。しかし、その分、デザインやカスタマイズ性に見劣りすると感じる方もいるでしょう。
より自由にデザインやレイアウトをカスタマイズしたいなら、別の有料スケジュール共有ツールを導入するのがおすすめです。特に自社のブランドイメージを独自の予約システムに反映するなど、デザイン性が重要な要素なのであれば、ほかの選択肢を検討するのが良いかもしれません。
Google カレンダーの基本的な使い方
Google カレンダーを利用する際の流れは次の通りです。
- Google カレンダーにアクセス
- スケジュールの作成
- 作成したスケジュールの修正
- スケジュールの色分け
- タスクの作成
- 予約スケジュールの作成
- Google カレンダーの共有
Google カレンダーを最大限に活用するためにも、基本的な使い方を押さえましょう。
1. Google カレンダーにアクセス
Google カレンダーにアクセスするには、Googleのトップページからアプリ一覧をクリックし、そのなかから［カレンダー］を選択します。
Googleのログイン画面が表示されるので、Gmailアドレスとパスワードを入力しましょう。Googleアカウントを保有していない場合は登録が必要です。Googleアカウントの登録手順や注意点に関しては、こちらの記事で詳しく解説しています。
2. スケジュールの作成
Googleアカウントにログインすると、Google カレンダーのトップページが表示されます。画面左上の［作成］のボタンをクリックし、［予定］を選択しましょう。
新規スケジュールの編集画面が表示されるので、タイトルを記入して日時を選択します。
［ゲストを追加］をクリックすると、そのスケジュールを同時に実行するユーザーを招待できます。項目にGoogleアカウントを入力すると追加が可能です。また、「スケジュール変更可能」や「ほかのユーザーの招待可能」といった権限もあわせて設定できます。
［場所を追加］の項目に郵便番号や住所を入力することもできます。集合場所や開催場所などを指定する場合、この項目に特定の場所を入力すると良いでしょう。
最下部の自身のGoogleアカウント名をクリックすると、スケジュールの色分けや公開設定、通知設定などが可能です。
最後に［保存］をクリックすると、カレンダー上にスケジュールが登録されます。
3. 作成したスケジュールの修正
作成したスケジュールの内容を修正する際は、まずカレンダー上の既存のスケジュールをクリックします。するとスケジュールの概要が表示されるので、そのなかにある編集マーク（ペンの形をしたマーク）をクリックしましょう。
スケジュールの編集画面が開くので、任意の箇所を修正しましょう。修正後、画面上部の［保存］をクリックすると完了です。
4. スケジュールの色分け
スケジュールの色を分けるには、編集画面の下部にあるカラー変更項目をクリックします。カラーの一覧が表示されるので、任意の色を選択しましょう。
スケジュールごとに色を分けると、次のように表示されます。
色を分けることでスケジュールごとの視認性が向上します。スケジュールの種類や担当部門など、カテゴリー別に分類することで情報を把握しやすくなります。
5. タスクの作成
タスクを作成するには、トップページ左上の［作成］のボタンをクリックし、［タスク］を選択します。
タスクの編集画面が表示されるので、タイトルを入力して日付を設定します。
［説明を追加］の項目には、タスクの詳細な情報を記載できます。また、定型タスクを登録する際は、繰り返しの設定を行っておくと便利です。毎日や毎週など、さまざまな繰り返しの条件を設定できます。
6. 予約スケジュールの作成
予約スケジュールを作成するには、トップページ左上の［作成］のボタンをクリックし、［予約スケジュール］を選択します。
予約スケジュールの編集画面が開くので、条件を設定しましょう。
- 予約の長さ：15分や30分といった間隔を設定
- 通常時の空き時間：予約可能な曜日や時間帯を設定
- 予約受付期間：受付開始日や受付終了時間を設定
- 臨時の空き時間：特定の日付の予約可能な時間帯を設定
- 予約済みの予定の設定：準備時間や1日の予約上限を設定
上記の設定が完了すれば、次の画面に移行して詳細な情報を記入します。任意で予約システムの概要や画像、開催場所、支払方法などを設定しましょう。
予約スケジュールを登録すると、カレンダー上に情報が反映されます。その予約スケジュールをクリックすると概要が表示され、［予約ページを開く］をクリックして実際の表示画面を確認できます。
7. Google カレンダーの共有
自身のカレンダーをほかのユーザーと共有するには、まず［マイカレンダー］内の自身のカレンダーにカーソルを合わせ、隣にある三点リーダーをクリックします。
［設定と共有］を選択しましょう。
設定画面が開き、画面を下にスクロールすると共有や権限の設定項目があります。
カレンダーを一般公開して多数のユーザーと共有するのも一案ですが、先ほど紹介した通り、一般公開すると情報流出のリスクが高まります。そのため、［ユーザーやグループを追加］から招待するのがおすすめです。
［メールアドレスまたは名前を追加］の項目に招待したいユーザーのGoogleアカウント名を入力しましょう。あわせて権限も設定します。
［送信］をクリックすると、招待したユーザーにGmailで通知が届きます。相手が承認すると、お互いのカレンダーを共有できます。
Google カレンダーをより便利に活用する方法
Google カレンダーの各種機能や便利なテクニックを押さえることで、より応用的な活用が可能です。Google カレンダーをより便利に活用する方法を複数のポイントに分けて解説します。
ファイル添付
スケジュールを作成する際にファイルを添付するには、まず［作成 > 予定］の順にクリックし、スケジュールの編集画面を開きます。そして、［説明またはGoogleドライブの添付ファイルを追加］をクリックしましょう。
続けて［Googleドライブの添付ファイルを追加］をクリックします。
するとGoogleドライブのファイル選択画面が開きます。［マイドライブ］や［共有アイテム］などのタブを切り替えて添付するファイルを選択してください。
また、端末のローカルストレージからファイルをアップロードする際は、タブを［パソコン］に切り替えます。［マイノートパソコン］といった端末名から添付するファイルを選択しましょう。
リマインダー
リマインダーとは、特定のスケジュールが開始する少し前に通知を送信する機能です。スケジュールごとにリマインダーを設定することで、予定を忘れる心配がありません。
リマインダーを設定するには、まず［作成 > 予定］の順にクリックし、スケジュールの編集画面を開きます。そして、最下部のGoogleアカウント名が表示された項目をクリックします。ベルのマークが表示されているので、通知を送るタイミングを設定しましょう。
例えば、［30分前］を選択すると、スケジュールが開始される30分前に通知が届きます。リマインダーは5分前や10分前、1時間前、1日前など、6段階での設定が可能です。より細かく時間を区切りたい場合は、［カスタム］をクリックし任意の時間を指定します。
また、［通知を追加］をクリックすると、リマインダーを複数設定できます。重要な予定がある場合は、複数のリマインダーを設定しておくと安心です。
Google Meetとの連携（ビデオ会議）
Google カレンダーとGoogle Meetを連携することで、ビデオ会議のスケジュールを設定できます。ビデオ会議を開催する際は、カレンダー上のスケジュールからワンクリックでツールを起動できるのもポイントです。
ビデオ会議のスケジュールを設定するには、まず［作成 > 予定］の順にクリックし、スケジュールの編集画面を開きます。そして、［Google Meetのビデオ会議を追加］をクリックしてください。
すると、ビデオ会議の招待URLが表示されます。ビデオ会議の設定を変更したい場合は、［Google Meetに参加する］の隣にある設定マークをクリックしましょう。
［保存］をクリックするとスケジュールがカレンダー上に登録されます。ビデオ会議を開く際は、登録したスケジュールをクリックし、［Google Meetに参加する］をクリックします。
Google Meetの使い方に関しては、こちらの記事で詳しく解説しています。
Google ToDoリストとの連携（タスク管理）
Google カレンダーとGoogle ToDoリストを連携すると、カレンダー上に登録したタスクを一元管理できます。機能を有効にするには、画面右側にあるGoogle ToDoリストのアイコンをクリックします。
すると、カレンダー上に登録されているタスクが一覧で表示されます。
新しいタスクを登録する際は、［タスクを追加］をクリックしましょう。同じ画面内でタスクのタイトルや作業日時、詳細を設定できます。
追加したタスクはカレンダー上に登録される仕組みです。
また、Google ToDoリストのタスク一覧画面では、各項目をドラッグ＆ドロップすることで順序を入れ替えられます。ラジオボタンにチェックを入れて完了済みにすることも可能です。
外部システム連携
Google カレンダーは、Googleサービスはもちろん、外部システムとも連携が可能です。連携することで機能が拡張され、スケジュール管理の効率性が向上します。
外部システムと連携するには、画面右側の［アドオンを取得］のアイコン（プラスアイコン）をクリックします。
すると、Google Workspace Marketplaceが表示されます。Google カレンダーと連携可能なサービスやアプリケーションが表示されているので、目的のものを探しましょう。
連携可能なシステムとしては、Google カレンダーにCanvaで作ったデザインを添付できる「Canva」や、クラウドストレージ上のファイルを共有できる「Box」、チャット形式でスケジュール通知を行える「Slack」などがあげられます。
Google カレンダーの料金プラン
Google カレンダーの料金プランは、無料プランと有料プランの2種類に分かれています。それぞれ利用できる機能やサービス内容に差があるため、両者の違いを理解して適切なプランを選択することが重要です。
無料プラン
Google カレンダーの無料プランは、Googleアカウントを保有しているだけでサービスを利用できます。期間に制限がなく、有料プランにアップグレードしない限り料金が発生しません。無料といっても、Google カレンダーの基本的な機能はすべて利用できます。
ただし、保存できるデータの容量に制限があり、アカウント単位で使用容量がカウントされる点には注意が必要です。GoogleドライブやGmail、Googleフォトなどのサービスを利用する際は、1ユーザーあたり合計15GBまでのデータしか保存できません。上限を超えるとファイルをアップロードできない、メールを受信できないといった問題が発生します。
Google カレンダー以外にも、さまざまなGoogleサービスを利用している場合は、より大きな容量が利用できるGoogle Workspaceに登録するのがおすすめです。
有料プラン
有料版のGoogle カレンダーを利用するには、Google Workspaceに登録する必要があります。Google Workspaceとは、20種類近くのGoogleサービスが搭載されたツールです。サービスはすべて有料版で、無料版にはない機能やセキュリティ、サポートを利用できるメリットがあります。
Google カレンダーの場合、Google Workspaceに登録すると、会議室や設備といった組織リソースの予約、組織全体のグループカレンダー、Microsoft Outlookとの同期などの機能が追加されます。また、ストレージ容量やセキュリティが拡張され、大規模な組織でも使いやすいのが特徴です。
Google Workspaceの特徴や機能、価格に関しては、こちらの記事で詳しく解説しています。
Google カレンダーを活用してスケジュール管理の効率性を高めよう
Google カレンダーを利用すると、クラウド上でスケジュールを管理できるようになります。自身のスケジュールを用途に合わせて複数管理できるほか、ほかのユーザーを招待して組織単位でスケジュールを共有することも可能です。スケジュール管理の効率性を高めたい方は、Google カレンダーの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
電算システムでは、環境構築やコンサルティングなど、Googleサービスの導入支援サービスを提供しています。Google カレンダーはもちろん、Google Workspaceのサポートにも対応しています。専門領域に精通した数多くのエンジニアが在籍しているので、スピーディかつ質の高いサポートを行えるのが強みです。「Googleサービスを活用したいが具体的なイメージが湧かない」といったお悩みを抱える方は、ぜひ電算システムへと気軽にお問い合わせください。
