コラボレーションツールの必要性と選び方

 2018.06.15  ラクまるブログ編集部

組織の生産性向上のために改めてコラボレーションツールに注目している方は多いでしょう。メールやスケジュール、チャット、ファイル共有などの機能が一つのサービスにまとめられ、組織が円滑なコミュニケーションを取りつつ仕事を遂行するために貢献するITインフラです。

コラボレーションツールよりも「グループウェア」と言った方が馴染みがあるかもしれません。しかし、近年では以前のグループウェアよりも高度化している製品が多いことからコラボレーションツールと呼ぶことが一般化しつつあります。

今回はこのコラボレーションツールについて、なぜ必要なのか?そのメリットとデメリットをご紹介し、自社にとって適切な製品の選び方もご紹介します。

コラボレーションツールの基本

コラボレーションツールにはどういった機能が備わっているのか?まずはその基本からおさらいしていきます。

多くのコラボレーションツールはメールやスケジュール、チャット、ファイル共有を主体としてサービスを提供しています。大まかに分類すると様々なサービスを含んだ「包括型コラボレーションツール」と特定のサービスに集中した「特化型コラボレーションツール」があります。

包括型コラボレーションツール

メール、スケジュール、チャット、ファイル共有、Web会議など様々なサービスを提供することで組織のコミュニケーションを総合的にサポートする製品です。皆さんが良く知るグループウェアのほとんどはこれに該当します。最近ではこちらのほうが一般的でしょう。

特化型コラボレーションツール

チャットやWeb会議などある特定のサービスに特化した製品です。チャットツールやWeb会議ツールがその代表例でしょう。近年ではサービスが多様化したことから、チャットツールでもファイル共有スペースや音声通話・ビデオ通話といったサービスを提供していることがあります。しかし、包括型コラボレーションツールと比較するとサービス内容が限定的なため特化型に分類されます。

次にコラボレーションツールが提供するサービスを具体的にご紹介します。

  • メール…独自ドメインが使用可能なビジネスメールサービス
  • チャット…チャット形式のインスタントメッセージによるリアルタイムコミュニケーション
  • ファイル共有…個人またはチームのファイルを共有し、共同作業を促進
  • スケジュール…各ユーザーはスケジュールを共有し、スムーズなスケジュール調整が可能
  • 音声通話…無料の音声通話で通話料を気にせずコミュニケーション
  • Web会議…同時に複数人がつながるオンライン会議で移動時間や会議室予約の手間を節約
  • 社内SNS…SNSのようなインターフェースで型にはテーマや興味を軸に積極的なコミュニケーション
  • オフィスツール…ExcelやPowerPointのようなオフィスツールでドキュメントの作成と共同作業
  • サイト作成…情報共有を目的として社内ポータルサイトや外部公開用のサイトをプログラミング無しで構築できる
  • サービス管理…各サービスのオンオフ切り替えやユーザー権限の設定によりコラボレーションツール全体と個々のユーザーを管理する

これらは一般的なものであり、製品によって他にも様々なサービスを提供されています。

コラボレーションツールのメリット

では、コラボレーションツールを利用するメリットはどこにあるのでしょうか?

メリット①メールで複雑化するコミュニケーションがスッキリ

コラボレーションツールを使用して最も実感しやすい効果がメッセージでのコミュニケーションがスッキリすることでしょう。従来メッセージでのやり取りはメールが一般的でしたが、やり取りが増えるごとにメール数も増加してフォルダが複雑になってしまう問題がありました。一方、チャットを使用すれば一つのコミュニケーションスペースでメッセージのやり取りを重ねていくことができるため、非常にスッキリとしてやり取りが行えます。過去のメッセージを遡ることも簡単です。状況に応じてコミュニケーション手段をすぐに切り替えられるというのは重要なポイントです。

メリット②好きな場所からファイルにアクセス

多くのコラボレーションツールはクラウドサービスとして提供されています。ユーザーはインターネット経由でサービスを利用するのでローカルネットワークは不要です。そのため、社外にいてもインターネット接続環境さえあればいつでもどこでもコラボレーションが可能になり、効率的に仕事を進めることができます。

メリット③難しいセキュリティ対策が簡単に

システムの改修やユーザーへの注意喚起、専用システムの導入などセキュリティ対策に手間をかけている組織は多いでしょう。クラウドサービスとして提供されているコラボレーションツールは、提供しているベンダーがインフラとしてのセキュリティ対策を取っているため自社独自に対策を取る必要はありません。利用するだけでセキュリティのベースが向上します。

メリット④Web会議で生産性向上とコスト削減

本社で会議がある度に拠点やグループ会社から幹部を集め、会議を開催していると多大なコストがかかるうえ、生産性も低下します。そこでWeb会議を使用すれば、遠方にいても相手の顔を見ながら会議を開催でき、生産性が向上すると共に会議の度にかかっていた移動時間の無駄や交通費を削減できるでしょう。

コラボレーションツールにデメリットはあるのか?

多数のメリットを持つコラボレーションツールですがデメリットもあります。たとえばクラウドサービスの場合、インターネット環境が不安定だとサービスのレスポンスが低下する恐れがあります。そのため常に快適なインターネット環境を保ち、ユーザーのストレスにならないよう努めることが大切です。

もう一つのデメリットはカスタマイズが難しいことでしょう。多くのコラボレーションツールはパッケージとして提供されているので、個別のアプリケーション開発は難しい傾向にあります。なので自社の機能要件を明確に定義して、一番適切なコラボレーションツールを探すことになります。

コラボレーションツールの適切な選び方

では自社にとって適切なコレボレーションツールを選ぶにあたってそのようなポイントを考慮すればよいでしょうか。価格や機能から比較していくのは重要ですが、価格と機能がすべてというわけでもありません。とくにクラウドサービスでは継続的な改善やバージョンアップが行われてゆくため、どのようなコンセプトや方向性を持っているかという点も意識する必要があります。

たとえば Google が提供する G Suite のファイル共有は、Googleドライブ を使用して個人ストレージやチームストレージを管理します。それに加え、複数のユーザーでの共同作業やブラウザ内での編集など、単に情報を共有するだけでなく、そこで共同作業をしてゆくというコンセプトを実現しています。

他方、グループチャット的な機能を中心としたサービスのSlackではDropboxなどサードパーティ製品を連携することでファイル共有を機能させることが多いでしょう。Slack自体のファイル共有サービスを利用することもできますが、一般ユーザー向けな操作感ではない部分もあります。

このように、同じような機能でも製品が違うだけでそのコンセプトや実現方法、それを実装しているアーキテクチャは大きく異なります。

なのでコラボレーションツールを選定する際は、機能差だけでなく「どんなコンセプトや方向性でサービスが提供されているか?」まで目を向けてみてください。今時点の機能比較だけではなく、今後の組織の方向性と使うツールの方向性の整合性も長い目で見ると重要になってくるのです。

DSKではこれまで多くのお客様に対するサポートの実績があり、検討段階からお客様の方向性をもとに製品選定から支援いたします。ぜひご相談ください。

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