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企業に求められるリアルタイムコミュニケーションの実践

 2019.12.09  ラクまるブログ編集部

企業において、コミュニケーションの質がビジネスの質を左右することは言うまでもありません。その「コミュニケーションの質」を指す要素としては、「スピード」が担う部分が大半と言えるのではないでしょうか。重要な情報であってもタイミングを逸してしまうとその価値は半減してしまうことも多く、また、緊急な対策が必要な時には、時と場所を問わず、コミュニケーションを図る必要もあります。

業務を遂行するのに必要なコミュニケーションは、素早いほど良いに決まっています。情報共有が迅速に行われればあらゆる意思決定がスピードアップしますし、ビジネスの完了率を高められるでしょう。

つまり、リアルタイム性が高く、また的確に必要な情報にたどり着ける環境を持つことで、現代のビジネスにおいて、コミュニケーション効率は飛躍的に向上すると言えます。

本稿では、そのような現代型コミュニケーションを実践するために必要な G Suite についてご紹介します。

G Suite とは?

Google が開発・提供している総合型コラボレーションツールです。クラウドサービスとして提供されており、G Suite があることで組織全体のコミュニケーションをカバーできると言ってよいでしょう。G Suite には、次のような機能が備わっています。

G Suiteで実現するこれからの時代のコミュニーケション

<コミュニケーション>

  • Gmail
  • カレンダー
  • Hangouts Chat
  • Hangouts ハングアウト Meet

<コラボレーション>

  • ドライブ
  • ドキュメント
  • スプレッドシート
  • スライド
  • フォーム
  • Keep
  • サイト
  • App Maker
  • Cloud Search

セキュリティと管理

  • Vault
  • 管理コンソール

利用するプランによって、使用できる機能は異なります。さらに、上位プランほどセキュリティ管理機能が多く備わっているので、組織でクラウドサービスを利用するにあたってのセキュリティを強化できます。プランは1ユーザーあたりの月額料金が680円のBasicプラン、1,360円のBusinessプラン、そして3,000円のEnterpriseプランの3つです。各プランで利用できる機能につきましては、「サービス価格ページ」よりご確認ください。

G Suite で実現するリアルタイムコミュニケーション

それでは、G Suite を活用したリアルタイムコミュニケーションを実践するための具体的な方法をご紹介します。

ドキュメントの編集・共有・管理を効率化!

WordやExcelを使用したドキュメントの編集は、一般的に個々の作業に分断されます。各人が独自にドキュメントを作成し、ファイル共有スペースで管理することから、ドキュメントの統合や最新版管理にかなりの時間を費やすことになるでしょう。

G Suite のドキュメント・スプレッドシート・スライドで作成したドキュメントは Google ドライブ(クラウドストレージ)上に保存され、複数ユーザーで同時に編集できる機能が備わっています。ドキュメントを個々に作成する必要がないため、常に統一された1つのドキュメントを編集でき、最新版管理は不要ですし、ドキュメントを共有するのにメールに添付して送信する作業はもう要りません。共有専用のURLを送信すれば、いつでも簡単に共有できます。

社内の意見収集や、顧客アンケートが短時間で完了!

新商品や新規事業に対して社内からの意見を集めたいときは、満足度調査を目的とした顧客アンケートを実施する際は、Excelなどで作成したアンケートを印刷して配布するか、メールでの質問項目配布及び回答の収集を行うのが通常です。

それ以外の選択肢が無ければ、これらの作業に何ら疑問を抱かないことでしょう。しかし G Suite には、フォームという選択肢があります。フォームはアンケートを効率よく収集するための機能であり、質問を決めて回答方式(選択式、自由回答式)を設定するだけでアンケートフォームが簡単に作成できます。

アンケートを配布する際は、専用URLをメールで共有するだけであり、回答者はWeb上で回答を行い、「送信」ボタンをクリックするだけでアンケートが完了します。作成者にとっても回答者にとっても手間を取らせないので、これまでの10分の1の時間でアンケート調査を実施することも可能です。

たったの2分で会議準備が完了!

皆さんは、実際の会議時間よりも準備にかける時間の方が長くて苦労した、という経験はないでしょうか?まず、会議を立ち上げるために参加者に召集をかけ、各人のスケジュールから会議時間を調整。会議で使う資料を作成し、事前に配布。会議当日は情報を取りまとめておき、更新箇所があれば資料を編集。印刷した資料を持参して、開始30分前には会議を準備。たった1つの会議を開催するのに、これだけの手間がかかるのですから、非効率さは否めません。

G Suite なら、さまざまな機能を連携させた会議準備にかかる時間をたった2分で完了できます。会議の立ち上げでは、参加者に対して一斉に会議招集メールを送信し、各人のスケジュールからAIが自動的に最適な会議時間を決定します。議事録にはドキュメント等を使用すればよいので、立ち上げは1分で完了。会議資料はわざわざ印刷して配布する必要はありません。

極めつけは、Hangouts Meet を使ったWeb会議です。会議時間が到来したらワンクリックでグループビデオ通話を開始できるので、会議室へ足を運ぶ時間もありません。会議準備にかかる時間を、たった2分に短縮できます。

AI搭載で業務効率がどんどんアップする!

G Suite には、Google のテクノロジーを駆使したAI機能が搭載されており、さまざまな自動処理が行われます。

  • 資料作成時にレイアウトを自動で調整
  • 数値データを自動分析したグラフ作成
  • 複数人のスケジュール調整を一瞬で実施
  • 必要なファイル情報を必要なタイミングで表示
  • メール返信文の提案や返信忘れの通知

などなど。これらのAI機能は、ユーザーの意識していないとこで自動的に実行されることから、業務にかかる手間を大幅に短縮してくれる効果があります。AI機能は、Google の類まれな技術と研鑽によって日々進化しており、その性能をグングンと伸ばしているので、将来的にさらなる業務効率化も期待できます。

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G Suite なら適切なフィードバックも可能

いかがでしょうか? G Suite を組織的に利用すれば、リアルタイムコミュニケーションの実現は難しくありません。組織体制に合わせた運用ポリシーを策定することで、コミュニケーションの質を一気に向上できます。

さらに、 G Suite ではリアルタイムコミュニケーションだけでなく、適切なフィードバック環境も実現します。 Google ドライブに搭載されているコメント機能や、メモを気軽に書き留められるKeepを活用すれば、いつでも簡単にフィードバックのやり取りが行えます。

このように、G Suite をフル活用することで組織が持つコミュニケーションの質を大幅に向上し、ひいてはビジネスの質向上に貢献します。この機会に、G Suite のご利用をぜひご検討ください。

また、電算システムでは、 Google 専門チームの体制をもち国内2,000社以上のお客様への導入実績がございます。 G Suite を中心に関連オプション製品やサービスを幅広く取り扱っています。企業の新たなコラボレーションツールを検討されている方は、お気軽にご相談ください。

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