テレワークでよくある課題や注意点

 2019.05.14  電算システムブログ編集部

人材の多様性について十分理解し、適材適所でさまざまな人材を活用していく取り組みを表す、「ダイバーシティ(Diversity)」という言葉・概念が広く浸透して久しい昨今、「ダイバーシティ≒女性人材活用」と捉えている方も少なくないのではないでしょうか?それは一部の大企業が女性人材活用のためにダイバーシティという言葉を使ったに過ぎず、実際は老若男女問わずそれぞれに異なるキャリア・知識・スキルを持つ人材を多様に活用するというのがダイバーシティの本質です。

このダイバーシティの実現を可能とする具体的な手段のひとつとして、近年働き方改革の中心になっているのが「テレワーク(Tele-work)」です。ICTシステムやICT機器をフルに活用し、企業が使用しているICT環境の制約をオフィス内に留めず、自宅やサテライトオフィス、移動先からのリモートアクセスなど、導入によってワーカーが場所を問わない多様な働き方を選択できるようになります。

テレワーク実施による最大のメリットの一つが「労働生産性向上」です。片道の通勤に1時間かかる従業員が、テレワークで在宅勤務に切り替えることにより、合計2時間の時間削減になります。これによってプライベートが充実し、ワークライフバランスが最適化されると、結果的に仕事に対する労働生産性向上というかたちで成果が表れます。さらに、交通費削減効果など、コスト面でのメリットも期待できるでしょう。

そんなテレワークを導入したいと考えている企業も多いでしょうが、導入にあたって障壁になるものがあるのではないか?と不安を感じる企業もまたおなじくらい存在するでしょう。本稿では、テレワークを導入するにあたっての課題と、その解決策についてご紹介しています。

テレワーク導入にあたっての課題とは?

テレワークを何の問題も無く、円滑に導入することができれば多大な導入効果を生み、その取り組みはさまざまなかたちで企業に還元されます。しかし、テレワーク導入にはいくつかの課題があり、それらの課題をクリアしなければ、なかなか効果が得られないのが実情です。まずは、テレワーク導入にあたっての課題を確認していきましょう。

テレワークのための規則・ルールを整備

テレワーク導入にあたりまず取り組むべき課題が、規則・ルールの整備です。どういった働き方でテレワークを実施するのか、どの頻度で実施するのか、どんな人材を対象にするのか、テレワークに伴う育児制度や介護制度をどのように制定するのか……などなど、テレワークを導入するためには、規則・ルールを整備することが大切です。規則・ルールの整備に関しては、テレワークを導入する目的や期待する効果に応じた、他社の導入事例等を参考にすると良いでしょう。

情報セキュリティ対策の実施

テレワーク導入にあたり、セキュリティ対策に不安を抱く企業経営者や頭を悩ますシステム担当者の方も多いのではないでしょうか?社内ネットワークという閉じられた環境から、インターネットという外部環境を通じたコミュニケーションを図ることになるため、情報セキュリティに不安を感じるのはごく自然のことです。しかしながら、不安を抱くだけではテレワークは実施できないため、相応の情報セキュリティ対策が必要になります。

幸いにも、近年のICTサービスは情報セキュリティ性が高いものが多く、自社で対応するよりはるかに高い情報セキュリティ対策を実現させることも可能になっています。そうしたICTサービスを上手く活用することで、追加コストを抑えてテレワークを導入することが可能です。

ICTシステム・機器の用意

企業のオフィスとワーカーを繋ぎ、円滑なビジネス遂行を支援するためには遠隔地でのコミュニケーションと情報共有を可能にするICTシステム・機器の存在が欠かせません。まず大切なのが、組織全体で利用可能なコミュニケーション基盤を整えることです。特にWeb会議システムの存在は欠かせず、遠隔地にいる人同士でのフェイスtoフェイスコミュニケーションを実現します。ICT機器に関しては、情報セキュリティを保つためにChromebookのようなシンクライアントを採用するなど、さまざまな要素を考慮し、適切なICT機器を検討しましょう。

ビジネスチャットツールの導入

テレワーク実施環境においてコミュニケーション速度をアップさせるために欠かせないのが「ビジネスチャットツール」です。これはビジネスシーンに特化したチャットツールであり、大人数でのやり取りはもちろんのこと、チャットスペース上でのファイル共有やWeb会議実施等も行えます。メールでは形式的な作業が多く、コミュニケーションに時間がかかるため、ビジネスチャットツールがあればクラウド型テレビ会議システムと合わせ、まるで同じオフィス内にいるかのような労務環境を整えることができます。

労務管理方法の策定

週1日~2日程度のテレワークならば労務管理方法をあえて変更する必要はないでしょう。ただし、週3日以上のテレワークを実施する場合は、既存の労務管理方法を変え、テレワークに特化した労務管理方法の策定が必要になります。具体的には「時間管理方法」、「労働災害基準」、それと「人事評価制度」について改めて検討し、新しく策定することがポイントです。

コワーキングスペース等の活用検討

コワーキングスペースとは、異なる企業で働くワーカーや、個人で活動するフリーランスなどが利用するシェアオフィス空間です。シェアオフィスと違う点は、コミュニティを形成することに力を入れているという点でしょう。テレワーク先進企業では、社内のイノベーターがコワーキングスペースで仕事ができる環境を整え、様々な刺激を受ける中で企業に新しいアイディアやビジネスが生まれるような仕組みを構築しています。テレワークを導入するのならば、コワーキングスペース等のオフィスサービスを活用することも検討してみましょう。

画面モニタリングの導入可否検討

画面モニタリングは遠隔地で仕事をするワーカーの勤怠を管理するためのICTシステムです。仕事で使用しているパソコンの画面を監視することができるので、オフィスにいなくても同じような勤怠管理が行えます。しかし、ワーカーのプライバシーにかかわる部分もあるため、導入が難しいICTシステムでもあります。従業員や労働組合と協議しながら、導入可否を検討していきましょう。

テレワーク導入課題を解決するには?

以上のテレワーク導入課題から、それらを解決する方法について提示していきます。

  • テレワーク導入に関する事例情報を大量に仕入れ、自社に最適な規則・ルールを模索する
  • オンプレミスでの構築ではコストや技術的に実現が難しい、ハイレベルな情報セキュリティを維持しつつ、コミュニケーション基盤やビジネス基盤が予め用意されているクラウドサービスの利用を検討する
  • 組織全体のコミュニケーションを支えるような、統合的なコラボレーションサービスを選択する
  • 労務管理方法の策定については、従業員や労働組合の意見を汲み上げつつ、企業と従業員双方の視点に立って考える
  • テレワーク導入段階ではいきなり全社的に導入するのではなく、スモールスタートから徐々に拡大していく                                 

いかがでしょうか?テレワークを進めることは、同時に社内のコミュニケーション基盤を整えることにもつながり、システム環境の刷新や新たなツールの評価、セキュリテイ対策のあり方を見直す良い機会とも言えます。

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