企業が考慮すべきテレワーク採用時に必要なシステムとは

 2019.05.28  電算システムブログ編集部

企業がテレワーク(Tele-work)を採用する際に注意すべきポイントは多数あります。中でもまず最初に要検討課題となるのが新しい就業規則やルールを作りといった、労務管理の具体策・方法です。せっかくテレワークを採用しても、適切な体制や制度なくしては定着せず、失敗に終わりかねません。

そして、これらの体制や制度と同様に大切になるのが、テレワークを実現するための社内システムの見直しです。テレワークに求められる数々の課題や要求に対して様々なソリューションがあり、利用する従業員の利便性を高め負荷を軽減するものから、逆にある程度行動を規制し、企業にとってのリスクを低減させることを目的にしたものなど、どのようなシステムを選定するかが非常に重要となります。

本稿では、そんなテレワーク採用時に必要なシステムやツールとは何か?について解説していきます。

テレワークと社内システムの関係

一口にテレワークといってもさまざまなタイプの働き方があります。住宅やカフェなど、自宅近辺で仕事をする在宅勤務型テレワーク、企業オフィスではないオフィススペース(シェアオフィスや支社オフィス、コワーキングスペースなど)で仕事をするサテライトオフィス型テレワーク、更には移動時間を有効活用するモバイル型テレワークと、大まかに分類できます。

いずれのタイプのテレワークであっても、出社して自席で働くのと変わらないパフォーマンスを出すために、ICT( IT )環境を整える必要があります。通信環境については、とりあえずインターネットが利用できるようになれば良いという企業から、故意・過失を問わずテレワーカーからの情報漏洩を防止する様々なセキュリティ対策を実施している企業まで、その意識レベルも様々です。

一般に、企業規模が大きくなるほど、社内外のコミュニケーションに対する課題も大きくなりがちですが、テレワークの実施には、ワーカー⇔ワーカー、ワーカー⇔企業を安全かつ円滑に繋いで、コミュニケーションやコラボレーションを促進するために、多かれ少なかれ、様々な社内システムの見直しや拡充が必要となる場合がほとんどです。

例えばVPN(Virtual Private Network:仮想プライベート回線)の構築であったり、メールや共有ファイル内の監査ツールおよび誤送信防止ツール、MDM( Mobile Device Management:モバイル端末管理 )など、関連する製品・サービスも山のように存在します。

テレワークを採用するにあたり、そうした社内のシステム環境・コミュニケーション基盤がまだ十分でないという場合は、テレワーク実現に向けたシステム導入および活用の検討が急務となるでしょう。

テレワークに必要な業務支援系システムとは?

ここでは具体的に、テレワーク採用時に必要になる社内システム、特に業務支援系システムについて、代表的なものをいくつか解説します。

コラボレーションツール(グループウェア)

テレワーク採用時に何より大切なシステムは、ワーカー同士やワーカーと企業のコミュニケーションを支える「コラボレーションツール(グループウェア)」です。主に、一般的に次のような機能が備わっています。

  • メール
  • ファイル共有スペース(情報共有の促進)
  • カレンダー(スケジュール管理・共有)
  • 社外からのアクセス可能なワークフロー(意思決定の迅速化)
  • 設備・予約管理
  • ビジネスチャットツール
  • Web会議システム
  • オンラインでのドキュメント作成機能( Microsoft Office との互換性があるものなど)

数あるICTシステムの中でも、コラボレーションツールは特にクラウドサービスのものが人気です。サイジングも不要で、機能アップデートも自動で頻繁に行われ、高いセキュリティが担保されており、今や通信インフラとして電話以上に欠かせなくなった、メールやチャット、ビデオ会議といったツールの可用性が大きく保障されていることも、多くの企業に採用されている理由のひとつとなっています。

情報セキュリティシステム

次に大切なシステムは、情報セキュリティを強化するためのものです。テレワークは、遠隔地にいるワーカー同士がひとつのICTシステムと繋がり、活用しながらビジネスを遂行していくため、社内という閉じられたネットワークの中で仕事をしていた時と比較して、情報セキュリティリスクが多く発生します。特に、従業員の私用端末を活用するBYOD(Bring Your Own Device)は、私用端末の情報セキュリティ性はもちろん、所有者の意識レベルに大きく依存するため、時に大きなリスクを孕んでいます。

そうしたリスクを低減するために必要な情報セキュリティのソリューション、端末にインストールするウイルス対策ソフトであったり、端末を一元的に管理するためのMDM(Mobile Device Management)システムであったりするわけです。今や、サイバー攻撃などの情報セキュリティリスクが日常的に存在し、誤送信や操作ミスなど、人為的なミスから発生する情報漏えい等の事件も少なくありません。

従って、多様な働き方をセキュアに実現するためには、ウイルス対策ソフトなど、基本的な情報セキュリティ対策のみならず、上述のMDMシステムのように、業務・作業に負荷や制限を加えるではなく、自由度を高めるための情報セキュリティシステムを採用することが不可欠となっています。

業務システム

営業部ではSFA(Sales Force Automation)、総務部ではCRM(Customer Relationship Management)、マーケティング部ではMA(Marketing Automation)などなど、部門ごとに活用している業務システムは異なります。

たとえばSFAやMAに関しては、クラウド型サービスが増えており、どこにいてもインターネットを通じて、ブラウザから社内と同じ環境を利用することができます。そのため、テレワークの形態で利用させることが比較的容易な業務システムの一つと言えます。

もちろん、すべての部門でテレワークを実現できるわけではないため、用意すべきクラウド型の業務システムも、採用する範囲に合わせて制限されることが一般的ですが、反対に、テレワーク採用時に必要なものは優先的に整える必要があります。

その他の業務システムに関しても、クラウドサービスを積極的に検討すれば、遠隔地にいてもスムーズな業務遂行を支援するシステム環境を構築できます。

ノートパソコン(シンクライアント)

数年前から一般企業に浸透してきた、シンクライアント(Thin-client)。これは、パソコン内部に余計なソフトウェアを搭載せず、画面出力やキーボード操作・マウス操作だけを行い、ソフトウェアやデータ等をすべてサーバー側で管理するシステム環境を指します。

このシンクライアントもかなりの進化を遂げており、最近のノートPCは、低価格で高スペックなものやスレートPCなど、多種多様な製品が開発されています。こういった端末をテレワークで採用するメリットは、本来社内の特定エリアからのみ利用する想定だった業務システムであっても、シンクライアント(ノートPC)を介して外部から利用できたり、情報漏えい対策や端末の集中統合管理など、社内システム担当者の管理全般の負担を軽減させることにも効果を発揮しています。

最近では、テレワークを採用していない企業でもシンクライアント環境を構築しており、多くの企業がそのメリットに注目しています。中にはGoogleが開発したOSの「Chrome OS」を搭載したノートパソコン「Chromebook」を導入している企業も多く、安価ながらシンクライアントとしてビジネス遂行を支援しています。

Chromebookとシンクライアントについて詳しい情報は、こちらの記事「Chromebook はシンクライアント端末に最適」で詳しくご紹介しています。

クラウドコラボレーションツールならG Suiteがおすすめ!

テレワークに必要な社内システムの中で特に利用頻度が高いものがコラボレーションツール。クラウドサービスとして提供されているGoogleの「 G Suite 」は、メールや予定表など従来のグループウェア機能に加え、文書、表計算、スライド作成などのデスクトップアプリケーション機能、さらにコラボレーションに必要なチャットやミーティング機能が一体となって提供されているため、非常に便利なスイートパッケージと言えます。

このほかにも共有ドライブやユーザのアクセス権限設定などG Suiteがもつ豊富な機能群や、独自のセキュリティ対策やワークフローなどの業務効率化のためのツールなど、サードパーティからも豊富なオプション機能やサービスが提供されている点も特徴の一つです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今まで本格的な導入に踏み切れなかった企業や、すでに一部でテレワークやリモートワークの取り組みを進んでいる企業など、改めて現在の環境を見直してみてはいかがでしょうか。

電算システムでは、Google Cloud Japan パートナーアワード10年連続受賞するなど、豊富な実績と経験で、お客様のテレワーク環境の整備をご支援しています。ぜひ、お気軽にお声がけください。

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