Googleフォームを使った人の中には、その利便性に驚いた人もいることでしょう。ここでは、7つの活用例をご紹介すると共に、作成方法や注意点も合わせて解説します。Googleフォームを効果的かつ多種多様なやり方で利用したい方に役立ちます。
Googleフォームとは
Googleフォームとは、アンケートをはじめとする各種フォームの作成や運用ができる Google の無料サービスです。テンプレートなども豊富に揃っているため、スマホでも高度なフォームを簡単に作れます。作成したフォームはそのままメール配信したり、URLやHTMLを発行して周知したりすることが可能です。回答者の答えは自動的にシステムが集計してスプレッドシートなどに反映してくれるので、アンケートなどの作成・配布・集計業務をワンストップで効率的に行えます。
Googleフォームの活用例7選
Googleフォームは、業界を問わず多種多様なビジネスシーンで活用されています。以下では、その主な活用例を7つ紹介します。
社内外アンケート
活用例その1は、社内外のアンケートです。
Googleフォームはさまざまな方法で配信できるので、イベントやセミナーのアンケート、出欠確認など、幅広い用途に使えます。Google Chrome にはURLをQRコード化する機能が標準搭載されています。フォームのURLをQRコード化し、セミナー資料などに添付するのもおすすめです。
選択式の質問であれば、「ラジオボタン」や「チェックボックス」の機能を使えば、ワンクリックで回答可能なので、回答者の負担を軽減できます。選択肢の中から一つだけを選択するようにするならラジオボタン、複数回答を許可したければチェックボタンを採用しましょう。
応募用フォーム
活用例その2はイベントや求人などの応募用フォームです。
Googleフォームは強固なセキュリティで守られているので、個人情報を扱うこともある応募用フォームとしても安心して使えます。例えば、「メールアドレス」を入力項目に追加すれば、メルマガなどの次の施策に繋げることも可能です。
テスト
活用例その3は、学校や塾などのテストです。
Googleフォームでは自由回答欄を設定できるので、選択問題だけでなく記述問題にも対応可能です。また、画像やYouTube動画の添付もできるので、内容に合わせて受験者に参考資料を提示できます。選択式の回答欄に自動採点するように設定することで、採点業務の効率化もできます。
注文フォーム
活用例その4は注文フォームです。
Googleフォームは、自社の商品やサービスの発注、注文の受付としても利用可能です。ただし、カードや決済などの支払い処理まで一括で行うには専用のツールとの連携が必要です。
お問い合わせフォーム
活用例その5はお問い合わせフォームです。
「名前」「メールアドレス」「お問い合わせ内容」などの質問項目を設置することで、お問い合わせフォームとしても利用できます。問い合わせ内容は大まかなカテゴリーを選択回答させた後で、具体的内容を記述式で回答させるのもよいでしょう。ただし、ユーザーの利便性のためには、質問項目をなるべく最低限に抑えることが大事です。
業務管理
活用例その6は業務管理です。
企業の中には、Googleフォームの集計しやすさに着目して、業務管理に活用しているところもあります。記述式の入力フォームにすることで、作業の進捗状況など工数管理の数値入力などに活用できます。回答内容をスプレッドシートに出力して管理できるのも便利です。
日報
活用例その7は業務日報です。
先述のようにGoogleフォームはセキュリティが高いので、クライアントや案件名などの比較的重要な情報も入力できます。また、Googleフォームはスマホでも簡単に使えるので、移動などの隙間時間も有効活用し、営業担当者の業務効率化を促進することも可能です。
【基本】Googleフォームの作成方法
Googleフォームを作成する際の基本的な流れは、「作成→共有→回答の確認」の手順で行います。フォームの作成は、1から自分で構築できますが、既定のテンプレートも活用できます。作成後はメールやURLなどで配信可能で、回答状況はリアルタイムに反映されます。詳しい使い方については、下記のページでご紹介しています。
（リンク先：https://www.dsk-cloud.com/blog/google-forms）
【応用】Googleフォームの高度な設定
ここからは応用的な内容として、Googleフォームの高度な設定を利用したテクニックをご紹介します。
メールやWebサイトに埋め込む方法
Googleフォームはメール配信したり、Webサイトに埋め込んだりすることが可能です。フォーム作成後、画面右上の[送信ボタン]をクリックすると、「送信方法」を選択する欄が表示されます。送信方法としては、[メール配信]、[リンクの発行]、[HTMLの埋め込み]の3種類があります。
条件分岐を設定する方法
Googleフォームでは質問の条件分岐も可能です。これには「セクション」機能を使用します。フォームの右側にあるメニューボタンの一番下にある[セクションを追加]をクリックします。新しいセクションにタイトルや質問欄などを入力します。その後、元セクションの右下にある3点リーダーをクリックします。[回答に応じてセクションに移動]を選ぶと、条件にしたがって回答者を該当のセクションに誘導できます。
自動返信メールを設定する方法
Googleフォームには、回答者に自動返信する機能も搭載されています。
第一の方法は、回答者が自身の回答内容を再確認できるように、そのコピーを自動返信する方法です。フォームの中央上部から[設定]画面を表示してその中から[回答]を選択し、[メールアドレスを収集する]をオンにします。その後、「回答のコピーを回答者に送信」を[常に表示]へ変更することで、自動返信機能が作動します。
第二の方法は、Googleフォームの拡張機能を活用して、件名や本文を自分で編集した上で自動返信する方法です。「Email Notifications for Google Forms」という拡張機能を追加することで、簡単に内容をカスタマイズして、自動返信が設定できます。
第三の方法は、Google Apps Script を使う方法です。これも第二の方法と同じく、メールの内容を自分で編集できるというメリットがありますが、コードの知識が必要です。
第一の方法では、回答のコピーしか送信できないので、回答者へのお礼などを自動返信したい場合は第二、第三の方法を使う必要があります。
Googleフォームの注意点
上記のようにGoogleフォームは非常に便利なものですが、活用する際には以下のような注意点もあります。
高度な問い合わせは難しい
簡単な受付や少人数での利用なら、Googleフォームでも問い合わせ窓口として十分に機能するかもしれません。しかし、Googleフォームには、問い合わせの対応状況を確認・管理できる機能など、カスタマーサポートに特化した機能は搭載されていないため、高度な問い合わせ管理が必要な場合には不十分と言えます。
Googleドライブの容量内でしか使えない
Googleドライブの容量内でしか利用できないのも注意すべき点です。ドライブの容量制限を超えた場合、フォームの機能も使えなくなってしまいます。なお、無料プランの上限容量は15GBです。
Googleフォームのセキュリティ対策は安全？
無料で使えるのもあって、Googleフォームのセキュリティ面に不安を覚える人も多いのではないでしょうか。しかし、Googleフォームは高度なセキュリティ対策が Google によって施されており、基本的な安全性は高いと言えます。たとえば Googleフォームには、ネット上の送受信データを暗号化するSSLというシステムが採用されているほか、2段階認証にも対応しています。
まとめ
Googleフォームは各種の応募フォーム、テスト、あるいは業務管理など、アンケート以外の用途にも広く使えます。フォームから送信されるデータはリアルタイムに自動保存できます。また、回答の自動集計や回答者への自動返信ができる機能もあります。
企業でGoogleフォームを利用する場合は、Google Workspace を導入するのがおすすめです。Google Workspace は、企業活動に必要な基本的なアプリケーションを網羅的に備えており、企業のクラウド活用を促進します。また、電算システムでは Google Workspace のサポートも提供しています。
