世界で最も使用されているオペレーティングシステム(OS)とはWindows®です。中でもWindows 10は高いシェアを持ち、現在トップシェアのWindows 7に対して徐々にその差を詰めています※。また、2020年1月にはWindows 7がサポート終了となるため、今後一層Windows 10の導入は進むと予想されます。
今回はこのWindows 10に最適なファイル共有環境についてお話します。
ファイル共有環境のトレンドは？
ファイル共有環境と聞くと社内のファイルサーバーを設置して専用ソフトウェアをインストールすることを想像する方が多いかもしれません。しかし最近の主流はすでに“クラウドストレージ”に移行しています。
クラウドストレージとはオンラインで構築されたファイル共有スペースであり、サービスを契約するとユーザーごとに保存容量が割り当てられ、その範囲内でファイルをアップロードしたりファイルを共有できます。
このクラウドストレージを利用する際の選択肢は2つあります。一つはクラウドストレージをスタンドアロン(単体)サービスとして契約する方法。もう一つは Google Workspace（旧 G Suite）などのコラボレーションツールの一部として導入する方法です。
どちらの方が良いかは利用環境によって異なります。シンプルにファイル共有環境だけを構築したいのならばスタンドアロンサービスで十分ですし、同時に組織やチームのコラボレーションを促進したいのならば、グループウェアの一部として導入するのがよいでしょう。
ファイル共有環境のメリット
では、クラウドストレージを契約してファイル共有環境を構築することのメリットとは何でしょうか？
いつでもどこでもアクセスできる
クラウドストレージはインターネット経由で提供されるサービスですので、システムにアクセスするためにはアカウントIDとパスワードの入力が必要です。これはつまり、インターネットに接続させできれば、ユーザーはどこにいてもアカウントIDとパスワードさえ入力すればシステムにアクセスすることができるということです。
そのためユーザーがオフィス内にいなくともファイル共有環境を使用し、組織やチームとの情報共有力を高められます。
ペーパーレスでコスト削減になる
たとえば営業職やフィールドサービスエンジニアが顧客先に訪れる場合、顧客関連資料や設計図面など色々な資料を持ち歩きます。それらの資料にはすべて印刷代がかかっていますし、印刷するための手間や持ち歩く手間が発生します。
一方、クラウドストレージにてファイル共有環境を構築している場合は資料を印刷したり持ち歩くことはありません。顧客先からファイル共有環境にアクセスし、目的の資料ファイルを開くだけです。
外部ユーザーとの共有も簡単
クラウドストレージの多くは組織内のユーザーだけでなく、外部のユーザーとファイルを共有するための仕組みを持っています。そのため顧客とのファイル共有スペースを確保し、コミュニケーションを促進することも可能です。
Windows 10にとって快適なクラウドストレージとは？
Windows 10はMicrosoft®社製品ですので、一般的には同じMicrosoft社製のクラウドストレージが快適だと考えられています。Microsoftが提供するクラウドストレージは個人向けが“OneDrive®”、法人向けは“OneDrive for Business”と区分されています。ここではOneDrive for Businessを例に話を進めていきましょう。
Windows 10にてOneDrive for Businessを使用する主なメリットは、ローカルファイルに保存するのと同じようにOneDrive for Businessにファイルを保存できる点にあります。そのためいちいちファイルをクラウドストレージにアップロードする必要はなく、通常通りのファイル共有と同じように使用できます。
では、Windows 10にとって快適なクラウドストレージは本当にOneDrive for Businessなのでしょうか？ここで Google が提供する Google Workspace（旧 G Suite）および Googleドライブ の可能性について探っていきましょう。
Google Workspace（旧 G Suite）とは Google が提供するコラボレーションツールであり、その一部として Google ドライブ というクラウドストレージが提供されています。Google ドライブ は無料サービスとしても提供されていますので、使用したことがある方も多いと思います。Google Workspace（旧 G Suite）で提供される Google ドライブ はそのビジネス向けという位置づけです。そんな Google ドライブ のメリットは次の4点です。
- 無料の Google サービス 同様に洗練されたシンプルなデザインで初めて使用するユーザーにとっても使いやすい
- 旧 G Suite Businessと 旧 G Suite Enterprise ではストレージ容量が無制限で使える(5ユーザー未満の場合は1ユーザーあたる1TB)
- 低コストでもデータ損失防止(DLP)や電子情報開示機能を提供しセキュリティの強化とコンプライアンスの維持ができる
- Google ドライブ を含め Google Workspace（旧 G Suite）のあらゆるサービスで包括的な検索を提供する Google Cloud Search を搭載
これらのメリットはOneDrive for Businessにはないものです。厳密に言えばOneDrive for Businessでも容量無制限や電子情報開示機能といったサービスを使用できるのですが、月額費用が2,000円以上のプランを契約する必要があります。
一方 Google Workspace（旧 G Suite）では月額1,200円の 旧 G Suite Businessで容量無制限や電子情報開示機能といったサービスを提供しています。これが Google Workspace（旧 G Suite）のクラウドストレージ、Google ドライブ を使用するメリットです。
Google ドライブ はWindows 10でも快適に使用できるか？
Google ドライブ を使用したことがある方ならご存知だと思いますが、Google ドライブ は完全にクラウドのストレージですのでクライアントアプリを持ちません。そのためパソコンに専用アプリをインストールすることなく、Chrome などのブラウザから Google ドライブ にアクセスするとファイルのアップロードやダウンロード、Google ドライブ 上での閲覧や編集ができます。しかし、この点においてかえって使いにくさを感じている方もいるかと思います。
OneDrive for Businessならばファイルエクスプローラーを使用するのと同じようにファイルの保存や閲覧ができるので、都度ブラウザにアクセスする必要はなく、これを便利と感じる方もいらっしゃるでしょう。しかし、Google ドライブ でもそうした環境を作ることができます。
その方法が“ドライブファイルストリーム”というサービスを使用する方法です。ドライブファイルストリーム はWindowsやMac®に保存されたファイルを自動でストリーミングし、ディスクの空き容量とネットワーク帯域幅を解放するためのサービスです。そのためOneDrive for Businessのように、ローカルファイルを使用する感覚でファイルの保存や閲覧ができます。
また、ドライブ ファイルをオフラインで利用できるようにすることもできます。これらのキャッシュされたファイルは、オンラインになれば再びクラウドに同期されるため、すべての端末で最新バージョンを利用できます。
ドライブファイルストリームによって Google ドライブ の課題がクリアになれば、Google ドライブ が持つ本来のメリットに着目できるでしょう。
Google Workspace（旧 G Suite）を使用するための料金は？
では、Google Workspace（旧 G Suite）ならびに Google ドライブ を使用するために発生する料金はいかほどなのか？まず最もシンプルなプランである 旧 G Suite Basic は1ユーザーあたり月々500円から使用できます。このエディションには組織やチームのコミュニケーションを促進するための基本的な機能と、1ユーザーあたり30GBのクラウドストレージが付与されます。
旧 G Suite Businessは 旧 G Suite Basic のすべての内容に加えて、メールとチャットのアーカイブのポリシー設定や電子情報開示機能を搭載したプランであり、1ユーザーあたり月々1,200円で使用できます。
旧 G Suite Enterprise は 旧 G Suite Businessのすべての内容に加えて、Gmail と Google ドライブ のデータ損失防止機能やセキュリティキーの強制による高度なセキュリティ強化を提供しています。料金は1ユーザーあたり月々3,000円です。
Google Workspace（旧 G Suite）はプランごとに異なる特長を備えているので、自社にとって最適なプランを選び、Windows 10の環境でも快適に組織やチームのコラボレーションに活用できるのです。
※「マイナビニュース Windows 10増加 - 7月OSシェア」
※ Windows、Microsoft および OneDriveは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です
※ Mac は、Apple Inc.の商標です。
