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G Suite ファイル管理機能で作業を効率化!

 2020.02.10  電算システムブログ編集部

チームのコミュニケーション効率や業務の生産性を高めるために絶対外せないポイントは、「必要な情報へ素早くアクセスすること」です。ビジネスには必ずさまざまな情報が必要になり、それらの情報は社内のいたるところに散在しています。そのため、情報を探すという行為に費やす時間は相当数あり、コミュニケーション効率は生産性を下げる原因になっています。一説によると、ビジネスパーソンが1年間で探し物に費やす時間は平均150時間と言われています。これはあくまで資料や備品などの物理的な物を対象としているので、情報となるとどれくらいの時間を費やしているか分かりません。しかし、ビジネスの日常を思い返してみれば、物理的な物を探すのと同等かそれ以上の時間を、情報探しに費やしているかもしれない感じる方が多いでしょう。

本稿では、そうした現状を打破するのに有効なコラボレーションツール、 G Suite からチームコミュニケーション効率化や業務生産性向上に効く、ファイル管理機能についてご紹介します。

G Suite のファイル管理機能の種類

Google が提供する世界的なビジネス向けコラボレーションツールの G Suite では、組織全体・チーム・個人がより効率的に情報を取り扱うために、「 Googleドライブ 」と「 Google Cloud Search 」という2つのファイル管理機能を提供しています。これらの機能を活用することで、企業の情報管理はどう変わるのでしょうか?

1. Googleドライブ

あらゆるファイルをすべて保存し、いつでもどこにいてもパソコン・スマートフォン・タブレットからのファイルアクセスを提供するのが Googleドライブ です。 G Suite 全体で管理するファイルはすべて Googleドライブ に集約され、必要なときに必要な情報を引き出すための機能が詰まっています。

ファイルが保存できる容量はプランによって異なります。基本プランである G Suite Basic では30GBのクラウドストレージが用意されてり、 G Suite Business および G Suite Enterprise の保存容量は無制限です。BusinessエディションとEnterpriseエディションならば、保存容量を気にすることなく使えるので、余計なところに気を回す必要がありません。

チーム作業においては、ファイルを共有ドライブに保存することでファイルの共有場所を簡単に確保できます。共有ドライブに追加されたファイルはチームメンバーによって共同で所有されるので、チームメンバー全員が常に最新のファイルにアクセスできるため、コミュニケーション効率が大幅にアップします。

G Suiteで実現するこれからの時代のコミュニーケション

そして、 Googleドライブ の注目すべき機能が Google AI による情報検索です。 Google AI を活用することで、ユーザーにとって重要なファイルをリアルタイムに予測し、表示することで検索せずに必要な情報が見つかるようになります。機械学習によってユーザーに傾向を自動分析してくれるので、ファイルアクセスのスピードが上昇するでしょう。

 Googleドライブ に保存したファイルはブラウザを使わなくてもパソコンから直接ファイルのアクセスでき、ファイルが同期されるのを待つ時間を効率よく活用できます。

2. Google Cloud Search

 G Suite 内に保存されている情報を横断的に検索できる機能を Google Cloud Search と呼びます。 Googleドライブ (ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム含む)に保存されているファイルはもちろん、カレンダー、 Gmail 、グループ、 Keep 、以前のサイト、新しいサイトなどに保存されている情報をあらゆる角度で検索できます。

これらのサービスにはそれぞれ検索機能が備わっているため、個別に検索することも可能です。しかし、 Google Cloud Search を使えば各サービスに保存されているファイルや情報を一ヵ所から検索できることから、情報へのアクセススピードを劇的に高めてくれます。

ある情報をメールで送信したのか、あるいは書類として残したのか、必要なファイルや情報がどこに保存されているか分からない場合、 Google Cloud Search を活用することで検索の便利性を向上できます。

 Google Cloud Search の検索結果は、時間と共に変化する組織のセキュリティモデルを反映しています。グループのアクセス設定が更新されるのとほぼ同時に対応され、ユーザーの検索結果はアクセス権のあるコンテンツのみが表示されるため、情報保護の観点でも効果が期待できます。

また、 Google Cloud Search は G Suite を利用してないユーザーも活用できるように、スタンドアロンサービスとしても提供されています。

以上のように、G Suiteでは2つの強力なファイル管理機能を備えていることで、チームのコミュニケーション効率や業務の生産性を大幅に高めることが可能です。

Businessエディション 及び Enterpriseエディション で提供される Google Vault

 G Suite は非常にシンプルで使いやすいユーザーインターフェースによる、機能面だけでかうデザイン面からもファイル管理の効率化を支援してくれます。 Googleドライブ と Google Cloud Search 単純に優れた機能を備えているのではなく、デザイン性の高さから利便さを高めているのです。

そして、ファイル管理機能の一部として紹介しておきたいのが、Businessエディション及びEnterpriseエディションで提供されている「 Google Vault 」。このサービスはデータ保持と電子情報開示の役割があり、保持ルールに従ってデータを適切に保管できるようになります。

この Google Vault が組織の情報管理機能を高めてくれるので、コンプライアンスに強いコラボレーションツールとして活用できます。停止中のアカウントからでも必要な情報を取得できますので、法務部門で必要になるデータを素早く収集し、従業員の離職によるデータ損失を防止できる優れた方法でもあります。

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G Suite のファイル管理機能を活用してみよう!

 Googleドライブ はBasicエディションで標準搭載されていますし、 Google Cloud Search はスタンドアロンサービスとしても提供されているので、どちらも導入障壁が低く、すぐにでも活用できるのが大きな利点です。本稿で紹介したように、 Googleドライブ も Google Cloud Search も組織のコミュニケーション効率や業務生産性を大幅に高めてくれるので、ぜひ一度使ってみてください。

 Google Cloud Search も Google Vault も無料試用版を提供しているので、一度使ってみてからその効果を判断するのもよいでしょう。情報はビジネスに欠かせないものですが、情報探しに費やす時間もばかになりません。そうした時間をもっと有効活用できるようにするためにも、 G Suite のファイル管理機能を活用していきましょう。

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